王旭燕

（青島市嶗山區(qū)總工會，山東 青島 266000）

伴隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人才的大規(guī)模流動，尤其是民營企業(yè)的高度發(fā)展，很多機(jī)構(gòu)對人事檔案的重視程度不足，導(dǎo)致大量勞動糾紛產(chǎn)生。對事業(yè)單位而言，檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性并不亞于民營企業(yè)，檔案中記錄的所有內(nèi)容都與員工利益息息相關(guān)。人事檔案記錄著人才的培養(yǎng)、發(fā)展、晉升和獎懲細(xì)節(jié)，是事業(yè)單位選人用人的重要依據(jù)，做好人事檔案管理工作，對夯實事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，起到舉足輕重的作用。

1 事業(yè)單位人事檔案管理面臨的問題

隨著事業(yè)單位改革的步伐加快，事業(yè)單位的開放程度增強，對人才的吸引力度不斷提高，來自社會各界和高校畢業(yè)生群體的優(yōu)秀人才，成為事業(yè)單位人才建設(shè)的核心力量。在新時期的背景下，人事檔案的復(fù)雜性和多變性為檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理主要面臨以下幾個問題：

一是事業(yè)單位接收的檔案缺乏規(guī)范性。事業(yè)單位新員工入職后，需要辦理人事檔案接收，主要分為兩種來源，即大學(xué)生檔案和在職人員檔案。大學(xué)生檔案的管理相對比較完善，但卻存在部分檔案的缺失，比如高中時期的材料缺失，以及大學(xué)時期的各類表格、成績單等重要信息，存在個別重要資料缺失以及不重要資料全放入檔案袋的情況，增加了額外工作量。在職人員的個人檔案管理存在較多漏洞，由于曾在企業(yè)或社會團(tuán)體工作過，但相關(guān)單位的人事檔案管理制度不完善，比如合同、工資表、個人履歷、獎懲信息、職稱資料等未及時存檔等，在事業(yè)單位檔案接收時經(jīng)常被發(fā)現(xiàn)。尤其是事關(guān)個人發(fā)展的工資表、參保證明、勞動合同等，一旦缺失有可能影響今后的薪酬待 遇等。

二是事業(yè)單位的人事檔案管理信息化水平不足。信息化的普及為各項工作的開展，提供了極大便利，但人事檔案具有特殊性，且各單位的檔案存量較大，尚未實現(xiàn)完善的信息化管理。目前尚有個別單位不重視人事檔案的信息化管理，導(dǎo)致員工在職稱評審、職務(wù)晉升和人才選拔中難以與上級單位實現(xiàn)電子化數(shù)據(jù)的無縫對接，需要工作人員查找紙質(zhì)材料，難免會出現(xiàn)信息的缺漏，工作效率也受到嚴(yán)重的影響。對個別紙質(zhì)檔案管理不完善的單位來說，還容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)移時出現(xiàn)丟失、破損的問題，為今后的人事管理工作埋下了隱患。當(dāng)然，不少單位已經(jīng)啟動了檔案信息化管理工作，但電子信息的更新不及時，與上級或下級單位的數(shù)據(jù)共享程度不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)的價值無法得到充分體現(xiàn)。

三是事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才。不論是人事檔案還是工作檔案，對事業(yè)單位來說，檔案管理工作并不是簡單的日常資料匯集工作，而是要通過對各類資料的匯集、挖掘、分類、整理，將檔案資料的內(nèi)在價值挖掘出來。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員，大多數(shù)都不是科班出身，并且日常缺少專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，檔案管理工作成了類似于“倉庫管理員”的屬性，檔案入庫后邊很少再被利用。非專業(yè)的檔案管理人員，缺少對檔案細(xì)節(jié)的把握，不熟悉檔案領(lǐng)域的法律法規(guī)和政策，不利于人事檔案發(fā)揮推動人才升級的積極作用。

2 優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的建議

2.1 加強專業(yè)培訓(xùn)提升管理人員水平

事業(yè)單位的人事檔案管理，是事業(yè)單位開展人才工作的基礎(chǔ)，人事檔案中的學(xué)歷、晉升、職稱、獎懲和其他個人信息，經(jīng)過綜合性分析后，可以真實反映出員工的個人工作能力，是事業(yè)單位人才選拔和員工晉升的重要依據(jù)。通過大數(shù)據(jù)研究，還能以人事檔案的資料為基礎(chǔ)，研判事業(yè)單位的人才儲備質(zhì)量，為今后的人才建設(shè)提供指導(dǎo)。這些工作的開展，都離不開具有較高專業(yè)水準(zhǔn)的檔案管理人員，除了具備基本的管理能力之外，管理人員還要具備創(chuàng)新能力和信息化能力，不斷完善檔案管理的細(xì)節(jié)，利用信息化建設(shè)提高檔案的使用質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮人事檔案在事業(yè)單位管理中的基礎(chǔ)作用，以檔案推動人才管理，以人才管理推動事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。為此，事業(yè)單位應(yīng)該加強專業(yè)培訓(xùn)力度，對專職和兼職的檔案管理人員進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強不同部門之間以及與上級機(jī)構(gòu)的銜接，實現(xiàn)合理的人才流動和信息互通。

2.2 加強基層人事檔案的信息化建設(shè)

一是要夯實事業(yè)單位人事檔案的信息化基礎(chǔ)建設(shè)，圍繞上級單位的信息化系統(tǒng)特點，開發(fā)基層的檔案管理系統(tǒng)，務(wù)必要實現(xiàn)系統(tǒng)對接和電子資料的共享，避免技術(shù)問題導(dǎo)致的系統(tǒng)隔離。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，各級單位之間要加強溝通，選擇類似的數(shù)據(jù)庫，并建立互通機(jī)制、共享機(jī)制和人才培養(yǎng)機(jī)制，讓信息化管理成為基層人事檔案管理的主流手段，打造信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

二是要升級事業(yè)單位人事檔案的電子化效率。人事檔案在管理過程中，要形成電子檔案的轉(zhuǎn)化機(jī)制，在規(guī)定時間內(nèi)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并通過卷宗分類，實現(xiàn)專屬網(wǎng)絡(luò)的查詢，對個別有條件的事業(yè)單位，應(yīng)該實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同時歸檔的工作機(jī)制，提高事業(yè)單位人事檔案的電子化效率，便于管理、查詢、轉(zhuǎn)移和使用。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理工作在新時期面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，專業(yè)人員和信息化及建設(shè)的要求越來越高，但在信息化社會中，人事檔案的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移、使用越來越迫切，因此事業(yè)單位管理人員不僅要做好檔案的內(nèi)容管理、資料管理，更要創(chuàng)新管理手段，提高人事檔案的應(yīng)用效率，確保人事檔案在內(nèi)部管理、人才戰(zhàn)略升級、員工晉升和職稱評審中，發(fā)揮更加積極的作用。面對工作中存在的問題，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強資金、制度、人才的保障，提高人事檔案管理水平，確保檔案內(nèi)容的真實性、檔案更新的即時性、檔案使用的高效性。