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        關(guān)于人事檔案數(shù)字化管理方向的探討

        2021-04-14 20:04:39蔡明月
        卷宗 2021年1期
        關(guān)鍵詞:檔案管理管理

        蔡明月

        (中山市東升高級中學,廣東 中山 528400)

        當前隨著社會的快速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)的數(shù)字化產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)當中,深刻地改變了人們的工作及學習習慣,同時也帶來了一定的便捷性。數(shù)字化技術(shù)對于提升檔案管理效能具有重要意義,尤其在資料供新資料完善以及資料分享傳遞方面具有更大的便捷性,同時也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲物理空間,但是相關(guān)的工作人員應(yīng)該充分認識到數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中的未來發(fā)展趨勢,結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價值進行分析,通過不斷的改善工作方式和方法,以此提高人事檔案的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用效率。

        1 人事檔案的管理特點分析

        1.1 流動性

        人事檔案具有很強的流動性檔案,會隨著人的學習環(huán)境和工作環(huán)境不斷變化,當某個人的學習經(jīng)歷或工作經(jīng)歷較為豐富,那么其檔案也需要及時進行更新和變動。但是較強的流動性,也給檔案管理帶來了不便,由于傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)資料為主,因此在更新過程中可能會出現(xiàn)差池,或造成資料丟失、或造成資料損毀,這都會為個人的檔案保管帶來一定的隱患[1]。

        1.2 現(xiàn)實性

        檔案是檔案管理部門對于個人品質(zhì)履歷、學習情況、工作情況的總結(jié),具有很強的客觀性,各學?;騿挝豢梢愿鶕?jù)人事檔案直接客觀地了解個人的作風和素質(zhì)以及以往經(jīng)歷,因此記錄需要具有真實性和客觀性

        1.3 全面性

        檔案記錄中包括了個人在不同階段的客觀記錄,例如學習證明、技能證明、工作證明等,同時對于個人的表彰記錄或者違法處分也有相應(yīng)的記錄。因此人事檔案管理需具有全面性,在不同的階段體現(xiàn)出個人的發(fā)展歷程以及社會關(guān)系變化等,對于組織了解個人的情況具有重要意義。

        1.4 保密性

        檔案內(nèi)容涉及資料較多,還包括個人的家庭情況以及不同人生發(fā)展軌跡,因此會涉及個人隱私,所以檔案管理應(yīng)注重其保密性,在法律范圍內(nèi)才能進行資料信息傳遞,在其他情況下不得隨意外傳,任何人員都不得跨越法律程序?qū)€人方案進行查看或復(fù)制,因此這也對檔案管理工作提出了更高的保管要求。

        1.5 真實性

        由于人事檔案記錄的個人的重要資料對于人生的每個階段都有相應(yīng)的真實文字反應(yīng),因此答案管理的真實性是其重要的基礎(chǔ)和前提,要對人事檔案中的內(nèi)容是做到事無巨細的客觀記錄,只有真實可靠的檔案內(nèi)容,才有利于人力資源或各單位進行使用[2]。

        2 數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中的價值作用

        2.1 有助于人事管理的現(xiàn)代化發(fā)展推進

        傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)模式為主,不僅需要大量的物理空間進行保存,同時由于不同階段需要進行資料補充和更新,因此對于檔案管理的保密性和真實性也具有一定的隱患。而數(shù)字化的檔案管理更多的依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及相關(guān)數(shù)字化產(chǎn)業(yè),改變了傳統(tǒng)的檔案資料管理模式可以通過文字、照片、視頻、音頻等多種模式進行多元化管理,不僅豐富了檔案內(nèi)容,同時還能對存儲信息進行功能檢索,有利于現(xiàn)代化人事管理的工作效率提升,也是人事管理現(xiàn)代化發(fā)展推進的重要技術(shù)基礎(chǔ)。

        2.2 有利于提升人事檔案管理的綜合水準

        傳統(tǒng)人事檔案管理過程中,如果想要查閱個人的檔案資料需要根據(jù)檔案所屬類別逐個尋找,整個工作流程繁瑣且耗費大量人力,同時精準度也無法保證。數(shù)字化檔案管理的模式可以將個人檔案資料信息轉(zhuǎn)化為檔案識別代碼,當有需要時,管理人員可以根據(jù)關(guān)鍵詞或關(guān)鍵信息快速查詢,極大地提高了檔案工作效率,同時兼具精準性,另外由于當前互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,目前的人事檔案管理數(shù)字化技術(shù)也突破了時間與空間的屏障,更大程度上減少了檔案管理的經(jīng)濟成本,可以在任何條件下進行查詢,對于提升人事檔案管理的綜合水平具有積極意義。

        2.3 為人事檔案管理提供更加便捷的信息參考依據(jù)

        當前的社會發(fā)展正處于多元文化交織且科技迅猛發(fā)展的階段,未來社會對于人才的需求更加多樣化和多元化,因此當某個人步入不同工作崗位時,單位組織可能會根據(jù)個人的經(jīng)歷或特長進行工作安排,同時也會根據(jù)個人的工作表現(xiàn)進行答案更新,但是傳統(tǒng)的檔案管理過于繁瑣,往往需要全面閱讀個人檔案,才能了解其特征特點或工作優(yōu)勢。而數(shù)字化檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺,將所需要查找的信息進行快速的歸納總結(jié),按照信息類別內(nèi)容等進行有效整理,為人事檔案管理提供更加便捷的信息參考依據(jù),對于選拔人才、任用人才都具有重要的意義[3]。

        2.4 能夠有效提升人事檔案集約管控質(zhì)量

        數(shù)字化的人事檔案可以對檔案資料進行多維度、立體化的管理,明確了各層級人事檔案管理人員的工作職責,同時還能對人事檔案的優(yōu)化和完善進行不斷的設(shè)計規(guī)劃,通過建立統(tǒng)一化的數(shù)字人事檔案管理平臺,讓多個部門全程參與,對于檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展具有重要意義。另外,建立人事檔案管理系統(tǒng)還能增強檔案管理的監(jiān)管效能,對于檔案的收集、檔案的統(tǒng)計以及檔案的在線監(jiān)控都具有重要意義,各級人事檔案可進行直接調(diào)閱,同時檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺也會對不同部門的操作進行記錄,增加了檔案的安全性,對于提升人事檔案集約管控質(zhì)量具有深遠性影響。

        3 數(shù)字化人事檔案管理所面臨的問題

        3.1 缺少統(tǒng)一的標準

        我國的數(shù)字化人事檔案管理仍處于探索階段,在不同地區(qū)以及不同單位采取了不同的資料分類方式以及編碼掃碼工作程序,但是由于人事檔案管理具有流動性,因此各地區(qū)各單位必須統(tǒng)一標準才能讓人事檔案信息實現(xiàn)共享,提高檔案管理效能,如果標準沒有統(tǒng)一,那么可能反而增加工作量。

        3.2 對于工作人員要求更高

        實行數(shù)字化的檔案工作管理模式就需要工作人員,不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識,同時還要熟悉數(shù)字化的系統(tǒng)操作以及相關(guān)的信息設(shè)備維護,這樣可以增加檔案管理的安全性和時效性,但是目前很多單位或部門人員還缺乏相關(guān)的計算機專業(yè)知識,這也給數(shù)字化建設(shè)提出了難題。

        3.3 數(shù)字化人事檔案建設(shè)成本過高

        在數(shù)字化人事檔案管理的推進過程中,需要對傳統(tǒng)的檔案進行逐一掃描和歸檔,同時對于各單位各部門也需要相應(yīng)的硬件和軟件進行建設(shè)維護。因此可以看出在人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,需要有大量的資金成本和人力成本作為支撐,既包括前期的人事檔案掃描和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換,還包括后期的系統(tǒng)和設(shè)備維護,因此在數(shù)字化工作推進過程中要有明確的規(guī)劃,防止后期管理不善造成資金緊張。

        3.4 數(shù)字化檔案管理的安全性

        由于數(shù)字化檔案管理需要通過系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)完成,但是由于互聯(lián)網(wǎng)是一個開放性的平臺,其中也不乏有病毒或木馬,如果人事檔案被病毒或木馬侵入將可能造成無法挽回的損失,因此在數(shù)字化人事檔案管理平臺建設(shè)過程中,應(yīng)充分考慮其安全性的管控措施[4]。

        4 人事檔案數(shù)字化管理方向的思考

        4.1 建立信息化的人事檔案數(shù)據(jù)庫

        由于人事檔案具有很強的流動性,因此必須注重檔案的及時更新和糾錯,并逐步將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化進行轉(zhuǎn)換,讓檔案管理具有更好的便捷性和流通性,因此建議建立相關(guān)的信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫,通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案信息收集整理以及導(dǎo)入通過平臺內(nèi)的分類和數(shù)據(jù)集成,加強對人事檔案的管控和存儲,尤其在人事調(diào)用以及崗位招聘方面,可以根據(jù)信息化平臺的數(shù)據(jù)或信息匹配進行人員搜索,做到合理的人力資源利用,提高人才利用效能。

        4.2 優(yōu)化數(shù)字化人事檔案管理服務(wù)效能

        在數(shù)字化人事檔案管理過程中,必然會遇到各種問題,只有在實踐中不斷探索,才能找到其優(yōu)化路徑,因此應(yīng)注重數(shù)字化管理系統(tǒng)的優(yōu)化以及更新,在實踐中不斷的探索和創(chuàng)新,并為數(shù)字化人事檔案管理平臺提供更多的擴容接口,對于可能需要增加的服務(wù)模塊,留有足夠的空間進行拓展,同時也要加強使用系統(tǒng)、維護系統(tǒng)以及管理系統(tǒng)的有效分類,讓系統(tǒng)按照不同標準進行最大效能發(fā)揮。

        4.3 注重數(shù)字化人事檔案管理的安全性建設(shè)

        互聯(lián)網(wǎng)是一個開放性的平臺,其中不免魚龍混雜,由于人事檔案管理是一個極具嚴肅性的工作,而且關(guān)系到個人的未來發(fā)展,因此必須強化信息安全管理職能,注重平臺系統(tǒng)的可靠性。首先,數(shù)字化的人事檔案管理需要有數(shù)字加密,對于任何進入系統(tǒng)的賬號都需驗證身份,同時對于賬號的使用過程進行全程記錄,為防范今后出現(xiàn)的任何問題做好數(shù)據(jù)儲備。其次,要充分利用大數(shù)據(jù)以及云計算等技術(shù)對人事檔案資料進行有效備份,防止任何意外情況造成的原始資料丟失問題發(fā)生。最后,要注重保護關(guān)聯(lián)方的個人信息,防止個人隱私被泄露,要有相應(yīng)的防火墻、網(wǎng)絡(luò)隔離對木馬或黑客攻擊進行有效防范。

        5 結(jié)語

        綜上所述,數(shù)字化產(chǎn)業(yè)技術(shù)是未來社會的重要發(fā)展方向,人事檔案本身具有自身的特點,因此數(shù)字化管理對人事檔案有著重要的價值,應(yīng)用相關(guān)工作人員應(yīng)充分認識到數(shù)字化技術(shù)的積極效能,結(jié)合數(shù)字化人事檔案管理方面所面臨的問題進行分析,探索未來的數(shù)字化管理方向,為我國的數(shù)字化人事檔案工作推進做好準備。

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