賀 敏

（烏魯木齊市水磨溝區(qū)商務(wù)服務(wù)中心，新疆 烏魯木齊 830000）

檔案管理與檔案服務(wù)工作的未來(lái)發(fā)展方向就是信息化，但是如何在信息化進(jìn)程中實(shí)現(xiàn)檔案資源管理質(zhì)量和檔案服務(wù)功能之間的共同提升則是當(dāng)前檔案從業(yè)人員應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

1 搭建信息技術(shù)平臺(tái)，提供個(gè)性化檔案服務(wù)

檔案管理與檔案服務(wù)工作的內(nèi)容涉及很多不同的領(lǐng)域和專(zhuān)業(yè)，僅僅依靠一個(gè)單獨(dú)的工作部門(mén)來(lái)完成一系列工作是不夠現(xiàn)實(shí)的，在這個(gè)過(guò)程中除了需要一套專(zhuān)業(yè)和科學(xué)的工作規(guī)范來(lái)支持之外，還需要來(lái)自現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持。傳統(tǒng)的檔案管理與檔案服務(wù)工作內(nèi)容十分繁瑣，人工操作的工作模式不僅僅不利于相關(guān)檔案資料的有效歸納和整理；更不利于為廣大用戶提供更加便利的服務(wù)。

比如，在現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，相關(guān)部門(mén)通過(guò)完善“檔案信息平臺(tái)”的方式來(lái)為廣大用戶提供更加便利的檔案服務(wù)，并通過(guò)推廣這一平臺(tái)的方式，讓廣大用戶都能夠了解到這一平臺(tái)，并不斷利用這個(gè)平臺(tái)來(lái)享受個(gè)性化檔案服務(wù)。在整個(gè)過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)的檔案管理人員需要結(jié)合信息技術(shù)人員共同搭建一個(gè)“數(shù)據(jù)庫(kù)”，其中包含相關(guān)部門(mén)內(nèi)查詢(xún)?nèi)掌谠谑曛畠?nèi)檔案信息。通過(guò)合理的分類(lèi)與歸納形成部門(mén)內(nèi)“檔案信息平臺(tái)”的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，從而不斷簡(jiǎn)化用戶的使用方式，檔案應(yīng)該按照標(biāo)題…年限…和收發(fā)文單位等相關(guān)關(guān)鍵字進(jìn)行檢索。相關(guān)用戶只需要登錄該平臺(tái)就能夠?qū)崟r(shí)檢索到自己所需要的各種檔案資料，不必受到傳統(tǒng)模式下的來(lái)自時(shí)間與空間的限制。此外，還可以聯(lián)合部門(mén)的實(shí)際檔案類(lèi)型與檔案服務(wù)的需求在“信息平臺(tái)”上面設(shè)置“線上咨詢(xún)”或者“線上預(yù)約”板塊，針對(duì)部分加密的檔案資料，相關(guān)用戶只需要登錄該平臺(tái)選擇不同的“咨詢(xún)”或者“預(yù)約”板塊就可以直接對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行預(yù)約下載。

2 強(qiáng)化工作培訓(xùn)，提升檔案服務(wù)人員素養(yǎng)

結(jié)合當(dāng)前的檔案管理人員的實(shí)際情況來(lái)看，科學(xué)管理理念以及現(xiàn)代化管理技術(shù)的轉(zhuǎn)變讓他們?cè)趯?shí)際的工作過(guò)程中都出現(xiàn)了一定的手足無(wú)措的情況，導(dǎo)致這種情況出現(xiàn)的主要原因還是在于相關(guān)檔案人員的信息技術(shù)素養(yǎng)不夠，無(wú)法將現(xiàn)代化的技術(shù)與自己多年的檔案管理和檔案服務(wù)經(jīng)驗(yàn)實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合，在具體工作的體現(xiàn)上，就是既失去了自己豐富的工作經(jīng)驗(yàn)的幫助，也沒(méi)有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。因此，要想切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)質(zhì)量的快速提升和科學(xué)建設(shè)，最關(guān)鍵的是要強(qiáng)化對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)切實(shí)提升其信息技術(shù)素養(yǎng)，促進(jìn)其綜合工作能力的增強(qiáng)。

比如，針對(duì)當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)模式與現(xiàn)代化信息技術(shù)之間存在的矛盾，相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)采取“引進(jìn)來(lái)”+“走出去”的綜合策略來(lái)提升參與檔案管理與服務(wù)的工作人員的整體素養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)新技術(shù)與新理念之間的融合。在整個(gè)過(guò)程中，所謂的“引進(jìn)來(lái)”策略實(shí)際上指的就是相關(guān)部門(mén)在選聘相關(guān)的檔案管理人員的時(shí)候就應(yīng)該通過(guò)采取“筆試”＋“面試”的綜合招聘模式來(lái)嚴(yán)格進(jìn)行人員篩選。其中在“筆試”階段要重點(diǎn)考察期對(duì)于信息技術(shù)以及新型檔案服務(wù)理念的認(rèn)知與理解，從而判斷其是否具備參與信息化模式下的檔案管理與檔案服務(wù)工作；而“面試”階段則是側(cè)重于考察其為人處世以及待人接物等基本素養(yǎng)和能力，判斷其是否能夠?qū)崿F(xiàn)與相關(guān)檔案用戶之間的友好交流和有效溝通，從而保障檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平。而所謂的“走出去”策略指的則是相關(guān)部門(mén)需要結(jié)合當(dāng)前檔案服務(wù)與檔案管理的綜合情況，從參與該項(xiàng)工作的職工中定期選拔出表現(xiàn)優(yōu)異者前往更加專(zhuān)業(yè)和先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)或者學(xué)府院校參與更加系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，其中涉及各種前沿的檔案管理理念和檔案服務(wù)技巧以及最先進(jìn)的信息技術(shù)手段等內(nèi)容，并且通過(guò)與外界來(lái)自不同單位的工作人員之間的交流與溝通，能夠促進(jìn)彼此之間實(shí)現(xiàn)互相學(xué)習(xí)和互相進(jìn)步，對(duì)于提升檔案管理與檔案服務(wù)人員的綜合素養(yǎng)和工作水平大有裨益，對(duì)于提升檔案服務(wù)工作的質(zhì)量也具有積極作用。

3 借助技術(shù)優(yōu)勢(shì)，拓展特色檔案服務(wù)

不同地區(qū)的檔案資料數(shù)據(jù)具有不同地區(qū)獨(dú)有的特色，根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，檔案館應(yīng)該采取不同的方式對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集以及整理和歸納，而在整個(gè)過(guò)程中，要想充分體現(xiàn)檔案館的地方特色就需要做好基礎(chǔ)的調(diào)研工作。首先需要對(duì)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況進(jìn)行全方位調(diào)查，制定具體的檔案征集和檔案管理方案；其次還需要結(jié)合檔案館的綜合工作能力，從歷史價(jià)值的角度出發(fā)，對(duì)一些具有特色的檔案資源進(jìn)行重點(diǎn)維護(hù)和特殊管理。最后還需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，拓展檔案館的服務(wù)功能。

比如，相關(guān)檔案管理部門(mén)可以利用現(xiàn)代化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)通過(guò)組織開(kāi)展“電子問(wèn)卷調(diào)查”活動(dòng)的方式來(lái)增進(jìn)對(duì)目標(biāo)受眾的了解，從而不斷為其提供更加具有特色化與個(gè)性化的檔案服務(wù)。在整個(gè)過(guò)程中，相關(guān)工作部門(mén)需要結(jié)合當(dāng)前檔案館內(nèi)資料數(shù)據(jù)的綜合情況，設(shè)計(jì)制定專(zhuān)業(yè)合理的“電子調(diào)查問(wèn)卷”，在問(wèn)卷內(nèi)容的設(shè)計(jì)上面要綜合考慮不同受眾群體的實(shí)際需求，其中既包含對(duì)大眾在尋求檔案服務(wù)過(guò)程中所遇到的困難或者應(yīng)該改善的地方等開(kāi)放性問(wèn)題；也包含涉及專(zhuān)業(yè)的檔案管理與檔案服務(wù)的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，比如“對(duì)檔案服務(wù)創(chuàng)新功能的期待？”、“對(duì)檔案服務(wù)創(chuàng)新方式的期待？”等內(nèi)容；而在“電子問(wèn)卷調(diào)查”方式的選擇上面也要盡量考慮廣大群眾的實(shí)際情況，盡量選擇便利的調(diào)查方式，比如微信鏈接或者qq鏈接等方式，確保參與問(wèn)卷調(diào)查的便利性和可行性，從而確保能夠有更多的目標(biāo)受眾參與到問(wèn)卷調(diào)查活動(dòng)之中，與之相對(duì)應(yīng)的也能夠獲取更多的來(lái)自不同群體的意見(jiàn)，從而能夠有效改善自身存在的問(wèn)題，進(jìn)而改善當(dāng)前的檔案服務(wù)內(nèi)容與形式，為廣大受眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4 總結(jié)

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理與檔案服務(wù)應(yīng)該在新技術(shù)的支持下不斷改革工作理念和工作模式，確保檔案資源管理質(zhì)量的前提下，提供更加個(gè)性化和專(zhuān)業(yè)化的檔案服務(wù)。