劉 勇 姜 偉

（濰坊護理職業(yè)學院，山東 濰坊 262500）

大數(shù)據(jù)技術(shù)對各行各業(yè)都產(chǎn)生一定的影響，檔案管理領(lǐng)域也不例外。大數(shù)據(jù)時代對應(yīng)的是激增的信息量，傳統(tǒng)的檔案管理工作承載著較大的壓力，以檔案管理工作改革創(chuàng)新帶來檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理的質(zhì)量和實效，具有現(xiàn)實必要性。而新時期高校檔案數(shù)字化管理也必須基于其既有的管理特征，按照既定的管理路徑加以優(yōu)化管理。

1 高校檔案管理數(shù)字化特點

1）文件檔案一體化。傳統(tǒng)的高校檔案管理文件管理多為一式兩份，其中一份入庫存檔，一份備案。大數(shù)據(jù)時代文件數(shù)量更多，其保存、分類以及備份、存儲往往耗時耗力，推行數(shù)字化檔案管理，文件檔案紙質(zhì)與電子合二為一，一體化管理，同步更新，提升檔案管理的安全性與時效性。2）管理逐漸虛擬化。在大數(shù)據(jù)、虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)誕生以前，不同類型的檔案無法有效集中處理[1]。而該技術(shù)問世后，使得各種檔案信息可以集中在一起，實現(xiàn)了檔案資源的優(yōu)化整合，方便檔案管理人員統(tǒng)一管理，使得檔案管理呈現(xiàn)虛擬管理的趨向。檔案虛擬化對應(yīng)的是檔案管理基層化，提升檔案管理實效。3）高校檔案管理數(shù)字化。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，實現(xiàn)了多類型檔案資料的電子化處理，紙質(zhì)檔案、照片檔案、音視頻檔案等可以數(shù)字化轉(zhuǎn)型。信息技術(shù)為各種檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了關(guān)鍵技術(shù)，支持原有的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的數(shù)據(jù)信息，并實現(xiàn)了計算機統(tǒng)籌下的高效管理，對比傳統(tǒng)的檔案管理模式，學校檔案數(shù)字化管理更具有存儲空間小、查詢便捷、管理高效等優(yōu)點，檔案數(shù)字化也是高校檔案管理的主導趨勢。

2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)管理現(xiàn)狀

1）管理意識弱及專業(yè)人才缺乏。當前高校檔案數(shù)字化建設(shè)對管理人員的信息素養(yǎng)、信息能力、專業(yè)學習提出了更高要求。現(xiàn)有的檔案管理人員數(shù)字化管理意識弱，更局限于檔案的裁剪、裝訂機保管等較為傳統(tǒng)的工作，甚至因為專業(yè)能力不足無法參與到檔案的數(shù)字化建設(shè)中。信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識掌握不足，也沒有獲得專業(yè)的培訓指導，無法及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)管理的問題，檔案管理專業(yè)人員保障不足。2）檔案管理流程和機制不夠完善。無規(guī)矩不成方圓，當前高校檔案數(shù)字化管理中也缺乏完善的機制，沒有針對本校特點建立從資料收到倒鑒別，從歸檔到整理，從利用到共享的完整流暢的檔案管理流程，現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理機制多為拿來主義，本校適用性不強[2]。且學校檔案管理機制陳舊，數(shù)字化管理關(guān)注不足，部分學校雖然有較為完善的檔案數(shù)字化管理制度和流程，但現(xiàn)實執(zhí)行中不理想，沒有發(fā)揮應(yīng)有的約束規(guī)范價值。3）數(shù)字化建設(shè)投入不足且管理低效。高校檔案數(shù)字化管理中也應(yīng)加大對數(shù)字化建設(shè)的投入與支持，使得檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理同步，不斷深入。但現(xiàn)有的高校檔案數(shù)字化建設(shè)不足，管理方式傳統(tǒng)，整體低效且出錯率高。檔案數(shù)字化管理與信息化管理與時代脫節(jié)，現(xiàn)有的管理思路和模式與網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度形成鮮明對比，檔案數(shù)字化建設(shè)管理都有明顯的滯后性。4）數(shù)字化檔案安全管理關(guān)注略顯不足。高校檔案數(shù)字化建設(shè)中安全管理關(guān)注不足也是不爭的事實。檔案資源安全等級分類不規(guī)范、安全機密技術(shù)應(yīng)用不普遍、訪問驗證中阻力重重、安全通信技術(shù)技術(shù)支持不足等，導致計算機網(wǎng)絡(luò)病毒快速傳播，持續(xù)發(fā)酵，嚴重威脅檔案資源安全。而檔案數(shù)字化建設(shè)管理不足也容易出現(xiàn)關(guān)鍵信息的遺失等風險性問題。

3 高校檔案數(shù)字化管理優(yōu)化對策

1）為高校檔案數(shù)字化管理提供完善保障。對比傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理需要核心的技術(shù)支持[2]，更需要專業(yè)的隊伍保障，因此完善高校檔案數(shù)字化保障措施是關(guān)鍵。具體來說，要重視檔案數(shù)字化管理的宣傳，讓檔案管理人員、高校教師學生認識到檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性。特別是高校領(lǐng)導、檔案部負責人、管理人員要積極主動地參與檔案數(shù)字化建設(shè)，為高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的支持，并自覺地把檔案數(shù)字化工作納入高校發(fā)展規(guī)劃中，確保其物質(zhì)保障、資金支持、技術(shù)支持到位。要進一步完善制度，其作為高校檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的基礎(chǔ)與外部保障，必須為高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供明確的管理標準，并梳理管理人員崗位職責，強化管理人員的責任意識、風險意識，讓高校檔案數(shù)字化管理思路清晰。引入存儲器硬盤等存儲設(shè)備、引入服務(wù)器和交換機等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并配合數(shù)字化加工軟件、先進的檔案管理系統(tǒng)，確保高校檔案數(shù)字化管理落到實處。同時，要重視專業(yè)人員培養(yǎng)，打造優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化管理隊伍，人力、物力、技術(shù)等支持到位，高校檔案數(shù)字化管理才有實效可言。2）逐漸優(yōu)化高校檔案數(shù)字化管理流程。完善的檔案數(shù)字化管理流程是高校檔案數(shù)字化管理持續(xù)優(yōu)化的保障。管理流程的優(yōu)化體現(xiàn)在多個方面，首先是整理流程的優(yōu)化，基于《檔案著錄規(guī)則》對裝盒歸檔的檔案進行審核、拆除裝訂、頁面修復，做好基礎(chǔ)的材料整理工作。其次是掃描。在數(shù)字化技術(shù)的支持下，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，以數(shù)據(jù)鏈接等方式帶動高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。再次重視圖像處理。選用專門的圖像處理軟件，配合規(guī)范的人工圖像處理操作，實現(xiàn)高校檔案信息掃描后的審核、檢查、糾錯、補充完善，提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。最后圖像的存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接相結(jié)合，以規(guī)范的目錄建庫，實現(xiàn)高校檔案目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫等的整齊分類。3）重視并強化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校檔案數(shù)字化管理自然朝著數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方向發(fā)展，數(shù)據(jù)庫能將高校檔案數(shù)字化信息整合起來，提升其利用價值。就當前來說，高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以著眼于基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)兩個方面。在高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，既要宏觀統(tǒng)籌，又要微觀布局，將檔案中的卷內(nèi)目錄、年度提名、賬號、行程日期等全部錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，為后期檔案目錄檢索、檔案高效查詢提供便利。4）要重視健全檔案數(shù)字化安全體系建設(shè)。安全管理中最為重要的是軟硬件的安全管理，以完善的檔案數(shù)字化管理機制做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檢查，進一步強化檔案管理人員安全意識、責任意識，做好其職責劃分，并配合有效的獎懲約束機制，確保高校檔案信息的安全與保密。重視高校數(shù)字化檔案應(yīng)用軟件的日常維護，完善技術(shù)保障，設(shè)置訪問權(quán)限，增加密碼管理，防止檔案數(shù)字化檔案信息被篡改。重視硬件安全管理，由計算機專業(yè)人員定期進行設(shè)備檢修，及時排查故障，確保高校數(shù)字化檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語

綜合來說，當前階段高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)也存在著一些問題，這也要求我們必須基于時代背景，立足于高校檔案管理的實際訴求，深化高校檔案數(shù)字化改革，以數(shù)字化管理的強化帶來檔案管理質(zhì)量和效率的雙提升。