黃華華

（福州新區(qū)交通建設(shè)有限責(zé)任公司，福建 福州 350008）

隨著信息技術(shù)和自動(dòng)化管理水平不斷提高，檔案管理工作進(jìn)入了新的階段。現(xiàn)階段，企業(yè)所需要考慮的問題便是如何采取有效措施推動(dòng)文書檔案工作朝著自動(dòng)化管理的方向前進(jìn)。本文就此展開討論 研究。

1 辦公自動(dòng)化下檔案管理工作的重要意義

同傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用簡化了檔案管理復(fù)雜的程序，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)等手段完成信息的傳遞，提高了工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都是借助手工復(fù)制檔案的方法，以此來優(yōu)化降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)。但是在這個(gè)過程中，極有可能由于工作人員的個(gè)人原因或者是傳輸環(huán)節(jié)出現(xiàn)障礙，從而造成出現(xiàn)信息記錄出現(xiàn)偏差，影響檔案管理的效果。而將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，工作人員只需要操作鼠標(biāo)就能夠輕松復(fù)制文件，很大程度上降低了失誤率。

另外，方便信息的傳播。管理人員可以保存原始文件，將有用的信息分享出去，滿足大眾對信息的需求。使用辦公自動(dòng)化工具除了方便檔案存儲(chǔ)之外，還能夠全方位統(tǒng)計(jì)文件當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息并進(jìn)行綜合分析，從而有效整合信息數(shù)據(jù)，為下一步工作提供數(shù)據(jù)支撐。而且信息能夠快捷的查閱，只需要在計(jì)算機(jī)當(dāng)中輸入關(guān)鍵詞便能夠檢索所需要的文件資料，節(jié)省時(shí)間。

2 辦公自動(dòng)化過程文書檔案管理存在的問題

1）管理過于形式化?，F(xiàn)階段工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，存在的最大問題便是管理過于形式化。為此這就要求管理人員工作中實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的制度來規(guī)范日常檔案工作。但是從當(dāng)前來看，一些單位在開展此項(xiàng)工作過程中，并沒有引進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，再加上管理目標(biāo)過于模糊，以至于文書檔案管理工作存在諸多問題。另外存在工作過程中過度依靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的情況，從而造成文書檔案歸檔、整理相對滯后，質(zhì)量無法滿足檔案管理的需求。此外，工作人員缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在工作過程中沒有發(fā)揮主觀能動(dòng)性，只是機(jī)械的完成領(lǐng)導(dǎo)布置下來的任務(wù)，自身對于檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，這也是管理形式化的原因之一。

2）管理人員自身問題居多?，F(xiàn)階段，負(fù)責(zé)檔案管理工作人員仍然存在身兼數(shù)職的情況，他們不能夠?qū)⒆约喝康木τ糜跈n案管理工作。這是因?yàn)榇蟛糠值臅r(shí)間他們還需要處理其他的瑣碎事情，這就造成文件檔案管理體系遲遲沒有完善，專門負(fù)責(zé)文件檔案工作的人才更是寥寥無幾。這其中與工作職責(zé)不明確，崗位調(diào)動(dòng)大，有著直接 聯(lián)系。

3）檔案管理同文書工作之間銜接風(fēng)險(xiǎn)較大。因?yàn)槲臅蜋n案管理兩者處在一個(gè)辦公系統(tǒng)當(dāng)中，這也就意味著兩者之間存在較大的關(guān)聯(lián)性。只有兩者有機(jī)結(jié)合到一起，才能夠有效優(yōu)化辦公室工作的效果。但是在實(shí)際工作當(dāng)中，管理人員對于文書檔案缺乏足夠的關(guān)注度，檔案管理意識薄弱，以至于在處理文書的過程中失誤現(xiàn)象頻繁發(fā)生，公文格式、內(nèi)容等與現(xiàn)實(shí)要求不符。

3 文書檔案自動(dòng)化管理的具體措施

1）配備專業(yè)化的硬件設(shè)施。為了能夠推動(dòng)文書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的目標(biāo)，首要條件便是在企業(yè)內(nèi)部配置互聯(lián)網(wǎng)、電腦等設(shè)備，這是推動(dòng)自動(dòng)化進(jìn)程的必要條件。所以就需要企業(yè)分撥專門購買硬件設(shè)施的款項(xiàng)，根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展需求選擇質(zhì)量優(yōu)良的硬件設(shè)施，從而為檔案管理人員做好文書檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，有助于企業(yè)向現(xiàn)代化辦公轉(zhuǎn)型。

2）完善自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為了提高文書檔案管理工作的安全性，避免檔案信息內(nèi)容泄露，需要管理人員采取有效措施完善自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，避免遭到外網(wǎng)的襲擊，從而保障網(wǎng)絡(luò)安全。一方面，借助路由器設(shè)置準(zhǔn)許進(jìn)入文書檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的IP地址，對其他的網(wǎng)址進(jìn)行屏蔽。另一方面，充分利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中的防火墻功能，有效隔絕一些不良信息。強(qiáng)化防火墻安全性能，及時(shí)檢測至非法入侵從而進(jìn)行屏蔽及優(yōu)化控制，增強(qiáng)文書檔案的保密性能，確保管理的及時(shí)性、有效性。

3）加強(qiáng)文書檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。雖然說當(dāng)前文書檔案工作正朝著自動(dòng)化的方向前進(jìn)，但是這份工作的進(jìn)行仍然離不開人工的操作，傳統(tǒng)檔案工作在轉(zhuǎn)型升級的過程中，對工作人員的技術(shù)操作能力以及管理能力提出了更高的要求，檔案管理人員務(wù)必采取有效措施加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)。因此，需要定期組織管理人員進(jìn)行知識再教育工作，有助于其熟悉自動(dòng)化操作方法，同時(shí)掌握電子文件歸檔的相關(guān)程序。此外，文書檔案管理人員之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)彼此之間的溝通交流，互相交流分享學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，從而方便及時(shí)解決工作過程中遇到的問題，提高管理工作的質(zhì)量和效率。

4）落實(shí)安全管理工作。現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)安全問題不容小覷，為了能夠進(jìn)一步確保檔案信息安全，需要管理人員立足于管理現(xiàn)狀采取必要行動(dòng)。比如，可以將一些珍貴的帶有公司印章以及手跡的文件，借助微縮技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為圖像文件，便于存儲(chǔ)。這樣也能夠避免文件遭到損壞或者是被人惡意篡改，方便保管原始文件。而且微縮技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上節(jié)省檔案儲(chǔ)存空間，能夠長時(shí)間的保存文檔，強(qiáng)化文檔的保密效果。另外，還需要強(qiáng)化備份技術(shù)的應(yīng)用，謹(jǐn)防在存儲(chǔ)過程中文件丟失。

5）實(shí)現(xiàn)電子文檔和紙質(zhì)資料的統(tǒng)一。對于企業(yè)當(dāng)中關(guān)鍵且需要長期甚至是永久保存的文檔資料而言，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行紙質(zhì)資料歸檔處理。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文件按照類別進(jìn)行分類之后，制作電子目錄，既能夠確保文件保存質(zhì)量，又方便工作人員查找使用，從而減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。對于企業(yè)內(nèi)部需要互相傳遞的文件資料或者是帶有通知、總結(jié)字眼的文件資料，一般提倡使用文件自動(dòng)化管理系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，節(jié)省簡化工作程序的同時(shí)方便工作人員明確文件去向，避免在文件傳遞過程中不小心流失或者是泄露出去，給公司帶來不可挽回的損失。如果這些文件需要提供紙質(zhì)資料的話，可以借助掃描機(jī)器進(jìn)行掃描，并將其存儲(chǔ)在電腦里。

6）確定文書檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)過程中有著數(shù)量豐富且繁多的文書檔案，為確保文書檔案管理符合一定標(biāo)準(zhǔn)，便于管理，在紙質(zhì)檔案管理當(dāng)中，早已形成了一整套管理制度。但是當(dāng)前辦公自動(dòng)化管理處于初始階段，管理人員的工作能力有待提高，再加上管理系統(tǒng)正在不斷的更新升級當(dāng)中，不同類型的文件資料的存儲(chǔ)管理方式存在一定的差異性，以至于在管理工作進(jìn)行過程中，很容易造成文件檔案的遺失或者重復(fù)。所以，當(dāng)前管理人員所需要考慮的問題便是如何制定適用于紙質(zhì)版和電子版儲(chǔ)存方式的管理標(biāo)準(zhǔn)另外。同時(shí)要考慮辦公自動(dòng)化技術(shù)一直在升級當(dāng)中，以至于原有的數(shù)據(jù)記錄手段已經(jīng)無法讀取信息，因此就需要管理人員及時(shí)更新電子版文件的存儲(chǔ)方式，避免造成文件失效的后果。

4 結(jié)束語

總而言之，科技改變了我們的生活，同樣也改變了文件檔案管理的模式，文書檔案自動(dòng)化管理已經(jīng)成為時(shí)代的必然選擇。為了能夠盡快完成文書檔案工作從紙質(zhì)版到電子版的轉(zhuǎn)變，就需要檔案管理人員立足于檔案管理工作的實(shí)際情況，采取切實(shí)可行的措施，提高自身文化素質(zhì)，制定全新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而為企業(yè)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。