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        新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作芻議

        2021-03-23 23:05:02趙夢(mèng)娟
        成功營(yíng)銷 2021年6期
        關(guān)鍵詞:科技檔案新形勢(shì)檔案管理

        摘要:新形勢(shì)下,信息技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快,現(xiàn)代社會(huì)正在逐步趨向于數(shù)字化與信息化發(fā)展。在此背景下,企業(yè)要高度重視科技檔案的管理,合理利用現(xiàn)代化理論,突破檔案管理中存在的問(wèn)題。對(duì)此,以下重點(diǎn)探討新形勢(shì)下強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理的具體對(duì)策和幾點(diǎn)思考,以供參考。

        關(guān)鍵詞:信息化;科技檔案;檔案管理;新形勢(shì)

        檔案管理工作的有效實(shí)施,必須要合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段,并改變管理理念,投入足夠的資金,加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的配備,為檔案管理工作的信息化建設(shè)與細(xì)節(jié)問(wèn)題掌控提供有力的保障。文章重點(diǎn)探討企業(yè)科技檔案管理工作中的問(wèn)題與對(duì)策,希望能夠?yàn)槠髽I(yè)科技檔案管理工作提供一定的參考。

        1企業(yè)科技檔案管理工作中的問(wèn)題

        首先,對(duì)檔案管理工作重視偏低?,F(xiàn)階段,企業(yè)科技檔案主要包含有技術(shù)科研成果等,但是企業(yè)科技檔案管理檔案不合理,而且人力資源與資金投入不足,導(dǎo)致管理工作存在較為嚴(yán)重的滯后性,在一定程度上阻礙了檔案管理工作的有序開(kāi)展。其次,未能夠有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段。很多企業(yè)科技檔案管理工作都是手工進(jìn)行,而這種方式比較浪費(fèi)時(shí)間,且勞動(dòng)強(qiáng)度比較高。此外,還有部分企業(yè)把重點(diǎn)放在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),未能夠建立起檔案管理信息化共享平臺(tái),進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作難以滿足現(xiàn)代化管理工作需求。再者,未做好科技電子文檔資料的收集、整理?,F(xiàn)階段,許多工程技術(shù)資料,基建工程資料的設(shè)計(jì)、制作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的,手工制作的技術(shù)資料很少,因此,在工程設(shè)計(jì)資料交接時(shí),往往只注重了紙質(zhì)文件資料的接收,忽視了電子文檔資料的交接。例如,一項(xiàng)基建工程設(shè)計(jì)完成之后,設(shè)計(jì)方只按建筑方的要求提供了圖紙份數(shù),對(duì)設(shè)計(jì)的電子文檔不提供給建筑方,今后必須堅(jiān)強(qiáng)對(duì)電子文檔的收集歸檔工作。

        最后,檔案管理水平整體偏低。主要體現(xiàn)在檔案管理理念比較落后,認(rèn)為檔案管理工作只需要保證檔案的完整性即可。在管理要求方面,很多企業(yè)并未制定出清晰的管理要求,且對(duì)管理要求的認(rèn)知模糊,導(dǎo)致檔案管理實(shí)效性整體偏低。以檔案搜集為例,雖然一部分企業(yè)已經(jīng)制定出了有關(guān)的管理制度,但是并未在實(shí)踐中進(jìn)行落實(shí),存在較為嚴(yán)重的形式主義。

        2新形勢(shì)下企業(yè)科技檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

        2.1企業(yè)科技檔案管理理念的改變

        每一種新生事物的產(chǎn)生與發(fā)展,第一步都是改變思想意識(shí),只有思想意識(shí)的變化,才能推動(dòng)其創(chuàng)新與發(fā)展。在新形勢(shì)下,企業(yè)科技檔案管理模式開(kāi)始逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)管理到信息化與自動(dòng)化管理,有效的提升了企業(yè)科技檔案管理的便捷性與安全性。企業(yè)科技檔案管理人員需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐,改變自己的管理思想與理念,把企業(yè)科技檔案進(jìn)行存檔與共享等合理規(guī)范的管理,進(jìn)而讓檔案管理工作效率得到有效的提升,這對(duì)企業(yè)科技檔案應(yīng)用個(gè)資源共享有著重要的作用。

        2.2企業(yè)科技檔案載體產(chǎn)生了轉(zhuǎn)變

        一般情況下,企業(yè)科技檔案是通過(guò)文字進(jìn)行記錄,并通過(guò)紙質(zhì)媒介進(jìn)行管理的。在一定程度上,這種檔案管理方式比較浪費(fèi)紙張,而且非常浪費(fèi)時(shí)間與精力,大大降低了工作效率。

        新形勢(shì)下,企業(yè)科技檔案管理開(kāi)始采用電子信息化模式,借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)科技檔案的高效管理。利用這種方式進(jìn)行檔案管理,可以適當(dāng)加入一些聲音與視頻等,不但可以讓企業(yè)科技檔案管理內(nèi)容更加的豐富,還有助于后續(xù)的查閱。

        除此以外,新形勢(shì)下,企業(yè)科技檔案存儲(chǔ)方式也產(chǎn)生了巨大轉(zhuǎn)變,U盤、移動(dòng)硬盤等新型存儲(chǔ)設(shè)備產(chǎn)品的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)科技檔案管理模式結(jié)構(gòu)的改革。

        2.3企業(yè)科技檔案管理服務(wù)手段的轉(zhuǎn)變

        新形勢(shì)下,企業(yè)的辦公服務(wù)開(kāi)始趨向于智能化與自動(dòng)化方向發(fā)展,且檔案管理存儲(chǔ)方式變得更加的先進(jìn)。借助于信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等形式,開(kāi)展新形勢(shì)下企業(yè)科技檔案管理工作,使其服務(wù)方式與服務(wù)手段產(chǎn)生了一定的變化。從之前的被動(dòng)且形式單一服務(wù)狀態(tài),轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)辦公人員能夠直接提供動(dòng)態(tài)的且實(shí)時(shí)的服務(wù),有效的提升了企業(yè)科技檔案管理工作效率,并推動(dòng)服務(wù)手段趨向于便捷化發(fā)展。

        3企業(yè)科技檔案管理工作的有效實(shí)施措施

        3.1強(qiáng)化管理層的認(rèn)知

        意識(shí)是行為的先導(dǎo),只有管理層能夠高度認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,才能在實(shí)踐中推廣檔案管理工作,而這也是企業(yè)科技檔案工作的前提。第一,管理層需要轉(zhuǎn)變自己的觀點(diǎn),并強(qiáng)化對(duì)檔案工作的正確認(rèn)知。以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展為目標(biāo),深度分析檔案管理工作中的問(wèn)題,從而更好的把握檔案管理工作的內(nèi)涵,可以更進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作在日常管理中的滲透。其次,以端正的工作態(tài)度,創(chuàng)設(shè)出良好的檔案管理氛圍。逐步增強(qiáng)檔案管理工作人員的管理能力,有效提高檔案管理工作的實(shí)效性。第二,強(qiáng)化信息化管理理念。為了推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè),改變傳統(tǒng)的手工操作檔案管理模式,需要樹(shù)立信息化管理理念。積極引進(jìn)各種先進(jìn)的信息技術(shù),進(jìn)而檔案管理趨向于現(xiàn)代化發(fā)展,達(dá)到企業(yè)科技檔案管理工作信息化與數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。比如:企業(yè)科技檔案管理工作人員在設(shè)計(jì)教案時(shí),可以利用公司局域網(wǎng)共享網(wǎng)絡(luò)資源,并搭建出一個(gè)信息化的檔案管理平臺(tái),推動(dòng)企業(yè)科技檔案管理工作的自動(dòng)化發(fā)展。第三,進(jìn)一步完善企業(yè)科技檔案管理硬件設(shè)施。信息技術(shù)在企業(yè)科技檔案管理中得到的有效的應(yīng)用,也顯著的提升了企業(yè)科技檔案管理效率。但是信息技術(shù)的應(yīng)用也帶來(lái)了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。在這一情況下,企業(yè)科技檔案管理人員需要強(qiáng)化管理人員的培訓(xùn),強(qiáng)化其安全意識(shí),并加大網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)力度,投入足夠的經(jīng)費(fèi),做好網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的防范工作,最大程度的規(guī)避信息技術(shù)應(yīng)用帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

        3.2實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理的信息化

        利用信息化手段,制定出檔案管理系統(tǒng),將企業(yè)科技檔案真實(shí)、完整的錄入到系統(tǒng)中,同時(shí),需要制定出完善的制度標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格審查零散的檔案資料,確認(rèn)檔案資料的完整性,制定出檔案查詢的電子目錄,從而確保電子檔案信息更加規(guī)范化。制定檔案信息審核制度,定時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查,避免出現(xiàn)檔案作假的現(xiàn)象。第二,明確企業(yè)科技檔案的歸屬問(wèn)題,可以將其歸屬為企業(yè)的檔案管理部門,這也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要保障。在條件許可的情況下,企業(yè)可以建立出獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu),從而有效的提升企業(yè)科技檔案的實(shí)用性。重視檔案管理人員的專業(yè)技能,合理配置檔案管理的相關(guān)資源,最大程度的降低檔案管理的經(jīng)費(fèi)支出,推動(dòng)企業(yè)科技檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程,同時(shí)也能夠確保檔案管理更加專業(yè),有專門的機(jī)構(gòu)管理企業(yè)科技的檔案是未來(lái)檔案管理工作的必然趨勢(shì),這種管理結(jié)構(gòu)也能夠確保檔案管理工作的科學(xué)性與合理性。第三,檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力與信息化水平,對(duì)企業(yè)科技檔案管理工作信息化建設(shè)具有直接的影響。專業(yè)的管理人員是檔案規(guī)范化管理的必要保障,要求企業(yè)注重檔案管理人才的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn),并增進(jìn)各企業(yè)科技檔案管理工作之間的交流,相互分享檔案管理辦法與經(jīng)驗(yàn)。

        3.3嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)程,做好科技檔案收集、整理、保管工作

        《國(guó)務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定:“各單位應(yīng)建立,健全科技文件的形成、積累,歸檔制度,做到每一項(xiàng)科研、生產(chǎn),基建等活動(dòng),都有完整、準(zhǔn)確,系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存”?!案鲉挝粦?yīng)當(dāng)把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計(jì)劃中,列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍”?!案鲉挝辉趯?duì)每一項(xiàng)科研成果、產(chǎn)品試驗(yàn)、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時(shí)候,要有科技檔案部門參加,對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目,不得驗(yàn)收?!鄙鲜鲆?guī)定明確了科技檔案人員的職責(zé),職權(quán)和工作規(guī)程,為科技檔案管理提供了法定的依據(jù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持檔案人員依法履行職責(zé),企業(yè)各職能部門應(yīng)積極支持和配合檔案部門工作。同時(shí),檔案管理人員要本著對(duì)事業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神,搞好部門之間的協(xié)調(diào),把檔案管理的“關(guān)口”前移。變事后管理監(jiān)督為事前、事中和事后的監(jiān)督。

        3.4搞好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        庫(kù)房是實(shí)施檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ),先進(jìn)的庫(kù)房條件,有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效管理。目前,許多企業(yè)的科技檔案管理,絕大多數(shù)是單機(jī)管理,僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索,檔案現(xiàn)代化管理嚴(yán)重滯后于其他管理工作。檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,其他業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門各自為政,重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象極為嚴(yán)重,檔案管理人員的精力只能集中在檔案整理及目錄輸入上,不利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā),無(wú)法滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、開(kāi)發(fā)建設(shè)的需要,不能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)快速發(fā)展的需求。為此,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化,首先必須解決檔案管理信息資源共享的問(wèn)題。

        4優(yōu)化企業(yè)科技檔案管理細(xì)節(jié)問(wèn)題的思考

        可以從以下幾個(gè)方面入手,第一,完善科技檔案管理中存在的細(xì)節(jié)問(wèn)題。需要加大對(duì)企業(yè)科技檔案管理工作的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè),新時(shí)代背景下,企業(yè)科技檔案管理模式轉(zhuǎn)變是必然趨勢(shì)。在此背景下,企業(yè)科技檔案管理人員要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理模式轉(zhuǎn)變的重要性,高度重視檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中,要保持積極向上的工作態(tài)度,不懈怠、不放棄。同時(shí),檔案管理工作人員需要在管理工作中仍需要總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn),發(fā)揮自己敬業(yè)精神,并在自己的崗位上實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。提升職業(yè)道德素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力兩個(gè)方面著手。一方面,在進(jìn)一步提升企業(yè)科技檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力時(shí),從我國(guó)檔案管理人員招聘各個(gè)環(huán)節(jié)的角度入手,構(gòu)建行之有效的考核和人才選拔標(biāo)準(zhǔn)。另一方面,在增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)等各個(gè)方面,需要進(jìn)一步地加大對(duì)他們的培訓(xùn),使得檔案管理人員切實(shí)意識(shí)到了新時(shí)代下自身在檔案管理工作中的重要性。還需要通過(guò)構(gòu)建有效的職務(wù)晉升和績(jī)效考核機(jī)制及薪酬體系,以提升各級(jí)檔案管理人員的工作熱情。第三,檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力與信息化水平,對(duì)企業(yè)科技檔案管理工作信息化建設(shè)具有直接的影響。專業(yè)的管理人員是檔案規(guī)范化管理的必要保障,要求企業(yè)注重檔案管理人才的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn),并增進(jìn)各企業(yè)科技檔案管理工作之間的交流,相互分享檔案管理辦法與經(jīng)驗(yàn)。第四,加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備,進(jìn)一步豐富企業(yè)科技檔案的內(nèi)容,并讓檔案管理工作的功能更加多樣化。為了提升檔案管理工作的實(shí)效性,需要制定出科學(xué)合理的硬件方案。對(duì)于企業(yè)來(lái)講,可以建設(shè)處固件優(yōu)質(zhì)的檔案室,適當(dāng)增加一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施,尤其是防火與防霉等設(shè)備,從而更加有效的提升檔案管理的安全性與準(zhǔn)確性。檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工程,其中記錄了豐富的科研方案,企業(yè)方面要探索檔案的搜索方式,有助于檔案資源更加的豐富。

        5結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,企業(yè)科技檔案管理工作的有效實(shí)施與細(xì)節(jié)優(yōu)化,可以有效的提高企業(yè)科研水平與效率?,F(xiàn)階段,企業(yè)科技檔案管理工作中仍存在一系列的問(wèn)題。在信息化背景下,如何達(dá)到最佳的檔案管理效果,必須要對(duì)檔案管理工作中的細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行合理的優(yōu)化,從而更好的滿足檔案使用者的實(shí)際需求,并為學(xué)生未來(lái)的數(shù)學(xué)知識(shí)學(xué)習(xí)提供有力的依據(jù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王靜波.數(shù)字環(huán)境下科技檔案資源開(kāi)發(fā)與服務(wù)模式創(chuàng)新[J].黑龍江檔案,2021(03):82-83.

        [2]白雅文,吳景泰.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究[J].中小企業(yè)管理與科技(中旬刊),2021(04):142-143.

        作者簡(jiǎn)介:趙夢(mèng)娟,(1994.8.3-),女,本科,河南洛陽(yáng)市,助理館員,從事檔案管理方面的研究。

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