唐曉琳 郭倩

摘要：檔案保管狀況檢查是檔案保護(hù)的重要內(nèi)容，對(duì)于維護(hù)檔案實(shí)體安全、延長(zhǎng)檔案壽命具有較大意義。文章結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，介紹了將PDCA循環(huán)法應(yīng)用在檔案保管狀況檢查中的方法，通過(guò)策劃、實(shí)施、檢查、改進(jìn)，科學(xué)、有效地開(kāi)展檔案保管狀況檢查，分析了檔案保管狀況檢查中存在的常見(jiàn)問(wèn)題，并提出了改進(jìn)建議，如提高檔案人員的責(zé)任意識(shí)、加強(qiáng)檔案人員技能培訓(xùn)、運(yùn)用RFID等新技術(shù)提高檢查效率等。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán) 檔案檢查 檔案保管

檔案保護(hù)貫穿于檔案工作的始終，在檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等諸多環(huán)節(jié)中，檔案保管環(huán)節(jié)耗時(shí)長(zhǎng)，需管控的因素多，需投入的精力也較大。國(guó)家檔案局2018年發(fā)布的13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中第四十條規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬?！庇纱丝梢?jiàn)，檔案保管狀況檢查作為檔案人員的基本工作內(nèi)容之一，對(duì)于維護(hù)檔案實(shí)體安全、延長(zhǎng)檔案文件壽命具有較大意義。如何科學(xué)、有效地開(kāi)展檔案保管狀況檢查，成為基層檔案人員十分關(guān)注的問(wèn)題。

一、PDCA循環(huán)法在檔案保管狀況檢查中的應(yīng)用

PDCA循環(huán)法作為質(zhì)量管理的有效工具，同樣適用于檔案保管狀況檢查。該方法將檔案保管狀況檢查全過(guò)程劃分為檢查策劃（Plan）、檢查實(shí)施（Do）、檢查分析與總結(jié)（Check）、改進(jìn)（Action）四個(gè)階段（見(jiàn)圖1），循環(huán)滾動(dòng)，不斷提升檔案保管狀況檢查的工作質(zhì)量與效果。

（一）檢查策劃

檢查策劃階段是針對(duì)檔案保管狀況檢查進(jìn)行整體策劃，確定檔案保管狀況的檢查范圍、方法、時(shí)間、人員等內(nèi)容。

檢查范圍需要根據(jù)庫(kù)藏檔案數(shù)量及檔案人員配置情況來(lái)確定。庫(kù)藏檔案數(shù)量較小，人手充足，可以在年度內(nèi)實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏檔案檢查的全覆蓋；庫(kù)藏檔案數(shù)量大，人手緊張，只能抽取其中的一部分進(jìn)行抽樣檢查。無(wú)論是全覆蓋還是抽樣檢查，在確定檢查范圍時(shí)均需遵循以下原則：

1.應(yīng)覆蓋庫(kù)藏各類(lèi)載體，紙質(zhì)、光盤(pán)、磁盤(pán)、實(shí)物等均應(yīng)被納入檢查范圍，不可缺項(xiàng)。

2.應(yīng)覆蓋各個(gè)年代，以每10年為一個(gè)區(qū)間，各個(gè)年代產(chǎn)生的檔案均應(yīng)被納入檢查范圍。同時(shí)，對(duì)于年份較久的檔案，抽取檢查的比例可適當(dāng)提高。

3.應(yīng)覆蓋各類(lèi)別檔案，文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等均應(yīng)被納入檢查范圍；對(duì)于同類(lèi)檔案，應(yīng)覆蓋全部型號(hào)、項(xiàng)目。

4.如果單位檔案庫(kù)房由多個(gè)房間構(gòu)成，則應(yīng)覆蓋所有房間。

檢查方法可分為全面調(diào)查及抽樣調(diào)查，抽樣調(diào)查又可細(xì)分為系統(tǒng)抽樣法、分層抽樣法。全面調(diào)查具有全面、詳盡、系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，但相較而言，抽樣調(diào)查既能節(jié)省人力、物力、財(cái)力，又能取得比較正確的統(tǒng)計(jì)資料，因此在實(shí)際工作中應(yīng)用較為廣泛。[1]分層抽樣是我們經(jīng)常采用的方法，根據(jù)庫(kù)藏檔案的不同形成年度及不同類(lèi)型，將庫(kù)藏檔案分成若干個(gè)層，再按照隨機(jī)的原則，從各層中分別抽取一定數(shù)目的樣本，構(gòu)成樣本庫(kù)。[2]

針對(duì)檢查時(shí)間，檢查可分為定期檢查與不定期檢查。定期檢查需確定檢查頻次，按月度/季度/半年/年進(jìn)行，建議選擇相對(duì)固定的時(shí)間，便于記憶與執(zhí)行。不定期檢查可在環(huán)境與人的因素發(fā)生變化時(shí)進(jìn)行，如汛期/雨季后應(yīng)加強(qiáng)檢查；檔案人員離崗或工作崗位變動(dòng)進(jìn)行檔案交接時(shí)，須對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，亦不失為檔案保管狀況檢查的好時(shí)機(jī)。遼寧大學(xué)趙彥昌教授在《清代地方檔案保管問(wèn)題研究——以〈黑圖檔·嘉慶朝〉為例》一文中寫(xiě)道：“盛京戶(hù)部侍郎明興阿在到任后，協(xié)同管理內(nèi)務(wù)宮殿事務(wù)，清點(diǎn)了各宮殿存貯的包括檔案在內(nèi)的物品的情況……定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，可以減少檔案丟失的危險(xiǎn)，即使丟失也可以及時(shí)地補(bǔ)全。清點(diǎn)的同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案物理保護(hù)的檢查，對(duì)其中破損嚴(yán)重的檔案及時(shí)修補(bǔ)。”[3]

檢查人員要根據(jù)具體情況確定，一般由檔案工作人員組成。需要說(shuō)明的是，為確保檢查效果，在開(kāi)展檢查前，應(yīng)對(duì)人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)圍繞不同載體檔案檢查要點(diǎn)、檔案常見(jiàn)受損情況、檔案檢查表的填寫(xiě)等展開(kāi)。

（二）檢查實(shí)施

國(guó)家檔案局丁德勝在《機(jī)關(guān)檔案的保管與保護(hù)——〈機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定〉解讀之九》中，將檔案保管狀況檢查內(nèi)容劃分為以下四個(gè)部分：檔案數(shù)量檢查、排架次序檢查、損壞情況檢查和歸庫(kù)檢查。[4]筆者通過(guò)文獻(xiàn)調(diào)研，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)這四個(gè)部分進(jìn)行補(bǔ)充（見(jiàn)表1）。在檢查的同時(shí)，檢查人員需填寫(xiě)“檔案檢查記錄表”，該表涵蓋文件類(lèi)別、案卷號(hào)/文件號(hào)、問(wèn)題記錄、原因分析、問(wèn)題處理、檢查時(shí)間、檢查人簽名（見(jiàn)表2）。

（三）檢查分析與總結(jié)

這個(gè)環(huán)節(jié)分為兩個(gè)部分，一是對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的檔案進(jìn)行處理：[5]

1.對(duì)于出現(xiàn)破損的，進(jìn)行修補(bǔ)修復(fù)；

2.對(duì)于出現(xiàn)銹蝕的，剔除金屬物，重新使用檔案專(zhuān)用裝訂工具進(jìn)行裝訂；

3.對(duì)于出現(xiàn)黏結(jié)的，小心謹(jǐn)慎地揭開(kāi)，情況嚴(yán)重的用白紙隔開(kāi)；

4.對(duì)于出現(xiàn)霉斑的，進(jìn)行臭氧消毒，必要時(shí)對(duì)原件進(jìn)行復(fù)印保存；

5.對(duì)于出現(xiàn)蟲(chóng)蛀的，使用熏蒸法或冷凍法進(jìn)行除蟲(chóng)；

6.對(duì)于光盤(pán)/磁盤(pán)部分內(nèi)容無(wú)法讀取的，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)與轉(zhuǎn)存；

7.對(duì)于檔案人員無(wú)法處置的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行處置。

二是對(duì)檢查情況進(jìn)行分析與總結(jié)。檢查不是終點(diǎn)，對(duì)檢查得出的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析十分必要，將同類(lèi)問(wèn)題合并，總結(jié)出庫(kù)藏檔案保管狀況常見(jiàn)的問(wèn)題，以及出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因，梳理出我們?cè)跈n案收集、整理、保管、借閱各環(huán)節(jié)中應(yīng)注意的事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)的全流程控制。

（四）改進(jìn)

在改進(jìn)階段，對(duì)于執(zhí)行中好的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)予以提煉及標(biāo)準(zhǔn)化，便于下一次檢查工作時(shí)實(shí)施；同時(shí)，將檢查中遇到的問(wèn)題予以總結(jié)，放入下一個(gè)PDCA循環(huán)，持續(xù)改進(jìn)庫(kù)藏檔案保管狀況。

二、檔案保管狀況檢查中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案保管狀況檢查的重視程度不高

檔案館對(duì)檔案保管狀況檢查的重視程度不高，是因?yàn)椋阂环矫?，檔案保管狀況檢查工作缺乏有效的監(jiān)督評(píng)價(jià)體系，未被納入檔案工作年度計(jì)劃，未進(jìn)行系統(tǒng)策劃，也沒(méi)有建立檢查執(zhí)行情況的考核體系，檢查往往流于形式，“為了應(yīng)付檢查而檢查”；另一方面，檔案人員自身對(duì)檔案保管狀況檢查的重視程度不夠，如果按照事物的緊急和重要程度進(jìn)行歸類(lèi)，檔案保管狀況檢查往往被歸入“重要而不緊急”之列，“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”，檔案人員在意識(shí)層面沒(méi)有給予足夠的重視，導(dǎo)致該項(xiàng)工作開(kāi)展的隨意性較強(qiáng)，檢查結(jié)果的可靠性程度不高。雖然檔案受損從量變到質(zhì)變的過(guò)程比較緩慢，且不易察覺(jué)，但一旦出現(xiàn)質(zhì)變，就比較難以搶救。[6]

（二）檔案保管狀況檢查的質(zhì)量不高

檔案保管狀況檢查的質(zhì)量不高，主要體現(xiàn)在兩“重”兩“輕”：一方面，重紙質(zhì)載體，輕電子載體。紙質(zhì)載體檔案的檢查比較直觀(guān)，大部分時(shí)候通過(guò)肉眼即可進(jìn)行分辨；電子載體檔案損壞情況較為隱蔽，光靠肉眼觀(guān)察難以發(fā)現(xiàn)。電子載體檔案的檢查需要借助設(shè)備，比如光盤(pán)的檢查需要借助電腦、光驅(qū)；磁盤(pán)的檢查需要使用專(zhuān)門(mén)的磁帶機(jī)。在實(shí)際工作中，檔案人員比較重視紙質(zhì)載體的檢查，卻疏于對(duì)電子載體的檢查。事實(shí)上，電子載體一旦損壞，很多電子數(shù)據(jù)都難以恢復(fù)，會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。另一方面，重檢查，輕分析。傳統(tǒng)的檔案保管狀況檢查重視“檢查”這一動(dòng)作，卻忽略了對(duì)檢查結(jié)果的統(tǒng)計(jì)與分析。相較檢查而言，統(tǒng)計(jì)與分析需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，對(duì)檔案人員的能力提出了更高的要求，會(huì)讓部分檔案人員產(chǎn)生畏難情緒。但唯有通過(guò)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能發(fā)現(xiàn)檔案保管中存在的共性問(wèn)題，舉一反三，做到有的放矢。

（三）檔案保管狀況檢查的效率不高

對(duì)于基層檔案人員而言，檔案保管狀況檢查需要投入大量的精力，是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)又費(fèi)力的工作。即便檔案人員非常重視檔案保管狀況檢查這項(xiàng)工作，也掌握了相應(yīng)的檢查方法，依然無(wú)法克服傳統(tǒng)人工檢查效率低這一缺點(diǎn)，因?yàn)闄n案人員需要逐類(lèi)、逐盒、逐件、逐盤(pán)地進(jìn)行檢查與核對(duì)，并針對(duì)每一個(gè)細(xì)小的問(wèn)題進(jìn)行記錄與處理，遠(yuǎn)非一時(shí)之功。在檔案人手十分緊缺、其他檔案業(yè)務(wù)又十分繁忙的情況下，這種低效率、高人工消耗的弊病體現(xiàn)得更為明顯。

三、加強(qiáng)檔案保管狀況檢查的對(duì)策

（一）建立有效的監(jiān)督評(píng)價(jià)體系，提升檔案人員的責(zé)任意識(shí)

1.針對(duì)檔案保管狀況檢查工作，建立有效的監(jiān)督評(píng)價(jià)體系。檔案館將檔案保管狀況檢查納入年度檔案工作計(jì)劃，納入檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員的議事日程，增強(qiáng)規(guī)劃性，減少檢查的隨意性，年底對(duì)照總結(jié)；將檔案保管情況的好壞作為檔案人員年度工作的評(píng)價(jià)依據(jù)之一，從制度著手，讓這項(xiàng)工作成為“必選項(xiàng)”；同時(shí)，利用質(zhì)量審查、安全檢查、檔案工作檢查、檔案規(guī)范化評(píng)估等契機(jī)，對(duì)檔案保管狀況檢查情況予以二次確認(rèn)。

2.明確守土有責(zé)，檔案保護(hù)是檔案人員的職責(zé)所在。檔案館可通過(guò)法制教育、警示教育加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任意識(shí)。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》已于2021年1月1日起施行，其第四十八條規(guī)定“單位或者個(gè)人有下列行為之一，由縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)、有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分……（十）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損毀、滅失的”，明確了檔案人員“守土有責(zé)”的法律責(zé)任。同時(shí)，通過(guò)警示教育，宣傳檔案受損的案例，突出檔案受損后修復(fù)的難度、傳遞“事前干預(yù)”好過(guò)“事后補(bǔ)救”的觀(guān)念，從意識(shí)層面提升檔案人員對(duì)于檔案保管狀況檢查的重視程度，堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的檔案保護(hù)原則，防微杜漸，將隱患消滅在萌芽狀態(tài)。

（二）加強(qiáng)檔案人員技能培訓(xùn)，提高檔案保管狀況檢查的質(zhì)量

加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要包含以下三個(gè)方面：一是加強(qiáng)不同類(lèi)型檔案檢查與保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)，讓檔案人員熟練掌握紙質(zhì)、照片、電子、圖紙、實(shí)物等不同載體檔案的檢查與保護(hù)方法、鑒別技巧、受損后的處理方法等，尤其要突出電子檔案檢查方法及備份機(jī)制的培訓(xùn)；二是要加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)的宣貫，如抽樣方法、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析方法等，讓檔案人員建立數(shù)據(jù)分析觀(guān)念，提升數(shù)據(jù)分析能力，對(duì)庫(kù)藏檔案保管狀況進(jìn)行科學(xué)的分析與評(píng)估，總結(jié)共性問(wèn)題，再反推檔案載體形式、檔案裝具選擇、檔案收集、借查閱、庫(kù)房軟硬件設(shè)施配備等各環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，寫(xiě)出能夠指導(dǎo)實(shí)踐的專(zhuān)業(yè)的檔案保管狀況檢查分析報(bào)告；三是加強(qiáng)對(duì)PDCA等質(zhì)量管理方法的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，使檔案保管狀況檢查這一工作形成良性循環(huán)。三管齊下，方可提高檔案保管狀況檢查的質(zhì)量。

（三）運(yùn)用RFID等新技術(shù)，提升檔案保管狀況檢查的效率

技術(shù)發(fā)展日新月異，給檔案工作帶來(lái)了許多便利。有條件的檔案部門(mén)可以運(yùn)用RFID技術(shù)（Radio Frequen？ cy Identification，無(wú)線(xiàn)射頻識(shí)別技術(shù)）進(jìn)行檔案庫(kù)房的實(shí)體管理，開(kāi)展檔案保管狀況檢查。目前江蘇省太倉(cāng)市檔案館、蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心、四川省檔案館均已使用該技術(shù)。[7]四川省檔案館將RFID自動(dòng)識(shí)別技術(shù)與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了對(duì)館藏清代檔案自動(dòng)在架盤(pán)點(diǎn)、順架、檔案動(dòng)態(tài)追蹤等管理。將新技術(shù)與傳統(tǒng)人工檢查相結(jié)合，不僅可以為檔案人員減負(fù)，還能有效提升檔案保管狀況檢查的效率及準(zhǔn)確率。[8]

檔案保護(hù)是一門(mén)科學(xué)，要根據(jù)實(shí)際需求配備除濕機(jī)、加濕機(jī)、空調(diào)等檔案專(zhuān)用設(shè)備，嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，放置防蟲(chóng)蛀藥物。在這些基礎(chǔ)上，檔案館采用PD？ CA循環(huán)法對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行科學(xué)、有效的檢查，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，對(duì)檢查得出的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，繼而指導(dǎo)檔案保護(hù)工作，不斷優(yōu)化庫(kù)存檔案保管質(zhì)量，才能真正筑牢檔案安全防線(xiàn)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]袁可，喻宏貴，方秋生.災(zāi)害受損檔案抽樣調(diào)查研究——以“5·12”北川地震受損檔案為例[J].檔案學(xué)通訊，2015（3）：11.

[2]郝向東.淺談系統(tǒng)抽樣和分層抽樣[J].統(tǒng)計(jì)與信息論壇，1996（4）：61.

[3]趙彥昌，姜珊.清代地方檔案保管問(wèn)題研究——以《黑圖檔·嘉慶朝》為例[J].檔案學(xué)研究，2020（3）：146.

[4]丁德勝.機(jī)關(guān)檔案的保管與保護(hù)——《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》解讀之九[J].中國(guó)檔案，2019（8）：36.

[5]羅廣國(guó)，宋海燕.災(zāi)害過(guò)后如何保管保護(hù)確保檔案安全——四川省綿陽(yáng)市城建檔案館館藏檔案抽樣檢查情況綜述[J].城建檔案，2016（3）：81-83.

[6]丁樂(lè)生.淺談檔案的抽查方法[J].四川檔案，1989（3）：1.

[7]周一茗.基于RFID和ZigBee技術(shù)的檔案庫(kù)房管理[J].蘭臺(tái)世界，2017（9）：22.

[8]四川省檔案館保管處.實(shí)體檔案管理現(xiàn)狀專(zhuān)題調(diào)研報(bào)告[J].四川檔案，2019（1）：21.

作者單位：中國(guó)工程物理研究院應(yīng)用電子學(xué)研究所