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        檔案管理在企業(yè)內部控制中的應用

        2021-04-14 20:04:39符朝妮
        卷宗 2021年1期
        關鍵詞:檔案管理信息管理

        符朝妮

        (中海石油(中國)有限公司湛江/海南分公司,廣東 湛江 524057)

        檔案管理是一個現(xiàn)代化名詞,每個人自來到世上的一刻起,就有了自己的檔案,并且會終身伴隨他的一生。企業(yè)也會有自己的內部檔案,所以檔案管理工作是十分重要的管理工作。檔案管理對企業(yè)運營也起到了重要作用,也是重要的內部管理工作。為了有效進行企業(yè)的檔案管理工作,要選用具有專業(yè)能力的工作人員。檔案管理可以為企業(yè)的內部信息管理提供技術支持。檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)內部控制中的應用范圍較為廣泛,可以實現(xiàn)更為周全的檔案管理工作,一個企業(yè)的檔案管理工作??梢杂行н\行,對企業(yè)的整體經(jīng)營有著重要影響,也會提供極大的推動力。

        1 現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作

        現(xiàn)代企業(yè)需要規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng),具有條理性的檔案管理,能夠為企業(yè)內部控制提供有效支持。在企業(yè)運轉的過程中,在任何發(fā)展階段,都需要以有秩序的檔案管理?,F(xiàn)代企業(yè)要求進行規(guī)范的檔案管理工作。在企業(yè)的任一經(jīng)營方面,都有完善檔案管理體系的必要性。進行檔案管理體系的完善工作,可以合理掌控企業(yè)的內部控制工作,協(xié)調管理外部運營,對創(chuàng)建良好的企業(yè)形象有極大幫助。但由于歷史的不可抗力因素,部分企業(yè)管理人員不注重檔案管理工作。但現(xiàn)代化企業(yè)在不斷進行體制改革,現(xiàn)代觀念也帶來了極大程度的影響。企業(yè)之間的競爭變得更加激烈,大部分企業(yè)的管理人員對檔案管理工作更加注重,并且規(guī)律建設具有專業(yè)職能的檔案管理部門。

        我們列舉簡單的例子,來探究檔案管理的重要性。在21世紀初某世界聞名的能源服務公司,曝光了一則內部丑聞,財務管理部門涉嫌假造財務數(shù)據(jù)。該公司領導為了獲取超額的經(jīng)濟利潤,欺騙了各位股東,銷毀證據(jù),并且隱藏了對外債務。為了避免股東發(fā)現(xiàn),制造了財務假賬偽造財務報告,這里一系列違法行為使該公司的基本形象破滅。從發(fā)展角度來看,該公司最終導致如此嚴重的后果,將內部資產(chǎn)消磨殆盡,也失去了社會公眾的基本信任,根本原因是內部控制工作進展不到位,沒有較為完善的檔案管理體系。安然公司的檔案管理問題,也體現(xiàn)在多個方面,不止影響該公司的基本經(jīng)營,也會造成其他方面的不良影響。銷毀財務報告是非常嚴重的違法行為,如果該公司的檔案管理體系較為完善,有嚴格規(guī)定,那么不能輕易銷毀財務報告。這也體現(xiàn)了該公司在檔案管理方面的疏漏,為了促進企業(yè)的良好發(fā)展,要有效解決企業(yè)的運營管理問題,提升內部管理水平,解決企業(yè)的檔案管理問題,提升企業(yè)的內部控制效率。

        2 企業(yè)的內部控制力

        從企業(yè)的內部管理角度來說,檔案管理系統(tǒng)的工作水平也體現(xiàn)了企業(yè)的內部控制力。企業(yè)的內部控制情況體現(xiàn)在其工作流程。企業(yè)的工作流程較為繁雜,董事會和企業(yè)管理人員以及企業(yè)的整體員工作為工作對象,共同參與到企業(yè)的內部控制工作中。通過這種聯(lián)系,可以形成較為完善的企業(yè)內部控制體系。完善的企業(yè)內部控制體系,可以形成極為高效的控制局面。企業(yè)在發(fā)展進步的過程中,也要實現(xiàn)更為完善的內部控制工作。從我國發(fā)展層面來看,我國企業(yè)管理水平相較于西方國家,有較大程度的差異。為了實現(xiàn)更為完善的內部控制工作,要針對企業(yè)的內部管理進行有效探討。不但要進行人力資源的合理規(guī)劃,還要實現(xiàn)更為完善的內部信息管理工作。通過優(yōu)化整合企業(yè)的信息資源,實現(xiàn)更為完善的內部控制。

        從大部分企業(yè)的管理狀態(tài)來看,我國企業(yè)內部控制框架由COSO報告和《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》的內部控制框架所組成的。COSO提出了五大核心要素和三大管理目標。本文在下文開展簡單介紹,企業(yè)內部控制體系所說的是一套具體管理流程,也是開展企業(yè)內部控制工作的主要依據(jù)。這是根據(jù)實際情況提出的戰(zhàn)略性管理方案。

        主要根據(jù)內部信息和經(jīng)營狀態(tài),來進行企業(yè)經(jīng)營風險的預估工作。要針對內部控制信息和人員管理情況來實際開展,通過掌控內部管理信息,達到企業(yè)信息資源的合理控制。同時采用信息交流模式,進行企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)的有效掌控。信息交流是基于企業(yè)信息管理開展的實際工作,包括內部控制信息和外部經(jīng)營信息,只要是有利于企業(yè)管理的信息資源,都可以應用到實際工作中,它主要是進行企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)的有效監(jiān)控,篩選合理信息,進行運營要素的風險評估工作。該報告中還包括了三大經(jīng)營目標,分別為報告目標,運營目標和臺規(guī)目標。報告部目標是針對企業(yè)內部信息管理的,要確保企業(yè)內部信息的真實性和時效性,從而方便開展公開透明的企業(yè)管理工作,運營目標是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況和企業(yè)的協(xié)調管理能力來實際制定的。臺規(guī)目標,主要要求企業(yè)嚴格按照合法規(guī)定和管理制度,來進行企業(yè)的運營管理。

        3 檔案管理在企業(yè)內部控制中的合理應用

        上文簡單介紹了在企業(yè)經(jīng)營管理過程中的檔案管理工作和內部控制的實際聯(lián)系,也體現(xiàn)了檔案管理的重要性。我們在日常生活中,經(jīng)常可以看到有關新聞,比如知名度較高的某企業(yè),因為一些內部管理問題,出現(xiàn)丑聞。上文所提出的企業(yè)丑聞,就是例子之一。另一家我國較為知名的實業(yè)股份公司,也被曝出造假新聞,在短短三年之間累計造假,收入高達10億元。通過檔案管理工作,來進行企業(yè)內部管理機制的有效調整,也是一種有效的實際工作。

        檔案管理對企業(yè)內部信息的有效整理,可以調動企業(yè)內部控制的有效性,提供積極影響。在進行企業(yè)檔案管理的過程中,要充分落實企業(yè)各個階段的內部控制策略,也就是要將整個企業(yè)的信息資源都進行有效管理。這樣不論是進行企業(yè)的內部控制管理,還是企業(yè)員工的人員調動,都能夠實現(xiàn)更為高效的信息交流企業(yè)在進行內部信息調整工作的過程中,要采取有效的管理機制,進行內部信息的協(xié)調管理,這對提升企業(yè)的內部控制力有十分重要的作用。要針對企業(yè)相關部門的有效改革樹立明確目標進行人員資源的有效調整。

        通過完善檔案管理體系,進行有效的施工調整和內部改革。為了提升企業(yè)的內部控制能力,要進行更為全面的信息管理。要針對各個部門的應用情況進行目標改革。要進行企業(yè)經(jīng)營策略的有效調整,體現(xiàn)檔案管理工作的實際作用。實現(xiàn)更為高效的檔案管理工作,能夠起到實際監(jiān)督的作用,進行各個工作部門進展情況的有效考核,有利于提升企業(yè)的經(jīng)營實力和競爭力。營造良性經(jīng)營環(huán)境,有利于企業(yè)的奮斗發(fā)展,也有利于提升工作效率。為了實現(xiàn)更為全面的檔案管理,為企業(yè)經(jīng)營提供可靠控制,為企業(yè)的內部控制工作提供更好的服務,從而進行更為高效的科學管理。

        4 結語

        經(jīng)過上述內容的有效分析,可以充分了解到,檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)內部的控制作用。這可以體現(xiàn)檔案管理工作在企業(yè)內部的重要意義,也能體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。檔案管理工作可以為內部控制提供有效支持,內部控制也可以完善檔案管理體系。要針對實際情況進行有效的調整改革,使二者共同實現(xiàn)發(fā)展作用。

        為了實現(xiàn)更為完善的內部控制,減少內部管理問題,要積極進行高效的檔案管理工作,促進企業(yè)發(fā)展。

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