（山東省臨朐縣疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 262600）

疾控中心是提供預(yù)防保健、健康體檢、慢性病防治、公共衛(wèi)生服務(wù)均等化以及公共衛(wèi)生檢驗(yàn)監(jiān)測(cè)的重要健康服務(wù)機(jī)構(gòu)[1]。而疾控中心中最重要的文件即疾控檔案，這些檔案來源于公共衛(wèi)生服務(wù)、醫(yī)生等在實(shí)際疾病防治過程中保留的對(duì)于之后疾病治療有重要參考價(jià)值的現(xiàn)場(chǎng)文書、相關(guān)調(diào)查記錄、影像資料、錄音文件、總結(jié)報(bào)告等。上述疾控中心的檔案資料不僅反映了疾控中心在社會(huì)公共衛(wèi)生服務(wù)中的突出貢獻(xiàn)，亦是其工作成功的歷史資料匯集，同樣也是為之后的疾病防控工作提高的寶貴參考資料。疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理模式的效能相對(duì)較差，缺乏科學(xué)性、合理性和信息化，因此為更好地支持公共衛(wèi)生服務(wù)，疾控中心的檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行改革。

一、疾控中心檔案管理工作的意義

1.提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)檔案管理工作需要通過手動(dòng)錄入各類信息，在對(duì)檔案的收集、管理中都需要人工全程參與，不僅耗損人力，出差錯(cuò)的概率很大。改革檔案管理模式，將信息化引入，一方面能夠減少錄入量，從而降低人工錯(cuò)誤；另一方面通過檔案管理可以將疾控中心的所有檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，并能夠?qū)崟r(shí)查看。信息化的優(yōu)點(diǎn)即在于通過電腦處理人工錄入的各類檔案信息，然后便可以永久查看，隨時(shí)調(diào)取，反復(fù)利用，其實(shí)時(shí)性顯著提高。此外通過信息共享，能夠及時(shí)將各類信心與其他檔案管理部門實(shí)時(shí)共享。因此實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化會(huì)極大提高疾控中心檔案管理工作的效率。

2.利于檔案保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被反復(fù)查看極易出現(xiàn)字跡模糊、損壞，需要補(bǔ)檔，因此檔案管理進(jìn)行信息化改革之后，相關(guān)人員提取檔案時(shí)只需要通過計(jì)算機(jī)就能輕松獲取，這樣不僅能及時(shí)查看檔案，而且不會(huì)對(duì)檔案造成磨損。

3.為構(gòu)建穩(wěn)定的公共衛(wèi)生環(huán)境提供堅(jiān)實(shí)保障

疾控中心的檔案包括一個(gè)地區(qū)各類疾病的發(fā)生、救治情況，對(duì)于該地區(qū)制定具有針對(duì)性的衛(wèi)生對(duì)策有很高的參考價(jià)值。此外，疾控中心的檔案還聚集了該地區(qū)基于這些檔案資料開展的各類醫(yī)學(xué)研究的成果。合理、充分、有效地利用地區(qū)疾控中心的檔案資料對(duì)于保障該地區(qū)公共衛(wèi)生環(huán)境，提高人民的健康水平和社會(huì)穩(wěn)定度，保證國(guó)家安全有重要意義[2]。

二、疾控中心傳統(tǒng)檔案管理工作的問題

1.缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理工作雖重要，但是由于疾控中心管理人員缺乏對(duì)其足夠的重視，使其長(zhǎng)期處于邊緣化的位置，較多的疾控中心工作人員檔案管理意識(shí)薄弱。此外，疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)也缺乏對(duì)檔案管理工作充分的認(rèn)知，將檔案管理工作簡(jiǎn)單化，未調(diào)配足夠的人力參與檔案管理，致使其長(zhǎng)期跟不上實(shí)際的應(yīng)用要求。

2.缺少檔案管理行為準(zhǔn)則

疾控中心的檔案管理細(xì)分的種類很多，如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、案例業(yè)務(wù)檔案等，這些檔案的管理和歸檔往往需要具有專業(yè)管理知識(shí)的人才進(jìn)行有效的梳理，并且每年都需要重新收集和整理，工作量很大[3]。但對(duì)于基本的疾控中心而言，檔案管理工作由于重視程度不夠因此缺少必要的行為準(zhǔn)則，使其難以在基層有效落實(shí)。

3.缺乏檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)的管理模式

相較于電子檔案，紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境極為苛刻，對(duì)于疾控中心尚未信息化的檔案，基層的疾控中心很多都不具備恒溫、恒濕的環(huán)境，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)缺損。其次，基層疾控中心意識(shí)的不足，檔案管理模式相對(duì)落后，在應(yīng)對(duì)突發(fā)的公共衛(wèi)生事件時(shí)無法及時(shí)提供參考資料，加大了疾病防治的難度。

4.缺乏檔案管理人才

檔案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求很高，但在大多數(shù)的基層疾控中心例，其檔案管理部門的工作人員多數(shù)缺乏管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的學(xué)歷背景，導(dǎo)致檔案管理工作難以有效開展。其次，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，究其原因在于基層疾控中心的重點(diǎn)在于疾病監(jiān)測(cè)與防控，忽視了檔案管理工作的重要性。也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)部門的傾向?qū)е录部刂行牡臋n案管理工作的開展存在非專業(yè)性的特點(diǎn)。

5.缺乏對(duì)電子檔案的管理和開發(fā)

基層的疾控中心近年來也開始引進(jìn)信息化管理，通過檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)化檔案管理工作，提高信息處理水平。但是由于信息化不徹底，疾控中心的檔案管理工作仍然需要手動(dòng)錄入，且需要花費(fèi)時(shí)間歸檔整理。而檔案室雖然引進(jìn)了信息化設(shè)備，但是并未深度實(shí)現(xiàn)信息化。并且對(duì)于信息化之前的紙質(zhì)檔案也并未全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化歸檔。再者，檔案室對(duì)于電子檔案的備份程度較低，若遇到病毒等突發(fā)以外，很可能造成電子檔案的完全丟失。除了疾控中心電子檔案的管理工作缺乏規(guī)范性以外，已有的電子檔案由于相關(guān)的醫(yī)護(hù)人員缺乏利用檔案資料處理問題的意識(shí)，導(dǎo)致其開發(fā)利用程度低?；鶎蛹部刂行牡牟闄n服務(wù)仍停留在簡(jiǎn)單的檔案復(fù)制等工作上，電子檔案的利用也只能通過目錄檢索。

三、疾控中心檔案管理模式改革的應(yīng)對(duì)策略

1.建立嚴(yán)格的檔案層級(jí)管理制度

疾控中心的檔案管理工作與該地區(qū)公共衛(wèi)生安全息息相關(guān)，因此需要引起檔案管理部門工作人員的足夠重視。首先，以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制為基礎(chǔ)制定嚴(yán)格的檔案層級(jí)管理制度，將檔案管理工作的各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到具體的負(fù)責(zé)人身上，提高對(duì)檔案資料的管理標(biāo)準(zhǔn)，以此將檔案管理制度逐步規(guī)范化。為有效落實(shí)檔案層級(jí)管理制度，需要建立層層管理、層層監(jiān)督的嚴(yán)密的管理體系，對(duì)于日常管理工作中發(fā)生的問題實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的體系化和規(guī)范化。其二是在落實(shí)管理制度的基礎(chǔ)上對(duì)其逐漸優(yōu)化，細(xì)化管理工作，盡可能將所有管理空白納入管理制度中。通過上述檔案管理制度的建立，提高檔案管理工作的保障。

2.完善檔案管理的設(shè)施設(shè)備，改革檔案管理模式

檔案的信息化管理需要完善的設(shè)施設(shè)備，涉及許多計(jì)算機(jī)硬件和軟件。但是疾控中心的大量資金都被用于引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，而忽略了檔案管理信息化設(shè)備的需求。這使得檔案管理工作總是滯后于其他醫(yī)療工作，若不加以改善會(huì)進(jìn)一步加重檔案儲(chǔ)備信息不全的問題。因此，疾控中心需要逐步構(gòu)建完善的基礎(chǔ)設(shè)施，并將其與原有設(shè)備結(jié)合，以提高檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的疾控中心的檔案管理模式以人工收集、整理、保存檔案資料為主，信息化設(shè)備的引進(jìn)使得傳統(tǒng)的檔案管理模式失效，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，更新傳統(tǒng)的管理思維，建立以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化的檔案管理模式。

3.加大檔案管理人員的培養(yǎng)力度，提高其綜合素質(zhì)

信息化設(shè)備和管理的推行對(duì)疾控中心檔案管理人員的要求也在不斷提高，相關(guān)管理人員不僅需要負(fù)責(zé)保養(yǎng)信息化設(shè)備，還需要負(fù)責(zé)維護(hù)和管理檔案管理系統(tǒng)，并且還要負(fù)責(zé)檔案資料的整理、保存等工作[4]。因此，疾控中心在培養(yǎng)檔案管理人員時(shí)，首先應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，提高其對(duì)于檔案管理工作的重視，并通過實(shí)踐操作提高其認(rèn)知水平和工作能力，努力使檔案管理工作趨于細(xì)致化，摒棄掉原來的非專業(yè)化和隨意化。相關(guān)部門可以通過開展培訓(xùn)逐步提高新引進(jìn)的原有的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，和管理能力。其次，應(yīng)該大力引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，將先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)注入相對(duì)落后的管理群體中，增強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合水平。最后，疾控中心檔案管理工作的人事負(fù)責(zé)人應(yīng)該具備較高的思想道德水平，高度責(zé)任心，專業(yè)的管理背景和業(yè)務(wù)能力，能夠有計(jì)劃地開展人員培訓(xùn)的工作，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)逐步專業(yè)化、固定化。

4.規(guī)范電子檔案管理，提高其開發(fā)利用的程度

首先，加大對(duì)原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，若基層的疾控中心缺乏相應(yīng)的人才或足夠的人力，可以將數(shù)字化紙質(zhì)檔案的工作外包至第三方。其次，針對(duì)已有的電子檔案?jìng)浞莩潭容^低的問題，需要疾控中心的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才構(gòu)建具備更高安全性的網(wǎng)絡(luò)屏障，以保障信息安全。對(duì)于電子檔案，提高其開發(fā)利用的程度對(duì)于提高地區(qū)公共衛(wèi)生服務(wù)有重要意義。為改善上述問題，要求疾控中心以編年歷的方式從業(yè)務(wù)檔案出發(fā)，展開檔案資料的編研工作。為更有效地開展編研工作，要求相關(guān)人員具備較高的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)的知識(shí)背景，通過各部門的通力合作，完成對(duì)歷年檔案資料的匯編。除此以外，以更加多樣的形式如中心局域網(wǎng)等利用電子檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全文檢索、傳輸、共享。

結(jié)語

疫情的常態(tài)化使得國(guó)家越來越重視對(duì)基層疾控中心的建設(shè)和完善，而疾控中心的檔案管理模式也逐漸向信息化、精細(xì)化發(fā)展?；鶎拥募部刂行臋n案管理人員應(yīng)該秉承著務(wù)實(shí)的態(tài)度，提高自身的認(rèn)知水平和管理能力。結(jié)合地區(qū)疾控發(fā)展中遇到的各種問題和實(shí)際情況，逐步建立完善的檔案管理模式，為當(dāng)?shù)厝嗣裉峁└咏∪墓残l(wèi)生服務(wù)。