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        高校檔案數(shù)字化建設管理現(xiàn)狀與應對對策

        2021-04-14 20:04:39
        卷宗 2021年1期
        關鍵詞:檔案管理數(shù)據(jù)庫數(shù)字化

        劉 勇 姜 偉

        (濰坊護理職業(yè)學院,山東 濰坊 262500)

        大數(shù)據(jù)技術對各行各業(yè)都產(chǎn)生一定的影響,檔案管理領域也不例外。大數(shù)據(jù)時代對應的是激增的信息量,傳統(tǒng)的檔案管理工作承載著較大的壓力,以檔案管理工作改革創(chuàng)新帶來檔案管理的數(shù)字化建設,提升檔案管理的質(zhì)量和實效,具有現(xiàn)實必要性。而新時期高校檔案數(shù)字化管理也必須基于其既有的管理特征,按照既定的管理路徑加以優(yōu)化管理。

        1 高校檔案管理數(shù)字化特點

        1)文件檔案一體化。傳統(tǒng)的高校檔案管理文件管理多為一式兩份,其中一份入庫存檔,一份備案。大數(shù)據(jù)時代文件數(shù)量更多,其保存、分類以及備份、存儲往往耗時耗力,推行數(shù)字化檔案管理,文件檔案紙質(zhì)與電子合二為一,一體化管理,同步更新,提升檔案管理的安全性與時效性。2)管理逐漸虛擬化。在大數(shù)據(jù)、虛擬網(wǎng)絡技術誕生以前,不同類型的檔案無法有效集中處理[1]。而該技術問世后,使得各種檔案信息可以集中在一起,實現(xiàn)了檔案資源的優(yōu)化整合,方便檔案管理人員統(tǒng)一管理,使得檔案管理呈現(xiàn)虛擬管理的趨向。檔案虛擬化對應的是檔案管理基層化,提升檔案管理實效。3)高校檔案管理數(shù)字化。數(shù)字化技術在檔案管理中的創(chuàng)新應用,實現(xiàn)了多類型檔案資料的電子化處理,紙質(zhì)檔案、照片檔案、音視頻檔案等可以數(shù)字化轉型。信息技術為各種檔案數(shù)字化轉型提供了關鍵技術,支持原有的檔案信息轉變?yōu)閿?shù)字化的數(shù)據(jù)信息,并實現(xiàn)了計算機統(tǒng)籌下的高效管理,對比傳統(tǒng)的檔案管理模式,學校檔案數(shù)字化管理更具有存儲空間小、查詢便捷、管理高效等優(yōu)點,檔案數(shù)字化也是高校檔案管理的主導趨勢。

        2 高校檔案數(shù)字化建設管理現(xiàn)狀

        1)管理意識弱及專業(yè)人才缺乏。當前高校檔案數(shù)字化建設對管理人員的信息素養(yǎng)、信息能力、專業(yè)學習提出了更高要求。現(xiàn)有的檔案管理人員數(shù)字化管理意識弱,更局限于檔案的裁剪、裝訂機保管等較為傳統(tǒng)的工作,甚至因為專業(yè)能力不足無法參與到檔案的數(shù)字化建設中。信息技術、計算機網(wǎng)絡技術知識掌握不足,也沒有獲得專業(yè)的培訓指導,無法及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設管理的問題,檔案管理專業(yè)人員保障不足。2)檔案管理流程和機制不夠完善。無規(guī)矩不成方圓,當前高校檔案數(shù)字化管理中也缺乏完善的機制,沒有針對本校特點建立從資料收到倒鑒別,從歸檔到整理,從利用到共享的完整流暢的檔案管理流程,現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理機制多為拿來主義,本校適用性不強[2]。且學校檔案管理機制陳舊,數(shù)字化管理關注不足,部分學校雖然有較為完善的檔案數(shù)字化管理制度和流程,但現(xiàn)實執(zhí)行中不理想,沒有發(fā)揮應有的約束規(guī)范價值。3)數(shù)字化建設投入不足且管理低效。高校檔案數(shù)字化管理中也應加大對數(shù)字化建設的投入與支持,使得檔案的數(shù)字化建設與管理同步,不斷深入。但現(xiàn)有的高校檔案數(shù)字化建設不足,管理方式傳統(tǒng),整體低效且出錯率高。檔案數(shù)字化管理與信息化管理與時代脫節(jié),現(xiàn)有的管理思路和模式與網(wǎng)絡發(fā)展速度形成鮮明對比,檔案數(shù)字化建設管理都有明顯的滯后性。4)數(shù)字化檔案安全管理關注略顯不足。高校檔案數(shù)字化建設中安全管理關注不足也是不爭的事實。檔案資源安全等級分類不規(guī)范、安全機密技術應用不普遍、訪問驗證中阻力重重、安全通信技術技術支持不足等,導致計算機網(wǎng)絡病毒快速傳播,持續(xù)發(fā)酵,嚴重威脅檔案資源安全。而檔案數(shù)字化建設管理不足也容易出現(xiàn)關鍵信息的遺失等風險性問題。

        3 高校檔案數(shù)字化管理優(yōu)化對策

        1)為高校檔案數(shù)字化管理提供完善保障。對比傳統(tǒng)的檔案管理模式,數(shù)字化檔案管理需要核心的技術支持[2],更需要專業(yè)的隊伍保障,因此完善高校檔案數(shù)字化保障措施是關鍵。具體來說,要重視檔案數(shù)字化管理的宣傳,讓檔案管理人員、高校教師學生認識到檔案數(shù)字化轉型的必要性。特別是高校領導、檔案部負責人、管理人員要積極主動地參與檔案數(shù)字化建設,為高校檔案數(shù)字化建設提供有力的支持,并自覺地把檔案數(shù)字化工作納入高校發(fā)展規(guī)劃中,確保其物質(zhì)保障、資金支持、技術支持到位。要進一步完善制度,其作為高校檔案數(shù)字化建設與管理的基礎與外部保障,必須為高校檔案數(shù)字化建設提供明確的管理標準,并梳理管理人員崗位職責,強化管理人員的責任意識、風險意識,讓高校檔案數(shù)字化管理思路清晰。引入存儲器硬盤等存儲設備、引入服務器和交換機等網(wǎng)絡設備,并配合數(shù)字化加工軟件、先進的檔案管理系統(tǒng),確保高校檔案數(shù)字化管理落到實處。同時,要重視專業(yè)人員培養(yǎng),打造優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化管理隊伍,人力、物力、技術等支持到位,高校檔案數(shù)字化管理才有實效可言。2)逐漸優(yōu)化高校檔案數(shù)字化管理流程。完善的檔案數(shù)字化管理流程是高校檔案數(shù)字化管理持續(xù)優(yōu)化的保障。管理流程的優(yōu)化體現(xiàn)在多個方面,首先是整理流程的優(yōu)化,基于《檔案著錄規(guī)則》對裝盒歸檔的檔案進行審核、拆除裝訂、頁面修復,做好基礎的材料整理工作。其次是掃描。在數(shù)字化技術的支持下,將紙質(zhì)檔案信息轉變?yōu)殡娮訖n案信息,以數(shù)據(jù)鏈接等方式帶動高校檔案管理的數(shù)字化建設。再次重視圖像處理。選用專門的圖像處理軟件,配合規(guī)范的人工圖像處理操作,實現(xiàn)高校檔案信息掃描后的審核、檢查、糾錯、補充完善,提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。最后圖像的存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接相結合,以規(guī)范的目錄建庫,實現(xiàn)高校檔案目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫等的整齊分類。3)重視并強化檔案數(shù)據(jù)庫建設。高校檔案數(shù)字化管理自然朝著數(shù)據(jù)庫建設的方向發(fā)展,數(shù)據(jù)庫能將高校檔案數(shù)字化信息整合起來,提升其利用價值。就當前來說,高校檔案數(shù)據(jù)庫建設可以著眼于基礎檔案數(shù)據(jù)庫建設和專題檔案數(shù)據(jù)庫建設兩個方面。在高校檔案數(shù)據(jù)庫建設中,既要宏觀統(tǒng)籌,又要微觀布局,將檔案中的卷內(nèi)目錄、年度提名、賬號、行程日期等全部錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中,為后期檔案目錄檢索、檔案高效查詢提供便利。4)要重視健全檔案數(shù)字化安全體系建設。安全管理中最為重要的是軟硬件的安全管理,以完善的檔案數(shù)字化管理機制做好網(wǎng)絡環(huán)境的檢查,進一步強化檔案管理人員安全意識、責任意識,做好其職責劃分,并配合有效的獎懲約束機制,確保高校檔案信息的安全與保密。重視高校數(shù)字化檔案應用軟件的日常維護,完善技術保障,設置訪問權限,增加密碼管理,防止檔案數(shù)字化檔案信息被篡改。重視硬件安全管理,由計算機專業(yè)人員定期進行設備檢修,及時排查故障,確保高校數(shù)字化檔案信息的安全性。

        4 結束語

        綜合來說,當前階段高校檔案管理數(shù)字化建設也存在著一些問題,這也要求我們必須基于時代背景,立足于高校檔案管理的實際訴求,深化高校檔案數(shù)字化改革,以數(shù)字化管理的強化帶來檔案管理質(zhì)量和效率的雙提升。

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