黃美麗

（單縣科技館，山東 菏澤 274300）

在網(wǎng)絡(luò)時代下，事業(yè)單位應(yīng)認識到各種信息化手段的重要性，使檔案管理過程具有數(shù)字化的特點，并根據(jù)本單位的實際發(fā)展情況來對原有的檔案管理流程進行創(chuàng)新，運用信息化技術(shù)來提升檔案管理水平。該舉措有助于事業(yè)單位高效管理各種檔案信息，避免檔案管理流程中產(chǎn)生嚴重的問題。

1 網(wǎng)絡(luò)時代下完善事業(yè)單位檔案管理工作的意義

1.1 有助于建成高水平檔案信息化管理體系

各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有助于建成高水平檔案信息化管理體系，因此，管理人員可通過互聯(lián)網(wǎng)這一方式，使各種紙質(zhì)檔案變成電子存儲，隨后運用信息技術(shù)手段來充分管理一系列的電子檔案信息，使檔案管理水平得到質(zhì)的提升[1]。事業(yè)單位在社會中具有重要的作用，當不斷加大檔案信息化建設(shè)力度時，可減少工作人員的工作量，使其將更多精力投入于其他工作中，從而網(wǎng)絡(luò)時代下事業(yè)單位檔案管理的中心內(nèi)容為建成高水平檔案信息化管理體系。現(xiàn)今是網(wǎng)絡(luò)化的時代，幾乎每一個人都已經(jīng)投身于網(wǎng)絡(luò)化的浪潮中，由于事業(yè)單位中擁有許多檔案資料，為充分彰顯各種檔案資料的價值，管理者應(yīng)運用數(shù)據(jù)化手段來開展檔案管理工作，以促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

1.2 有助于創(chuàng)建個性化的管理模式

個性化的檔案管理模式不僅能使檔案管理流程富有靈活性，而且檔案中會出現(xiàn)更多的內(nèi)容。人事檔案、財務(wù)檔案等均是檔案中的重要組成部分，因此，管理者不僅應(yīng)該對人員、時間等進行全面的分配，而且應(yīng)該參照個性化需求來對各種檔案進行嚴格的篩選。此外，信息化的檔案調(diào)用系統(tǒng)可滿足人們的多元化需求，使工作人員參照客戶端的權(quán)限來構(gòu)建個性化的電子檔案查閱使用服務(wù)，通過遠程的方式，人們還能全面了解檔案資料中的細節(jié)[2]。如工作人員在進行技能型人事檔案管理時，可借助大數(shù)據(jù)手段來快速查詢員工的簡歷，隨后將員工安排于合適的工作崗位中，使每名人員全面彰顯自身的個人能力。

1.3 保障檔案數(shù)據(jù)的安全性

為保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，管理人員可使部分數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)進行對接，以免存在外泄的風險。為此，管理人員應(yīng)該形成保密涉密數(shù)據(jù)的思想意識，對各種檔案數(shù)據(jù)進行全面的保護，還應(yīng)該加大系統(tǒng)安全建設(shè)力度，否則數(shù)據(jù)可能受到黑客的入侵[3]。如果部分檔案已經(jīng)與外部網(wǎng)絡(luò)進行連接，工作人員應(yīng)該進行精細化管理，如借助區(qū)塊鏈技術(shù)來對數(shù)據(jù)進行加密，以此來保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。最終，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式已經(jīng)變成豐富檔案信息的重要工具，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用下，工作人員可全面保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免單位產(chǎn)生嚴重的數(shù)據(jù)信息泄露事件。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 檔案信息化發(fā)展進程過于緩慢

雖然眾多事業(yè)單位已經(jīng)加大信息化檔案管理力度，通過網(wǎng)絡(luò)化手段來逐步提升管理水平，但是部分事業(yè)單位的檔案信息化進程發(fā)展緩慢，由于管理者沒有意識到檔案業(yè)務(wù)的重要性，認為整合檔案并非事業(yè)單位的主要工作內(nèi)容。加之事業(yè)單位缺乏充足的發(fā)展資金與較多高素質(zhì)的專業(yè)人才，導(dǎo)致單位無法創(chuàng)建優(yōu)良的信息化檔案管理系統(tǒng)，檔案信息化發(fā)展進程十分緩慢。或者檔案管理系統(tǒng)中的信息不吻合事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，造成每個部門中的檔案管理信息可能出現(xiàn)不同步的情況，長此以往，不利于單位實現(xiàn)統(tǒng)一管理的目標。事業(yè)單位也沒有對檔案資源進行充分的開發(fā)，或者建立專門的數(shù)據(jù)資料庫，導(dǎo)致檔案資料管理水平在持續(xù)下降[4]。最終，管理者無法對檔案資源進行深度開發(fā)，檔案資源無法與社會資源進行充分的共享。

2.2 沒有合理運用檔案數(shù)據(jù)

事業(yè)單位沒有合理運用檔案數(shù)據(jù)，將更多精力投入于原始檔案數(shù)據(jù)的收集與檔案本身的分類存儲中，隨著該現(xiàn)象的不斷加劇，可能會縮小事業(yè)單位的影響力。伴隨社會的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)變成數(shù)據(jù)處理中的核心性內(nèi)容，當管理者對檔案資料進行簡單的通讀時，既能詳細了解行業(yè)發(fā)展的具體情況，又能了解國家與社會的發(fā)展進程。但是事業(yè)單位未認識到檔案管理在單位發(fā)展中的作用，始終將檔案放置于檔案室中，運用更多的人力財力來處理其他工作，該現(xiàn)象不僅會降低管理水平，而且還會浪費不必要的資源。

2.3 缺乏專業(yè)化的管理人才

事業(yè)單位檔案管理過程中需要許多專業(yè)化的管理人才，然而許多人員缺乏豐富的檔案管理工作經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案管理過程中產(chǎn)生許多問題。另外，管理人員沒有充分運用檔案信息化系統(tǒng)，更沒有增強各種檔案資源間的關(guān)聯(lián)性，造成業(yè)務(wù)部門與管理部門間的溝通效率在逐漸降低。上級主管部門也未加大對檔案管理工作的扶持力度，造成檔案管理模式不符合當前的時代發(fā)展進程[5]。目前，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員面臨十分嚴峻的挑戰(zhàn)，但是許多檔案管理人員缺乏優(yōu)良的思想意識，沒有掌握更多的計算機操作技術(shù)，也沒有及時更新與維護信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案管理工作中存在許多安全隱患。

3 網(wǎng)絡(luò)時代下完善事業(yè)單位檔案管理的具體措施

3.1 加大檔案信息化建設(shè)力度

事業(yè)單位需加大檔案信息化建設(shè)力度，針對當前管理過程中所出現(xiàn)的問題，制定科學(xué)化的管理制度，使信息化體系架構(gòu)促進檔案管理工作的進一步開展。管理者也應(yīng)全面了解各種檔案信息的基本特點，使管理部門與業(yè)務(wù)部門間進行全面的溝通，避免產(chǎn)生溝通不暢的情況。管理人員還應(yīng)加大扶持力度，持續(xù)彰顯互聯(lián)網(wǎng)的重要意義，構(gòu)建信息化的檔案管理模式，并對各種檔案信息資源進行充分的歸類，以此來不斷優(yōu)化信息資源庫中的內(nèi)容，為單位提供優(yōu)良的檔案信息資源服務(wù)[6]。通過信息化技術(shù)手段，單位還可將本單位中的檔案信息資源庫與相關(guān)單位進行對接，以此來實現(xiàn)信息共享的目標。管理人員還需全面運用各種新媒體方式來開展檔案信息管理活動，以此來對相關(guān)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行全面的分析，并全面把控檔案管理中的細節(jié)內(nèi)容，否則可能出現(xiàn)檔案遺失的情況。最終，事業(yè)單位會充分了解行業(yè)發(fā)展情況，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫搜索引擎，使檔案管理效率得到顯著提升。

3.2 科學(xué)運用檔案數(shù)據(jù)

單位應(yīng)該運用各種現(xiàn)代檔案業(yè)務(wù)管理技術(shù)來管理檔案數(shù)據(jù)，如可運用區(qū)塊鏈技術(shù)來對檔案數(shù)據(jù)進行全面的保護，或者運用云計算技術(shù)來對各種檔案進行分類，并保存多個鏡像備份，即使一些檔案系統(tǒng)的主機宕機，系統(tǒng)也能在其他檔案系統(tǒng)主機上恢復(fù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)，確保各項資料數(shù)據(jù)得到全面的保護。管理人員還可參照檔案業(yè)務(wù)訪問流量的大小來進行自動化擴容，并不斷優(yōu)化信息環(huán)境，基于運行環(huán)境、規(guī)章制度等角度來對檔案信息進行全面的管理。管理者也應(yīng)創(chuàng)建優(yōu)良的內(nèi)部管理體系，對工作人員進行嚴格的管理，并不斷強化信息系統(tǒng)的安全水平，當產(chǎn)生潛在性的漏洞時，應(yīng)提前制定預(yù)見性的解決策略。另外，工作人員應(yīng)該知曉計算機病毒的變化情況，推出各種病毒防控措施，為使事業(yè)單位檔案管理方式得到優(yōu)化，管理者也應(yīng)不斷運用大數(shù)據(jù)手段來對檔案數(shù)據(jù)進行分析與處理，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來對影像檔案資料進行管理，隨后建立優(yōu)質(zhì)的檔案資料庫。管理人員需運用防火墻技術(shù)來對各種檔案信息進行加密保護，否則一些數(shù)據(jù)信息可能受到黑客的攻擊，還應(yīng)該對各種檔案進行備份，使一系列的檔案資源得到充分保護，否則可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。最終，當工作人員科學(xué)運用檔案數(shù)據(jù)時，檔案信息中的各種數(shù)據(jù)將能得到切實保護。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才

事業(yè)單位應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才，不斷對人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，使工作人員擁有優(yōu)良的思想道德素質(zhì)，還應(yīng)加大培訓(xùn)力度，使工作人員掌握更多的理論知識，擁有豐富的實踐經(jīng)驗，單位也應(yīng)該尊重人才，逐步提高工作人員的薪酬待遇水平，使其產(chǎn)生強大的工作熱情。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認識到網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展趨勢，投身于培訓(xùn)工作中，向工作人員講述新媒體運營、信息安全等相關(guān)知識，使其將各種技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。單位也應(yīng)加大獎勵力度，當人員取得優(yōu)良的工作表現(xiàn)時，便能獲得一定程度的物質(zhì)獎勵與精神獎勵。此外，事業(yè)單位應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，全面了解當前的時代發(fā)展進程，詳細劃分每名人員的基本工作職責，使其充分運用網(wǎng)絡(luò)化手段來完成各項檔案管理工作。事業(yè)單位在招聘人才時，還需加大考核力度，確保人員擁有優(yōu)良的檔案管理能力，可充分運用數(shù)字化方式對檔案進行管理。每經(jīng)過一段時期，管理人員也應(yīng)該組織數(shù)字化檔案培訓(xùn)工作，使工作人員了解更多的數(shù)字化檔案管理知識。

4 結(jié)論

總之，網(wǎng)絡(luò)化時代推動事業(yè)單位檔案管理工作的進一步開展，為此，單位應(yīng)該加大信息化體系建設(shè)力度，創(chuàng)建優(yōu)良的信息化管理模式，在優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，還能增強事業(yè)單位的綜合實力。最終，事業(yè)單位會參照網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展現(xiàn)狀來創(chuàng)新原有的檔案管理方式，使各種檔案信息資源充分發(fā)揮自身的價值。