賈麗娜

（河北省榮軍醫(yī)院，河北 保定 071000）

精神病專科醫(yī)院作為現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的重要組成部分，其內(nèi)部管理對(duì)于強(qiáng)化醫(yī)院服務(wù)能力具有重要意義。近年來，隨著醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展，導(dǎo)致內(nèi)部管理及發(fā)展過程中的檔案資料數(shù)量不斷增多，若不能做好上述檔案的管理工作，將會(huì)直接影響醫(yī)院的正常運(yùn)行，值得 關(guān)注。

1 醫(yī)院文書檔案管理工作分析

1.1 醫(yī)院文書檔案管理的重要意義

1.1.1 有助于提高醫(yī)院內(nèi)部管理工作水平

現(xiàn)階段醫(yī)院的日常運(yùn)行與管理中所涉及的環(huán)節(jié)較多，并且需要應(yīng)用的數(shù)據(jù)資源數(shù)量巨大，而通過進(jìn)一步完善醫(yī)院內(nèi)部管理的相關(guān)步驟，通過對(duì)其中的信息、檔案以及其他基礎(chǔ)性信息資料進(jìn)行收集、整理，能夠充分了解醫(yī)院內(nèi)部管理的實(shí)際情況，對(duì)于提高內(nèi)部管理工作質(zhì)量的意義重大。同時(shí)醫(yī)院內(nèi)部管理本身就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，為了能夠更好地識(shí)別內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)，也需要以文書檔案為依據(jù)來處理各種類型問題，確保內(nèi)部管理工作順利實(shí)施。

1.1.2 可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

文書檔案管理是精神病?？漆t(yī)院管理的重要組成部分，對(duì)于管理層人員而言，通過了解文書檔案信息，能夠深入了解醫(yī)院管理的實(shí)際問題，并根據(jù)問題作出有針對(duì)性的決策。文獻(xiàn)[1]也認(rèn)為，現(xiàn)階段醫(yī)院文書檔案管理中所涉及的內(nèi)容逐漸增多，管理層能夠從中獲取的檔案信息數(shù)量也逐漸增加，甚至包括一些重要事情的處理過程與結(jié)果，因此通過開展文書檔案管理，有助于提高管理層的領(lǐng)導(dǎo)決策能力，滿足未來工作需求。

1.2 醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀分析

雖然文書檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院內(nèi)部管理中不可忽視的一部分，但是從工作現(xiàn)狀來看，文書檔案管理中還存在多種問題，值得關(guān)注。1）文書檔案管理意識(shí)薄弱。受職能特殊性的影響，醫(yī)院部門在日常管理工作中通常會(huì)將工作的重點(diǎn)放在精神病患者的臨床治療與看護(hù)中，而文書檔案管理工作難以直接影響醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，因此其重要性難以得到相關(guān)人員的關(guān)注，導(dǎo)致醫(yī)院工作人員的檔案管理意識(shí)淡薄，相互之間難以形成聯(lián)動(dòng)。2）制度建設(shè)不合理。制度建設(shè)對(duì)于提高文書檔案管理質(zhì)量具有重要意義，但是醫(yī)院文書檔案管理制度長(zhǎng)期未得到實(shí)質(zhì)性變化，相關(guān)制度依然沿用傳統(tǒng)管理制度，缺乏對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的分析。同時(shí)就目前而言，信息技術(shù)與文書檔案管理之間的結(jié)合已經(jīng)成為未來不可阻擋的趨勢(shì)，醫(yī)院在檔案管理制度建設(shè)中尚未體現(xiàn)信息技術(shù)的作用，導(dǎo)致制度體系存在滯后性問題。

2 醫(yī)院文書檔案管理對(duì)策分析

2.1 加深全員對(duì)文書檔案管理的重視程度

文書檔案工作的順利開展需要全體醫(yī)護(hù)人員的支持，所以為了能夠有效推動(dòng)檔案管理模式的變革，在內(nèi)部管理過程中就需要通過多種措施來深化全體人員的認(rèn)識(shí)，擴(kuò)大文書檔案管理的受眾基礎(chǔ)。因此對(duì)于文書檔案管理人員而言，應(yīng)采用多種方法宣傳文書檔案管理，依托醫(yī)院公眾號(hào)等進(jìn)行全面的文書檔案管理宣教，加深醫(yī)護(hù)人員對(duì)文書檔案管理的認(rèn)知，這樣在工作中才能主動(dòng)與檔案管理相結(jié)合，保障文書檔案管理的順利實(shí)施。

2.2 強(qiáng)化制度建設(shè)

文書檔案管理工作的開展離不開制度策略的支持，所以相關(guān)人員為切實(shí)提高醫(yī)院文書檔案管理的實(shí)際能力，則需要完善醫(yī)院現(xiàn)行的文書檔案管理制度，其中的重點(diǎn)內(nèi)容包括：1）以現(xiàn)行管理政策以及規(guī)章制度為基礎(chǔ)，并結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，保障管理制度能夠與精神病專科醫(yī)院的實(shí)際情況相契合，提高管理水平。2）管理制度的構(gòu)建應(yīng)該積極落實(shí)責(zé)任制度，將文書檔案管理制度的執(zhí)行與醫(yī)院工作結(jié)合在一起，考核結(jié)果與工作人員的福利待遇、個(gè)人薪資等相結(jié)合，充分發(fā)揮文書檔案管理的引導(dǎo)作用。

2.3 構(gòu)建文書檔案管理“雙軌制”

雙軌制要求文書檔案管理工作應(yīng)該充分發(fā)揮內(nèi)外雙方的作用，形成檔案管理的“雙軌”，保證檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。其中重點(diǎn)內(nèi)容包括：1）內(nèi)部管理模式。在醫(yī)院文書檔案的內(nèi)部管理中，應(yīng)提高全體工作人員的檔案管理意識(shí)，這是因?yàn)闄n案管理人員負(fù)責(zé)檔案涉及資料整理、傳遞、維護(hù)等多方面內(nèi)容，其中檔案管理人員的工作能力直接影響了檔案管理水平。所以為滿足該工作需求，在檔案管理中應(yīng)該重視人員培訓(xùn)，明確文書檔案管理的重要性、保密要求等重要影響。通過培訓(xùn)使工作人員了解本職工作的使命，提高文書檔案管理人員的責(zé)任感與使命感。同時(shí)在內(nèi)部管理期間，可通過簽訂責(zé)任書的方法進(jìn)行文書檔案管理問責(zé)，提升工作人員自覺做好文書檔案保密性工作的責(zé)任感。2）外部管理模式。在外部管理模式的構(gòu)建中，應(yīng)重視文書檔案的監(jiān)督管理工作，在現(xiàn)行工作要求的基礎(chǔ)上構(gòu)建第三方監(jiān)督機(jī)制，在外部監(jiān)督的基礎(chǔ)上，定期對(duì)文書檔案進(jìn)行抽查，檢查檔案的完整性以及有無泄密問題等。有研究認(rèn)為，在文書檔案管理中完善外部進(jìn)度模式，能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的安全性與保密性，這是適應(yīng)未來工作要求的關(guān)鍵[2]。同時(shí)在檔案管理中，工作人員應(yīng)該定期向外部監(jiān)督人員匯報(bào)文書檔案管理現(xiàn)狀，統(tǒng)計(jì)文書檔案的借閱、保密等級(jí)調(diào)整等工作的實(shí)際情況。

2.4 開展基于大數(shù)據(jù)的文書檔案管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，滿足醫(yī)院文書檔案管理要求，工作人員需要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)審視自己的目標(biāo)定位情況，其中的重點(diǎn)內(nèi)容包括：1）依托大數(shù)據(jù)完成決策行為的數(shù)據(jù)分析，改變了傳統(tǒng)文書檔案管理模式中過度依賴經(jīng)驗(yàn)的問題。同時(shí)大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)能夠進(jìn)一步提升文書檔案管理水平，是實(shí)現(xiàn)循數(shù)管理的重要組成部分，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的多元化與個(gè)性化服務(wù)，強(qiáng)化各類內(nèi)部管理數(shù)據(jù)的提取與識(shí)別能力。2）依托大數(shù)據(jù)構(gòu)建文書檔案的新結(jié)構(gòu)。在大數(shù)據(jù)管理模式下，工作人員在文書檔案管理中快速完成數(shù)據(jù)處理，在一秒時(shí)間內(nèi)完成多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息識(shí)別，并從中提取對(duì)于醫(yī)院管理最有價(jià)值的信息，滿足未來工作要求。3）在文書檔案分析過程中，相關(guān)人員可依托大數(shù)據(jù)技術(shù)完成文書檔案的分類，基于檔案管理平臺(tái)理念，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案進(jìn)行調(diào)整，并做出個(gè)性化設(shè)置，例如自定義檔案管理的類型與層次、自定義文件的層次、自定義其他文書檔案管理的層次（包括借閱、查詢、編研等）、自定義檔案數(shù)據(jù)排序、自定義關(guān)聯(lián)規(guī)則錄入等。

3 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期完善醫(yī)院文書檔案管理?xiàng)l例已經(jīng)成為實(shí)現(xiàn)精神病專科醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，因此為顯著強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案管理水平，相關(guān)人員可進(jìn)一步完善檔案管理方案，依托信息技術(shù)拓展管理模式，并通過管理制度等提高檔案管理能力，這樣才能滿足精神病?？漆t(yī)院發(fā)展需求。