任建玲

（天津市氣象信息中心，天津 300074）

天津市氣象檔案館成立于1986年1月，是集中統(tǒng)一保管天津市氣象系統(tǒng)的氣象科技檔案、科技資料和圖書情報(bào)的基地。目前正在向集文書、財(cái)務(wù)檔案為一體的綜合性數(shù)字檔案館邁進(jìn)。近年來，我們?cè)诮ㄔO(shè)數(shù)字檔案館方面完成了大量的工作，也存在著很多問題。

1 數(shù)字檔案館

1.1 概念

數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)[1]。

所謂“數(shù)字檔案館”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件，通過現(xiàn)代技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于服務(wù)器、磁帶機(jī)等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案館”。

1.2 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1）查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘，提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平。

2）內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也包含了檔案文件具體完整的信息內(nèi)容。

3）有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，有效地保護(hù)檔案原件，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

4）真正實(shí)時(shí)在線：聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)，授權(quán)使用者可以隨時(shí)從全球任何角落訪問自己所需的檔案資料。在局域網(wǎng)內(nèi)，可實(shí)現(xiàn)本網(wǎng)內(nèi)隨時(shí)隨地的利用要求。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、資源準(zhǔn)備、軟件開發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建等諸多環(huán)節(jié)，近年來天津市氣象檔案館的建設(shè)情況如下：

2.1 制度建設(shè)

我館重新修改及制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，加上天津市檔案局要求的相關(guān)制度，中國氣象局制定的相關(guān)制度，形成了3套不同體系的制度匯編，制度的完善確保了檔案管理工作的規(guī)范化。

2.2 檔案重新核對(duì)整理上架

借助我局新業(yè)務(wù)大樓搬遷的契機(jī)，對(duì)館藏全部檔案進(jìn)行了重新摸底，對(duì)帳，整理上架。使館藏檔案整齊排列，一目了然。

2.3 完成原始記錄檔案保管體制調(diào)整工作

按照中國氣象局的統(tǒng)一要求從2004年9月開始分4期陸續(xù)完成了原始記錄檔案保管體制調(diào)整工作，實(shí)行了原始觀測(cè)檔案的集中統(tǒng)一管理。上收天津市所屬14個(gè)氣象臺(tái)站原始觀測(cè)記錄檔案，編制機(jī)制檢索目錄10萬余條，重新設(shè)計(jì)、打印、粘貼檔案檢索標(biāo)簽。

2.4 建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫

配合省級(jí)檔案管理系統(tǒng)的推廣使用，建立了七類科技檔案的目錄數(shù)據(jù)庫。

2.5 氣象科技檔案的數(shù)字化情況

1）七十年代末開始的檔案信息化工作，持續(xù)數(shù)年，完成了地面氣象月報(bào)表定時(shí)資料的數(shù)字化人工錄入、校對(duì)、質(zhì)量控制，形成了A系列數(shù)據(jù)文件。

2）2004年《天津市降水自記紙數(shù)字化處理》項(xiàng)目，中國氣象局投資7萬元，進(jìn)行了國家基本基準(zhǔn)站降水自記紙的掃描和跡線提取工作，形成8649個(gè)圖像文件和9個(gè)數(shù)據(jù)文件，建立數(shù)據(jù)集9個(gè)。

3）2009年-2018年以來，天津市氣象檔案館在中國氣象局氣象監(jiān)測(cè)與災(zāi)害預(yù)警工程、氣候變化應(yīng)對(duì)決策支撐系統(tǒng)工程、山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的持續(xù)支持下，委托數(shù)字化外包公司先后完成天津市國家級(jí)氣象臺(tái)站各類地面觀測(cè)記錄月報(bào)表、新中國成立前各類歷史氣象觀測(cè)資料、農(nóng)業(yè)氣象觀測(cè)報(bào)表、高空氣象觀測(cè)記錄表、氣壓、溫度、濕度、降水、風(fēng)向風(fēng)速自記紙的圖像掃描和數(shù)據(jù)集制作。累計(jì)投資經(jīng)費(fèi)96萬，形成數(shù)字化文件數(shù)據(jù)量達(dá)到900GB。

4）2019年，中國氣象局下達(dá)山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)56萬元，用于EL型電接風(fēng)自記紙跡線提取數(shù)字化項(xiàng)目，截止2020年底已完成全部建設(shè)任務(wù)，形成跡線文件15.7萬個(gè)，分鐘文件5172個(gè)，小時(shí)文件5172個(gè)。

5）2021年，中國氣象局下達(dá)山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)70萬元，用于紙質(zhì)檔案案卷元數(shù)據(jù)庫建設(shè)和百年臺(tái)站專題知識(shí)庫建設(shè)工作。

2.6 硬件建設(shè)

2021年，中國氣象局下達(dá)山洪地質(zhì)災(zāi)害防治氣象保障工程項(xiàng)目專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)100萬元，用于檔案庫房安全系統(tǒng)建設(shè)，包括檔案庫房智能物聯(lián)系統(tǒng)建設(shè)（檔案庫房智能環(huán)境管理、檔案庫房智能安防管理、檔案庫房智能語音播報(bào)、檔案庫房RFID設(shè)備）、軟件系統(tǒng)建設(shè)（軟件功能部署、智能硬件對(duì)接、圖書館系統(tǒng)定制開發(fā)）等，預(yù)計(jì)大大提高檔案庫房的安全水平。

2.7 軟件及平臺(tái)建設(shè)

1）2005年研制并投入使用了“天津市氣象科研檔案管理與查詢系統(tǒng)”建立了科研檔案數(shù)據(jù)庫，研制了科研檔案管理與查詢系統(tǒng)軟件，設(shè)計(jì)并制作了“科研檔案信息網(wǎng)”，使科研檔案管理初步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

2）2006年-2009年份3期完成了國家科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)重點(diǎn)專項(xiàng)“氣象科學(xué)數(shù)據(jù)共享中心”項(xiàng)目的子專題“省級(jí)數(shù)據(jù)資源建設(shè)與共享服務(wù)”課題。對(duì)氣象數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、質(zhì)量控制、按照規(guī)范建立相關(guān)數(shù)據(jù)集，制定了數(shù)據(jù)共享辦法和共享策略，完成了中國氣象科學(xué)數(shù)據(jù)共享服務(wù)網(wǎng)站省級(jí)分節(jié)點(diǎn)的建立。

3）2010年中國氣象局研制并下發(fā)了《省級(jí)氣象檔案管理系統(tǒng)》軟件，基本能實(shí)現(xiàn)檔案目錄、機(jī)讀載體檔案、圖像檔案、庫房管理、檔案服務(wù)等功能。

4）2012年市局投資80萬，建立了《天津市氣象信息共享平臺(tái)》，實(shí)現(xiàn)了各類實(shí)時(shí)、歷史氣象資料，預(yù)報(bào)服務(wù)產(chǎn)品，檔案、期刊的檢索查詢功能。

5）2017年自行開發(fā)《利用虛擬化技術(shù)搭建氣象觀測(cè)檔案掃描圖像安全查閱系統(tǒng)》，根據(jù)檔案分類和用戶查詢的使用習(xí)慣開發(fā)歷史氣象觀測(cè)檔案數(shù)字化檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)在平臺(tái)上對(duì)歷史氣象觀測(cè)檔案的分類檢索和調(diào)閱；在服務(wù)器虛擬化平臺(tái)上部署桌面虛擬化系統(tǒng)，在閱覽室部署瘦客戶機(jī)，完成歷史氣象觀測(cè)檔案數(shù)字化檢索平臺(tái)應(yīng)用的桌面虛擬化實(shí)現(xiàn)。

6）2021年開始，中國氣象局即將推行統(tǒng)一開發(fā)的《氣象檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)》，該系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)覆蓋氣象檔案全生命周期的“人館物”一體管理。

3 數(shù)字檔案館建設(shè)的基本思路、建設(shè)目標(biāo)和內(nèi)容

3.1 思路

按照國家檔案局、中國氣象局和天津市檔案局檔案管理和信息開發(fā)的總體要求，以氣象檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以氣象檔案信息資源建設(shè)為核心，以氣象檔案信息資源開發(fā)為目標(biāo)，進(jìn)行氣象科技檔案的數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化等項(xiàng)工作，建成一個(gè)資源共享的氣象檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，為天津市的改革開放和現(xiàn)代化建設(shè) 服務(wù)。

3.2 近期目標(biāo)和內(nèi)容

實(shí)現(xiàn)全部館藏十萬卷案卷的進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。按照氣象行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《氣象檔案分類與編碼》重新調(diào)整實(shí)體檔案分類。

按照氣象行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《氣象檔案元數(shù)據(jù)》，對(duì)館藏檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，實(shí)現(xiàn)基于檔案元數(shù)據(jù)的檔案檢索、管理和服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全國氣象檔案資源的共享利用。

加快檔案資源梳理和深度挖掘，實(shí)現(xiàn)檔案資源精準(zhǔn)供給服務(wù)。

推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新氣象檔案信息化管理模式，提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)信息化。

盡快加入中國氣象局基于氣象大數(shù)據(jù)云平臺(tái)構(gòu)建的“1+31”數(shù)字氣象檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)氣象檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全智能、集約高效的管理。

4 存在的問題

4.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

數(shù)字檔案館的建設(shè)對(duì)人員結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了要求。首先需要檔案管理人員除熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫管理知識(shí)及電子文件的管理知識(shí)，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。其次需要一批具有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員去面對(duì)各種應(yīng)用管理軟件的升級(jí)、更新和研發(fā)。目前，從事檔案管理工作的人員還需進(jìn)一步提高自己的檔案專業(yè)知識(shí)并學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)。

4.2 檔案庫區(qū)需進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造

根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，檔案館布局應(yīng)按照功能要求和工作流程合理規(guī)劃功能區(qū)。目前由于庫區(qū)面積緊張仍無法實(shí)現(xiàn)。

4.3 安全性問題

通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和軟件，提供檔案信息服務(wù)和共享利用是數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)。檔案資源的保密性和安全性、檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性、檔案系統(tǒng)的安全性、利用的安全性等問題逐漸擺在我們面前，解決這些問題是一個(gè)系統(tǒng)工程，單靠檔案管理人員的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不 夠的。

4.4 資金保障

建設(shè)數(shù)字檔案館所需資金與其它檔案事業(yè)建設(shè)相比數(shù)額是巨大的。其中包含計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)通信線路及設(shè)備、服務(wù)器、大容量存儲(chǔ)設(shè)備等硬件開支和保障數(shù)字檔案館正常運(yùn)行的技術(shù)開支、人力開支、軟件購置、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換等軟件開支。缺少資金保障，數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展將受到很大程度的 制約。

4.5 數(shù)字檔案資源保障

數(shù)字檔案館要求將紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體的檔案轉(zhuǎn)換成電子文件。我們完成的檔案掃描圖像也只是全部館藏檔案的1/2，更不要說實(shí)現(xiàn)圖像檔案中包含信息的數(shù)字化。只有持續(xù)不斷地進(jìn)行老檔案的數(shù)字化工作和收集新的電子文件，才能真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字氣象檔 案館。