鄒 偉

（淄博港華燃?xì)庥邢薰?，山東 淄博 255000）

作為建設(shè)項(xiàng)目的燃?xì)夤こ?，從施工前?zhǔn)備到竣工驗(yàn)收，需要準(zhǔn)備和形成很多基礎(chǔ)資料，這些基礎(chǔ)資料包括燃?xì)夤こ添?xiàng)目設(shè)計(jì)和審批資料，還有施工中的技術(shù)措施及竣工驗(yàn)收記錄等，這些既是今后工程維護(hù)的查驗(yàn)基礎(chǔ)，也需要作為資料進(jìn)行檔案存儲(chǔ)。

1 燃?xì)夤こ虣n案管理的重要性

檔案管理屬于基礎(chǔ)資料范疇，我們通常遇到檔案一詞，一般會(huì)想起文史等檔案，很多工程學(xué)專業(yè)人員對(duì)檔案管理重視程度不夠，往往會(huì)有只要項(xiàng)目建成并驗(yàn)收了，就完成了主要任務(wù)，基礎(chǔ)資料歸檔并不是非常重要，這是工程管理者認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。從工程檔案的作用和重要性看，一是檔案管理是工程建設(shè)管理的基本要求。按照燃?xì)夤こ桃?，必須要有工程設(shè)計(jì)審批資料、施工技術(shù)措施記錄和竣工驗(yàn)收等資料，這些基礎(chǔ)資料都需要保管好，尤其是做好整檔建制，以備及時(shí)查驗(yàn)。二是檔案管理地點(diǎn)和場(chǎng)所的設(shè)置是必備條件。從實(shí)際情況看，部分燃?xì)夤こ淌┕挝粵](méi)有完備的檔案管理體系，導(dǎo)致在查閱檔案等環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，檔案基礎(chǔ)資料缺失比較嚴(yán)重。由此可見(jiàn)，檔案管理的完整性和系統(tǒng)性對(duì)燃?xì)夤こ坦芾砭哂兄匾饔?。三是燃?xì)夤こ虣n案信息化程度不高。部分工程單位僅限于對(duì)原件的保管，而以復(fù)印件、掃描件或者電子檔案等形式的備份不足。目前，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化是燃?xì)夤こ淘形募芾淼目茖W(xué)性和規(guī)范性重要保障。四是檔案管理有利于匯總和總結(jié)歷史數(shù)據(jù)及經(jīng)驗(yàn)。我們?cè)诳偨Y(jié)過(guò)往工程數(shù)據(jù)或者內(nèi)容中，工程檔案發(fā)揮著巨大作用。

2 燃?xì)夤こ虣n案管理的不足

做好燃?xì)夤こ虣n案管理我們必須堅(jiān)持以問(wèn)題為導(dǎo)向，只有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不足，才能更好地做好檔案管理工作。主要問(wèn)題和不足體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案管理規(guī)范性和系統(tǒng)性不強(qiáng)。由于燃?xì)夤こ虇挝粚?duì)檔案歸檔的認(rèn)識(shí)程度不高，因此從工程啟動(dòng)開始，沒(méi)有得到及時(shí)規(guī)范的整理，資料缺失和歸納不及時(shí)等情況時(shí)有發(fā)生，最后導(dǎo)致燃?xì)夤こ虤w檔的質(zhì)量不夠高，基礎(chǔ)資料不完整。二是檔案管理對(duì)接不到位。一般情況下，燃?xì)夤こ淌┕挝患夹g(shù)人員和檔案管理人員業(yè)務(wù)對(duì)接不夠準(zhǔn)確，由于檔案管理對(duì)工程流程、工序和技術(shù)工藝掌握不全面，而施工人員對(duì)檔案資料管理和歸納不到位，因此對(duì)歸檔文件的內(nèi)容和范疇把控度不精準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理不能完整地發(fā)映出工程的實(shí)際情況，檔案管理工作的偏差性很大。三是檔案歸檔工作有較大的滯后性。從規(guī)范性上講，當(dāng)整體工程或階段性工程完成后，應(yīng)該及時(shí)對(duì)各類檔案資料進(jìn)行及時(shí)歸檔，但從實(shí)際看，部分單位并沒(méi)有做到及時(shí)到位，在一定程度上導(dǎo)致檔案資料缺失或者歸檔資料不到位。四是檔案移交不規(guī)范。當(dāng)前多數(shù)單位對(duì)檔案工作不重視，而且在檔案管理移交方面缺少規(guī)范環(huán)節(jié)，也非常容易出現(xiàn)移交檔案丟失等問(wèn)題，這是需要不斷注意和強(qiáng)化的。

3 燃?xì)夤こ虣n案管理的途徑

3.1 做好專業(yè)化管理

燃?xì)夤こ叹哂凶陨淼膶I(yè)性和特殊性，為此我們?cè)跈n案管理工作中必須強(qiáng)化以下幾個(gè)方面：一是全面掌握和熟悉燃?xì)夤こ淘O(shè)計(jì)流程、施工步驟、各項(xiàng)數(shù)據(jù)和施工環(huán)節(jié)等多個(gè)方面的知識(shí)，這樣有利于檔案管理工作的實(shí)施。二是以專業(yè)化推進(jìn)檔案管理的系統(tǒng)性。圍繞燃?xì)夤こ虒?shí)際，我們應(yīng)該把專業(yè)化作為先導(dǎo)，重點(diǎn)以專業(yè)化作為主線，對(duì)檔案進(jìn)行逐個(gè)環(huán)節(jié)系統(tǒng)理順，這樣能夠有利于我們形成燃?xì)夤こ坦芾砬逦拿}絡(luò)。三是做好專業(yè)分工。圍繞檔案具體工作，應(yīng)該從初始階段就明確責(zé)任分工，首先從初始段由工程技術(shù)人員做好資料整理和歸檔記錄，其次從檔案管理人員角度要做好檔案的統(tǒng)計(jì)、歸納、整理和檢索功能理順。在此基礎(chǔ)上，全面做好檔案的歸檔和細(xì)化分類工作。

3.2 建立長(zhǎng)效管理機(jī)制

機(jī)制制度是持續(xù)抓好燃?xì)夤こ虣n案管理的重要保障，因此我們?cè)跈n案管理中要不斷去健全和完善。一方面要對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化管理，研究制定相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化責(zé)任考核。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案責(zé)任人的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，保證各項(xiàng)工作落實(shí)到位。另一方面要加強(qiáng)配套機(jī)制建設(shè)。從經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，我們不能就檔案談檔案，要與工程各個(gè)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，尤其是要建立相互連接的配套機(jī)制，比如說(shuō)在工程每個(gè)階段，都要將檔案資料管理作為重要工作之一進(jìn)行要求和部署，并強(qiáng)化責(zé)任考核，保證工作落實(shí)。此外，我們還要強(qiáng)化協(xié)同管理，正確處理好技術(shù)和檔案管理之間的管理，保持相互的及時(shí)溝通，為檔案管理提供有力保障。

3.3 采取合理的檔案收集方式

第一，跟蹤收集法。因?yàn)槿細(xì)夤こ探ㄔO(shè)周期較長(zhǎng)，在此過(guò)程中會(huì)有出現(xiàn)人員的流動(dòng)與更新，這樣一來(lái)就會(huì)增加了收集具有價(jià)值的一手資料工作難度。不僅如此，在進(jìn)行燃?xì)夤こ叹植空倪^(guò)程中也極易忽略了相關(guān)檔案資料的更改，所以必須要增加工程內(nèi)部有關(guān)部門間的溝通與聯(lián)系，工作人員能夠親自到工程一線，采取跟蹤收集的方法來(lái)及時(shí)補(bǔ)充、更新相關(guān)檔案信息。第二，分階段收集法。通常可以將燃?xì)夤こ谭譃闇?zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工以及決算這幾個(gè)階段，在不同階段，其收集的主體以及內(nèi)容均有所差別，所以要求檔案管理人員能夠?qū)崟r(shí)跟進(jìn)工程開展進(jìn)度來(lái)收集相應(yīng)檔案，盡可能防止出現(xiàn)原始檔案資料遺失，確保檔案的系統(tǒng)與真實(shí)。第三，強(qiáng)制性收集法。該類方式是要求監(jiān)理以及施工方能夠在工程竣工驗(yàn)收前把相關(guān)檔案資料提交稿建設(shè)方的檔案部門，并由檔案部門一同開展竣工驗(yàn)收工作，驗(yàn)收完畢后才能工程保證金外的工程尾款支付給監(jiān)理與施工方，如此一來(lái)便能夠有效約束監(jiān)理以及施工方，確保其資料的完整。

3.4 保證工程檔案的完整性

在這個(gè)方面我們必須做到三個(gè)到位。一是原始材料保管完整到位。一般情況下，原始資料是檔案管理的基礎(chǔ)，我們要從工程初期就要做好完整性保留，只有這樣才能為下步歸檔做好前期準(zhǔn)備。二是歸納整理到位。完成檔案的歸納建檔是我們基礎(chǔ)管理之一，也能夠?yàn)榻窈蟛殚喿龊没A(chǔ)準(zhǔn)備，因此我們要嚴(yán)格按照規(guī)范和流程做好操作。同時(shí)，要做到保管到位，就是在存儲(chǔ)檔案區(qū)域做好防火、防潮或者防盜等工作，保證檔案管理萬(wàn)無(wú)一失。三是備份處理到位。為了確保檔案的安全性，我們要做好及時(shí)的備份處理，尤其是在一些資料借閱后，我們要提前做好資料留底或者原件追蹤，這樣才能夠保證檔案的完整性。

3.5 做好燃?xì)夤こ虣n案的保護(hù)工作

在開展燃?xì)夤こ虣n案管理工作中一項(xiàng)重要內(nèi)容就是進(jìn)行檔案的保護(hù)，盡量將其壽命延長(zhǎng)，以確保檔案記錄的全面、可靠，為后期的查閱提供便利。通常來(lái)說(shuō)對(duì)檔案壽命產(chǎn)生影響的因素眾多，對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，空氣濕度、溫度、污染以及灰塵等均會(huì)在一定程度上加速其老化或損壞的速度，所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)要能夠?qū)υ擃愐蛩氐淖兓M(jìn)行動(dòng)態(tài)關(guān)注，通常及時(shí)運(yùn)用有效地防控策略。在保護(hù)紙質(zhì)檔案時(shí)，要求工作人員能夠定期進(jìn)行衛(wèi)生清潔，保持檔案室內(nèi)通風(fēng)良好，及時(shí)吸濕，確保檔案資料的衛(wèi)生與整齊。對(duì)于音像檔案來(lái)說(shuō)，其管理與保護(hù)工作也尤為重要。通常音像檔案含括了視頻以及音頻等檔案，有著較高的查詢以及參考價(jià)值。在對(duì)其實(shí)施保護(hù)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)要對(duì)如下兩點(diǎn)內(nèi)容予以注意：第一，留意其完整程度。在存儲(chǔ)音像檔案前，要求工作人員能夠全方位細(xì)致的檢查視聽(tīng)文件，包括了文件圖像以及聲音是否清楚、完整，外觀有無(wú)出現(xiàn)破損等現(xiàn)象。如若出現(xiàn)缺陷就要求能夠立即進(jìn)行處理。第二，避免產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)。一般來(lái)說(shuō)視聽(tīng)文件與空氣接觸極易出現(xiàn)化學(xué)反應(yīng)，所以在實(shí)際管理時(shí)需要尤為重視。

3.6 充分運(yùn)用好信息技術(shù)

目前電子檔案已經(jīng)是燃?xì)夤こ虣n案管理的趨勢(shì)，在原有紙質(zhì)圖紙保留歸檔的基礎(chǔ)上，基本上各個(gè)施工單位都會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)。一方面，可以方便調(diào)閱，也可以防止原件丟失。另一方面，從應(yīng)用效率角度看，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案管理的重要手段。我們?cè)诰o跟信息化應(yīng)用的同時(shí)，還必須注意做好計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全管理，尤其是一些重點(diǎn)工程的核心部分，要做好系統(tǒng)加密，防止隨后查閱。在此基礎(chǔ)上，要充分利用大數(shù)據(jù)分析的方法，及時(shí)總結(jié)燃?xì)夤こ虣n案管理的不足，通過(guò)綜合分析，抓好整體工作。除此之外，還應(yīng)當(dāng)要構(gòu)建起完善的檔案信息檢索系統(tǒng)。實(shí)施檔案信息管理的一項(xiàng)重要目的在于為人員查閱與利用檔案信息提供便利，所以檢索以及提前檔案數(shù)據(jù)非常關(guān)鍵。而建設(shè)電子檔案室對(duì)于數(shù)據(jù)管理能力、檔案數(shù)據(jù)管理效率、降低工作人員工作量、檔案管理安全性的提高上有著非常重要的作用。由于使用電子文件能夠?qū)⒃S多文件信息都存儲(chǔ)起來(lái)，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)來(lái)構(gòu)建起電子檔案能夠有利于檔案數(shù)據(jù)管理安全以及效率的提升，并且能夠大大減少了工作人員的工作壓力。也正是由于電子檔案能夠?qū)⒋罅繖n案信息都存儲(chǔ)起來(lái)，所以其往往需要管理海量數(shù)據(jù)，所以必須要構(gòu)建起信息檢索系統(tǒng)，以便于高效查詢與管理檔案信息。在初期錄入信息階段要求工作人員能夠做好數(shù)據(jù)的索引編注工作，開始可能會(huì)較為繁瑣，不過(guò)在日后能夠根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行檔案分類，大大提高其查詢以及提取的效率。總得來(lái)說(shuō)，運(yùn)用檢索系統(tǒng)能夠更為規(guī)范的存儲(chǔ)燃?xì)夤こ痰臋n案資料，有利于檔案工作服務(wù)質(zhì)量的提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案作為工程的詳細(xì)記錄，做好燃?xì)夤こ虣n案管理必須提高重視程度，強(qiáng)化問(wèn)題導(dǎo)向，尤其是做好規(guī)范化、精準(zhǔn)化管理，通過(guò)各個(gè)環(huán)節(jié)的把控和細(xì)化，抓好燃?xì)夤こ虣n案歸納和系統(tǒng)整理，從而提高檔案管理整體水平。