王建博

[摘要]現(xiàn)階段，由于社會的不斷進(jìn)步，有效帶動了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。處于新時期背景下，醫(yī)院需要加強(qiáng)自身的檔案管理工作，提升檔案管理效率和質(zhì)量，不斷完善醫(yī)院中不同部門的檔案管理體系。在實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化的過程中，提升檔案信息的處理水平，提升醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的數(shù)據(jù)管理支持，為醫(yī)院的良好發(fā)展提供充足的源動力。本文針對上述內(nèi)容展開研究，分析辦公自動化背景下，醫(yī)院檔案管理工作在未來階段的發(fā)展情況，為醫(yī)院的平穩(wěn)發(fā)展提供合理化建議。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院管理；檔案管理；辦公自動化

[中圖分類號]R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

對于醫(yī)院的服務(wù)工作而言，想要始終保持足夠穩(wěn)定的發(fā)展勢頭，需要關(guān)注自身的檔案管理工作。醫(yī)院檔案資源管理屬于服務(wù)管理體系中的重要組成部分，醫(yī)院檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)辦公自動化發(fā)展，將各種先進(jìn)的科學(xué)、信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)療服務(wù)和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面。不斷升級并完善醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作，利用辦公自動化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的升級。

1 醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

1.1 數(shù)據(jù)儲存安全性

對于檔案管理工作而言，數(shù)據(jù)信息儲存是一項(xiàng)重要組成部分。在此前階段的檔案資料儲存工作中，大多使用紙質(zhì)檔案，這種紙質(zhì)檔案易受外界因素干擾。在潮濕或溫度較高的環(huán)境下會發(fā)生文字難以辨認(rèn)或文字丟失的情況，部分資料還會出現(xiàn)畫面質(zhì)量失真等諸多問題，對檔案管理工作產(chǎn)生直接影響。但是，在應(yīng)用辦公自動化技術(shù)之后，檔案的儲存效率、儲存安全性和管理效率都會大幅度上升。

1.2 高效性

針對辦公自動化的實(shí)際應(yīng)用情況展開分析，大部分使用單位和企業(yè)會使用辦公自動化系統(tǒng)，為企業(yè)自身的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定運(yùn)行提供可靠保障[1]。傳統(tǒng)檔案管理工作中，大多采用人工管理方式，這種管理方式存在很多弊端。工作人員的勞動強(qiáng)度和勞動量非常高，并且管理質(zhì)量和管理效率普遍不高。除此之外，醫(yī)院中的部門較多，各個不同科室如果同時采用人工檔案管理方式，出現(xiàn)差錯的概率很大。但是，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)能夠很好地改善上述問題，能夠有效提升管理效率，減少工作誤差的出現(xiàn)[2]。

1.3 資源共享性

醫(yī)院辦公自動化背景下，可以有效實(shí)現(xiàn)各種檔案資源的數(shù)據(jù)共享，能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源的有效利用。如微信、QQ等社交軟件，均能夠進(jìn)行信息傳輸作用，并且信息傳輸?shù)陌踩院蜏?zhǔn)確性也能夠得到更為有效的保證。在檔案管理工作中，還可以通過文字檢索的方式進(jìn)行檔案資料的查詢，減少人工查找需要的時間，大大提升了管理效率。

2 檔案管理主要問題分析

2.1 缺少健全的管理制度

在當(dāng)前階段的檔案管理工作中，醫(yī)院體系中的檔案管理工作缺少足夠健全的管理制度保障，硬件設(shè)施和軟件設(shè)施相對不足。這些情況會對檔案管理工作的效率和質(zhì)量造成直接影響。在醫(yī)院進(jìn)行檔案管理期間，資源浪費(fèi)的情況時有發(fā)生，檔案管理質(zhì)量會逐漸下降。出現(xiàn)這種情況的主要原因是檔案管理制度的缺失，沒有可靠的制度做支撐，檔案管理工作無法做到盡善盡美，并且工作期間產(chǎn)生的實(shí)際問題也會更多。

2.2 辦公自動化系統(tǒng)不夠完善

對于當(dāng)前階段的醫(yī)院系統(tǒng)而言，辦公自動化系統(tǒng)尚屬于一種比較陌生的新科技，對該系統(tǒng)的了解程度不深。很多人則從未接觸過這類辦公系統(tǒng)。同時，辦公自動化系統(tǒng)在當(dāng)前階段的技術(shù)開發(fā)并不完善，很多功能尚處于研發(fā)階段，在應(yīng)用過程中存在不穩(wěn)定性，極有可能造成卡頓、延遲等情況，此時出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的可能性非常高。因此，需要提升辦公自動化系統(tǒng)的研發(fā)力度，進(jìn)一步優(yōu)化辦公自動化系統(tǒng)的各項(xiàng)服務(wù)功能。

2.3 專業(yè)人員數(shù)量較少

醫(yī)院中缺少足夠?qū)I(yè)、足夠數(shù)量的人才操控辦公自動化設(shè)備。在醫(yī)院正式引進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)之后，工作人員在使用過程中缺少規(guī)范性，同時還會閑置大部分系統(tǒng)功能。這種情況非常容易造成新系統(tǒng)的運(yùn)行不暢，對檔案管理工作質(zhì)量和工作效率造成不利影響。

3 辦公自動化背景下，檔案管理工作需要采取的有效措施

3.1 改變傳統(tǒng)檔案管理工作方式

處于新時期背景下，醫(yī)院檔案管理工作需要應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革，保證檔案管理期間的文件獨(dú)立性，保證每一份文件都能夠作為一個基本單位進(jìn)行傳輸。通過這樣的改革方式，促進(jìn)文件歸檔工作的高效完成。在此基礎(chǔ)上，還需要提升自動辦公系統(tǒng)的完整性，保證辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用能夠取得應(yīng)有效用。為進(jìn)一步優(yōu)化辦公系統(tǒng)的構(gòu)建工作，需要保證信息部門和技術(shù)部門之間的有效交流和溝通，通過這樣的方式為辦公自動化系統(tǒng)提供科學(xué)的運(yùn)行保障。

3.2 促進(jìn)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升

在醫(yī)院檔案管理工作期間，需要有效滿足辦公自動化檔案管理工作提出的實(shí)際需要，針對工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行鍛煉，用以保證檔案管理工作的高效性。對于部分比較復(fù)雜的辦公自動化管理方式，需要端正員工的工作態(tài)度，保證工作質(zhì)量，保證檔案資料的管理工作效率和質(zhì)量。在此期間，管理層可以設(shè)定相關(guān)獎懲制度，表彰優(yōu)秀員工，對工作表現(xiàn)不良的員工進(jìn)行批評教育，通過這樣的方式能夠有效提升醫(yī)院檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。

3.3 完善檔案管理制度

對于醫(yī)院的檔案管理工作而言，需要在足夠完善的制度支持下才能夠取得更加優(yōu)質(zhì)的工作效果。因此，完善現(xiàn)有檔案管理制度內(nèi)容屬于一項(xiàng)必要性工作。在日常工作期間，工作人員需要針對不同類型的檔案進(jìn)行歸納和整理。由于醫(yī)院的部門和科室較多，在制度存在缺陷的情況下，檔案管理工作非常容易出現(xiàn)誤差，并且會對檔案管理工作造成非常嚴(yán)重的影響。針對這種情況，需要醫(yī)院為檔案管理工作制定足夠完善的工作制度，用以保證檔案管理工作能夠正常展開。與此同時，還需要針對現(xiàn)有管理制度進(jìn)行優(yōu)化，保證管理制度能夠有效迎合不同時間、不同科室、不同部門的檔案管理需求。

4 結(jié)語

綜上所述，對于醫(yī)院檔案管理工作而言，提升檔案管理效率和管理質(zhì)量，需要充分發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的支持，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的便捷性和高效性。與此同時，還能夠?yàn)闄n案資料的安全性、可靠性、完整性提供切實(shí)可靠的安全保障。此外，對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變和革新，能夠在檔案管理工作的發(fā)展過程中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 王坤.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（24）：148-149.

[2] 房建玲.辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理探討[J].管理觀察，2017，37（3）：113-115.