王圓圓

（濟南天下第一泉風(fēng)景區(qū)服務(wù)中心，山東 濟南 250000）

檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重要部分，檔案功能的作用也至關(guān)重要。事業(yè)單位的順利發(fā)展和高效管理離不開檔案管理的應(yīng)用研究，其發(fā)揮著維持單位平穩(wěn)運行的作用。檔案管理包含整個單位各種信息資料的存檔和保存，其目的是有利于后續(xù)查閱等，使其在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵性的指導(dǎo)作用。面對社會發(fā)展變化所帶來的機遇和挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與改革，不斷完善檔案管理的辦法和制度，優(yōu)化管理措施，最終實現(xiàn)事業(yè)單位在新形勢下創(chuàng)新的發(fā)展，通過科學(xué)合理的優(yōu)化策略解決問題。

1 檔案管理工作中存在的主要問題

1）缺少專業(yè)化管理人才。有相當一部分從事檔案管理的工作人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，對于檔案的特殊屬性了解不夠，缺乏檔案管理知識和技能，缺乏計算機知識，很少有機會參加系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，沒有獨立開展檔案管理的基本工作能力，難以達到檔案信息化管理的崗位要求。

2）檔案宣傳教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度不夠。檔案管理是機關(guān)、事業(yè)單位行政管理工作的重要組成部分。目前的情況是絕大部分機關(guān)、事業(yè)單位的檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心不夠，專業(yè)人員不愿意從事檔案管理工作，檔案管理人員晉升機會少、待遇偏低，最主要的是各單位對檔案工作宣傳教育力度不夠，存在檔案工作“深在閨中人不知”的現(xiàn)象。

3）各級政府和有關(guān)部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)機會偏少，專業(yè)管理人員的成長速度較慢。

4）安全措施少，管理人員安全意識較低。

2 檔案管理工作分析與思考

2.1 標準化、系統(tǒng)性原則

做好政府機關(guān)、事業(yè)單位檔案管理工作，保障其管理方式方法、運作流程標準化、系統(tǒng)性是整個檔案管理工作的重要任務(wù)，也是提升單位工作能力和服務(wù)品質(zhì)必不可少的環(huán)節(jié)。通過制定、發(fā)布和實施統(tǒng)一的管理標準，形成一個層次分明的整體、不同維度的層級，達到清晰反映整個管理工作全貌的效果。

2.2 更新觀念，開拓思路

因為檔案工作屬于一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，所以難以形成直接、明顯的經(jīng)濟效益。進而在各項工作中，檔案工作往往承擔著配角的工作，默默無聞的奉獻。檔案工作者是腦力、體力相結(jié)合的勞動者，在日常工作時會面對大量的檔案收集整理、保管等，而要想達成理想的工作效果，需要他們具備無私奉獻、積極服務(wù)等品質(zhì)，并且甘為無名英雄。只有具備了這些良好的奉獻理念，才能踏踏實實的干好檔案工作。除此之外，在做好檔案管理工作的同時，還應(yīng)該注重各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。首先就是協(xié)調(diào)好與領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系，爭取獲得一個良好和諧的環(huán)境；其次就是協(xié)調(diào)好和公文處理部門之間的關(guān)系，從多方面著手提升公文處理統(tǒng)一性；最后就是協(xié)調(diào)好學(xué)校各職能部門的關(guān)系，確保歸檔文件完整性。檔案是從學(xué)校各部門收集而來，而且從文件形成到歸檔需要經(jīng)過一段時間和環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會在一定程度上影響到檔案的完整性與質(zhì)量。如果各部門不配合，那檔案管理工作將很難順利開展。

2.3 強化檔案管理人員培訓(xùn)

作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓(xùn)極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當前的部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應(yīng)用加以引導(dǎo)，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應(yīng)引入更多的信息化與科學(xué)化的技術(shù)手段，促進工作人員的整體素質(zhì)的提升。定期開展培訓(xùn)活動是有效提升技術(shù)水平的重要基礎(chǔ)，為提高對計算機技術(shù)的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎(chǔ)。

2.4 創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)設(shè)置

具體加強檔案信息開發(fā)與利用。在新形勢下，檔案管理工作要想獲得顯著的提升，必須得做好檔案信息化建設(shè)。因為社會在發(fā)展，時代也在不斷進步，面對這種情況，檔案工作管理也應(yīng)該摒棄老舊那套，盡快擺脫傳統(tǒng)落后的管理手段，緊跟時代發(fā)展步伐，朝著現(xiàn)代化的方向不斷前進。檔案資源要想更好實現(xiàn)信息化的管理目標，需要將檔案各項管理環(huán)節(jié)與過程數(shù)字化處理，這樣便能使檔案資源合理配置，實現(xiàn)高效的開發(fā)與利用，同時還能達成檔案資源社會共享的目標。就當前情況來看，當前普遍配置了計算機等一些現(xiàn)代化的設(shè)備，不過很多依舊應(yīng)用單一的微機方式來管理檔案目錄，甚至還有部分學(xué)習(xí)就是借助此來打印卡片目錄等，嚴重影響到計算機作用的呈現(xiàn)。為此，需要我們合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動實體檔案管理朝著電子檔案管理的方向前進，使檔案資源開發(fā)與利用更加的高效，為的發(fā)展與決策提供助力。

2.5 安全性管理

檔案是組織活動的原始記錄，具有原始性和唯一性的特點，這就使得檔案的安全性管理顯得尤為重要。首先，要加強管理人員的安全意識教育，強化工作人員的責任感與敏感性。其次，要建立健全完善的檔案管理安全保密制度，在制度層面上筑起一道安全防火墻。第三，要不斷加強數(shù)字化檔案安全保密措施和加密技術(shù)，通過強制性的安全保密措施和嚴格的加密技術(shù)保證數(shù)字檔案的安全。

2.6 完善檔案管理制度，注意新舊銜接

制度是引領(lǐng)事業(yè)單位行事的準則，建立健全檔案管理制度和標準是規(guī)范檔案管理的前提。事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)《檔案法》以及財政部不斷更新的各類“辦法”、“規(guī)定”等制定適合本單位的檔案管理實施細則，明確各類檔案的歸檔范圍、數(shù)據(jù)移交、數(shù)據(jù)保管、查找利用、存儲備份等方面的條款。需要特別強調(diào)的是針對電子檔案的管理細則需規(guī)范完善，務(wù)必確保電子檔案的可靠性和信息可用性。另外需要注意新舊制度銜接的一些規(guī)定要求，比如新《管理辦法》要求僅以電子形式保存檔案的，原則上應(yīng)從一個完整年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度檔案保管形式的一致性。

2.7 堅持檔案管理服務(wù)好管理

堅持檔案管理服務(wù)好管理，檔案才會一個良好的生存環(huán)境，并為利用者提供服務(wù)。在新形勢下，檔案管理要不斷開拓進取，緊緊跟上發(fā)展的步伐，突出重點，做到行業(yè)中工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里，切實為生產(chǎn)一線服務(wù)。因此，加大對本現(xiàn)有檔案的收集力度，擴大收集范圍，拓寬收集渠道，充分做好檔案的收集整理歸檔工作。

3 結(jié)語

為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實踐中學(xué)習(xí)和進步，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位管理中存在的問題和不足之處，改變傳統(tǒng)單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為事業(yè)單位長遠的發(fā)展提供重要的支持條件，也能夠提高事業(yè)單位的綜合實力。