李嘉夢

（中國商用飛機有限責任公司北京民用飛機技術(shù)研究中心，北京 100000）

一、加強檔案管理的重要性

科研項目檔案記錄了項目全生命周期，是不可再生的重要資源，是記錄科研單位各項權(quán)益的重要依據(jù)，同時，也是項目成果利用、管理和維護的重要內(nèi)容?？蒲袡n案的管理工作，不僅僅是檔案管理部門的工作，還需科研項目管理部門、采購部門、外協(xié)單位、財務(wù)部門等協(xié)作共同完成，需要自上而下的高度重視；科研項目歷經(jīng)時間較長，經(jīng)手人員較多，因此，加強檔案系統(tǒng)化管理，確保檔案系統(tǒng)、完整、準確的收集歸檔具有重要意義。

二、科研檔案管理存在的問題

1.檔案管理機制不完善

科研單位檔案管理體系還不夠。一是部分科研單位承接的項目多為多個單位共同承接的任務(wù)，涉及的主體較多，在簽訂合同、合作協(xié)議時，因?qū)Y料保存、格式要求等要求不明確或因?qū)σ罄斫獠灰恢?，導致各參與單位對項目檔案的要求也不一樣，導致部分過程文件未及時歸檔，無法保證檔案收集的完整性及成果信息的利用價值。二是科研項目檔案管理中存在管理機構(gòu)、管理部門、管理責任人和相應(yīng)的工作職責不明確的情況，導致收集整理項目管理、科研過程、財務(wù)、驗收等檔案時，因不清楚職責導致未及時、完整、有效的收集歸檔材料。如文件簽章手續(xù)不完整、不規(guī)范、部分關(guān)鍵文件資料未歸檔等，無法正確地執(zhí)行檔案管理有關(guān)規(guī)定。除此，還會出現(xiàn)相關(guān)部門管理人員互相推諉、互不溝通，致使科研項目檔案無人管理、散亂堆積、材料缺失[1]。

科研單位檔案管理規(guī)范還需加強。一是歸檔范圍和歸檔整理標準熟悉度不夠?？蒲腥藛T和檔案管理人員對科研項目實施過程中需歸檔材料了解程度不夠，對交付對象要求研究不夠，導致科研項目檔案整理歸檔不規(guī)范、檔案材料不齊全。二是科研項目驗收管理制度不完善。多數(shù)科研單位沒有建立項目驗收管理制度，對科研項目檔案材料驗收把關(guān)不嚴，有些科研項目已經(jīng)通過驗收了，檔案材料都不齊全[2]。

2.檔案管理意識不足

2.1 科研單位對檔案管理重視不足

科研單位專職科研項目檔案管理員設(shè)置較少，使得檔案管理工作無法深入開展。部分科研單位“重兩頭，輕中間”的管理模式，導致項目檔案收集工作不夠重視，對科研活動中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)或衍生數(shù)據(jù)的收集、管理存在漏洞，無法保證檔案的完整性、系統(tǒng)性。

2.2 科研人員歸檔責任認識不足

第一，有些科研項目人員并未“隨產(chǎn)生隨預(yù)歸檔”，未將預(yù)歸檔工作落實在日常工作中，在完成任務(wù)書要求的研究內(nèi)容過程中，科研資料基本散落在各個經(jīng)手人中，待結(jié)題驗收時，才進行收集整理。但由于項目周期長、人員變動大，很容易造成重要檔案遺失[3]。

第二，有些科研人員對檔案重要性認識不足，有的科研人員認為自己只需做好科研，檔案是檔案管理員的事，對檔案工作毫不在意；有的科研人員認為只保存項目申報書、任務(wù)書、成果申報等主要材料，其他材料無關(guān)緊要；有的科研人員為方便自己查閱使用，將資料長期保存在自己手中。

第三，有些科研人員大局意識不強，有的科研人員認為科研項目是自己的，成果也是自己的，不愿將核心成果移交歸檔；有的科研人員認為檔案管理員不懂科研業(yè)務(wù)，歸檔要求瑣碎且麻煩，拒絕配合收集整理材料[4]。

3. 科研項目檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

科研項目檔案管理人員大多由管理部門或科研部門工作人員兼職，由于是非科班出身，檔案專業(yè)知識不足，檔案業(yè)務(wù)不夠熟練，加之身兼多職，工作繁多，專業(yè)水平無法滿足項目檔案管理需求。除此，部分檔案管理人員雖具備檔案管理能力，但因無法深度參與項目執(zhí)行的各個階段和環(huán)節(jié)，對項目的實施過程、重要里程碑、項目管理業(yè)務(wù)等不熟悉，導致無法判斷歸檔資料的完整性、準確性和規(guī)范。參與項目實施的科研人員又因不明確檔案收集范圍和標準，導致檔案材料不完整、不系統(tǒng)、整理歸檔不及時。

三、加強科研項目檔案管理的對策和建議

1.強化科研檔案責任意識

自上而下重視檔案工作，單位高層領(lǐng)導應(yīng)重視檔案工作，將提升檔案管理水平作為重要關(guān)注事項之一，并納入單位重點考核和發(fā)展方向中。同時，科研人員也應(yīng)提高檔案意識。從事科研項目管理的科研人員不僅要學習項目管理知識，還要學習檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，掌握科研項目檔案的歸檔要求和標準，并將其貫穿于科研項目管理全過程、各環(huán)節(jié)[5]。

2.優(yōu)化科研檔案收集整理的有關(guān)制度規(guī)范

根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，同時結(jié)合單位實際組織機構(gòu)架構(gòu)，明確科研項目檔案的管理機構(gòu)、管理部門、管理責任人和相應(yīng)的工作職責。

第一，檔案管理部門要結(jié)合有關(guān)規(guī)定，明確科研項目材料收集歸檔范圍和整理歸檔標準，形成系統(tǒng)化、涵蓋檔案全生命周期的工作流程。

第二，項目管理部門、科研項目負責人在項目立項時，應(yīng)根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合承接任務(wù)計劃，配合檔案管理部門確定相應(yīng)材料歸檔范圍、標準規(guī)范、歸檔時間、上交責任人等，構(gòu)建清晰、完善的文檔歸檔范圍體系。

第三，根據(jù)檔案管理規(guī)定，必須按照檔案部門有關(guān)要求，提交相關(guān)資料并通過檔案部門檢查后，方可開展項目的竣工驗收。

第四，項目竣工后，由項目管理部門組織，檔案部門參與，對科研項目檔案歸檔材料嚴格審查，驗收通過或整改復(fù)查符合要求后，檔案部門簽字確認，方能通過驗收。

3.完善科研檔案歸檔監(jiān)督管理機制

建立檔案問題問責和追責制，通過科研項目檔案歸檔納入科研人員的崗位責任、列為科研人員技術(shù)業(yè)務(wù)考核內(nèi)容、年底績效考核兌現(xiàn)條件等方法，督促科研人員按期歸檔，如科研項目檔案材料整理和歸檔不完整、不及時，年度考核評分相應(yīng)扣減，并要嚴格追究項目負責人及相關(guān)科研人員的責任。

4.加快建立專業(yè)化、高水平檔案管理隊伍

建立專業(yè)、穩(wěn)定化檔案管理隊伍。將檔案人員下沉至項目，了解并掌握項目進展情況；打通檔案工作人員晉升渠道，重視專職檔案管理人員發(fā)展，制定崗位職責以及合理有效的人才培養(yǎng)計劃，對檔案管理人才實施規(guī)范化管理和激勵政策等方式，留住科研項目檔案管理人員，從而保證科研項目檔案工作無縫銜接，更利于系統(tǒng)化、規(guī)范化管理[6]。

支持并鼓勵檔案管理人員參加各類業(yè)務(wù)培訓及檔案法律法規(guī)學習。一是大力培養(yǎng)科研檔案人員建立專業(yè)收集整理、立卷歸檔、檢索利用及電子檔案信息的收集、管理和操作技能，提升數(shù)字化檔案理論知識和技能，不斷提高科研項目檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化水平。同時，建立兼職檔案員隊伍，定期組織內(nèi)外部培訓，提升全員水平，推動整體檔案工作能力。二是定期組織科研人員和檔案管理員學習檔案法律法規(guī)，提高保密意識，增強履行保密責任的自覺性[7]。

結(jié)語

合理科學地管理科研項目檔案對國家科研項目體系的管理與建設(shè)、科學知識的傳播、科研成果轉(zhuǎn)化、科學技術(shù)的進步都有很好的促進作用?？蒲许椖繗v時長、形式復(fù)雜，難于管理，本文以檔案合理、有效管理為目標，深入研究探討科研項目檔案管理，旨在提升科研項目檔案質(zhì)量，為后期利用奠定良好的基礎(chǔ)。同時，為檔案管理提供可借鑒的有效方法，有效提升科研項目檔案質(zhì)量水平。