李合英

（梁山縣財(cái)政局，山東 濟(jì)寧 272600）

1 引言

信息時(shí)代的到來(lái)，相關(guān)領(lǐng)域和之前相比存在有較大的突破，檔案亦是如此，之前是紙質(zhì)，現(xiàn)今主要是電子檔案。而且，縣級(jí)財(cái)政檔案也轉(zhuǎn)變成了電子檔案，緩解了檔案的難度，工作效率明顯提升，節(jié)省了諸多人力的投入。但是，過(guò)程中還是需要對(duì)縣級(jí)財(cái)政電子檔案的管理和維護(hù)工作加以重視，提升效率，從根本上保證電子檔案信息的完整性和安全性。

2 財(cái)政電子檔案的特點(diǎn)

2.1 存儲(chǔ)量大

小的DVD 光盤就能儲(chǔ)存10G的信息量，不僅可以存儲(chǔ)當(dāng)年的財(cái)政補(bǔ)貼、會(huì)計(jì)等文件和材料，而且未來(lái)的工作內(nèi)容都能夠進(jìn)行存儲(chǔ)?；鶎迂?cái)務(wù)工作中重點(diǎn)部分是每年的惠農(nóng)補(bǔ)貼，這項(xiàng)工作的資料比較多，通常包括以下幾個(gè)方面：糧食直補(bǔ)農(nóng)作物種植面積統(tǒng)計(jì)表、農(nóng)民補(bǔ)貼以及農(nóng)戶基本信息資料。

2.2 保存和查找方便

每年在完成工作之后，檔案員需要將信息導(dǎo)出，保存三份，預(yù)算、惠農(nóng)補(bǔ)貼會(huì)計(jì)將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)中自己需要的部分進(jìn)行刻錄，存留在會(huì)計(jì)手中做好保存工作，然后會(huì)計(jì)手中的其他數(shù)據(jù)需要進(jìn)行整合，在光盤中刻錄，將其放置在縣財(cái)政局和財(cái)政所檔案室中保存。

3 縣級(jí)財(cái)政電子檔案的優(yōu)勢(shì)

3.1 工作效率高

縣級(jí)財(cái)政檔案中，之前一直都是紙質(zhì)版，所以，很多檔案工作都需要人工完成，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，縣級(jí)財(cái)政檔案的內(nèi)容明顯增加，單純的依靠紙質(zhì)檔案的方式已經(jīng)不能滿足縣級(jí)財(cái)政檔案工作的需要。人為的管理方式效率比較低，也很容易出現(xiàn)失誤，在時(shí)代淘汰是必然趨勢(shì)。現(xiàn)今，電子檔案開始代替了傳統(tǒng)的檔案管理方式，成為主流。電子檔案主要是指通過(guò)電子信息的形式將需要保存和歸檔的資料錄入到計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，和紙質(zhì)檔案錄入相比，工作量明顯減少，工作效率極大的提升，錯(cuò)誤的概率也明顯減少。

3.2 信息儲(chǔ)存量大

縣級(jí)城市的發(fā)展，檔案資料明顯增加，縣級(jí)財(cái)政檔案需要錄入的信息明顯增加，巨大的工作量，如果還是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，會(huì)出現(xiàn)疏漏，進(jìn)一步造成信息不完整，但是電子檔案的出現(xiàn)巧妙的解決了該問(wèn)題。不管是文字亦或是影像等都可以在電子檔案數(shù)據(jù)中存儲(chǔ)，一個(gè)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件就能實(shí)現(xiàn)，確保了財(cái)政檔案的完整性，也減少了資源的浪費(fèi)。

3.3 操作便捷

處理電子檔案通過(guò)一個(gè)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件就能實(shí)現(xiàn)，兩者的功能較為全面，不管是增減、修改資料，亦或是查找等，都能夠使用計(jì)算機(jī)中的功能，簡(jiǎn)單快捷，這樣不只是提升了工作效率，而且節(jié)省了時(shí)間。

3.4 拓寬服務(wù)領(lǐng)域

縣級(jí)財(cái)政電子檔案記錄著縣級(jí)財(cái)政部門收集的財(cái)政信息，目前，社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案工作也需要滿足時(shí)代發(fā)展的需要，拓寬范圍，電子檔案的運(yùn)用，能夠有效的拓寬范圍，收集財(cái)政資料的速度明顯加快，而且也能夠?qū)崟r(shí)做好共享和查詢工作，之前單一和被動(dòng)的查詢已經(jīng)開始朝著多元和主動(dòng)的方向發(fā)展。

4 縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理和維護(hù)的舉措

4.1 規(guī)范電子檔案管理機(jī)制

不管是何種管理機(jī)制下，要想促進(jìn)管理工作的有序開展，都和管理機(jī)制的合理和規(guī)范有著密切的聯(lián)系，電子檔案管理亦是如此。事業(yè)單位建立電子檔案管理機(jī)制可以聯(lián)系單位的工作內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行調(diào)整，在過(guò)程中，作為管理者可以學(xué)習(xí)單位對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的具體規(guī)定，制定針對(duì)性的管理手段。需要注意的是，電子檔案的管理機(jī)制需要詳細(xì)說(shuō)明檔案錄入和保存方式，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)需要嚴(yán)格的落實(shí)到位。另外，作為事業(yè)單位還需要建立起完善的監(jiān)督機(jī)制對(duì)管理人員的日常工作加強(qiáng)監(jiān)督，制定完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣不僅能夠建立起完善的約束機(jī)制，減少互相推諉情況的發(fā)生，而且檔案管理中處理問(wèn)題的速度還會(huì)明顯加快。

4.2 加強(qiáng)電子檔案全程化管理

電子檔案全程化管理是在無(wú)紙化辦公的基礎(chǔ)之上形成的，信息時(shí)代，加強(qiáng)電子檔案的全程化管理如果只是想將傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)保存下來(lái)是不夠的，作為管理者還需要不斷創(chuàng)新，探索出新的電子檔案的管理方式，希望能夠更好的促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，作為檔案管理人員需要對(duì)電子檔案的管理加深了解，明確其具體的定義。在電子文件形成初期，要加強(qiáng)管控，盡可能的保障原始材料的完整性，避免在加強(qiáng)電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)不利于單位發(fā)展的不良影響；其次，雖然電子檔案是檔案部門管理的，但是在過(guò)程中，所使用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)該是檔案部門選擇，應(yīng)該是檔案部門從技術(shù)部門選擇的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中找到較為成熟的部分，然后再由使用單位負(fù)責(zé)甄選，過(guò)程中，存在有缺陷的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，作為檔案管理部門嚴(yán)禁使用，這樣才能提升電子檔案的管理水平。

4.3 電子和紙質(zhì)檔案三備份制

電子信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)也有了較快的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的要求也明顯提升。會(huì)計(jì)電子檔案的出現(xiàn)，極大的便利了檔案的使用和管理，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在有病毒和信息被盜取的情況，這些都不利于檔案管理工作的開展，為了能夠?qū)⒉涣加绊懡档阶畹?，盡可能的保證電子檔案的安全性，作為工作人員在實(shí)際的工作中，需要實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)檔案同時(shí)保管的形式。單位內(nèi)部每個(gè)會(huì)計(jì)都要拷貝出每個(gè)月的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，復(fù)制到移動(dòng)硬盤中，進(jìn)行備份，年底需要將比較重要的電子文件進(jìn)行整理，將重要部分刻錄成光盤，形成電子檔案，電子文件還需要形成紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需要做好分類保管，刻錄好的光盤也需要上交一份到市里的財(cái)務(wù)局保管，這種屬于多重保險(xiǎn)，減少了檔案資料丟失的可能性。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建立在時(shí)間的基礎(chǔ)之上，本文深層次的分析了管理和維護(hù)縣級(jí)財(cái)政電子檔案的有效舉措，有關(guān)工作人員，需要建立在此基礎(chǔ)之上，加深認(rèn)識(shí)，提升電子檔案管理水平，提升電子檔案的管理質(zhì)量，為縣級(jí)財(cái)政部門更好的開展工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。