張 悅

青海紅十字醫(yī)院辦公室，青海 西寧 810000

1 前 言

醫(yī)院辦公室當(dāng)中的檔案管理工作經(jīng)過了很長(zhǎng)一段時(shí)間的發(fā)展，正在不斷地實(shí)踐過程當(dāng)中得到更加全面的完善。醫(yī)院辦公室檔案管理時(shí)醫(yī)院發(fā)展過程中重要記錄，其管理工作水平在某種程度上也決定了醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展水平，因此，為了更好的推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步，讓其能夠更好地為社會(huì)大眾服務(wù)，必須對(duì)醫(yī)院內(nèi)辦公室檔案管理進(jìn)行更加深入的研究，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部辦公室檔案管理工作存在的缺陷問題加以明確，對(duì)其存在的不足之處進(jìn)行改善，進(jìn)一步提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平[1]。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理特點(diǎn)

2.1內(nèi)容多 伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院內(nèi)部辦公室當(dāng)中的文檔管理也在不斷地完善，醫(yī)院辦公室文檔管理的種類也越來越復(fù)雜和多元化。其所包含的內(nèi)容有：醫(yī)院內(nèi)部的管理機(jī)制、業(yè)務(wù)條例、總結(jié)以及設(shè)計(jì)等等具有專業(yè)指導(dǎo)性的信息，這類信息在醫(yī)院職員流動(dòng)時(shí)期以及更新?lián)Q代時(shí)期具有非常明顯的效用。其次時(shí)醫(yī)院進(jìn)行組織或者參與的會(huì)議信息文件以及照片等等資料。再次是醫(yī)院當(dāng)中上級(jí)部門傳達(dá)的具體信息，比如國(guó)家衛(wèi)計(jì)委所下發(fā)的條例、醫(yī)院必須要進(jìn)行落實(shí)的法律法規(guī)等等。最后是醫(yī)院當(dāng)中發(fā)生的核心事件的具體信息，比如醫(yī)院所贏取的榮譽(yù)、簽發(fā)的文件、醫(yī)療矛盾記錄文件、醫(yī)生選聘和晉升記錄檔案以及其他的常規(guī)性文件等等在內(nèi)的具有價(jià)值的信息資料。

2.2模式多元 醫(yī)院當(dāng)中的檔案信息并非只有一種模式，而是具有極為多元的模式，主要有三種。其一為文字文檔，文字文檔是其中最為常見的一種檔案模式，所采取的記錄手段為紙質(zhì)檔案，記錄所涉及的內(nèi)容也極為復(fù)雜，主要包含有病歷、人事以及會(huì)計(jì)，還有醫(yī)院報(bào)刊以及雜志等等具有醫(yī)療常識(shí)的內(nèi)容，屬于醫(yī)院辦公室檔案當(dāng)中的重要形式之一。其二為聲像文檔，這類文檔其實(shí)就是圖片、視頻以及音頻等等聲像信息，比如醫(yī)院會(huì)議或者其他活動(dòng)當(dāng)中的圖片和錄像，還有電視廣播等等傳播媒介當(dāng)中的醫(yī)療常識(shí)類報(bào)道等等。聲像文檔還存在直觀性學(xué)習(xí)以及還原真實(shí)場(chǎng)景等等特點(diǎn)，在醫(yī)院當(dāng)中辦公室文檔管理期間的作用非常大。其三為網(wǎng)絡(luò)檔案，當(dāng)今是互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)資料容量大且傳播速度快，醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行醫(yī)藥常識(shí)宣傳和普及必須要適當(dāng)借助網(wǎng)絡(luò)這一媒介進(jìn)行宣傳，醫(yī)院當(dāng)中網(wǎng)絡(luò)上所出現(xiàn)的各類文檔就屬于網(wǎng)絡(luò)文檔[2]。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理具體應(yīng)用措施

3.1創(chuàng)建完善的制度 醫(yī)院在日常運(yùn)轉(zhuǎn)期間，臨床科室都是最為顯著和重要的科室，這也就導(dǎo)致醫(yī)院當(dāng)中的辦公室檔案管理工作受到了重視度往往不高，為此，醫(yī)院內(nèi)部的管理人員必須要重視起檔案的管理工作，提高該工作的地位[3]。首先，醫(yī)院中的管理人員必須要給予辦公室檔案管理工作充足的資金投入，只有投入了才能夠?qū)υ摴ぷ鬟M(jìn)行更加全民的規(guī)劃，建立起更加有效的檔案管理方式。之后醫(yī)院必須要以國(guó)家下達(dá)規(guī)章為依據(jù)，同時(shí)依據(jù)醫(yī)院特點(diǎn)對(duì)醫(yī)院當(dāng)中的檔案管理工作進(jìn)行重構(gòu)以及細(xì)化，對(duì)檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行完善，提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作內(nèi)容的制度化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化。此外，還需要配備好充足的檔案管理人員，對(duì)管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由原先的分散式管理轉(zhuǎn)化成為集中性管理，提升醫(yī)院檔案管理效率，充分實(shí)現(xiàn)資源整合。

3.2強(qiáng)化信息化管理力度 醫(yī)院檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理是日后的發(fā)展趨勢(shì)，因此，醫(yī)院必須要投入充分的資源，為其配備全面的軟件和硬件設(shè)施，這也是完成好醫(yī)院中檔案管理工作的重要前提。實(shí)現(xiàn)，必須在辦公室當(dāng)中進(jìn)行現(xiàn)代化辦公設(shè)備的配備，采取網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的方式創(chuàng)建其醫(yī)院內(nèi)部完善的檔案管理系統(tǒng)。此外，還需要檔案管理安全性進(jìn)行提升，避免其被病毒攻擊、信息丟失以及竊取等等。在管理期間信息共享上，還需要對(duì)使用人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，提升檔案信息管理安全程度。除此之外，必須對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行正確對(duì)待，在此期間必須要明確信息化僅僅是檔案管理工作的一種手段，采取信息化并不能夠解決檔案管理工作中出現(xiàn)的所有問題，信息化方式僅僅是為了提升醫(yī)院檔案收集、處理以及傳輸?shù)鹊裙ぷ鞯谋憷裕嚓P(guān)管理人員一定不可以過于依賴信息化系統(tǒng)[4]。

3.3對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)進(jìn)行提升 在進(jìn)行醫(yī)院辦公室檔案管理工作期間，相關(guān)工作過人員的綜合素質(zhì)極為重要。為此，醫(yī)院必須要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，更新期知識(shí)以及技術(shù)水平。此外，還需要多鼓勵(lì)檔案工作相關(guān)人員在外進(jìn)行實(shí)踐學(xué)習(xí)，多學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)。同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員還需要再日常多學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識(shí)，拓展自身視野，提高工作水平。醫(yī)院辦公室檔案管理人員除了需要具備知識(shí)技能之外，還需要具備一定的責(zé)任感以及職業(yè)道德，在工作中運(yùn)用自身崇高的責(zé)任心以及優(yōu)秀的職業(yè)道德為醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)建更高的價(jià)值[5]。

4 結(jié) 語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院辦公室當(dāng)中的檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期且系統(tǒng)化的工作，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部建設(shè)以及綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升具有極為重要的作用。伴隨著國(guó)內(nèi)新醫(yī)改的推進(jìn)，使得醫(yī)院當(dāng)中的醫(yī)療系統(tǒng)信息化和科技化的程度也越來越高，醫(yī)院除了需要進(jìn)行基本醫(yī)療服務(wù)之外，還需要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理工作的透明化以及高效化。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理信息化極為重要，為此，必須要對(duì)檔案管理工作過人員工作積極性進(jìn)行激發(fā)，提升醫(yī)院檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理信息化。