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        淺談企業(yè)建設(shè)中檔案管理的重要性

        2021-03-27 11:54:01王雙雙
        中文信息 2021年7期
        關(guān)鍵詞:檔案管理科技信息

        王雙雙

        (遼寧遼能風(fēng)力發(fā)電有限公司,遼寧 沈陽 110000)

        對(duì)當(dāng)前社會(huì)企業(yè)檔案管理工作開展的實(shí)際情況進(jìn)行深入探究我們能夠發(fā)現(xiàn),企業(yè)檔案在本質(zhì)上指的是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所形成的對(duì)國家、社會(huì)以及企業(yè)自身具有重要保存意義的文字、影像等各類形式的歷史信息。結(jié)合實(shí)際情況來看,企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)與管理和檔案管理工作之間存在的關(guān)系是十分密切的,加之其具有真實(shí)性、多元性等獨(dú)特特點(diǎn),使其能夠在企業(yè)文化弘揚(yáng)、企業(yè)內(nèi)外在形象塑造等方面均具有著不可替代的作用,因此,在企業(yè)開展現(xiàn)代化建設(shè)工作時(shí),企業(yè)管理者必須要正確地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作開展的重要價(jià)值,并不斷強(qiáng)化自身檔案管理工作開展的力度,進(jìn)而為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        一、企業(yè)管理中企業(yè)檔案管理是企業(yè)的寶貴財(cái)富

        1.維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益

        企業(yè)檔案具有真實(shí)性等特點(diǎn),這使得其能夠?qū)ζ髽I(yè)的各類生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行精準(zhǔn)記錄,其承擔(dān)著積累企業(yè)發(fā)展歷史數(shù)據(jù)的重要使命,因此,企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中,對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行高效管理,便能夠幫助企業(yè)更好地見證自身的各個(gè)發(fā)展階段,并且企業(yè)檔案還是后人用以了解企業(yè)的重要途徑、內(nèi)容。此外,在企業(yè)面臨各種是非、糾紛時(shí),企業(yè)檔案還是其解決這類是非、糾紛的重要證據(jù)之一[1]。

        2.提高企業(yè)管理水平

        通常情況下,企業(yè)在開展某項(xiàng)決策活動(dòng)時(shí),企業(yè)管理人員大多都會(huì)借助各類資料來進(jìn)一步論證企業(yè)決策活動(dòng)開展的價(jià)值,從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供更為科學(xué)的指導(dǎo)。企業(yè)在論證決策活動(dòng)開展價(jià)值時(shí),企業(yè)管理人員還需對(duì)市場經(jīng)營法規(guī)、市場信息等進(jìn)行深入分析,而這類文件數(shù)據(jù)信息資料大多都會(huì)保存在企業(yè)的檔案中,由此可見,企業(yè)檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)管理工作人員管理工作的開展提供更為科學(xué)的參考信息,進(jìn)而為企業(yè)管理水平的提升提供更為充分的保障。為此,企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中,其必須要正確地認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作開展的重要性,并不斷強(qiáng)化自身檔案管理工作開展的力度,從而為檔案管理工作價(jià)值的充分發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        3.企業(yè)科技發(fā)展的催化劑

        首先,在社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系以及企業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展的過程中,企業(yè)內(nèi)部的科技檔案是企業(yè)內(nèi)部科學(xué)技術(shù)的重要物質(zhì)外殼之一,由此可見,企業(yè)科技創(chuàng)新工作的開展離不開企業(yè)內(nèi)部的科技檔案。其次,企業(yè)科技檔案的有效應(yīng)用還能夠?yàn)槠髽I(yè)科技的革新以及創(chuàng)造目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供充分的保障。結(jié)合實(shí)際情況來看,企業(yè)內(nèi)部的科技檔案是企業(yè)科技發(fā)展的重要中介物質(zhì),因此,企業(yè)檔案是企業(yè)自身科技生產(chǎn)活動(dòng)以及科技管理活動(dòng)開展的重要依據(jù)之一。此外,企業(yè)檔案還是其進(jìn)行科技儲(chǔ)備的重要形式、科技交流工作開展的主要工具等等,為此,企業(yè)在開展科技創(chuàng)新工作時(shí),需進(jìn)一步強(qiáng)化自身檔案管理工作開展的力度,進(jìn)而為自身科技創(chuàng)新、儲(chǔ)存等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

        4.企業(yè)員工的珍貴歷史記錄

        結(jié)合實(shí)際情況來看,企業(yè)內(nèi)部的人事檔案是人們?cè)趨⑴c工作時(shí),能夠有效證明其從學(xué)習(xí)到步入社會(huì)各個(gè)不同時(shí)期人物事跡的重要形式,并且其還能夠精準(zhǔn)地記錄人們的實(shí)際工作經(jīng)歷。從企業(yè)職工的角度來看,企業(yè)內(nèi)部的人事管理部門可將企業(yè)職工人事檔案作為企業(yè)職工退休年齡確定的主要依據(jù),并以檔案中對(duì)從事有毒、有害工作人員的記錄,合理地推算這類職工的實(shí)際退休年齡,并且企業(yè)人事檔案還是企業(yè)為自身職工繳納保險(xiǎn)、提供人事檔案相關(guān)證明材料的重要依據(jù)。由此可見,企業(yè)職工人事檔案管理工作的開展能夠在有效維護(hù)企業(yè)內(nèi)部職工合法權(quán)益的同時(shí),進(jìn)一步提升勞動(dòng)力流動(dòng)的合理性有序性,進(jìn)而為勞動(dòng)市場科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        5.企業(yè)安全生產(chǎn)和設(shè)備管理的真實(shí)記載

        顧名思義,企業(yè)安全生產(chǎn)檔案實(shí)際上就是企業(yè)在開展安全生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)過程中所形成的檔案信息。結(jié)合實(shí)際情況來看,企業(yè)安全生產(chǎn)檔案能夠準(zhǔn)確地記錄企業(yè)任何與安全有關(guān)的生產(chǎn)管理信息,從而為企業(yè)日后安全檢查工作的開展提供了充分的信息保障,并為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的安全性提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。設(shè)備檔案管理則是將企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營過程中進(jìn)行的設(shè)備采購、安全以及維修等信息進(jìn)行記錄,從而使得企業(yè)能夠精準(zhǔn)地記錄各類設(shè)備從采購到報(bào)廢整個(gè)過程的詳細(xì)信息,進(jìn)而為設(shè)備生產(chǎn)服務(wù)效能的充分發(fā)揮,以及企業(yè)生產(chǎn)成本的有效降低提供保障[3]。

        6.企業(yè)文化的重要部分

        在當(dāng)前社會(huì),企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部文化形成的重要基礎(chǔ)。究其本質(zhì),企業(yè)檔案屬于企業(yè)內(nèi)部文化的一種,而企業(yè)文化又涵蓋著企業(yè)檔案,因此,企業(yè)若想在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)開展的過程中獲得更進(jìn)一步的發(fā)展,其就必須要將檔案管理工作的開展重視起來,進(jìn)而為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)提供保障。

        二、企業(yè)管理中檔案管理工作的意義

        在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)不斷開展的過程中,企業(yè)檔案的數(shù)量與成本也在不斷的豐富著,而企業(yè)檔案在不斷豐富的過程中其又在不斷的損毀著。為此,在企業(yè)檔案不斷形成與增加的過程中,企業(yè)可通過強(qiáng)化檔案收集工作力度的方式來有效應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案管理中的矛盾問題。結(jié)合實(shí)際情況來看,企業(yè)檔案損毀現(xiàn)象的具體表現(xiàn)為,紙張老化、檔案保管條件相對(duì)較差、檔案管理庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)未能夠滿足檔案管理工作需求等等[4]。這使得在企業(yè)不斷經(jīng)營發(fā)展的過程中,檔案管理工作的開展存在著一個(gè)急需解決的問題,那就是企業(yè)若想更好地維護(hù)集體與個(gè)人的利益就必須要將企業(yè)檔案長久的保存下去,而企業(yè)檔案的實(shí)際壽命卻是有限的。針對(duì)這類問題,企業(yè)必須要對(duì)自身檔案管理工作存在的問題進(jìn)行深入分析,并以此為基礎(chǔ)來不斷強(qiáng)化自身檔案管理工作開展的力度。現(xiàn)階段,維護(hù)檔案信息的完整性與安全性,不僅是企業(yè)檔案管理工作開展的重要要求,其還是企業(yè)檔案管理工作在實(shí)際開展時(shí)的重要任務(wù)。從企業(yè)長久發(fā)展的角度來看,企業(yè)維護(hù)自身檔案的完整與安全更是其檔案管理工作開展的中心任務(wù)。從實(shí)質(zhì)上來看,檔案管理工作也是人們想一切能夠損毀檔案信息的自然、社會(huì)因素做出的斗爭。將企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行簡化,便可將其分為四個(gè)主要部分,其一為減少檔案信息的分散性。其二為確保檔案信息之間的有序性。其三為保障檔案信息的完整性以及絕密性。其四,進(jìn)一步降低檔案遭受損毀的概率。

        三、企業(yè)管理中檔案管理的重要性

        首先,結(jié)合實(shí)際情況來看,企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí),其往往會(huì)誤解檔案管理工作開展的真正含義,這是因?yàn)槎鄶?shù)企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí),往往會(huì)認(rèn)為檔案管理工作可有可無,或錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)檔案是個(gè)人的私有資料信息,不可對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一歸納管理,由此可見,企業(yè)檔案管理工作開展價(jià)值難以得到充分體現(xiàn)的主要原因多為企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)未能夠正確地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性[5]。從我國《檔案法》中的內(nèi)容我們能夠得知,無論是集體還是個(gè)人擁有的只要能夠?qū)乙约吧鐣?huì)具有保存意義,檔案信息的所有者便應(yīng)對(duì)其進(jìn)行管理保存,這也就說明了,企業(yè)的檔案管理工作具有相對(duì)較為明顯的社會(huì)性,因此,企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作并非通常意義上的私人行為,其是在國家檔案管理法律法規(guī)約束下的企業(yè)管理行為,因此,企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)嚴(yán)格的遵守《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容。其次,企業(yè)檔案管理工作的開展不僅是其具有的權(quán)利也是其應(yīng)承擔(dān)的義務(wù),這是企業(yè)發(fā)展的客觀需求?,F(xiàn)階段,企業(yè)檔案管理在企業(yè)長久健康發(fā)展方面具有不可替代的作用,因此,檔案管理工作的開展是其健康發(fā)展的客觀需求,也是其工作質(zhì)量以及效率提升的必然條件。再次,企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷程成果的重要載體,企業(yè)檔案能夠?yàn)槠浣?jīng)濟(jì)業(yè)績以及科學(xué)成果研究工作的開展提供充分的數(shù)據(jù)資料信息,是其科學(xué)發(fā)展目標(biāo)明確的重要基礎(chǔ)[6]。最后,企業(yè)檔案管理工作效率的提升,一方面,能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員更加全面地了解企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況,幫助其及時(shí)地調(diào)整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。另一方面,其還能夠在幫助社會(huì)各界明確企業(yè)發(fā)展成果的同時(shí),為企業(yè)與社會(huì)各界的協(xié)同共進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此,在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中,檔案管理工作的開展在企業(yè)全面發(fā)展、市場競爭能力等方面提升均具有不可替代的重要意義。

        結(jié)語

        綜上所述,在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中,企業(yè)檔案是其維護(hù)自身利益與合法權(quán)益、提高自身管理工作水平、提升自身科技發(fā)展效率以及記錄職工與相關(guān)生產(chǎn)設(shè)備信息的重要形式,其不僅與企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)與管理之間存在著十分密切的聯(lián)系,還在弘揚(yáng)企業(yè)文化、塑造企業(yè)內(nèi)外在形象等方面具有不可替代的作用,為此,企業(yè)需進(jìn)一步強(qiáng)化自身檔案管理工作開展的力度,從而在有效記錄自身經(jīng)營發(fā)展成果的同時(shí),為自身可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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