姚欣欣

（臨沂市沂水縣馬站鎮(zhèn)人民政府便民服務(wù)中心，山東 沂水 276400）

人事檔案是干部、企業(yè)職工、學(xué)校以及軍人等檔案的總稱，隨著社會結(jié)構(gòu)以及經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的不斷轉(zhuǎn)變，在人事檔案管理中會出現(xiàn)大量的“棄檔”以及“扣檔”的現(xiàn)象，并且一些偽造、涂改以及撤換的違法行為經(jīng)常會發(fā)生，因此，人事檔案方面的糾紛案件也越來越多。在這種背景下，在人事檔案管理過程中，發(fā)揮檔案行政管理部門的作用是非常重要的。

1 什么是檔案行政管理部門

檔案行政管理部門是具有政府行政管理職能的檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)，縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門，實行地域管轄的管理原則，管理本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并具體負(fù)責(zé)四項主要的管理職責(zé)，貫徹執(zhí)行法律法規(guī)和方針政策是地方檔案行政管理部門自主的行為，縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作，具有地域性，只能在本行政區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，在檔案理論科學(xué)技術(shù)研究、檔案保護(hù)、檔案教育、檔案宣傳和檔案干部培訓(xùn)方面的組織與指導(dǎo)職責(zé)。

2 當(dāng)前檔案行政管理部門對人事管理存在的不足

2.1 檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認(rèn)識都存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自己不想管也不愿管。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

2.2 人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度，從而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時等現(xiàn)象。在收集歸檔的材料方面，就會發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

2.3 檔案收集滯后，行政工作和檔案管理缺乏創(chuàng)新

在事業(yè)單位的人事工作中充分發(fā)揮檔案的作用，既要求管理人員具備豐富的理論知識和實踐經(jīng)驗，也給檔案管理能力提出了新的要求。在人事工作中發(fā)揮檔案的憑證價值和參考價值，第一點就需要豐富的人事檔案資源支撐。但當(dāng)前我國事業(yè)單位在檔案的收集和保管上還較機(jī)械化，對檔案收集的種類、格式要求沒有進(jìn)行針對性的優(yōu)化和調(diào)整，這也導(dǎo)致了大量低價值檔案資料的出現(xiàn)，而在其中挖掘出有利于人事工作的參考資料，就需要消耗過多的人力物力，大大降低了檔案管理和人事工作的效率。第二就是需要專業(yè)的人才支撐。目前，事業(yè)單位中還存在著對人事基礎(chǔ)理論知識掌握不牢的情況。

2.4 檔案管理人員工作動力不足

檔案管理應(yīng)該屬于一種服務(wù)型工作內(nèi)容，為人們提供人事檔案的借閱、移交、更新、歸檔等服務(wù)。實際工作中，工作偏于被動，都是人們用到檔案時，才來到檔案管理部門進(jìn)行操作。還有，材料審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致部分人在補充材料時，容易出現(xiàn)造假的行為。并且，工作具有密閉性，檔案管理工作缺乏同外界的接觸，加上工作缺乏技術(shù)含量，單調(diào)地進(jìn)行檔案收發(fā)、裝補、取放、審查等工作，容易使檔案管理人員墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀。

3 人事檔案管理模式的創(chuàng)新途徑

3.1 創(chuàng)新人事檔案管理的觀念

人事檔案管理人員的管理理念要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，融入改革的力量，探索人事檔案管理的新渠道和新途徑，運用發(fā)展的眼光看待人事檔案管理中存在的問題，構(gòu)建新型管理模式，以適應(yīng)社會發(fā)展和檔案發(fā)展的要求。樹立為人才服務(wù)的觀念。在人事檔案管理工作中，應(yīng)始終貫徹執(zhí)行以人為本的服務(wù)觀念，滿足人才的需求，促進(jìn)人才的發(fā)展，逐漸轉(zhuǎn)移政治本位的思想，強化為人才服務(wù)的意識和理念，運用高質(zhì)量的服務(wù)，滿足對人才的需求，運用先進(jìn)的服務(wù)方式，更好地挖掘人才。單位和個人都要重視人事檔案管理工作，將其放在重要 地位。

3.2 保障人事檔案的資料完整全面性

當(dāng)前人事檔案工作中仍然存在檔案材料缺失、信息量不足的問題，無法準(zhǔn)確有效的反映個人的全面信息，失去了人事檔案信息資源的功能和服務(wù)的意義。針對現(xiàn)狀應(yīng)變被動等待為主動工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決問題，切實改變?nèi)耸聶n案因內(nèi)容的陳舊不全面而造成的檔案利用的局限性，根據(jù)工作發(fā)展需要充實人事檔案內(nèi)容，如；組織填寫履歷表，對現(xiàn)缺失材料和手續(xù)不完備的檔案主動積極聯(lián)系有關(guān)檔案當(dāng)事人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門補充。日常工作中檔案行政管理部門也要積極聯(lián)系人事材料形成部門，主動搜集應(yīng)歸檔案資料，完善檔案內(nèi)容，提高資料全面性。

3.3 不斷創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理理念

在日常工作中，所涉及檔案管理內(nèi)容諸多，應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理方式與理念，勢必會降低事業(yè)單位檔案管理有效性。因此，在當(dāng)前檔案行政管理部門在人事檔案管理工作中，首先，應(yīng)充分關(guān)注“理念先行”，將優(yōu)化事業(yè)單位人事管理理念放在首要位置，并在這一過程中，促使事業(yè)單位人事檔案管理理念創(chuàng)新，進(jìn)而使人事檔案創(chuàng)新獲得得到理念支持。其次，在全新人事檔案管理理念支持下，一定要不斷提升人事檔案管理工作重視程度，將更多服務(wù)精神，融入于當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中，只有給予人事檔案管理工作高度重視，并逐步優(yōu)化以往人事檔案管理工作模式，賦予人事檔案管理工作全新定義，在不斷反思與學(xué)習(xí)中，對人事檔案管理理念加以創(chuàng)新，進(jìn)而達(dá)到扭轉(zhuǎn)工作思路的作用與目的，從細(xì)節(jié)處著手，使人事檔案工作得到全面優(yōu)化與更新，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案管理工作的重要性與價值。

3.4 人事檔案信息化對保障人事檔案知情權(quán)的促進(jìn)作用

檔案管理模式需要進(jìn)行改革，檔案行政管理部門應(yīng)利用制度應(yīng)與時俱進(jìn)，在遵守國家相關(guān)法律法規(guī)的同時，把有利于廣大人民群眾作為管理工作的出發(fā)點和落腳點，保護(hù)公民了解人事檔案信息的知情權(quán)，增加透明度，放寬服務(wù)對象。檔案行政管理工作應(yīng)以人為本，對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的一些非保密信息，如出生年月、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷、職稱、年度考核情況等向個人開放。首先，應(yīng)允許個人知道自己檔案的目錄內(nèi)容，知道自己的檔案袋里究竟放了些什么。其次，應(yīng)允許向個人開放人事檔案信息中的部分內(nèi)容。查檔人員利用計算機(jī)在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案速度，還有利于保護(hù)人事檔案實體本身的安全。

4 結(jié)束語

檔案行政管理部門在人事檔案管理中起到重要作用，檔案行政管理工作要不斷改革，適應(yīng)時代發(fā)展。根據(jù)國家發(fā)展形勢及各級各地人員需求，提供合理的人力資源。使得人事檔案管理工作能夠充分發(fā)揮自身的積極作用。