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        對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探究

        2021-04-14 20:04:39石中華
        卷宗 2021年1期
        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理

        石中華

        (吉林省公主嶺市經(jīng)濟(jì)信息中心,吉林 公主嶺 136100)

        隨著信息技術(shù)水平的提升,更多新技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作之中,檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為檔案發(fā)展的主要趨勢(shì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是需要長(zhǎng)期進(jìn)行的,包含較為多樣的內(nèi)容,只有提供較為完善的設(shè)施設(shè)備,才能夠提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā),做好相關(guān)工作,縮短進(jìn)行檔案管理的步驟,使檔案材料得到更加合理的利用。

        1 檔案管理信息化的重要作用

        1.1 能夠降低檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)

        在傳統(tǒng)模式下,開(kāi)展檔案管理工作,工作人員需要對(duì)于檔案進(jìn)行分析、搜集,并根據(jù)檔案的不同類(lèi)型進(jìn)行放置,這在一定程度上增加了檔案管理工作人員的任務(wù)量,需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)對(duì)于檔案進(jìn)行搜集、處理,工作壓力比較大。而推動(dòng)檔案信息化建設(shè),可以構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù),在較短的時(shí)間內(nèi)獲取需要的檔案信息,有效的降低了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)[1]。

        1.2 可以使檔案管理工作更加高效的開(kāi)展

        在開(kāi)展機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作時(shí),搜集歷史檔案需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間,并且隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展,檔案數(shù)量和類(lèi)型不斷增加,需要較多的空間來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ),從某種角度來(lái)說(shuō),增加了檔案管理的難度。而借助于檔案信息化建設(shè),可以將所有檔案按照類(lèi)型在互聯(lián)網(wǎng)中分類(lèi)存儲(chǔ),并根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索,這能夠降低搜集檔案需要花費(fèi)的時(shí)間,使檔案得到合理利用,為后續(xù)工作的高效開(kāi)展提供條件。

        1.3 保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案處在安全的狀態(tài)下

        在傳統(tǒng)模式下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位所進(jìn)行的檔案管理是以紙質(zhì)檔案為主,在進(jìn)行檔案管理時(shí),容易被外界因素所影響,出現(xiàn)字跡不清、紙張破損等問(wèn)題,導(dǎo)致檔案信息丟失,這從某種角度來(lái)說(shuō),不利于檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。檔案信息化建設(shè),主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容上傳到網(wǎng)絡(luò)之中,并運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ),使檔案保存更加方便,增加檔案使用有效期[2]。并且,機(jī)關(guān)事業(yè)單位部分檔案是需要加密處理的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保密程度比較低,很容易出現(xiàn)信息泄露。而加大力度開(kāi)展檔案信息化建設(shè),可以在較短的時(shí)間內(nèi)做好檔案信息加密這一工作,使檔案處在安全狀態(tài)下。

        2 推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

        2.1 使領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

        機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵作用,明確檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然,對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)予以充分的重視。檔案管理信息化建設(shè),需要有機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通、交流,而這需要有領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行協(xié)調(diào),使不同的部門(mén)能夠共同為了同一目標(biāo)而努力,降低出現(xiàn)矛盾紛爭(zhēng)的概率,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展提供支持。在這個(gè)過(guò)程中,領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)該從員工的現(xiàn)實(shí)需求出發(fā),制定適宜的獎(jiǎng)懲制度,使檔案管理工作人員在進(jìn)行信息化建設(shè)工作的過(guò)程中更加投入,積極主動(dòng)的參與到工作之中,這能夠較為有效的提升檔案管理信息化建設(shè)的速度[3]。

        2.2 增加資金投入

        檔案管理信息化建設(shè),需要有完善的設(shè)施設(shè)備作為支持。機(jī)關(guān)事業(yè)單位,在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)該從自身的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā),合理的對(duì)于現(xiàn)有資金進(jìn)行分配,增加檔案管理信息化建設(shè)可用資金,確保檔案管理信息化建設(shè)有完善的設(shè)施設(shè)備提供保障。除此之外,機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以和外界進(jìn)行溝通、合作,為自身創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)收益,從而確保檔案管理信息化建設(shè)有足夠的資金。

        2.3 運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

        機(jī)關(guān)事業(yè)單位想要提升檔案管理的信息化水平,就必須要極大力度制定完善的信息化管理體系,為檔案工作工作人員的工作提供方向。第一,要對(duì)于檔案信息化管理制度進(jìn)行補(bǔ)充,使其包含更加全面的內(nèi)容,確保檔案管理信息化建設(shè)能夠有序開(kāi)展。第二,要對(duì)于現(xiàn)有的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行存儲(chǔ),并根據(jù)特征進(jìn)行分類(lèi),使查找工作更加高效的開(kāi)展。第三,應(yīng)該對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)中處在安全的狀態(tài)下。

        2.4 提升檔案管理工作人員的水平

        檔案信息化建設(shè)的技術(shù)含量比較高,需要檔案管理工作人員有較高的信息化水平。為此,機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要做好檔案管理人員管理工作,提升其綜合能力。第一,機(jī)關(guān)事業(yè)單位在招聘檔案管理人才時(shí),可以選擇一些檔案管理能力較強(qiáng)、能夠熟練對(duì)于信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的人才,組建專(zhuān)業(yè)的工作團(tuán)隊(duì),提升檔案管理信息化建設(shè)水平[4]。第二,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該組織檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。從目前所開(kāi)展的檔案管理工作來(lái)看,檔案管理工作人員的經(jīng)驗(yàn)較為豐富,可以將培訓(xùn)的重點(diǎn)放在計(jì)算機(jī)應(yīng)用之中,這能夠較為有效的節(jié)約機(jī)關(guān)事業(yè)單位成本,使培訓(xùn)發(fā)揮最大化作用。

        3 總結(jié)

        根據(jù)上文來(lái)進(jìn)行分析,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展較為關(guān)鍵,因此有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須要予以充分的重視,采取措施解決在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題,提升檔案管理的信息化水平,使檔案信息得到更加高效、充分的利用,這從某種角度來(lái)說(shuō),能夠推動(dòng)檔案行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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