周淑芬

摘 要：醫(yī)院的深化改革與持續(xù)發(fā)展，需要大量的高素質人才，做好人力資源管理與開發(fā)就顯得尤其必要。人事檔案詳細而真實的記錄了每一名職工的任職信息，可以為人力資源的開發(fā)、利用提供參考，無論是在職工的職務調動、人事任免以及定期組織開展培訓等，都有極強的指導性意義。因此，將人事檔案管理與人力資源管理兩項工作結合起來，能夠以更低的成本、更高的效率，幫助企業(yè)儲備更多、更優(yōu)的人才。本文首先概述了人事檔案管理之于人力資源開發(fā)的重要價值，隨后針對現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，提出了統(tǒng)一檔案收集與歸檔標準、通過職工培訓優(yōu)化知識結構、構建人事檔案與人力資源一體化管理模式等幾項針對性的優(yōu)化建議。

關鍵詞：人事檔案管理;人力資源開發(fā);激勵機制;信息化

人力資源開發(fā)旨在實現(xiàn)醫(yī)院人才的最優(yōu)化配置，確保每一名職工都可以找到適合自己的崗位，并在崗位上實現(xiàn)自我價值和對集體貢獻的最大化，實現(xiàn)個人成長與醫(yī)院發(fā)展的同步。在“共享”理念下，將人事檔案資源與人力資源進行整合，利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術，對海量的人事檔案資料進行整合、利用，提取有價值的信息，從而為人力資源的管理與開發(fā)提供必要的借鑒。由此可見，加強人事檔案管理，提升檔案利用水平，成為人力資源深度開發(fā)的先決條件之一。加強人事檔案管理，促進人力資源開發(fā)，成為現(xiàn)階段醫(yī)院管理的重要內(nèi)容。

一、人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的應用價值

1.人事檔案管理有助于人力資源最優(yōu)化配置

人盡其用是現(xiàn)代人力資源管理與開發(fā)的最終目標。從個人角度來說，在合適的崗位上能夠讓自己的知識、技術得到充分的發(fā)揮，個人的價值得到最大的體現(xiàn)，獲得了較高的職業(yè)幸福感;從醫(yī)院角度來說，能夠讓職工在各自的崗位上發(fā)揮創(chuàng)造力與提升能動性，進而為醫(yī)院創(chuàng)造更高的效益。在人力資源管理中，要想做到“人盡其用”，離不開人事檔案的支持。通過做好人事檔案的收集歸檔、動態(tài)更新，以及從專業(yè)角度利用專業(yè)技術，進行人事檔案資源開發(fā)、利用，可以為下一步的人事調動、崗位分配提供必要的參考，爭取讓每一名職工都可以找到適合自己的崗位，在工作中一展所長。因此，人事檔案管理在促使醫(yī)院人力資源實現(xiàn)合理配置、發(fā)揮最大價值方面，也有其獨特的應用價值。

2.人事檔案管理有助于提升人力資源管理效力

在醫(yī)院的人力資源開發(fā)中，職工的在職教育和技能培訓是重要內(nèi)容。以往在組織開展培訓時，因為對職工個人知識結構、專業(yè)技能等具體情況缺乏了解，因此培訓內(nèi)容過于籠統(tǒng)，培訓方案缺乏針對性，未能給職工的工作能力帶來實質性的提升。不僅浪費了資金、時間，還不能令醫(yī)院職工滿意。相比之下，將人事檔案應用到人力資源開發(fā)中，首先，通過獲取檔案信息，快速而全面的了解每一名職工的工作情況，包括履歷、職務、榮譽等;其次，對比崗位工作要求，找出職工存在的短板，發(fā)現(xiàn)職工在哪些方面與崗位要求還有差距;最后，基于這些差距，制定專項提升方案，讓人力資源開發(fā)更具針對性。這樣一來，通過提供個性化的培訓方案，解決了以往“一刀切”培訓帶來的弊端。對于人力資源管理部門來說，既可以節(jié)省資金，又取得了更好的效果;對于醫(yī)院職工來說，能夠從培訓中真正學到有用的知識，讓自己的專業(yè)能力得到了實質性的提高，他們的崗位勝任力、集體歸屬感和整體凝聚力都會得到提升。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作的開展現(xiàn)狀

1.人事檔案管理流程與制度不夠規(guī)范

檔案的接收是人事檔案管理的首要環(huán)節(jié)，也是決定檔案內(nèi)容完整性、檔案資料可用性的關鍵環(huán)節(jié)。特別是在數(shù)字檔案數(shù)量增加、比例升高的背景下，對檔案管理流程和制度規(guī)范提出了更為嚴格的要求。調查來看，醫(yī)院內(nèi)部關于紙質檔案的接收范圍、管理流程已經(jīng)比較規(guī)范，但是對于數(shù)字檔案的相關要求還不夠完善。例如，在紙質檔案經(jīng)過掃描轉化為數(shù)字檔案后，其文件格式不一致，給后期的檔案資源整合利用增加了難度。另外，現(xiàn)有的人事檔案工作制度，由于長期沒有進行補充、完善，不能很好的契合人力資源開發(fā)的工作需要，這也在一定程度上影響了人事檔案價值的發(fā)揮。

2.檔案管理人員的業(yè)務水平和職業(yè)素養(yǎng)有待提升

把人事檔案應用到人力資源管理中，除了要求提供豐富的人事檔案資料外，也要求檔案工作者提前利用專業(yè)技術、知識，對人事檔案內(nèi)容進行整合，為人力資源部門提供有價值的信息?，F(xiàn)階段存在的問題是，醫(yī)院人事工作產(chǎn)生的文件、資料數(shù)量增加，進一步增加了基層人事檔案管理壓力。同時，檔案工作者因為日常工作繁忙，很少有機會提升自我，僅靠醫(yī)院人力資源部門定期組織的幾次培訓，無法讓個人的職業(yè)技能、業(yè)務水平得到全面提升。久而久之，檔案管理人員在人事檔案開發(fā)利用、信息服務等方面的工作能力降低。另外，由于缺少必要的激勵機制，也有個別檔案工作者存在消極懈怠、服務意識不強等問題，也是制約人事檔案管理高效、優(yōu)質開展的重要因素。

3.人事檔案管理模式與方法相對單一

無論是從檔案事業(yè)改革角度來看，還是從人力資源開發(fā)需要來看，與時俱進的創(chuàng)新人事檔案管理模式，都有其必要性和緊迫性。尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理信息化已經(jīng)是一種必然趨勢。近年來醫(yī)院的人事檔案管理中，也逐漸引進了一些信息設備，像計算機、掃描儀、打印機等常規(guī)設施，為具體工作開展帶來了便利。但是我們也應當看到，現(xiàn)有的方式方法距離前沿水平還有很大差距。例如，在很多先進的企業(yè)，已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字檔案從接收、篩選到歸檔、保存，再到開發(fā)利用的“一站式”辦理，整個過程全部由計算機完成。目前醫(yī)院在人事檔案管理的各項流程中，還存在對人工依賴較強的問題。

三、強化人事檔案管理，支持人力資源開發(fā)

1.完善檔案管理制度，為人力資源開發(fā)奠定基礎

（1）統(tǒng)一檔案收集與歸檔標準

首先，要按照《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)員工實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準確、客觀地反映員工的綜合素質與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。其次，實行數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理。要求醫(yī)院各部門在提供人事文件、資料時，必須按照檔案管理規(guī)章制度，確保文件、資料的格式符合標準。這樣可以保證數(shù)字檔案格式兼容，方便后期的調用。最后，還要建立專門的人事檔案庫，實行科學、規(guī)范的管理。面向人力資源部門開放使用，為人力資源開發(fā)提供必要的信息參考和數(shù)據(jù)支持。

（2）完善檔案動態(tài)更新與容災備份制度

在醫(yī)院改革不斷深入和人事調整日益頻繁背景下，做好人事檔案信息的定期更新就顯得尤其必要。只有保證檔案中保存的信息內(nèi)容，始終與檔案所有者的實際工作情況一致，才能為人力資源開發(fā)提供有價值的參考。因此，醫(yī)院人事檔案管理體系中，應當引進動態(tài)更新制度。通過細分責任，對于普通的人事信息（如家庭住址、所任職務等），按照每個季度一次的頻率進行更新;對于重要的人事信息（如獲獎與榮譽、培訓記錄等），按照每月一次的頻率進行更新。同時，考慮到人事檔案對個人、醫(yī)院所產(chǎn)生的重要影響，還必須引進容災備份制度。采取異地備份的方式，將檔案的原件與復制件分別存儲于兩個獨立且異地的服務器中，有效避免人事檔案的丟失。在做好動態(tài)更新與容災備份兩項工作的基礎上，為人力資源開發(fā)提供了充分的資料。

（3）引進檔案管理與開發(fā)利用的激勵制度

面對不斷增加的檔案數(shù)量和工作壓力，個別檔案工作者出現(xiàn)了思想上消極、工作上懈怠的情況。為此，在現(xiàn)有的檔案管理制度體系中，還需要引進激勵機制。將人事檔案的工作開展情況、開發(fā)利用程度、信息服務水平等，均作為考核檔案工作者的重要指標，并根據(jù)考核結果采取相應的獎懲措施。在實行激勵機制后，能夠顯著提升每一名檔案工作者的熱情與動力，在本職工作上更高效地完成既定的工作任務。除此之外，也有利于提升他們的創(chuàng)新能力，為人力資源開發(fā)提供更多的支持。

2.加強檔案隊伍培訓，配合人力資源開發(fā)工作

（1）通過職工培訓優(yōu)化知識結構

為了讓人事檔案在人力資源開發(fā)中發(fā)揮更大的作用，要求人力資源部門針對檔案管理人員的工作開展需要、順應檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，制定更加科學的培訓方案。在培訓內(nèi)容上，應重點把握兩項內(nèi)容：一是專業(yè)技能方面。有些檔案工作者入職時間較長，對專業(yè)領域的前沿知識缺少了解。通過培訓要讓他們的專業(yè)知識得到更新，緊跟行業(yè)發(fā)展步伐;二是信息技術方面。在醫(yī)院全面推行信息化背景下，檔案工作者也要通過學習、練習，逐步掌握與檔案管理相關的各類信息設備的操作技巧。只有個人的綜合能力得到了提升，才能在高質量完成本職工作的基礎上，有精力、有能力為醫(yī)院人力資源開發(fā)提供必要的支持，實現(xiàn)兩項工作的對接，共同提升醫(yī)院的醫(yī)療服務水平。

（2）通過職工培訓提升職業(yè)素養(yǎng)

新時期醫(yī)院的人事檔案工作者，除了要有過硬的專業(yè)技能外，良好的職業(yè)素養(yǎng)也不可或缺。例如，要嚴格遵守規(guī)章制度，能夠定期做好人事檔案的整理、備份等工作，要保持耐心和細心，能夠一絲不茍的保證人事檔案信息的真實性，還要具備強烈的安全意識，確保數(shù)字檔案的安全性、隱私性。最重要的是具有創(chuàng)新意識，可以緊跟行業(yè)發(fā)展趨勢，不斷探索關于人事檔案管理的新模式、新方法，進而推動該項工作可以得到長足的發(fā)展。因此，醫(yī)院方面也要關注檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)，只有建立一支綜合能力出眾的檔案管理人才隊伍，才能在挖掘人事檔案信息價值、支持人力資源開發(fā)的過程中發(fā)揮出更大的貢獻。

3.創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)人力資源價值最大化

（1）人事檔案與人力資源一體化管理模式

醫(yī)院的人力資源開發(fā)部門可以將人事檔案管理部門上交的檔案存檔到網(wǎng)絡上，進而建立有助于醫(yī)院人力資源工作開展數(shù)據(jù)化的檔案管理網(wǎng)絡。在人事檔案管理網(wǎng)絡中，人力資源管理員可以對醫(yī)院的人事變動情況做到實時的監(jiān)控，從而縮短處理醫(yī)院各項人事信息的時間，有效提升醫(yī)院人力資源管理工作的效率。人力資源管理部門還可以借助信息化的人事檔案管理網(wǎng)絡，促進醫(yī)院人力資源內(nèi)部管理模式的創(chuàng)新升級，有效提升檔案管理人員的管理水平，并且學會借助信息化技術管理人事檔案，繼而借助大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，促進醫(yī)院人力資源開發(fā)以及檔案管理部門工作人員素養(yǎng)的提升，提升醫(yī)院現(xiàn)代化管理的水平。

（2）人事檔案的信息化管理模式

計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，如數(shù)碼技術、影像技術、條形碼技術等。加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。通過對員工人事檔案的整理熟悉其人事檔案內(nèi)容，選出其中可反映員工知識水平、實踐能力等方面的信息，統(tǒng)一輸入到計算機，并建立以姓名、年齡、學歷、專業(yè)等為標題的多種檢索方式，建立專門的人事檔案信息資源庫，作為單位的人才儲備庫。將人才檔案資源統(tǒng)一管理，形成人才儲備庫，必定會為醫(yī)院建設與發(fā)展提供更有力的人才保障。

四、基于人事檔案管理促進人力資源開發(fā)的經(jīng)驗

總結

實現(xiàn)人事檔案管理與人力資源管理的有機結合，讓人事檔案的價值，在人力資源開發(fā)中得到進一步的顯現(xiàn)，是新時期醫(yī)院創(chuàng)新人力資源管理模式的一種直接體現(xiàn)。近年來，醫(yī)院在推進兩者融合中取得了顯著成果，積累了豐富經(jīng)驗。

1.加強頂層設計，為兩者融合創(chuàng)設良好環(huán)境

醫(yī)院的高層領導應當認識到人事檔案之于人力資源管理的重要價值。進而從醫(yī)院人才儲備角度，采取一系列的實際行動，做好頂層設計與統(tǒng)籌協(xié)調，包括提供專項資金支持、做好部門之間業(yè)務對接等，為兩者融合提供宏觀上的支持。

2.提升共享水平，實現(xiàn)人事檔案資源整合利用

信息時代的一個顯著特征，就是信息資源共享共用。依托醫(yī)院內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理部門、人力資源部門之間的信息交流，讓人力資源部門可以更加便捷的獲取人事檔案，為組織開展培訓、進行人力資源開發(fā)創(chuàng)造便利。

五、結語

在供給側改革背景下，醫(yī)院對人力資源管理與開發(fā)的重視程度進一步提升。做好人事檔案管理，能夠為人力資源的開發(fā)和利用提供必要的支持，提升人事檔案的綜合管理與信息服務水平，就成為現(xiàn)階段的一項重要工作。當前醫(yī)院的人事檔案呈現(xiàn)出數(shù)量增加、管理要求提升等特點，為此應重點從完善配套管理制度體系方面、工作隊伍培訓方面、硬件基礎設施建設方面，以及推進檔案管理信息化建設方面，全面發(fā)力、統(tǒng)籌推進，共同為人事檔案管理開展創(chuàng)設良好環(huán)境，提供必要支持。高質量完成人事檔案管理，在人力資源開發(fā)中發(fā)揮更加顯著的作用。

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（作者單位：大連市中心醫(yī)院）