吳 燕

（安徽省地質(zhì)調(diào)查院（安徽省地質(zhì)科學(xué)研究所），安徽 合肥 230001）

檔案是檔案工作的對(duì)象，是從工作中的文檔資料整理而來(lái)的，是展開(kāi)檔案管理等工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。各項(xiàng)工作的展開(kāi)也取決于檔案收集工作質(zhì)量的好與壞、更是取決于事業(yè)單位的檔案文件歸檔和整理。并且，事業(yè)單位中檔案的歸檔管理工作也是國(guó)家檔案管理工作的一個(gè)重要的部分。在接收到文件文檔資料后，以類型或者日期等歸類對(duì)現(xiàn)有的資料文件進(jìn)行歸納及整理，進(jìn)而形成一系列的文檔資料。將他們收集到相應(yīng)的檔案室后，就需要運(yùn)用科學(xué)的方法來(lái)進(jìn)行整理和立卷歸案、編號(hào)后上架從而形成一份檔案。要是想更好的做到檔案的歸檔工作，首先需要做到的是整理好文件，文件作為檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，對(duì)歸檔工作起著直接的作用。其次，合理科學(xué)的歸檔整理方法也會(huì)對(duì)檔案管理工作起直接的影響，合理科學(xué)的方法會(huì)使檔案文件歸檔工作起到事半功倍的效果；更能夠使散亂的文件文檔變得井井有條，把文件中的主要部分顯現(xiàn)出來(lái)，從而為檔案的價(jià)值鑒定提供有效的依據(jù)。

1 科研事業(yè)單位文件歸檔整理的原則

科研事業(yè)單位的檔案文件一般都是在單位進(jìn)行日常工作學(xué)習(xí)中所產(chǎn)生的，而且會(huì)將單位的真實(shí)的歷史面貌展示出來(lái)。科研事業(yè)單位在進(jìn)行文件歸檔整理的時(shí)候，需要注意的是文件的整體性。例文件的正文或附件需要請(qǐng)示復(fù)批等，都需要保證文件的完整性。而針對(duì)檔案的歸檔整理工作，需要做到盡量不能拆開(kāi)來(lái)整理。對(duì)于各個(gè)部門(mén)所整理好歸檔的文件，需要分析研究原來(lái)的卷宗，對(duì)其盡可能的充分利用，盡力保存整理時(shí)的檔案原狀。如果檔案中出現(xiàn)明顯的錯(cuò)誤，可以適當(dāng)進(jìn)行業(yè)務(wù)上的糾正和修改。

無(wú)論是單位在工作學(xué)習(xí)中自發(fā)產(chǎn)生的還是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于本單位下發(fā)的指導(dǎo)性、指示性的文件文檔材料、或與單位相關(guān)的出版物定稿、簡(jiǎn)報(bào)期刊的印本、樣本等，這些文件文檔材料之間已經(jīng)有了一定的、不可分割的關(guān)系。所以，只有在保證文件文檔來(lái)源互相關(guān)聯(lián)的前提下，文件的形式、內(nèi)容、時(shí)間方面的聯(lián)系，才可以更加深切透徹的反應(yīng)文件對(duì)當(dāng)前局面的影響，反應(yīng)文件當(dāng)前形成的活動(dòng)工作面貌，體現(xiàn)檔案的基本特點(diǎn)。我們現(xiàn)在正在做的工作有絕大多都是在前人的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上所進(jìn)行的，科研事業(yè)的單位檔案在組建形成的過(guò)程中加入了許許多多的前人勞動(dòng)成果，也直觀的顯現(xiàn)出了人們自始至終整理檔案歸檔的情況和成果。所以，在整理檔案文件歸檔的時(shí)候，就需要做到，當(dāng)對(duì)部門(mén)所整理的歸檔文檔的檔案，就應(yīng)該充分利用原來(lái)的卷宗，檢索工具等等一些的成果，保存整理過(guò)的原來(lái)樣子。

在科研事業(yè)單位，文件的排版編碼和存檔等方面應(yīng)該放在人事檔案文件歸檔工作的重要位置，應(yīng)根據(jù)不一樣類型的檔案文件歸檔的不同需要來(lái)進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)的處理操作。首先，應(yīng)該根據(jù)科研事業(yè)單位的人事檔案歸檔立卷標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行排版編碼，根據(jù)類型、年號(hào)、卷號(hào)、名稱等信息進(jìn)行具體歸檔編碼。其次，還需要根據(jù)各個(gè)檔案的使用需要需求，對(duì)各個(gè)檔案來(lái)進(jìn)行細(xì)致的二次分類，并且要依據(jù)檔案的使用需要等來(lái)進(jìn)行代碼或簡(jiǎn)稱的編寫(xiě)。第三，進(jìn)行三次分類的目的在于提升檔案文件的檢索效率，進(jìn)而滿足當(dāng)今社會(huì)信息化檔案所應(yīng)用的技術(shù)要求，可以使事業(yè)單位的相關(guān)人員更便捷的查找所需要的具體的檔案信息。

2 事業(yè)單位人事檔案歸檔工作中存在的一些問(wèn)題

2.1 立卷歸檔工作操作不規(guī)范

人事檔案的歸檔工作的操作不規(guī)范會(huì)直接影響人事單位檔案管理效率，是一個(gè)重要的問(wèn)題。一些事業(yè)單位的人力資源部門(mén)缺少規(guī)范的來(lái)進(jìn)行檔案管理歸檔的意識(shí)，在管理的時(shí)候缺乏工作上的配合，使得工作機(jī)制死板，沒(méi)有有效的互動(dòng)配合環(huán)節(jié)，導(dǎo)致專職人員管理是工作壓力太大，從而面對(duì)一些需要核對(duì)和錄入數(shù)據(jù)信息的工作時(shí)，變得十分困難。在相關(guān)人員管理時(shí)，常常會(huì)面對(duì)一些數(shù)據(jù)信息材料不全，更有人事檔案文件不能及時(shí)完全收取的等等問(wèn)題。一些事業(yè)單位的人員還沒(méi)有意識(shí)到關(guān)于人事檔案文件管理的重要性，不能夠?qū)n案文件很好的歸檔整理，舉例來(lái)說(shuō)，有些和職稱有關(guān)的檔案儲(chǔ)存在自己的手里，就極其容易發(fā)生重要的檔案丟失或銷毀等等情況。

2.2 缺乏完善的文件管理體制

人事檔案方面的歸檔整理等工作需要得到應(yīng)該受到的重視。一些科研事業(yè)單位缺少對(duì)人事檔案文件管理歸檔工作的應(yīng)有的重視，很長(zhǎng)時(shí)間不能夠建成標(biāo)準(zhǔn)的完善的人事檔案文件管理機(jī)制，并且大部分人事檔案文件的管理人員缺少專業(yè)的管理工作能力和一些必要的經(jīng)驗(yàn)。

3 針對(duì)人事檔案歸檔等工作的完善對(duì)策

3.1 完善歸檔整理管理機(jī)制

在人事檔案的歸檔整理工作方面，應(yīng)當(dāng)在人力資源的管理方面的實(shí)際需要出發(fā)，鑒于科研事業(yè)單位的人事檔案管理的需求來(lái)形成信息化科學(xué)化的檔案管理的制度。首先，以人才的開(kāi)發(fā)為基礎(chǔ)的目標(biāo)來(lái)增強(qiáng)人事檔案文件的整理歸檔、收集保管的工作水平，更進(jìn)一步的完善好人事檔案文件的管理制度，來(lái)強(qiáng)化對(duì)人事檔案工作的管理和指導(dǎo)，嚴(yán)格規(guī)范的處理好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)下發(fā)的人事檔案文件管理的工作要求。其次，完善好文件的收集制度，運(yùn)用信息化科學(xué)化的方式收集好事業(yè)單位的人員的各個(gè)類型的數(shù)據(jù)信息，從而使人事檔案更有效的傳遞轉(zhuǎn)接，及時(shí)準(zhǔn)確地保存登記一些重要的資料及數(shù)據(jù)信息。適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行重要的數(shù)據(jù)信息的補(bǔ)充，進(jìn)而保證資料信息的完整性、準(zhǔn)確性和全面性。

3.2 提高對(duì)檔案文件歸檔的重視程度

人事檔案文件的管理工作不僅僅會(huì)直接關(guān)系到科研事業(yè)單位的人才建設(shè)的水平，而且還會(huì)影響到科研事業(yè)單位以后的發(fā)展中的人才配置和工作中的方針戰(zhàn)略。加強(qiáng)人事方面的管理就是對(duì)員工負(fù)責(zé)，人事檔案文件是員工晉級(jí)或者辦理所有福利和待遇的一大重要依據(jù)。事業(yè)單位應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)人事檔案文件歸檔管理的注意，提高對(duì)人事檔案文件立卷歸檔等工作的指導(dǎo)與督查力度的重視，提供給檔案管理必要的工作場(chǎng)所和工作條件。檔案的專職管理人員應(yīng)該十分熟悉科學(xué)化信息化的檔案歸檔管理方法加大力度來(lái)普及人事檔案文件的歸檔管理技術(shù)，使檔案管理工作人員不斷地提高自身專業(yè)素養(yǎng)，來(lái)滿足人事檔案文件管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，科研事業(yè)單位的人事檔案文件的歸檔整理工作應(yīng)該為事業(yè)單位的人才管理所服務(wù)，更注重的應(yīng)該是用信息化的手段和管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提升歸檔整理工作的整體水平。對(duì)于當(dāng)今的人事人員管理制度，人事檔案文件的數(shù)據(jù)應(yīng)用需求，形成了專業(yè)的檔案文件管理歸檔機(jī)制，滿足更深一層進(jìn)行檔案管理的需求，減少人事檔案文件在被使用和管理時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)科研事業(yè)單位的實(shí)質(zhì)，按照文件歸檔整理的原則規(guī)律，及時(shí)的把歸檔文件材料有序的系統(tǒng)的整理好，使得人事檔案文件有較高的利用價(jià)值，從而有更好的社會(huì)效益，為當(dāng)今的現(xiàn)代社會(huì)服務(wù)。事業(yè)單位的檔案立卷歸檔文件整理的工作需要嚴(yán)格的按照各個(gè)事業(yè)單位的性質(zhì)和與之相關(guān)的條例規(guī)章來(lái)進(jìn)行管理。