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        淺談我國檔案征集工作發(fā)展現(xiàn)狀及信息時代下的新訴求

        2021-03-24 10:11:01李敏劉華英
        蘭臺內(nèi)外 2021年4期
        關(guān)鍵詞:電子文件

        李敏 劉華英

        摘 要:檔案征集是豐富檔案館藏的重要手段,是檔案資源體系建設(shè)的重要途徑,開展檔案征集工作,能夠加強(qiáng)對散落在社會各處具有歷史研究價值的檔案的管理,發(fā)掘人類歷史活動中的珍貴遺存。文章簡要分析我國當(dāng)前檔案征集工作進(jìn)行的意義、發(fā)展現(xiàn)狀、及存在問題,并對信息時代背景下檔案征集工作新訴求進(jìn)行思考和總結(jié),以期對我國當(dāng)代檔案事業(yè)的發(fā)展有所裨益。

        關(guān)鍵詞:檔案征集;泛檔案觀;電子文件

        一、檔案征集的定義

        長期以來,一個地區(qū)的檔案收集、保管和利用的職能由該地區(qū)檔案館承擔(dān),其館藏的來源主要有兩種,一是法定的檔案接收職能,即接收黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位定期移交的檔案;二是向社會征集的檔案。一般來說,檔案館館藏主體由黨政機(jī)關(guān)法定移交的檔案組成,這一部分館藏記錄著地方最真實(shí)的歷史發(fā)展軌跡,承載著寶貴的人類記憶。人類的記憶與歷史的傳承并非只有這些國家與地方檔案館館藏可以呈現(xiàn)與延續(xù),檔案館館藏記錄著國家豐富的歷史,而民間檔案收藏則可以補(bǔ)充社會集體的記憶,二者相結(jié)合,共同擴(kuò)展和延伸全社會歷史記憶的縱深度與橫向面。民間檔案收藏如何補(bǔ)充與豐富并成為國家與地方檔案館藏資源體系的有機(jī)組成部分,需要檔案機(jī)構(gòu)充分利用檔案征集方式,尋找社會活動中產(chǎn)生的、散落在各處的、載體形態(tài)各異的檔案材料,使人民群眾意識到手中檔案所蘊(yùn)藏的巨大價值,主動將個體收藏融入國家或地方檔案館藏資源體系之中。

        檔案征集,是指檔案館對散存、散失在境內(nèi)外的對國家和社會具有保存價值的檔案以接受捐贈、代為保管、接受寄存、收購、征購等方式收存進(jìn)館的行為,是檔案資源體系建設(shè)的重要途徑之一。

        二、我國檔案征集工作現(xiàn)狀

        我國于1987年9月頒布《檔案法》,自此之后各級檔案館開始積極進(jìn)行檔案征集工作。很長一段時間人們對檔案都是傳統(tǒng)的認(rèn)識,認(rèn)為檔案多指帶有政治屬性的資料文件,即法律規(guī)定移交的各類檔案,因此我國各級地方檔案館館藏主體還是來源于黨政機(jī)關(guān)的按期移交歸檔。隨著我國社會主義現(xiàn)代化的發(fā)展,信息時代的到來,無論是檔案工作者還是檔案利用者都對地方檔案館館藏資源提出了新的訴求,面對新態(tài)勢,許多地方檔案館開始走出去、請進(jìn)來,利用檔案征集拓展檔案資源建設(shè)途徑,豐富與補(bǔ)充館藏,健全資源保障體系。

        1.檔案征集工作漸成風(fēng)尚

        縱觀當(dāng)今信息時代背景下民眾對檔案的主要訴求,可以發(fā)現(xiàn)越來集中在兩大方面:一是與人民群眾自身密切相關(guān)的民生檔案訴求,如勞動就業(yè)、教育醫(yī)療等相關(guān)檔案;二是對于檔案本身文化價值挖掘的訴求。因此,近年來我國各級地方檔案館在民生檔案征集、以及基于挖掘檔案文化價值的工作上投入了諸多精力,且都頗有成效。如地區(qū)檔案館以村落姓氏為大主題進(jìn)行民生檔案征集以豐富館藏。浙江寧波市奉化區(qū)檔案館曾面向全區(qū)廣泛征集宗譜檔案,如征集而得的館藏《范氏宗譜》,該宗譜修訂始于民國26年(1937年),詳細(xì)記載了范氏起源與繁衍。至今,奉化區(qū)檔案館館藏宗譜總數(shù)共計(jì)500多冊,是研究奉化本邑文化延續(xù)、發(fā)展沿革等方面的珍貴檔案資料。

        在檔案征集工作過程中,檔案館充分尊重檔案所有者的權(quán)利和意愿,對于個人或團(tuán)體所保管擁有的檔案資料,通常采用接受捐贈、代為保管、征購等多種方式,檔案所有者可以自主選擇某一種或幾種方式。如現(xiàn)長沙市檔案館館藏的清朝咸豐時期、光緒時期、民國時期及建國初期的一些地契和分家契約等檔案,就是個人保管者主動上門捐贈。這批契約年代久遠(yuǎn),流傳至今,捐贈前家中老人以為這些契約已無價值,預(yù)備將其焚燒,后幸得捐贈及時,才得以留下這批頗具歷史研究價值的珍貴契約。由此可以看出,大眾正日漸認(rèn)識、了解與接受檔案征集工作,并積極主動參與和配合檔案征集活動;檔案機(jī)構(gòu)也正通過征集工作不斷得以豐富珍貴館藏。

        2.檔案征集之路荊棘仍存

        雖然我國近年檔案征集工作穩(wěn)步發(fā)展、成績喜人,但隨著我國社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程的加快,信息技術(shù)的突飛猛進(jìn),信息時代對檔案征集工作提出了更新、更高的訴求。由于長久以來檔案信息宣導(dǎo)渠道不夠通達(dá)與豐富,導(dǎo)致民眾對民間持有檔案的價值了解不夠深入,同時由于檔案機(jī)構(gòu)對征集工作關(guān)注與重視程度不一、征集視角與模式相異等原因,導(dǎo)致近年來征集散落于民間的檔案工作仍有不足之處,主要表現(xiàn)在以下兩個方面。

        (1)檔案意識尚未深入人心

        我國還未能全面向人民群眾普及檔案的收集共享意識,致使當(dāng)前很多具有重要研究價值的檔案“藏在深閨人未識”,甚至隨著收藏者、保管者的離世而一同埋沒。某些西方國家對民間檔案價值的認(rèn)知之深、征集范圍之廣以及捐贈意識的強(qiáng)烈程度值得我們借鑒與學(xué)習(xí),如美國斯坦福大學(xué)胡佛研究所檔案館收錄有我國近現(xiàn)代時期的一些檔案材料:蔣介石日記、孔祥熙檔案、宋美齡與蔣經(jīng)國的往來函、公務(wù)、甚至連私誼全都做了收錄歸檔。

        (2)檔案征集工作體制系統(tǒng)有待完善

        一是缺乏制度保障,任何工作的順利進(jìn)行都離不開規(guī)范的管理制度,檔案征集工作需要有章可循、有法可依。但目前我國關(guān)于檔案征集的法規(guī)制度建設(shè)較為薄弱,加強(qiáng)檔案征集工作的制度建設(shè),促進(jìn)規(guī)范化管理迫在眉睫。

        二是缺少人力、財(cái)力保障。檔案征集作為檔案資源體系建設(shè)中的重要一環(huán),其工作必須交由專人負(fù)責(zé),但當(dāng)前大多檔案單位都未能設(shè)立專門的征集部門,僅由編研人員兼任征集工作,或是有的單位雖開設(shè)了機(jī)構(gòu)卻形同虛設(shè),未能真正履行征集職能。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,商品交換和信息價值理念越來越多地滲入民眾生活,面對檔案征集方式的自愿選擇原則,民眾在移交自藏檔案資料時更多地會從選擇無償捐贈方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃斁栀浄绞健5壳?,檔案征集工作缺乏相關(guān)規(guī)范、制度與依據(jù),導(dǎo)致征集工作專項(xiàng)資金批復(fù)障礙重重,專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)短缺正日益成為檔案征集工作向前發(fā)展的瓶頸問題。

        三是檔案機(jī)構(gòu)的信息交流渠道不夠通達(dá),在征集工作進(jìn)行時對檔案信息的捕獲不夠敏銳,導(dǎo)致不能及時知曉社會多個方面的重要檔案線索,及時了解社會重大事件、突發(fā)事件的發(fā)展動向,從而分析是否需要進(jìn)行檔案征集,實(shí)行專題或?qū)m?xiàng)征集跟進(jìn)。

        三、信息時代檔案征集工作新訴求與新思考

        隨著信息時代的快速發(fā)展,人民群眾對檔案資源的需求滲透到了社會經(jīng)濟(jì)文化等多個層面。檔案征集工作能夠極大地豐富檔案機(jī)構(gòu)檔案資源儲備,以備社會更新、更高、更廣泛的需求。檔案征集工作任重而道遠(yuǎn),檔案機(jī)構(gòu)必須主動作為,去爭取黨政機(jī)關(guān)以及社會其他各階層主動支持與配合征集工作,提高檔案征集工作高效性,為檔案資源體系建設(shè)提供有力保障。

        1.更新思想,秉行“泛檔案觀”

        “泛檔案觀”是將所有具備保存價值的文件資料都收錄為檔案,不論出處、不分載體、不談時間。即不論這些文件是否屬于黨和政府,不分這些文件是躍然于紙上還是刻錄在光盤,更不談這些文件是實(shí)物還是電子文件,也不講這些文件處于記錄中還是已記錄完成?!胺簷n案觀”在檔案征集工作上的體現(xiàn)要求工作者大力拓展檔案征集的范圍。中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院徐擁軍教授在《從檔案收集到知識積累》一文中指出:“檔案工作者除應(yīng)做好傳統(tǒng)的、嚴(yán)格意義上的文件歸檔和檔案收集之外,還應(yīng)注意收集隱性知識(借助于顯性化為文件的過程)、非正式文件(以前被忽視的部分內(nèi)源顯性知識)和外源顯性知識(即外部信息)?!?故在當(dāng)今信息時代下,無論是檔案工作者還是人民群眾,不能固守傳統(tǒng)的檔案定義,要順應(yīng)信息時代潮流,根據(jù)不斷變換的檔案工作環(huán)境,更新檔案的內(nèi)涵與外延。樹立檔案除了傳統(tǒng)物化的紙質(zhì)、正式文件之外,還包括具有保存價值的電子文件、非正式文檔、隱性知識等的新思想;樹立檔案不僅是歷史的記錄,更是重要的信息資源,是知識資產(chǎn)的新觀念,并向社會與公眾宣導(dǎo)這種新觀念。

        2.提高時效,加強(qiáng)前端控制

        前端控制是將征集、歸檔環(huán)節(jié)從文件辦理完畢提前至文件產(chǎn)生之初。著名檔案專家馮惠玲教授曾在論述新來源原則時談到前端控制:“面對電子文件的挑戰(zhàn),新來源觀更加注重文件的客觀形成過程,更加強(qiáng)調(diào)記錄和保留文件生成、處理、傳遞和利用過程的原始背景信息,其實(shí)質(zhì)是尊重歷史、尊重客觀,更好地維護(hù)和還原歷史記憶的真實(shí)”??梢?,在當(dāng)今電子文件深入滲透社會生活及信息技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下,前端控制可以更有力地維護(hù)文件的原始性、真實(shí)性。檔案征集工作需要將征集的觸角和抓手與檔案管理系統(tǒng)的歸檔環(huán)節(jié)并行,將剛剛產(chǎn)生的法定移交的檔案以外的資料文件也捕獲至檔案管理系統(tǒng)中,以加強(qiáng)前端控制,推動征集工作時效的跟進(jìn)。

        3.順應(yīng)潮流,重視電子文件

        電子文件內(nèi)容廣泛,形式繁多。我國近年來主要保存的電子文件大都為電子文書、信件、報(bào)表等,而對音頻、視頻、網(wǎng)頁、多媒體等形式的電子文件關(guān)注不夠,其實(shí)這些載體的信息反而更加直觀豐富,更為民眾所喜聞樂見。如微博、微信等新媒體的迅猛發(fā)展,充分說明新的媒體與媒介更易為民眾所接受。民眾在游弋于這些新媒體與媒介時,會產(chǎn)生大量的不以文字與圖表來記錄與展現(xiàn)的電子文件信息流,這些電子文件與信息流也應(yīng)該加強(qiáng)征集進(jìn)館以發(fā)揮其重要價值。如新加坡國家圖書館就有“新加坡網(wǎng)絡(luò)檔案”(Web Archive Singapone)專門收錄網(wǎng)頁電子文件,以及加拿大國家圖書和檔案館(LAC)的“加拿大政府網(wǎng)絡(luò)檔案”(Government of Canada Web Archive,GCWA)等都是有關(guān)網(wǎng)頁電子文件的檔案館藏,我國在這一塊相比還較為缺失,可以借鑒學(xué)習(xí)。

        4.繼承傳統(tǒng),征集民生檔案

        黨的十九大提到“永遠(yuǎn)把人民對美好生活的向往作為奮斗目標(biāo)?!蔽覀兊臋n案征集工作也要貫徹以人為本,以滿足人民群眾美好生活的需求為目標(biāo),繼續(xù)加強(qiáng)對民生檔案的征集。在當(dāng)今信息時代的背景下,如若仍然固守傳統(tǒng),沿用舊思維征集民生檔案,則很可能止步不前。我們應(yīng)做的是使人民群眾切實(shí)認(rèn)識到檔案與其自身利益息息相關(guān),使檔案真正的走向人民群眾,從而不斷強(qiáng)化民生檔案征集工作。在采用傳統(tǒng)的接受捐贈、代為保管、征購等征集方式的同時,充分利用各種媒介,加強(qiáng)宣傳,擴(kuò)大影響。如組織或者個人捐贈具有重要研究價值的檔案資料時,可請相關(guān)機(jī)關(guān)單位出面協(xié)同檔案館組織捐贈儀式,通過媒體進(jìn)行事跡宣傳。這樣既重視了捐贈行為,又給予了捐贈者嘉獎,還可以向全社會進(jìn)行廣泛地宣傳導(dǎo)向,為檔案征集工作營造良好的社會氛圍,以促使民生檔案征集事業(yè)煥發(fā)生機(jī)。

        5.培養(yǎng)賢才,健全管理制度

        充足的資金支持,科學(xué)的規(guī)章制度,一支精明能干的檔案征集隊(duì)伍,是檔案征集工作順利進(jìn)行的保障。推進(jìn)檔案征集工作,除了檔案人自身的觀念更新和民眾的意識增強(qiáng)外,還離不開檔案部門對業(yè)務(wù)人才的建設(shè)和管理制度的健全。第一,檔案部門要明確檔案征集范圍,將除了傳統(tǒng)物化檔案之外的具有保存價值的電子文件、非正式文檔、隱性知識等納入征集范圍,為檔案征集工作提供更為具體的指導(dǎo)和規(guī)范,推動檔案征集工作有序向前。第二,檔案工作人員要樹立緊迫感,防止檔案資料隨著時間的流逝被檔案保管者遺忘或因當(dāng)事人去世一同埋沒,導(dǎo)致一些珍貴檔案遺存散失而成為歷史遺憾。第三,根據(jù)形勢的發(fā)展和變化,建立多種征集工作模式。如以編研帶動征集,編研部門在對已進(jìn)館的館藏檔案進(jìn)行編研時,協(xié)調(diào)征集部門征集更多與編研內(nèi)容相關(guān)的檔案資料;又如根據(jù)館藏實(shí)際和本地區(qū)需要,選定一些題目,輔之以調(diào)查收集素材,自編或同其他部門合作編研,做到“收編并舉”,同時為社會服務(wù)。

        四、結(jié)語

        綜上所述,當(dāng)前我國的檔案征集工作雖仍存在諸多挑戰(zhàn),但隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,各級檔案機(jī)構(gòu)與時俱進(jìn),利用新技術(shù)、新方法大力推進(jìn)檔案征集工作,檔案征集的內(nèi)容、形式及其價值逐步為人們所了解與熟知,同時國家對于檔案工作越來越多地關(guān)注與政策支持,將大力推動檔案征集工作向前發(fā)展,各級檔案資源體系將會更加豐富與多元化,檔案文化社會價值力也會日趨增長。

        為國家、為社會儲備豐富的檔案資源,及時、有效地為現(xiàn)代化發(fā)展提供多樣、系統(tǒng)、便捷的檔案信息服務(wù),這是檔案部門應(yīng)盡的義務(wù)和責(zé)任。做好檔案征集工作,求真務(wù)實(shí)地把散落在社會各處的珍貴遺存征集進(jìn)館,歸檔保存,雕刻成不朽的國家記憶與社會記憶,這是歷史賦予我們每一個檔案人的偉大使命!

        參考文獻(xiàn):

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        (作者單位:中南大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院生物醫(yī)學(xué)信息學(xué)系)

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