周文泓 吳瓊 黃小宇

摘? 要：為解決突發(fā)事件應急建檔的方法問題，通過對美國檔案工作者協(xié)會應急建檔指南的文本分析，從事前籌備、應急響應、事后完善與長期管理的建檔流程和保障措施兩方面解析其實踐要素。由此提出結合我國實際的突發(fā)事件應急建檔策略：加強應急建檔主體的高效聯(lián)動與動態(tài)協(xié)調;立足突發(fā)事件的實際特點設計靈活的管理流程，深化針對跨媒介、多形式信息對象的具體規(guī)范;構建全面的應急建檔保障體系，以期推動應急建檔理論與實踐的發(fā)展。

關鍵詞：美國檔案工作者協(xié)會;應急建檔;突發(fā)事件;檔案管理;策略研究

Abstract： In order to address the methodological issues of emergency archiving， this article clarifies the practical methods for emergency archiving in terms of processes and supporting measures during the process of pre-preparation， immediate response， follow-up and long-term management based on the text analysis of Documenting in Times of Crisis Toolkit by Society of American Archivists. Therefore， the following strategies for emergency archiving in China are presented： strengthen the dynamic coordination of multiple subjects; design flexible archiving processes based on the characteristics of emergencies; specify the guidance on managing various objects; and build a comprehensive supporting system， hoping to promote the development of emergency archiving strategies in both theories and practices.

Keywords： American association of archivists; Emergency archiving; Emergency events; Archives management; Strategies analysis

隨著人類記錄能力、社會記憶建構意愿、以及信息資源與資產留存意識的提升而凸顯出突發(fā)事件應急建檔的議題。在實踐層面，雖然已形成相對完整的流程與對應規(guī)范，但依然存有時間的滯后性與應急管理特質不充分、不系統(tǒng)的局限。在理論層面，現(xiàn)有研究主要結合事件維度與檔案管理已有理論與方法形成建檔框架、流程及策略，但對“突發(fā)”特性所需的應急需求分析與實現(xiàn)不足，有待明確建檔在應急方向之下是什么、怎么做的問題。

本文將通過文本分析的方法，以北美歷史最悠久、規(guī)模最大的全國性專業(yè)協(xié)會美國檔案工作者協(xié)會（Society of American Archivists，后簡稱SAA）制定的用于指導包括檔案館在內的記憶機構的應急建檔指南[1]（后簡稱“指南”）為例，梳理其內容并歸納突發(fā)事件應急建檔整體框架、流程與實踐要點，結合我國實際提出突發(fā)事件應急建檔策略。

1 SAA應急建檔指南說明

SAA于2018年通過制定和共享立即可用的突發(fā)事件應急建檔工具包（含32份材料），協(xié)助文化遺產保護者、檔案工作者和其他人員收集和管理突發(fā)事件相關材料。

基于對工具包中文件的編碼分析，得出指南為突發(fā)事件應急建檔提供了流程指導和保障措施說明。其中，建檔流程包括事前籌備期、應急響應期、事后完善期及長期管理四階段，并且以心理支持為全程保障。

1.1 建檔流程

1.1.1 事前籌備期。在事前籌備期考慮要收集的資料、所需政策指南和合作伙伴。一方面需考量自身使命及定位，并明確機構或合作伙伴是否有能力推進存檔工作;另一方面，需明晰材料的預期用途、用戶和影響。

（1）若要建檔：頂層設計上，要梳理可能用到的文件并編寫草案，包括但不限于與收集和合作相關的政策協(xié)議;實踐行動上，一是應確定合作伙伴，以獲空間、技術、人力等支持;二是尋找資源，學習相關實踐經(jīng)驗。

（2）若不建檔，則需思考在事件發(fā)生后可提供何種支持，這既要考慮悲劇事件帶來的后果，也要考慮機構在構建創(chuàng)傷記憶中的角色定位。

1.1.2 應急響應期。（1）籌備。指南在應急響應期就與利益相關者和合作伙伴的協(xié)商、材料臨時存儲地、長期存儲地及其清理工作進行了規(guī)劃。SAA提供了兩類協(xié)議模板以明確合作伙伴的權責分工。一是通過志愿協(xié)議書，明確志愿者應遵循的原則;二是確認合作者目標和分工，以厘清各自的角色和責任。

（2）收集。首先，應制定包括收集目的、政策及范圍在內的收集指南。在目的表述中明確存檔原因、具體事件和收集對象;在政策表述中說明檔案的獲取、組織、保管和訪問等方面的工作要求;規(guī)定擬收集材料的格式或形式。其次，工作組規(guī)定了自主收集、接受贈與、公眾提名等多種不同的收集策略。

在收集過程中，工作組也提出三點建議。一是及時記錄相關背景信息。二是明確歸檔材料的所有權。三是及時記錄利益相關者信息，以便后續(xù)追蹤。

（3）整理。為迅速整理所收集的材料，工作組制定了相關指南及模板。在進行材料編碼并開發(fā)識別系統(tǒng)的基礎上，明確材料的收集時間及地點、物理特征描述、關聯(lián)物品信息、情況描述、整理人員姓名等信息，保證整理形式上的一致性。

1.1.3 事后完善期。（1）籌備。為方便持續(xù)性管理，工作組提供了人員安排及預算管理指南。一是用于明確工作人員工作時長、資質要求及責任的文件模板。二是基于不同維度提供不同預算模板。

若計算多年成本，需明確人員、物資、服務及其他費用;若針對某一主題收藏制定預算，則需考慮總處理時長、職員薪水和使用物品等要素。此階段的籌備規(guī)劃也延續(xù)至了長期管理。

（2）鑒定。指南首先對鑒定作出了定義，即明確材料的存檔價值，并基于法律規(guī)定、目前及潛在的用途判定檔案保管期限;其次明確了鑒定的內容。

關于鑒定的內容，在材料上主要鑒定來源與去向、所包含的事件信息、材料的獨特性以及唯一性或完整性、材料的其他情況。在管理上，主要評估材料是否符合收集政策和目標，以及管理方能否提供相應存儲空間和保護措施。最后存檔鑒定結果，以便考查。

（3）處置。鑒定后需處置臨時存儲材料。符合歸檔要求的移交至存檔機構長期存儲，否則予以清理。對于移交過程，指南對志愿者進行如下規(guī)范：一是移交前說明建議和禁止攜帶的物品;二是明確移交中對不同形式的材料的要求。

1.1.4 長期管理。（1）二次鑒定與處置。指南梳理了需特殊處置的原因，并針對一般情況和特殊情況規(guī)定了相應的處置方式。

（2）開放利用。為保障檔案開放利用的合法性，指南明確了相關法律要求。開放利用之初需明確檔案版權歸屬問題，除版權已進入公共領域的檔案外，用戶須在出版或展示前獲得版權持有人許可。若建檔主體擁有版權，則可在用戶申請后允許基于雙方同意的用途出版。此外，指南也歸納了一系列特殊限制，如數(shù)字內容發(fā)布者意愿、口述材料受訪者意愿以及所有權轉讓限制、政策對隱私或敏感材料的限制、地方或聯(lián)邦法律對隱私信息的限制等。

（3）資源補充建設。指南提供聯(lián)系追蹤表，可在事件發(fā)生后追蹤與捐贈者、志愿者和其他利益相關者的互動，進行資源補充建設。

1.2 保障措施。指南從突發(fā)事件的悲劇性特質出發(fā)，提供了聚焦心理健康的資源集合，包括心理知識、管理人員的責任準則等，在規(guī)劃上體現(xiàn)對心理支持的全流程貫通。事前籌備期需找尋合適的情感支持提供者，如尋求當?shù)氐男睦碜稍?、人力資源支持服務等;后三個階段應保持其與工作人員、志愿者的聯(lián)系，保證工作者的心理健康，以提供人員保障。

2 SAA應急建檔要點

2.1 應急建檔行動主體網(wǎng)絡的協(xié)同組建。指南尤為突出在事前籌備期構建覆蓋各領域的應急組織網(wǎng)絡，并在應急響應期基于現(xiàn)實情況及時協(xié)調利益相關者，從而充分調配人力資源并理順協(xié)作關系。

一方面，突出組建跨領域、跨機構的應急組織網(wǎng)絡。建檔機構及其同行機構。另一方面，強調建檔流程中的主體協(xié)調，以應對突發(fā)事件復雜多變的特性。

2.2 基于突發(fā)事件發(fā)展規(guī)律的流程設置。鑒于突發(fā)事件具有發(fā)生的突然性、信息生成與傳播的不確定性等特點，應急建檔流程需針對其特性進行專門化設置。

一方面，建檔工作被劃分為事前籌備期、應急響應期、事后完善期、長期管理期四個管理階段。鑒于第一時間記錄和掌握事件相關一手資料的是事件親歷者、目擊者等主體，其收集的目的、方式、內容等都存在差異，若不及時收集則極易散失或難以在后期還原檔案聯(lián)系，故需檔案工作者在事件發(fā)生后的短時間內迅速收集。

另一方面，不同管理階段工作重點在整體框架下予以明確并相互補充以應對突發(fā)事件的諸多不確定性。應急響應期強調收集資料的齊全和快速;事后完善期重在鑒定和處置。最后再從長遠的角度，進行二次鑒定與處置，以及資源的補充與開放。

2.3 針對復雜多樣信息對象的具體規(guī)范。首先，對于社會活動中直接產生的原始記錄，提供從收集到利用的全過程規(guī)范。

為保證其完整、真實和可靠，指南詳細明確了每一階段的處理方式以及需考慮維度。

其次，指南也為形式或內容特殊的信息對象提供針對性指導，包括口述檔案、社交媒體信息和網(wǎng)頁信息等數(shù)字內容以及有機材料等。

如數(shù)字內容的采集工作，機構自行爬取時需先以《網(wǎng)絡信息存檔許可表》獲取網(wǎng)絡信息發(fā)布者的授權允許爬取，用戶上傳數(shù)字內容時需滿足《數(shù)字內容提交條目與要求》，以證明收集工作的合規(guī)性，以及保障信息的原創(chuàng)性、合法性。

2.4 應急保障措施的全方位配置。全面部署人力、財力、基礎設施保障。三者相互支撐并貫穿于全流程。一方面，指南在認知上識別并重視突發(fā)事件的悲劇性特質，為處理較長時間接觸悲劇性事件相關信息的檔案工作者和志愿者可能產生的代替性創(chuàng)傷或抑郁等心理問題，尤為重視心理支持工作。

另一方面，指南在行動上積極做出貫穿全程的規(guī)劃，保障情感支持的提供者和工作人員的全過程聯(lián)系，并提供大量相關資源集合，以保障工作人員的心理健康，為應急建檔和檔案長期管理提供了人員支撐。

3 啟示：突發(fā)事件應急建檔策略

3.1 加強應急建檔主體的高效聯(lián)動。為促進應急建檔工作的組織協(xié)調，使主體更加多元、建檔能力更加全面，需加強跨領域、跨機構的及時高效的建檔主體聯(lián)動。

一方面，明確檔案部門在建檔工作中的主體和統(tǒng)籌地位，大力推動各類社會主體的合作，吸納社會組織與公眾的參與。例如，疫情期間各級檔案館廣泛征集具有收藏、研究、展示、紀念價值的代表性資源[2]。這一做法拓展了資源來源，提高了建檔的社會化程度。

另一方面，建立建檔行動流程中動態(tài)協(xié)調機制。一是在建檔團隊組成后，通過合約簽訂明晰各方責任，并建立層級設置得當、權責明確的聯(lián)絡機制;二是設置專員負責信息溝通與具體事務協(xié)調反饋。

3.2 提高應急建檔流程的靈活性。提高應急建檔流程的靈活性的要點在于明確事前、事中、事后不同階段的工作重點。例如，建檔初期對信息的收集為維護信息的完整性而對檔案屬性的限制應有所放松，在中后期整理時強化質量管控。同時，考慮到突發(fā)事件的“在場記錄”往往是零散有限的，可根據(jù)原始信息的數(shù)量與質量確認口述資源補充的具體需求。

3.3 加強應急建檔對象的針對性規(guī)范。為保障對不同類型的信息對象管理的科學性與合規(guī)性，需深化針對跨媒介、多形式信息對象的具體規(guī)范。

針對特殊類型的材料處理設定特殊的管理要求，如對于規(guī)模龐大、增長迅速且極易消逝的網(wǎng)絡資源中具有存檔價值的信息，既需要宏觀制度框架的方向性、原則性指導，又需要提供具體方法、建檔流程和各類工具性資源，以此確保突發(fā)事件網(wǎng)絡存檔的科學性。

3.4 加強應急建檔保障體系的全面性。一方面，應貫穿整體思維，構建周密的保障體系?；诮n主體，應以工作需求為導向，明確保障要素、提供相應支持的人員以及在實踐過程中如何開展保障工作。另一方面，應秉持以人為本，保障人員的身心健康?；谥改显谛睦碇С址矫娴闹匾暎山梃b其要求，提高對應急建檔人員心理援助的關注，強化我國在此領域的配套保障。

作為應急建檔團隊的統(tǒng)籌者，關注工作進程的同時也應顧及相關人員的身心健康情況。一是在事前明確雙方訴求并告知其可能受到的影響;二是在事中事后通過人力和物力雙保障以最大化滿足對方需求并盡可能降低由建檔工作而帶來的消極影響。如對影響較大的突發(fā)事件進行應急建檔時，工作人員在同社會角色相近的受害者溝通交流時極易產生共情，累積負面情緒，導致心理問題的產生。建檔的組織者需預判此類風險，在工作中連結線上線下心理疏導與咨詢渠道予以關照，將保障工作人員的心理健康作為建檔工作的重要內容。

參考文獻：

[1]Society of American Archivists.Documenting in Times of Crisis：A Resource Kit[EB/OL].[2020-11-30]. https：//www2.archivists.org/advocacy/documenting-in-times-of-crisis-a-resource-kit#immediateresponse.

[2]中國檔案報.眾志成城抗擊疫情 齊心協(xié)力共克時艱——各地檔案部門全力做好疫情防控工作和疫情防控期間檔案工作[EB/OL].[2020-02-14].https：//www. saac.gov.cn/daj/yaow/202002/e5df2f6edec74f24a6299972af67e605.shtml.

（作者單位：四川大學公共管理學院? 來稿日期：2020-12-19）