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        開發(fā)地域文化檔案信息資源的有效途徑

        2021-03-27 11:54:01馬小惠
        中文信息 2021年7期
        關(guān)鍵詞:資源信息文化

        馬小惠

        (凌源市退役軍人事務(wù)局,遼寧 朝陽 122500)

        地域文化檔案主要反映當(dāng)?shù)氐臍v史文化、民俗民風(fēng)、重大事件、風(fēng)土人情、名人名勝、名優(yōu)特產(chǎn)等內(nèi)容和形式豐富、載體多樣的記錄材料。地域文化檔案資源開發(fā)的過程實(shí)質(zhì)上是地域文化檔案信息組織過程,其結(jié)果是將蘊(yùn)含在地域文化檔案中的信息內(nèi)容揭示出來,并使之有序化、系統(tǒng)化,以便查找和深層次利用。在檔案資源開發(fā)中,必須以鮮明特色的檔案產(chǎn)品和服務(wù)來滿足社會檔案需求,提升檔案資源開發(fā)的社會競爭力。

        一、明確地域文化檔案信息資源開發(fā)層級

        地域文化信息資源必須經(jīng)過一定過程的開發(fā)才能被利用,才能使其隱含的價值得以更好的實(shí)現(xiàn),這個一定的過程指地域文化檔案信息開發(fā)利用過程中的不同層次級別,開發(fā)力度的差異都會出現(xiàn)不同的開發(fā)層次,每個層級都有一個結(jié)果及其表現(xiàn)形態(tài)。根據(jù)開發(fā)的深度不同,地域文化檔案信息資源的開發(fā)利用可分為以下五個層級。這些層次不是孤立的,它們依次是由淺入深、由低級到高級的開發(fā)過程。體現(xiàn)了地域文化檔案信息資源開發(fā)利用的全部內(nèi)涵[1]。

        1.地域文化檔案文獻(xiàn)序化開發(fā)

        地域文化檔案文獻(xiàn)序化開發(fā)也是地域文化檔案文獻(xiàn)的整理過程,這是檔案信息初步的開發(fā)層次。這種開發(fā)是以地域文化檔案文獻(xiàn)的外形特征和內(nèi)容特征信息為開發(fā)單元,用特定的組織手段、分類標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識文獻(xiàn)的基本特征,讓使利用者能夠獲取地域文化檔案文獻(xiàn)的查找線索,起到對地域文化檔案文獻(xiàn)序化和相對集中的作用。對于地域文化檔案信息內(nèi)容而言,這種開發(fā)是很粗淺的,如全宗目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、聯(lián)合目錄等都是這種開發(fā)的表現(xiàn)形式,這項(xiàng)工作是地域文化檔案信息資源開發(fā)的第一步,為以后各層次的開發(fā)打基礎(chǔ)。

        2.主題揭示開發(fā)

        主題揭示開發(fā)是地域文化檔案信息開發(fā)的第二層次,它主要是深入揭示地域文化檔案的內(nèi)容特征,為地域文化檔案利用者提供多途徑檢索。這種開發(fā)階段是以地域文化檔案文獻(xiàn)中的個別事項(xiàng)或主題內(nèi)容為記錄單位,并用這些記錄單位指引文獻(xiàn)主題內(nèi)容中的事項(xiàng)和知識。這種開發(fā)的成果有,主題索引、作者索引、字順?biāo)饕取?/p>

        3.知識揭示開發(fā)

        知識揭示開發(fā)是揭示出地域文化檔案文獻(xiàn)中的知識內(nèi)容,并以概述、報道、摘述、評介、選擇、濃縮、精煉等手段對地域文化檔案信息資源進(jìn)行加工,把地域文化檔案中的各種數(shù)據(jù)、事實(shí)、結(jié)論、方法等信息傳遞給利用者。提供給利用者真正想知道的或必須知道的大量檔案中的某個微小部分,因此,知識揭示開發(fā)的任務(wù)就是從大量的地域文化檔案文獻(xiàn)中摘取這種類型的信息,用于解答利用者的咨詢或向利用者主動提供服務(wù),專題指南就是這種開發(fā)的成果。

        4.知識重組開發(fā)

        知識重組開發(fā)不僅揭示知識還有分析鑒別的作用。綜合歸納、判斷推理、批評議論等方法對大量相關(guān)的或某個專題的地域文化檔案信息進(jìn)行去粗取精,去偽存真的總結(jié)和評論,也就是對地域文化檔案文獻(xiàn)行綜合研究,把嚴(yán)重分散、真假混雜的信息搜集起來,經(jīng)過鑒、篩選、分析,揭示出某一特定信息群的內(nèi)在聯(lián)系及其社會價,并做出必要的結(jié)論,形成決策的地域文化檔案依據(jù)。

        知識揭示開發(fā)與知識重組開發(fā)的不同之處在于前者是把有關(guān)某個地域文化主題的信息經(jīng)過篩選、鑒別、匯集起來,無須加以分析和評價,而后者則是在匯集同主題信息的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加工,并做出評價,從而產(chǎn)生出一種全新的文獻(xiàn),它不再是僅僅經(jīng)過篩選的信息群體,而是對一些信息進(jìn)行新的組合、提煉和評價,能為利用者提供決策的借鑒。這個層次開發(fā)的結(jié)果是專題信息的綜合研究報告或論證。

        5.知識活化開發(fā)

        該階段是地域文化檔案信息開發(fā)利用的最高層次,是檔案工作者針對地域文化檔案資源利用過程中,發(fā)掘知識、進(jìn)行信息綜合、再生產(chǎn)功能的過程。具體地講,它包括以下內(nèi)容:使地域文化精神產(chǎn)品向物質(zhì)產(chǎn)品轉(zhuǎn)化的知識物化開發(fā),為社會物質(zhì)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動服務(wù);利用地域文化檔案信息為政府決策、管理運(yùn)籌服務(wù)的知識轉(zhuǎn)化開發(fā);利用已有的地域文化檔案信息產(chǎn)出新知識的再生產(chǎn)開發(fā),為經(jīng)濟(jì)、社會、文化、科研活動、知識生產(chǎn)服務(wù)。

        二、完善地域文化檔案信息的開發(fā)機(jī)制

        地域檔案信息開發(fā)不僅要具有一定的物質(zhì)、技術(shù)、方法作基礎(chǔ),同時,也需要有法令、政策、剖度、管理等機(jī)制加以配合,下面四個機(jī)制可以保證開發(fā)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

        1.外部管理體制

        外部理順管理關(guān)系,增強(qiáng)綜合地域文化開發(fā)功能。首先,組建機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室開發(fā)地域文化檔案資源,近年來,由于黨政分開,機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變,使得立檔單位大量增加,有的機(jī)關(guān)只有幾個人很難配備合適的檔案人員,如果解決了編制、經(jīng)費(fèi)等問題,聯(lián)合檔案室將是一種較好的機(jī)構(gòu)開發(fā)組織形式。其次,各地綜合性檔案館都擁有比較好的物質(zhì)條件和素質(zhì)比較高的檔案專業(yè)人員。但由于我國檔案管理體制上實(shí)行分級分層分專業(yè)管理的原則,檔案信息分別由各級各類各專業(yè)的檔案館分別進(jìn)行管理,因而影響了地域文化檔案信息的綜合利用。建立以綜合性檔案館為基礎(chǔ)的地域文化檔案信息資源開發(fā)中心進(jìn)行開發(fā),效果很好[2]。

        2.內(nèi)部激勵機(jī)制

        本單位制定崗位目標(biāo)及其管理責(zé)任來實(shí)現(xiàn)地域文化檔案信息的開發(fā)。從檔案局到檔案館,從領(lǐng)導(dǎo)到一般工作人員,人人都要定任務(wù)、有獎罰,工作計(jì)劃中必須將一定時期內(nèi)地域文化檔案信息資源開發(fā)任務(wù)落實(shí)到人,定期考核,獎優(yōu)罰劣。通過考核評比把優(yōu)秀的人員選拔或遞補(bǔ)上去,真正做到能者上劣者下。

        3.信息反饋機(jī)制

        檔案信息資源開發(fā)利用信息反饋內(nèi)容大致包括四個方面;一是對接服務(wù)人員的評價,如工作作風(fēng)、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平、職業(yè)道德等。二是對服務(wù)方式的評價,如閱覽、復(fù)制、調(diào)卷、咨詢、輔導(dǎo)以及目錄、匯編、資料服務(wù)等。三是對服務(wù)水平和質(zhì)量的要求評價,如是否及時傳遞檔案信息、準(zhǔn)確性如何、是否全面系統(tǒng)等。四是檔案利用效果評議。

        4.環(huán)境協(xié)調(diào)機(jī)制

        地域文化檔案信息資源開發(fā)的協(xié)調(diào)機(jī)制包括內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)和外部環(huán)境協(xié)調(diào)兩種,內(nèi)部協(xié)調(diào)過程中,從檔案信息的輸入、存貯到輸出各工作程序之間始終存在相互配合,共同協(xié)作的問題,在各工作程序中,人員、資金設(shè)備又穿插其中,當(dāng)條件的限制,人員、資金還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足各工作環(huán)節(jié)的需要時,要合理分配,做到按比例、按輕重緩急安排人力、物力和財力,同時,在工作計(jì)劃與工作措施方面協(xié)調(diào)配合,建立順暢、和諧、穩(wěn)定的工作關(guān)系,是搞好協(xié)調(diào)的重要內(nèi)容。外部環(huán)境協(xié)調(diào)是指檔案信息開發(fā)部門與周圍社會環(huán)境的協(xié)調(diào)。檔案信息來自社會,檔案事業(yè)是一項(xiàng)社會事業(yè),檔案事業(yè)的管理是一個開放型系統(tǒng),必須與社會有關(guān)方面相適應(yīng)。外部協(xié)調(diào)機(jī)制的總目標(biāo)要求檔案信息部門積極主動地去研究檔案工作的外部環(huán)境對檔案部門的影響,使檔案工作與之配合協(xié)調(diào),從而獲得地域文化檔案信息資源良好的開發(fā)效果。

        三、開發(fā)地域文化檔案資源的途徑

        1.找準(zhǔn)市場定位確立競爭優(yōu)勢

        開發(fā)地域文化檔案產(chǎn)品獲得經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,就要找準(zhǔn)市場定位。首先,滿足利用人員的文化程度、收入、職業(yè)、愛好興趣等需要,如科研人員、大學(xué)教師、政府機(jī)關(guān)人員、各類管理人員等都是再生型地域文化檔案信息產(chǎn)品的主要用戶。其次,地域文化檔案產(chǎn)品開發(fā)者應(yīng)多選擇差異性營銷,有針對性地生產(chǎn)多品種、系列化的產(chǎn)品,并采取有區(qū)別的促銷手段。最后,關(guān)心檔案產(chǎn)品信息量、檔次、質(zhì)量、連續(xù)性、針對性、服務(wù)和價格等,這些因素構(gòu)成一個多維空間,某一具體產(chǎn)品在這一多維空間中一定有一點(diǎn)與之對應(yīng),這一點(diǎn)就是產(chǎn)品的市場定位點(diǎn),這是產(chǎn)品開發(fā)的一步[3]。

        確立競爭的優(yōu)勢首先是自身的、獨(dú)有的、豐高的、動態(tài)的檔案有資源貯藏;其次是不同檔案信息機(jī)構(gòu)擁有相對穩(wěn)定的利用者群體,再逐漸擴(kuò)展到其他潛在的利用著群體形成多圈層、多品種的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)并從而確立自己的競爭優(yōu)勢。

        2.有重點(diǎn)地開發(fā)地域文化檔案信息資源

        開發(fā)特色地域文化檔案信息資源時首先要根據(jù)社會的需要,根據(jù)自己的實(shí)力,制定切實(shí)可行的特色地域文化檔案信息開發(fā),按照輕重緩急,進(jìn)行分層次開發(fā)檔案館擁有眾多的特色地域文化檔案資源,數(shù)量和類型還將不斷增加,要圍繞著為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重點(diǎn),全面地開發(fā)館藏。在不同的時期應(yīng)該根據(jù)社會的需要和服務(wù)對象的特點(diǎn),確定各個時期特色地域文化檔案信息開發(fā)的方向和重點(diǎn)。

        3.有針對性開發(fā)地域文化檔案信息資源

        特色地域文化檔案信息開發(fā)必須緊緊圍繞地域政治、經(jīng)濟(jì)、科研、文化等活動開展,注視和分析社會動態(tài),通過會議、新聞媒體、上級文件等各種方式,把握社會熱點(diǎn),了解一定時期地域內(nèi)的工作要求、工作重點(diǎn)并有針對性地開發(fā)社會需要的特色地域文化檔案信息產(chǎn)品,以最快的速度加工處理特色地域文化檔案信息,提供高質(zhì)量的信息產(chǎn)品。這不僅提高了特色地域文化檔案信息產(chǎn)品社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,還提高了特色地域文化檔案資源開發(fā)的社會影響力。

        4.發(fā)揮合作優(yōu)勢整合開發(fā)地域檔案資源

        要擴(kuò)大地域文化檔案信息資源開發(fā)的覆蓋范圍,將各級綜合檔案館內(nèi)反映地區(qū)特色的檔案盡可能地收集齊全,才能確保對該地區(qū)有著完整的認(rèn)識,檔案編纂不僅注重紙質(zhì)形式還要注重電子載體,即檔案全文數(shù)據(jù)庫、信息庫、影視聲像作品等。根據(jù)社會需要,依據(jù)檔案文獻(xiàn),采用新技術(shù)提升地域文化檔案信息開發(fā)效率。互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展及家用電腦的普及激發(fā)人們對各類機(jī)讀目錄、數(shù)據(jù)庫的需求,而這些需求又極大地提高了各種專題目錄、綜述和預(yù)測類信息產(chǎn)品的開發(fā)速度。有助于地域文化檔案信息開發(fā)工作者提高編研效率和開發(fā)成果的質(zhì)量。

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