蔡明月

（中山市東升高級中學，廣東 中山 528400）

當前隨著社會的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)的數(shù)字化產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)當中，深刻地改變了人們的工作及學習習慣，同時也帶來了一定的便捷性。數(shù)字化技術(shù)對于提升檔案管理效能具有重要意義，尤其在資料供新資料完善以及資料分享傳遞方面具有更大的便捷性，同時也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲物理空間，但是相關(guān)的工作人員應(yīng)該充分認識到數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中的未來發(fā)展趨勢，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價值進行分析，通過不斷的改善工作方式和方法，以此提高人事檔案的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用效率。

1 人事檔案的管理特點分析

1.1 流動性

人事檔案具有很強的流動性檔案，會隨著人的學習環(huán)境和工作環(huán)境不斷變化，當某個人的學習經(jīng)歷或工作經(jīng)歷較為豐富，那么其檔案也需要及時進行更新和變動。但是較強的流動性，也給檔案管理帶來了不便，由于傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)資料為主，因此在更新過程中可能會出現(xiàn)差池，或造成資料丟失、或造成資料損毀，這都會為個人的檔案保管帶來一定的隱患[1]。

1.2 現(xiàn)實性

檔案是檔案管理部門對于個人品質(zhì)履歷、學習情況、工作情況的總結(jié)，具有很強的客觀性，各學?；騿挝豢梢愿鶕?jù)人事檔案直接客觀地了解個人的作風和素質(zhì)以及以往經(jīng)歷，因此記錄需要具有真實性和客觀性

1.3 全面性

檔案記錄中包括了個人在不同階段的客觀記錄，例如學習證明、技能證明、工作證明等，同時對于個人的表彰記錄或者違法處分也有相應(yīng)的記錄。因此人事檔案管理需具有全面性，在不同的階段體現(xiàn)出個人的發(fā)展歷程以及社會關(guān)系變化等，對于組織了解個人的情況具有重要意義。

1.4 保密性

檔案內(nèi)容涉及資料較多，還包括個人的家庭情況以及不同人生發(fā)展軌跡，因此會涉及個人隱私，所以檔案管理應(yīng)注重其保密性，在法律范圍內(nèi)才能進行資料信息傳遞，在其他情況下不得隨意外傳，任何人員都不得跨越法律程序?qū)€人方案進行查看或復(fù)制，因此這也對檔案管理工作提出了更高的保管要求。

1.5 真實性

由于人事檔案記錄的個人的重要資料對于人生的每個階段都有相應(yīng)的真實文字反應(yīng)，因此答案管理的真實性是其重要的基礎(chǔ)和前提，要對人事檔案中的內(nèi)容是做到事無巨細的客觀記錄，只有真實可靠的檔案內(nèi)容，才有利于人力資源或各單位進行使用[2]。

2 數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中的價值作用

2.1 有助于人事管理的現(xiàn)代化發(fā)展推進

傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)模式為主，不僅需要大量的物理空間進行保存，同時由于不同階段需要進行資料補充和更新，因此對于檔案管理的保密性和真實性也具有一定的隱患。而數(shù)字化的檔案管理更多的依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及相關(guān)數(shù)字化產(chǎn)業(yè)，改變了傳統(tǒng)的檔案資料管理模式可以通過文字、照片、視頻、音頻等多種模式進行多元化管理，不僅豐富了檔案內(nèi)容，同時還能對存儲信息進行功能檢索，有利于現(xiàn)代化人事管理的工作效率提升，也是人事管理現(xiàn)代化發(fā)展推進的重要技術(shù)基礎(chǔ)。

2.2 有利于提升人事檔案管理的綜合水準

傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，如果想要查閱個人的檔案資料需要根據(jù)檔案所屬類別逐個尋找，整個工作流程繁瑣且耗費大量人力，同時精準度也無法保證。數(shù)字化檔案管理的模式可以將個人檔案資料信息轉(zhuǎn)化為檔案識別代碼，當有需要時，管理人員可以根據(jù)關(guān)鍵詞或關(guān)鍵信息快速查詢，極大地提高了檔案工作效率，同時兼具精準性，另外由于當前互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，目前的人事檔案管理數(shù)字化技術(shù)也突破了時間與空間的屏障，更大程度上減少了檔案管理的經(jīng)濟成本，可以在任何條件下進行查詢，對于提升人事檔案管理的綜合水平具有積極意義。

2.3 為人事檔案管理提供更加便捷的信息參考依據(jù)

當前的社會發(fā)展正處于多元文化交織且科技迅猛發(fā)展的階段，未來社會對于人才的需求更加多樣化和多元化，因此當某個人步入不同工作崗位時，單位組織可能會根據(jù)個人的經(jīng)歷或特長進行工作安排，同時也會根據(jù)個人的工作表現(xiàn)進行答案更新，但是傳統(tǒng)的檔案管理過于繁瑣，往往需要全面閱讀個人檔案，才能了解其特征特點或工作優(yōu)勢。而數(shù)字化檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺，將所需要查找的信息進行快速的歸納總結(jié)，按照信息類別內(nèi)容等進行有效整理，為人事檔案管理提供更加便捷的信息參考依據(jù)，對于選拔人才、任用人才都具有重要的意義[3]。

2.4 能夠有效提升人事檔案集約管控質(zhì)量

數(shù)字化的人事檔案可以對檔案資料進行多維度、立體化的管理，明確了各層級人事檔案管理人員的工作職責，同時還能對人事檔案的優(yōu)化和完善進行不斷的設(shè)計規(guī)劃，通過建立統(tǒng)一化的數(shù)字人事檔案管理平臺，讓多個部門全程參與，對于檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展具有重要意義。另外，建立人事檔案管理系統(tǒng)還能增強檔案管理的監(jiān)管效能，對于檔案的收集、檔案的統(tǒng)計以及檔案的在線監(jiān)控都具有重要意義，各級人事檔案可進行直接調(diào)閱，同時檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺也會對不同部門的操作進行記錄，增加了檔案的安全性，對于提升人事檔案集約管控質(zhì)量具有深遠性影響。

3 數(shù)字化人事檔案管理所面臨的問題

3.1 缺少統(tǒng)一的標準

我國的數(shù)字化人事檔案管理仍處于探索階段，在不同地區(qū)以及不同單位采取了不同的資料分類方式以及編碼掃碼工作程序，但是由于人事檔案管理具有流動性，因此各地區(qū)各單位必須統(tǒng)一標準才能讓人事檔案信息實現(xiàn)共享，提高檔案管理效能，如果標準沒有統(tǒng)一，那么可能反而增加工作量。

3.2 對于工作人員要求更高

實行數(shù)字化的檔案工作管理模式就需要工作人員，不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識，同時還要熟悉數(shù)字化的系統(tǒng)操作以及相關(guān)的信息設(shè)備維護，這樣可以增加檔案管理的安全性和時效性，但是目前很多單位或部門人員還缺乏相關(guān)的計算機專業(yè)知識，這也給數(shù)字化建設(shè)提出了難題。

3.3 數(shù)字化人事檔案建設(shè)成本過高

在數(shù)字化人事檔案管理的推進過程中，需要對傳統(tǒng)的檔案進行逐一掃描和歸檔，同時對于各單位各部門也需要相應(yīng)的硬件和軟件進行建設(shè)維護。因此可以看出在人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要有大量的資金成本和人力成本作為支撐，既包括前期的人事檔案掃描和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，還包括后期的系統(tǒng)和設(shè)備維護，因此在數(shù)字化工作推進過程中要有明確的規(guī)劃，防止后期管理不善造成資金緊張。

3.4 數(shù)字化檔案管理的安全性

由于數(shù)字化檔案管理需要通過系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)完成，但是由于互聯(lián)網(wǎng)是一個開放性的平臺，其中也不乏有病毒或木馬，如果人事檔案被病毒或木馬侵入將可能造成無法挽回的損失，因此在數(shù)字化人事檔案管理平臺建設(shè)過程中，應(yīng)充分考慮其安全性的管控措施[4]。

4 人事檔案數(shù)字化管理方向的思考

4.1 建立信息化的人事檔案數(shù)據(jù)庫

由于人事檔案具有很強的流動性，因此必須注重檔案的及時更新和糾錯，并逐步將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化進行轉(zhuǎn)換，讓檔案管理具有更好的便捷性和流通性，因此建議建立相關(guān)的信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案信息收集整理以及導(dǎo)入通過平臺內(nèi)的分類和數(shù)據(jù)集成，加強對人事檔案的管控和存儲，尤其在人事調(diào)用以及崗位招聘方面，可以根據(jù)信息化平臺的數(shù)據(jù)或信息匹配進行人員搜索，做到合理的人力資源利用，提高人才利用效能。

4.2 優(yōu)化數(shù)字化人事檔案管理服務(wù)效能

在數(shù)字化人事檔案管理過程中，必然會遇到各種問題，只有在實踐中不斷探索，才能找到其優(yōu)化路徑，因此應(yīng)注重數(shù)字化管理系統(tǒng)的優(yōu)化以及更新，在實踐中不斷的探索和創(chuàng)新，并為數(shù)字化人事檔案管理平臺提供更多的擴容接口，對于可能需要增加的服務(wù)模塊，留有足夠的空間進行拓展，同時也要加強使用系統(tǒng)、維護系統(tǒng)以及管理系統(tǒng)的有效分類，讓系統(tǒng)按照不同標準進行最大效能發(fā)揮。

4.3 注重數(shù)字化人事檔案管理的安全性建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)是一個開放性的平臺，其中不免魚龍混雜，由于人事檔案管理是一個極具嚴肅性的工作，而且關(guān)系到個人的未來發(fā)展，因此必須強化信息安全管理職能，注重平臺系統(tǒng)的可靠性。首先，數(shù)字化的人事檔案管理需要有數(shù)字加密，對于任何進入系統(tǒng)的賬號都需驗證身份，同時對于賬號的使用過程進行全程記錄，為防范今后出現(xiàn)的任何問題做好數(shù)據(jù)儲備。其次，要充分利用大數(shù)據(jù)以及云計算等技術(shù)對人事檔案資料進行有效備份，防止任何意外情況造成的原始資料丟失問題發(fā)生。最后，要注重保護關(guān)聯(lián)方的個人信息，防止個人隱私被泄露，要有相應(yīng)的防火墻、網(wǎng)絡(luò)隔離對木馬或黑客攻擊進行有效防范。

5 結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化產(chǎn)業(yè)技術(shù)是未來社會的重要發(fā)展方向，人事檔案本身具有自身的特點，因此數(shù)字化管理對人事檔案有著重要的價值，應(yīng)用相關(guān)工作人員應(yīng)充分認識到數(shù)字化技術(shù)的積極效能，結(jié)合數(shù)字化人事檔案管理方面所面臨的問題進行分析，探索未來的數(shù)字化管理方向，為我國的數(shù)字化人事檔案工作推進做好準備。