宋曉娟

摘要：近年來，我國檔案信息化迅速發(fā)展管理完善，這在較大程度上推動了各行業(yè)的發(fā)展。在開展檔案管理工作時，相關(guān)單位需要做到與時俱進，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作之中，借此加強檔案的信息化建設(shè)，改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足之處，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。而相關(guān)單位若想實現(xiàn)檔案管理的有效建設(shè)，則需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行全面的了解，同時還要掌握信息化建設(shè)的關(guān)鍵點，并結(jié)合實際情況，采用科學(xué)合理的方式，提升檔案管理工作的信息化水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息;建設(shè);檔案管理;思考

中圖分類號：G270.7

引言

檔案信息化建設(shè)中，工作人員需要積極創(chuàng)新檔案保存和管理方式，做到實體檔案向數(shù)字化信息檔案保存與管理的過渡，以達到長期保存檔案信息的目標，實現(xiàn)檔案資源的實時共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門已經(jīng)開展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關(guān)部門加大研究力度有效處理當(dāng)前困境。

一 檔案信息化建設(shè)的意義

信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型的首選。在信息時代，各個行業(yè)對檔案的需求和用途更加廣泛，檔案的完整性和有效性就顯得尤為重要。因此，必須改革檔案管理方式。只有加快檔案管理信息化建設(shè)進程，才能實現(xiàn)檔案管理的成功轉(zhuǎn)型。信息化建設(shè)是發(fā)揮檔案信息社會服務(wù)價值的重要途徑。目前，不僅是企事業(yè)單位和政府職能部門對檔案信息的重視，社會公共服務(wù)組織和個人對檔案信息的需求也開始增加。許多非保密檔案資料可以通過正規(guī)渠道被個人獲取，充分挖掘了檔案信息的社會服務(wù)性質(zhì)。在這一過程中，檔案的信息化建設(shè)顯得尤為重要。做好檔案信息化建設(shè)，可以優(yōu)化社會資源結(jié)構(gòu)。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各種檔案信息已經(jīng)滲透到社會生活的各個方面，檔案的利用率也在逐步提高。豐富的檔案信息已成為加強社會服務(wù)、保護群眾利益的工具。為了使這一部分檔案發(fā)揮更有效的作用，加快對檔案信息的處理已成為當(dāng)前檔案管理工作的重點內(nèi)容。

二 檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問題

1無法正確認識檔案信息化

信息技術(shù)在不斷發(fā)展，許多管理系統(tǒng)，如文件處理、合同管理、人力資源管理和財政資源共享，已經(jīng)出現(xiàn)在公眾的視野中。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足新時代的要求。要做到這一點，就必須從根本上改變傳統(tǒng)的管理方式，跟上目前的發(fā)展，并使工作人員更加重視檔案的管理。目前，一些檔案工作者對檔案管理的重視程度較低，認為目前的工作要求可以通過傳統(tǒng)的工作方式來滿足，而不需要建立現(xiàn)代的檔案管理制度。理想情況下，這些人忽視了檔案管理，阻礙了企業(yè)信息化建設(shè)的重大進展，降低了檔案管理的效率。

2檔案管理方式比較落后

目前，我國檔案管理系統(tǒng)缺乏高度的完整性，管理也相對落后，許多檔案管理部門仍然采用紙質(zhì)檔案管理模式，沒有與信息技術(shù)相結(jié)合，這種方式的檔案管理相對落后，同時也使檔案信息的安全性和完整性易受不利影響。此外，部分檔案管理部門管理人員在專業(yè)能力和素質(zhì)等方面也存在較大差異，一些檔案管理人員自身的專業(yè)水平較低，且缺乏管理能力，在檔案管理工作中頻頻出錯，這也會影響檔案管理工作的有效開展，而這些具有較低專業(yè)水平的檔案管理工作者，也很難熟練操作相關(guān)的信息技術(shù)和信息設(shè)備，這也是阻礙檔案信息化建設(shè)的一個重要因素。

3不同的檔案管理部門存在差異性

不同區(qū)域的經(jīng)濟發(fā)展水平有一定的差異性，且其發(fā)展速度也不一樣，這樣也會影響到檔案管理的信息化程度，受經(jīng)濟因素的影響，各地區(qū)對于檔案信息化建設(shè)的投入力度不同，也會導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進度存在較大的差異。一些地區(qū)的檔案管理部門已經(jīng)開始使用計算機進行檔案資料的管理，大大提升了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。但是還有部分檔案管理部門還在使用單機開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理水平比較低下，難以實現(xiàn)有效的資源共享，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

三 檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1制定完善的管理規(guī)范，建立健全的標準體系

現(xiàn)如今，科技發(fā)展水平不斷提高，社會也加快了前進腳步，企業(yè)管理呈現(xiàn)精細化管理特征。檔案管理也應(yīng)高度順應(yīng)時代發(fā)展特征，積極創(chuàng)設(shè)與現(xiàn)代社會相適應(yīng)的檔案管理制度，以獲得社會和工作人員的廣泛認可，加強檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，為檔案信息資源管理多個環(huán)節(jié)的無縫銜接及全方位發(fā)展創(chuàng)造有利條件。制定細致完善的管理規(guī)范，一方面約束工作人員的行為，另一方面也可引導(dǎo)其他工作人員細心謹慎地對待檔案管理工作。

2加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度

人員檔案信息化建設(shè)不僅必須具有一定的經(jīng)驗和專業(yè)技能方面的管理檔案，而且通曉電腦，為了能夠承擔(dān)的繁重任務(wù)，完善電子檔案管理系統(tǒng)。在日常工作中，檔案管理涉及許多方面：收集、統(tǒng)計、分類、檔案管理等都需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理技能。在管理和基礎(chǔ)檔案，員工必須熟練使用計算機，計算機管理十分了解，能夠做到在日常工作系統(tǒng)的使用和維護，及時納入計算機管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存檔。因此有必要聘請專門人員檔案信息化建設(shè)中，加強人員培訓(xùn)領(lǐng)域現(xiàn)有的檔案管理、激勵全體人員參與其工作并確保順利通過各種途徑檔案信息化建設(shè)。

3提高檔案管理者的專業(yè)水平

檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主要落實者與推動者，其自身的檔案管理能力及素養(yǎng)，會對檔案信息化建設(shè)工作產(chǎn)生直接的影響。因此，相關(guān)單位若想加快檔案管理信息化建設(shè)的工作進程，就需要加強對檔案管理人員工作能力的重視，通過開展培訓(xùn)、講座、研討會等多種活動，提升檔案管理人員的專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力，使其能夠在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出重要作用。

四 結(jié)語

檔案管理在許多單位的建設(shè)和發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。檔案管理部門要正確認識檔案信息化建設(shè)的意義和價值，認真分析檔案信息化建設(shè)和管理中存在的各種問題。在時代發(fā)展的大背景下，要改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，優(yōu)化檔案管理的信息化水平。基于信息技術(shù)的單位檔案建設(shè)與管理將更加高效有序，更加規(guī)范，進而發(fā)揮檔案的最大利用價值，為單位的穩(wěn)步發(fā)展提供有力的推動。

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