王曉光 富秀晴 何士文

摘要：眾所周知，事業(yè)單位人事檔案管理屬于國(guó)家檔案的重要組成部分，也是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要管理工作，其管理的質(zhì)量能夠影響事業(yè)單位的工作效率，做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以真正意義上體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值，對(duì)于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展具有積極的作用。本文就提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的對(duì)策做出了詳細(xì)的論述，供相關(guān)部門(mén)參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理利用 創(chuàng)新

前言：事業(yè)單位的人事檔案管理涉及到很多方面的內(nèi)容，也是對(duì)于員工檔案的一種綜合管理的模式，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要考慮本單位的實(shí)際發(fā)展情況和當(dāng)時(shí)所處的環(huán)境，并且各個(gè)管理緩解之間要相互協(xié)調(diào)，從而能夠進(jìn)一步有效地提升事業(yè)人事檔案管理的水平。在進(jìn)行實(shí)際的管理工作中，要根據(jù)各個(gè)單位不同的發(fā)展情況制定有針對(duì)性的措施，這樣能夠保證相關(guān)措施實(shí)施的落地性，讓員工的優(yōu)勢(shì)得到充分的發(fā)揮，促進(jìn)事業(yè)單位的又好又快發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的概述

在我國(guó)的政府職能機(jī)構(gòu)中，事業(yè)單位是重要的組成部分，為我們的政府服務(wù)以及社會(huì)的發(fā)展與穩(wěn)定做出了巨大的貢獻(xiàn)。尤其是廣大的事業(yè)單位人員，是我們社會(huì)穩(wěn)定與發(fā)展的重要基石。在事業(yè)單位中，人事檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，其直接關(guān)系到事業(yè)人員職業(yè)生涯的信息變化與自身發(fā)展，也是事業(yè)單位保持其服務(wù)功能的重要基礎(chǔ)，因此，做好人事檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

人事檔案的管理主要是將事業(yè)單位中的每個(gè)員工的一些基本信息來(lái)收集起來(lái)，包括工作的績(jī)效或者是個(gè)人的工作變動(dòng)等，這樣可以讓事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在本單位中更好地對(duì)員工進(jìn)行管理。第二，我們通常所說(shuō)的檔案管理還具有流動(dòng)性，這主要是因?yàn)槿藛T的工作并不是固定的，隨著自己的職業(yè)生涯的規(guī)劃會(huì)發(fā)生一定的變動(dòng)，不管是升職或者是降職，以及辭職還有退休，在出現(xiàn)這樣的情況的時(shí)候，這些單位的員工資料也會(huì)發(fā)生一些變化，這也需要專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理人員對(duì)這些檔案進(jìn)行調(diào)整和管理。另一方面，在目前的事業(yè)單位中，每個(gè)員工的人事檔案都是統(tǒng)一進(jìn)行管理的，每個(gè)單位都會(huì)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作，并且是嚴(yán)格按照國(guó)家以及事業(yè)單位的相關(guān)法律和制度來(lái)進(jìn)行的。對(duì)于員工的信息和資料，都進(jìn)行絕對(duì)性的保密，保證信息和資料的不外漏，以及每個(gè)員工的真實(shí)性。

在事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理也是單位了解員工信息的一種非常重要的方式，對(duì)于員工的職業(yè)生涯以及個(gè)人的基本信息和社會(huì)關(guān)系都可以通過(guò)檔案所了解清楚，對(duì)于單位起著積極的作用，可以幫助事業(yè)單位的管理人員對(duì)這一員工進(jìn)行更好的定位，了解其擅長(zhǎng)的領(lǐng)域，更好地做到利用才人和使用人才，讓事業(yè)單位的發(fā)展更加順利。

在事業(yè)單位中，員工都屬于技術(shù)性的，并且在實(shí)際的工作中也非常重視經(jīng)驗(yàn)的積累和自身能力的提升，所以這就要求不斷的創(chuàng)新人事檔案管理，讓員工的檔案都可以與員工的情況所符合。只有將員工本身真實(shí)的情況寫(xiě)入檔案中，才可以有效地激勵(lì)員工更好地進(jìn)行工作，發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，避免在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤，員工的服務(wù)水平也能夠得到不斷的發(fā)展，員工綜合能力提升了就能夠促進(jìn)單位的發(fā)展，更好的為社會(huì)發(fā)揮作用。

總而言之，提升事業(yè)單位人事檔案管理水平事業(yè)單位的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響和重要的意義。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理的重視程度不夠

從我國(guó)目前的事業(yè)單位人事檔案管理工作來(lái)看，很多單位存在著對(duì)檔案管理的重視程度不夠的情況，首先是對(duì)事業(yè)單位自身不夠重視，有的事業(yè)單位存在職務(wù)的變動(dòng)，但是自己的檔案卻沒(méi)有跟著發(fā)生變化，導(dǎo)致在實(shí)際工作中需要自己的檔案的時(shí)候甚至不知道自己的檔案在哪個(gè)地方，嚴(yán)重影響到自己的實(shí)際工作，還在一定程度上影響本單位的檔案管理工作的開(kāi)展。另一方面是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己所在部門(mén)員工的檔案重視程度不夠，我國(guó)的事業(yè)單位人事檔案一般都是由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)寫(xiě)的，有的領(lǐng)導(dǎo)不明確自己的評(píng)語(yǔ)會(huì)對(duì)自己?jiǎn)T工的職業(yè)生涯有著重要的意義，在寫(xiě)檔案的時(shí)候比較隨意，不嚴(yán)謹(jǐn)，也影響著員工的工作生涯。

2.2檔案管理者的管理觀念陳舊

我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的加速發(fā)展給事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)檔案管理提供了積極的幫助，從目前一些事業(yè)單位的檔案管理情況來(lái)看，很多的管理者并沒(méi)有提前了解我國(guó)有關(guān)于檔案管理方面的內(nèi)容，在進(jìn)行管理的時(shí)候還是采用傳統(tǒng)的管理方式，也沒(méi)有掌握社會(huì)發(fā)展對(duì)其工作所提出的新的要求，甚至有的管理者根本沒(méi)有意識(shí)到事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展的重要性，所以這樣陳舊的管理觀念和方式也導(dǎo)致檔案管理工作的效率有所降低，無(wú)法充分發(fā)揮其價(jià)值。除此之外，在管理的方式上，很多領(lǐng)導(dǎo)人員一味地重視單位的發(fā)展利益，對(duì)于員工個(gè)人的發(fā)展重視程度卻不高，不利于員工工作積極性的發(fā)揮，給事業(yè)單位的檔案管理水平的提高造成了不利的影響。

2.3不健全的事業(yè)單位文化

事業(yè)單位文化也在一定程度上影響著相關(guān)工作人員對(duì)于人事檔案管理的水平，能夠影響員工的思想以及價(jià)值觀，也可以反映出單位里員工的精神等，但是現(xiàn)在的事業(yè)單位的文化并沒(méi)有針對(duì)性，沒(méi)有將本單位的特征在文化里顯示出來(lái)，事業(yè)單位的人事檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也沒(méi)有方向，不知道怎么與本單位的單位文化所結(jié)合，導(dǎo)致進(jìn)行的檔案管理相對(duì)來(lái)說(shuō)比較的大眾化，雖然檔案管理聽(tīng)起來(lái)是一項(xiàng)比較簡(jiǎn)單的工作，但是其過(guò)程很繁瑣，要與員工本身的發(fā)展所密切相關(guān)，但是在如今的檔案管理工作中，有的事業(yè)單位文化過(guò)于落后，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，導(dǎo)致員工的思想比較僵硬，無(wú)法將最新的人事檔案管理理念應(yīng)用到其日常的工作中去，造成這一現(xiàn)象的一個(gè)最重要的原因就是事業(yè)單位的相關(guān)部門(mén)沒(méi)有將事業(yè)單位文化的建設(shè)納入到日常的管理當(dāng)中去，讓員工缺乏歸屬感，認(rèn)為自己不是真正的加入到這個(gè)單位中，覺(jué)得自己還是個(gè)“外人”。在工作當(dāng)中的主動(dòng)性也難以充分地發(fā)揮出來(lái)，影響事業(yè)單位的發(fā)展，也在一定程度上影響事業(yè)單位的檔案管理水平。

三、事業(yè)單位人事檔案管理與利用的創(chuàng)新措施

3.1加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，提高對(duì)其重視程度

各單位的領(lǐng)導(dǎo)首先就要重視起事業(yè)單位人事檔案的管理工作，只有領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，實(shí)際的管理工作才可以得到進(jìn)一步的創(chuàng)新和改革，因此，要全面加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性以及基礎(chǔ)知識(shí)的宣傳工作，對(duì)單位的工作人員以及專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作人員開(kāi)展專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)題講座，在專(zhuān)題講座中能夠?qū)M(jìn)行人事檔案管理所需要具備的能力以及工作的能力進(jìn)行明確，讓每個(gè)員工自身的硬性素質(zhì)都可以得到提升，這樣也可以讓員工對(duì)于自身所要從事的這一份工作更加重視。

3.2加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案的信息化管理

事業(yè)單位人事檔案完整地記錄著事業(yè)單位的整個(gè)職業(yè)生涯以及工作期間的全部經(jīng)歷，單位的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)人員可以根據(jù)事業(yè)單位的檔案對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行提拔和任用，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理的重視程度也不斷地提高，傳統(tǒng)的陳舊的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期下對(duì)檔案管理的新要求，因此我們必須要借助現(xiàn)代的力量，利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備來(lái)創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的方式，能夠建立完善的事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化與電子化的雙重管理，從而最大程度的提高事業(yè)單位人事檔案管理的利用率，更好地為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3建設(shè)更合理的人才梯隊(duì)

大到一個(gè)國(guó)家，小到一個(gè)企業(yè)，要想保持長(zhǎng)久的穩(wěn)定發(fā)展，人才梯隊(duì)的建設(shè)至關(guān)重要。尤其是在事業(yè)單位這種國(guó)家服務(wù)職能的機(jī)構(gòu)中，人才梯隊(duì)的建設(shè)是保持其持續(xù)為人民服務(wù)的重要基礎(chǔ)。人事檔案管理要積極從社會(huì)中吸引人才，并且為職工提供公平透明的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境與晉升體系，構(gòu)建完整的人才梯隊(duì)，以保持事業(yè)單位人事檔案管理水平的穩(wěn)定性與持續(xù)性。

3.4加強(qiáng)員工的培訓(xùn)，提高員工的綜合素質(zhì)

培訓(xùn)工作是職員在職學(xué)習(xí)提升的重要途徑，對(duì)于提高職員的工作能力與自身素質(zhì)而言是重要的手段。要想提高人事檔案管理的水平，也要相應(yīng)的建立科學(xué)合理的培訓(xùn)體系，以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位源源不斷的提供優(yōu)質(zhì)的人才。要做到如下幾點(diǎn)：（1）要豐富培訓(xùn)內(nèi)容，改變傳統(tǒng)的以政策學(xué)習(xí)和思想道德為主的培訓(xùn)內(nèi)容，增加崗位技能、知識(shí)提升等相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容，切實(shí)提高職員的工作能力;（2）制定合理的培訓(xùn)目標(biāo)，進(jìn)行培訓(xùn)后要定時(shí)進(jìn)行考試，檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，并針對(duì)考試成績(jī)進(jìn)行一定的考核，提高職員學(xué)習(xí)的積極性;（3）完善培訓(xùn)的形式，改變傳統(tǒng)照本宣科式的說(shuō)教培訓(xùn)，通過(guò)視頻教學(xué)、情境模擬、案例分析以及實(shí)踐教學(xué)等形式進(jìn)行培訓(xùn)，怎么進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作，以及檔案管理工作所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)，都要進(jìn)行明確，增加職員學(xué)習(xí)的興趣，提高培訓(xùn)的效果。

四、總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理問(wèn)題已經(jīng)限制了其在社會(huì)中發(fā)揮更好的職能，難以適應(yīng)形勢(shì)的變化與相關(guān)職能的轉(zhuǎn)變需求。一定程度上對(duì)于國(guó)家與社會(huì)的發(fā)展也有所不利，因此就要對(duì)人事檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從而適應(yīng)社會(huì)的需要，因此在實(shí)際的工作中要?jiǎng)?chuàng)新觀念，摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來(lái)的弊端，積極利用現(xiàn)代化的管理設(shè)備，建立完善的事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等保證其工作的順利開(kāi)展，提升事業(yè)單位人事檔案管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：王曉光，1972年9月出生，男，滿(mǎn)族，籍貫：河北省承德市，本科，研究方向：檔案管理

課題名稱(chēng)：事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化研究 ?課題編號(hào)：202109A149