王國瑋

（青州文化發(fā)展研究中心，山東 青州 262500）

一、歷史文化檔案的重要性

1.歷史文化檔案在歷史研究中有著重要的地位

在過去很長的一段時(shí)期內(nèi)，進(jìn)行歷史研究的學(xué)者雖然也認(rèn)識到了歷史文化檔案的價(jià)值，但是在實(shí)際利用的過程中，用到歷史文化檔案原件的時(shí)候比較少，實(shí)際利用實(shí)錄會比較多。究其原因，是因?yàn)樵谶^去，對于歷史文化檔案的保存工作不夠重視，導(dǎo)致歷史文化檔案并沒有很好的保存下來，尤其是針對一些地方性的歷史文化檔案，更是很難得到良好的保存。在歷史上，地方性的歷史文化所有權(quán)屬于私人，當(dāng)?shù)胤降墓賳T離任時(shí)，就會把檔案資料帶走，以便應(yīng)付后期的相關(guān)考核，因此，如果有保存完整的歷史文化檔案，對于學(xué)者們研究歷史能夠發(fā)揮出極大的作用。

2.歷史文化檔案具有真實(shí)性和客觀性

歷史文化檔案是在歷史上的實(shí)踐活動(dòng)留下的記錄，在其中保存著真實(shí)的歷史事實(shí)，具有極強(qiáng)的真實(shí)性和客觀性，是研究歷史的重要依據(jù)。人類社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，以及人類文明的延續(xù)，對客觀規(guī)律的認(rèn)識和運(yùn)用必不可少。而客觀規(guī)律的掌握并不是一朝一夕就能完成的事情，而是需要一個(gè)長期的過程，隨著歷史的推進(jìn)，人類文明也獲得了極大的發(fā)展，歷史文化檔案能夠把客觀規(guī)律真實(shí)的記錄下來，為人們的觀察和研究歷史現(xiàn)象提供可靠的依據(jù)。我國的歷史源遠(yuǎn)流長，因此，也留下了大量的歷史文化檔案，而這些歷史文化之所以能夠時(shí)代流傳，正是因?yàn)槠鋬r(jià)值，歷史文化檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分。

3.歷史文化檔案是物質(zhì)文明建設(shè)的重要載體

歷史文化檔案中記載了豐富的歷史知識和歷史信息，能夠有力促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展。通過對于歷史文化檔案的合理利用，能夠?qū)W習(xí)到歷史先輩們的成果，并實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新。并且從一定角度來說，歷史文化檔案本身也屬于無形資產(chǎn)，是歷史的寶貴財(cái)富，并且歷史文化檔案作為無形資產(chǎn)的重要載體，能夠真實(shí)體現(xiàn)歷史的真實(shí)面貌。尤其我國的發(fā)展歷史非常悠久，形成了各種各樣的原始記錄，也積累了數(shù)量龐大的歷史文化檔案，通過研究這些歷史文化檔案，能夠找到人類活動(dòng)中的因果關(guān)系和相關(guān)規(guī)律，這對于未來的建設(shè)具有重要的借鑒意義。

二、歷史文化檔案整理的信息化建設(shè)原則

1.優(yōu)化歷史文化檔案管理方式

由于歷史上對于歷史文化檔案管理工作不夠重視，加上現(xiàn)階段的歷史文化檔案管理現(xiàn)狀，在實(shí)際開展工作時(shí)，歷史文化檔案并沒有統(tǒng)一的整理標(biāo)準(zhǔn)，各種種類的歷史文化檔案都混雜在一起，對于同樣的歷史文化檔案，經(jīng)過不同人員的處理，也不同程度地出現(xiàn)一些遺失或者文件格式不同的情況。另外，在歷史文化檔案進(jìn)行管理、借閱和利用等流程中，也沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也就導(dǎo)致了在人工管理的過程中，很容易受到人為因素的影響，如果還沿用傳統(tǒng)的方式，則很難達(dá)到保護(hù)歷史文化檔案的目的，也無法形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，在歷史文化檔案的信息化建設(shè)過程中，首先應(yīng)當(dāng)遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，這樣才能推進(jìn)歷史文化檔案管理工作的信息化。如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，那么信息化建設(shè)也很難推進(jìn)。通過把歷史文化檔案按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠提升歷史文化檔案的管理水平，并且推動(dòng)歷史文化檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.重視統(tǒng)籌與規(guī)劃，突出重點(diǎn)

對于歷史文化檔案管理工作來說，進(jìn)行信息化的建設(shè)并不是一朝一夕就能完成的任務(wù)，而是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，需要長期的實(shí)踐去實(shí)現(xiàn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)對于信息化建設(shè)的總體系統(tǒng)、信息化技術(shù)、管理措施等一系列的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究，從而推動(dòng)歷史文化檔案整理信息化建設(shè)順利有序地進(jìn)行，并且通過統(tǒng)籌規(guī)劃，結(jié)合在信息化建設(shè)中出現(xiàn)的實(shí)際問題和具體情況，進(jìn)行深入的分析和研究，明確歷史文化檔案整理信息化建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，找到進(jìn)行信息化建設(shè)的突破口，從而采取更加有效的措施進(jìn)行信息化建設(shè)，推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)程。通過對于歷史文化檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，能夠?qū)崿F(xiàn)順利有序的信息化建設(shè)。

三、歷史文化檔案信息化建設(shè)的策略

1.改變傳統(tǒng)的觀念，提高重視程度

想要提升歷史文化檔案的信息化建設(shè)水平，實(shí)現(xiàn)信息化管理，首先需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員真正提高重視程度，尤其是對于領(lǐng)導(dǎo)來說，其對于歷史文化檔案的重視程度直接影響著歷史文化檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，只有領(lǐng)導(dǎo)提升了重視程度，相對的歷史文化檔案管理人員才會更加重視，這樣歷史文化檔案的信息化建設(shè)才能得到有效的促進(jìn)。領(lǐng)導(dǎo)對于歷史文化檔案管理工作重視起來，并制定具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這樣能夠幫助不同部門的工作人員明確自己的責(zé)任，從而通過團(tuán)結(jié)協(xié)作，推動(dòng)歷史文化檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。另外，領(lǐng)導(dǎo)對于歷史文化檔案管理工作重視起來，相關(guān)人員的管理意識也會不斷提升，會把歷史文化檔案的信息化建設(shè)作為自身的重要工作內(nèi)容，同樣也可以推動(dòng)各個(gè)部門的工作人員開展合作，對于在信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)加以解決，從而有效推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.加強(qiáng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才建設(shè)

在對于歷史文化檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候，首先，需要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施不僅包括硬件，也包括軟件的建設(shè)。硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，這些都是信息化建設(shè)必需的硬件設(shè)施，想要提升信息化建設(shè)的水平，需要加強(qiáng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并且對于軟件進(jìn)行建設(shè)與優(yōu)化，從而提升歷史文化檔案管理的信息化水平，加強(qiáng)新時(shí)代的歷史文化檔案管理。其次，人才也是進(jìn)行信息化建設(shè)的必要條件，通過進(jìn)行人才隊(duì)伍的建設(shè)，能夠提升歷史文化檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，由于歷史文化檔案具有其獨(dú)特的價(jià)值，因此，要求工作人員不僅要有極強(qiáng)的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平，也需要有足夠的政治素質(zhì)和信息化水平，能夠跟上時(shí)代發(fā)展的需求，適應(yīng)新時(shí)期的歷史文化檔案管理工作。在日常開展工作的過程中，也需要定期開展培訓(xùn)，并且制定歷史文化檔案信息化的一系列工作流程和相關(guān)制度，避免由于失誤造成歷史文化檔案的遺失。在用人方面需要加強(qiáng)規(guī)范，對于不合理的用人方法進(jìn)行整改，避免人才的流失。

3.歷史文化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)的前期，首先，需要先對現(xiàn)有的歷史文化檔案進(jìn)行梳理工作，同時(shí)，由于歷史文化檔案本身具有一定的特殊性，在對于歷史文化檔案進(jìn)行梳理操作時(shí)，也需要進(jìn)行拆封包括標(biāo)注等操作，如果在這一過程中，發(fā)現(xiàn)歷史文化檔案中出現(xiàn)頁碼或者內(nèi)容的缺失，也需要進(jìn)行特殊標(biāo)注，避免在信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)不必要的混亂。另外，在對于歷史文化檔案進(jìn)行信息化處理以后，還需要添加檔案的封面，更加便于保存，后期的查詢工作也會更為便捷。其次，需要對于歷史文化檔案進(jìn)行信息化處理，包括掃描、拍攝等操作，并且為了方便后期的查詢，需要設(shè)置規(guī)定的文件格式、文件大小以及分辨率等。在進(jìn)行設(shè)置時(shí)，需要結(jié)合文件的實(shí)際情況，以及存儲的空間大小，并且結(jié)合自身信息化建設(shè)的實(shí)際條件以及信息化建設(shè)的目的進(jìn)行確認(rèn)。文件格式盡量統(tǒng)一，便于進(jìn)行查找以及進(jìn)行資源共享。最后，在對于歷史文化檔案進(jìn)行信息化處理后，需要進(jìn)行相應(yīng)的分類。分類的標(biāo)準(zhǔn)需要足夠規(guī)范，這樣在后續(xù)使用時(shí)，進(jìn)行檢索和更新都會比較方便快捷，能夠在極大程度上提升歷史文化檔案的利用效率。此外，一些歷史文化檔案尤其是年代比較久的檔案，一般會使用繁體字，或者是一些手寫字，因此，在進(jìn)行信息化的過程中，需要通過人工輸入的方法做成統(tǒng)一的格式，盡量避免使用文字識別軟件進(jìn)行操作。除此之外，還可以利用有效的格式整合原本的歷史文化檔案，并附在信息化文件的后面，從而能夠更加便捷地獲取歷史文化檔案資料，并且還能保證歷史文化檔案原樣性。

4.歷史文化檔案信息化平臺建設(shè)

歷史文化檔案信息化平臺主要是建設(shè)歷史文化檔案管理系統(tǒng)，整個(gè)系統(tǒng)分為兩部分，第一個(gè)部分是面向用戶，用戶可以通過用戶端對于歷史文化檔案信息資料進(jìn)行操作，可以快捷的進(jìn)行一些查詢，而另一個(gè)部分是面向管理工作人員，管理工作人員可以通過系統(tǒng)管理歷史文化檔案信息，另外，管理工作人員還能夠?qū)τ脩舳说臍v史文化檔案信息進(jìn)行操作。面向用戶的功能主要包括搜索查詢、瀏覽、下載、檔案統(tǒng)計(jì)、通知公告等，用戶可以通過年代、作者、關(guān)鍵字等相關(guān)信息進(jìn)行查詢，查詢后可以進(jìn)行查看和瀏覽，并且能夠?qū)ξ臋n做一些基本的操作，包括復(fù)制、縮放等。找到需要的信息，用戶可以進(jìn)行下載，檔案統(tǒng)計(jì)模塊則是統(tǒng)計(jì)文檔的使用次數(shù)等信息。在通知公告部分可以上傳系統(tǒng)通知信息，能夠使用戶獲取到公告的內(nèi)容。面向管理人員的功能主要是文字檔案管理、圖片檔案管理以及用戶管理等。通過文字和圖片檔案管理，能夠?qū)ξ淖趾蛨D片檔案進(jìn)行操作，包括上傳、修改、刪除、更新等。通過用戶管理模塊，能夠管理用戶的資料和相關(guān)權(quán)限，一般包括管理員的不同級別以及一般用戶等。

結(jié)語

總而言之，歷史文化檔案的信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在實(shí)際的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況循序漸進(jìn)，并且長期的堅(jiān)持，對于信息化建設(shè)過程中遇到的問題進(jìn)行處理，并在不斷的實(shí)踐過程中進(jìn)行反思與總結(jié)，對于信息化系統(tǒng)不斷地進(jìn)行優(yōu)化和完善，對于已經(jīng)處理好的歷史文化檔案信息也需要進(jìn)行定期的檢查，如果發(fā)現(xiàn)有異常情況或者損壞的問題，需要及時(shí)修復(fù)，從而保證歷史文化檔案得到良好的保存，最大限度地發(fā)揮出歷史文化檔案的價(jià)值。