張宇菲

（白山市公共資源交易中心（白山市政府采購(gòu)中心），吉林 白山 134300）

隨著技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理的水平得到了提升，檔案管理對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行有著重要的意義，由于檔案中記錄的信息可作為單位發(fā)展的參考依據(jù)，具有較大的借鑒價(jià)值。但是在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理中，信息化建設(shè)水平比較低，管理方式較落后，難以保證管理的效果，對(duì)檔案信息的完整性產(chǎn)生了影響。因此，應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，采取措施開(kāi)展信息化建設(shè)工作。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）實(shí)現(xiàn)永久地保存事業(yè)單位檔案信息。在事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理是保存紙質(zhì)版檔案，但是這種檔案在管理上難度比較大，容易受到環(huán)境因素的影響，例如紙張發(fā)霉等，對(duì)檔案文件的保存產(chǎn)生了不利。在產(chǎn)生突發(fā)事件例如火災(zāi)等情況的時(shí)候，紙質(zhì)檔案難以得到有效的保存，這使檔案管理工作效果減弱。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，使檔案的管理得到簡(jiǎn)化，將檔案信息保存在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)中即可，可達(dá)到永久保存的目的，因此能夠?yàn)闄n案管理帶來(lái)較大的幫助。

2）保證了檔案管理的有效性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理涉及的流程比較復(fù)雜，管理人員在實(shí)際的工作中需要花費(fèi)較多的時(shí)間，工作效率低。由于紙質(zhì)檔案使工作人員查詢(xún)檔案的難度提升，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了一定的影響，而信息化建設(shè)可使工作人員使用專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)來(lái)查詢(xún)檔案信息，使檔案管理工作的整體效率提升，還可減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。因此，檔案管理信息化建設(shè)能夠加強(qiáng)工作的有效性，使工作的效果得到改善。

3）優(yōu)化了檔案管理方式。事業(yè)單位檔案管理傳統(tǒng)模式中將紙張作為媒介，以人工錄入的方式進(jìn)行管理，而信息化建設(shè)下的檔案管理方式得到了改善，信息化檔案管理將網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為媒介，利用電子錄入的方式開(kāi)展檔案管理，使檔案信息的存儲(chǔ)及采集等環(huán)節(jié)得到了優(yōu)化，能夠提升檔案管理的效率，為事業(yè)單位的檔案管理提供了完善的條件，能夠改善傳統(tǒng)檔案管理工作的問(wèn)題，使事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺少重視。在一些事業(yè)單位中，檔案管理工作沒(méi)有受到重視，雖然具備的崗位，但是實(shí)際上開(kāi)展的效果不理想，由于事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理工作缺少正確的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到其重要性，這使事業(yè)單位的效益受到了影響。檔案管理信息化建設(shè)需要一定的投入，而單位不重視會(huì)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)行產(chǎn)生較大的影響，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)效果受阻。

2）檔案管理人員的能力不足。在傳統(tǒng)的檔案管理中，事業(yè)單位引入了信息化技術(shù)，但是都停留在更新計(jì)算機(jī)設(shè)備的層次上，而在信息化技術(shù)的快速發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理資料逐漸增多，這使管理的要求得到了提升，部分事業(yè)單位雖然引進(jìn)了新的技術(shù)，但是在人員的配備上缺乏對(duì)其素養(yǎng)的重視，導(dǎo)致大部分事業(yè)單位檔案管理人員素養(yǎng)得不到提升。當(dāng)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足的時(shí)候，檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題，因此，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生了較大的影響，也對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)了不利。

3）檔案管理信息化建設(shè)安全性不到保障。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)行有著重要的意義，但是檔案管理信息化建設(shè)中存在著一些安全問(wèn)題，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下有著各種安全威脅因素，一些黑客會(huì)使用病毒來(lái)盜用信息資料來(lái)獲取利益，還有部分事業(yè)單位的機(jī)密文件信息也會(huì)泄露，對(duì)檔案信息的安全性產(chǎn)生了影響。部分事業(yè)單位沒(méi)有考慮到該問(wèn)題，缺少安全措施，這使檔案管理中的信息安全受到了影響，容易產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，造成較大的損失。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效果的措施

1）加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，意識(shí)到檔案管理傳統(tǒng)模式的缺陷，管理者需要改變自己的觀(guān)念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化，使檔案管理的水平提升。開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)可使檔案管理的成本降低，還可為檔案信息的保存提供便捷的條件，使檔案管理的質(zhì)量得到提高，發(fā)揮出了檔案資料的價(jià)值。事業(yè)單位管理人員應(yīng)樹(shù)立信息化意識(shí)，利用創(chuàng)新理念來(lái)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作，使各項(xiàng)工作得到落實(shí)，加大投入力度，使檔案管理的作用發(fā)揮出來(lái)，更好地適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求，同時(shí)為檔案管理工作的進(jìn)行建立穩(wěn)定的基礎(chǔ)，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2）提高檔案管理信息化建設(shè)的安全性。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，使制度得到嚴(yán)格執(zhí)行，保證管理的規(guī)范性。在管理中，需要將員工使用檔案資料的行為進(jìn)行規(guī)范，加強(qiáng)人員對(duì)檔案工作的了解，使檔案使用得到保障。還應(yīng)采用硬件保護(hù)及軟件預(yù)防的手段進(jìn)行安全管理，避免系統(tǒng)受到病毒的侵害，加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)效果，建立信息安全防護(hù)體系，為檔案資料的安全性提供保護(hù)條件。在當(dāng)前的防護(hù)技術(shù)應(yīng)用中，防火墻技術(shù)使用比較廣泛，在檔案部門(mén)的內(nèi)網(wǎng)及外網(wǎng)之間設(shè)置保護(hù)屏障，避免內(nèi)部信息泄露，有效防止外部人員非法獲取檔案，還可采用安全保密技術(shù)來(lái)對(duì)信息進(jìn)行加密，使檔案管理中涉及的信息得到全面的保護(hù)。應(yīng)注意事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)需達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的安全水平，減少風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的產(chǎn)生。

3）全面開(kāi)展檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)。檔案管理人員在檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用，應(yīng)提升檔案管理工作人員的整體能力，使其在工作中發(fā)揮出有效的作用。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)提升人員的素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，組織相應(yīng)的活動(dòng)，使管理人員在學(xué)習(xí)中積累更多的經(jīng)驗(yàn)，具備更強(qiáng)的技能。事業(yè)單位還應(yīng)加大力度引進(jìn)檔案管理人才，給檔案管理信息化建設(shè)提供相應(yīng)的支持。檔案管理人員應(yīng)更新自身的觀(guān)念，了解信息化技術(shù)的特點(diǎn)，能夠進(jìn)行運(yùn)用，意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，使檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。另外，事業(yè)單位還應(yīng)重視對(duì)管理人員開(kāi)展道德思想培訓(xùn)，使其在具備專(zhuān)業(yè)能力的同時(shí)，能夠在工作中履行自己的職責(zé)，為檔案管理信息化建設(shè)及各項(xiàng)工作的開(kāi)展帶來(lái)保障，提升檔案管理的水平。

4 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展影響著單位的自身發(fā)展，由于檔案資料有著重要的參考作用，如果不能有效進(jìn)行收集管理，會(huì)影響檔案的使用效果。當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)為事業(yè)單位帶來(lái)了契機(jī)，通過(guò)對(duì)檔案管理進(jìn)行改善，提升信息化水平，可發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢(shì)。應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，提高檔案管理信息化建設(shè)的安全性，全面開(kāi)展檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)。