朱斌善

照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案歸檔管理工作是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，照片檔案是記錄歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，在檔案利用工作中發(fā)揮重要作用。但在照片檔案整理過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，不少照片檔案裝具（本文不涉及底片冊(cè)的整理）存在設(shè)計(jì)不科學(xué)、不規(guī)范，不利于檔案工作者使用等問題。筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐，對(duì)照片檔案裝具進(jìn)行了設(shè)計(jì)，力圖達(dá)到科學(xué)規(guī)范、簡(jiǎn)便實(shí)用的目的?，F(xiàn)在加以整理，與業(yè)界同仁商榷。

一、照片檔案裝具產(chǎn)品存在的問題

市場(chǎng)化不等于專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化。目前，市場(chǎng)上照片檔案裝具五花八門、良莠不齊。有的粗制濫造，不合乎照片檔案整理規(guī)范;有的外觀設(shè)計(jì)華麗精美，但只“金玉其外”，并不實(shí)用，真正合乎規(guī)范者鳳毛麟角。主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

1.案卷目錄和備考表頁(yè)信息項(xiàng)不完整，不能了解本冊(cè)照片檔案大致內(nèi)容及整理信息;有的印在封皮和封底內(nèi)頁(yè)，一旦填寫錯(cuò)誤，無法更改。

2.照片檔案卷內(nèi)目錄著錄項(xiàng)不全，有的著錄項(xiàng)不符合照片檔案著錄規(guī)則要求。有的目錄表格頁(yè)過多或過少，造成閑置浪費(fèi)或無法添加。

3.照片檔案裝具脊背不能標(biāo)示全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)等信息，給檢索帶來不便。

4.芯頁(yè)設(shè)計(jì)存在瑕疵。單張照片的說明格式錯(cuò)誤，甚至內(nèi)容缺項(xiàng)。有的只用塑料材質(zhì)做的單元。將照片說明和照片插入單元內(nèi)，時(shí)間久了，容易造成照片與塑料薄膜的粘結(jié)，并且存在檔案內(nèi)容被隨意更改的隱患。有的雖然是用紙板做的芯頁(yè)，但是放置照片的空間固定不變，且能書寫的空間狹小，不能標(biāo)全時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景、攝影者等要素。無法揭示照片影像所反映的全部信息。

總之，這類相冊(cè)設(shè)計(jì)死板僵化并且大都價(jià)格昂貴，一旦填寫錯(cuò)誤，則無法修改，甚至整頁(yè)撕掉，對(duì)整個(gè)相冊(cè)而言，棄之不舍，用之無意，形同“雞肋”，不利于檔案整理。

二、照片檔案裝具的創(chuàng)新性設(shè)計(jì)思路

當(dāng)然，我們不能完全否定市場(chǎng)上照片檔案裝具的產(chǎn)品，它的封套及芯頁(yè)夾對(duì)保護(hù)照片還是起到至關(guān)重要的作用的，我們可以保留借鑒使用。筆者要強(qiáng)調(diào)地是，在芯頁(yè)夾的脊背處，要標(biāo)注“全宗號(hào)”“保管期限”“冊(cè)號(hào)”“起止張?zhí)枴钡葍?nèi)容（見圖1），便于手工檢索。除此之處，還要將照片檔案的其余信息全部在芯頁(yè)部分展示，然后裝訂在芯頁(yè)夾內(nèi)。

1.芯頁(yè)及芯頁(yè)夾的制作

芯頁(yè)一般由297mm×210mm大小的A4紙張組成，在電腦上將文字信息制作完成并由打印機(jī)打印。這樣的設(shè)計(jì)方式，簡(jiǎn)便易行，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，相對(duì)靈活，可調(diào)方向大小，隨時(shí)糾正錯(cuò)誤，且整齊劃一，美觀實(shí)用，實(shí)現(xiàn)批量打印，更重要地是符合照片檔案管理規(guī)范。

芯頁(yè)夾由封面和封底兩個(gè)硬紙板連接而成，長(zhǎng)度為300mm，寬度為220mm，脊背寬度一般在15-20mm左右。芯頁(yè)夾內(nèi)側(cè)折頁(yè)處上下設(shè)計(jì)兩個(gè)長(zhǎng)度為297mm，寬度為15mm，厚度為2mm的紙舌，在兩個(gè)紙舌上分別對(duì)稱打兩個(gè)孔，孔距為80mm（見圖2）。紙舌應(yīng)有一定的硬度和拉伸度，可用細(xì)棉紗布做裱布裱貼。

2.芯頁(yè)內(nèi)容及其格式。由照片檔案案卷信息、目錄信息、照片信息及備考信息組成。

（1）案卷信息內(nèi)容。照片檔案的扉頁(yè)部分即是案卷信息，包括全宗名稱、案卷標(biāo)題、冊(cè)號(hào)、保管期限、總張數(shù)、起止日期等信息。此外，還要有全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（冊(cè)號(hào)）歸檔章，為編制檔號(hào)奠定基礎(chǔ)（見圖3）。

（2）目錄信息的填寫。照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、備注等（見圖4）。

（3）照片信息擬定及其固定方法。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），單張照片的說明包括題名、照片號(hào)、底片號(hào)、參觀號(hào)、時(shí)間、攝影者、文字說明等內(nèi)容（見圖5）。一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，擬寫組合照片說明。同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“①”、“②”、“③”……，組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)。在電腦上擬定本組照片總說明后，再用量尺量好大小不等的照片尺寸，然后設(shè)計(jì)同等大小的文本框，用以固定照片的位置，再在文本框的下方撰寫組聯(lián)號(hào)、照（底）片號(hào)、拍攝時(shí)間、攝影者、文字說明等說明性信息。完畢后，打印出本組照片設(shè)計(jì)模板，然后把相角粘貼在文本框的四角，最后將照片放置在相角內(nèi)，固定在芯頁(yè)上。一組內(nèi)大幅照片不能存放在相冊(cè)內(nèi)，應(yīng)當(dāng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說明，并注明存放索引地址。

題名應(yīng)簡(jiǎn)要概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，“六要素”要齊全。照片號(hào)、底片號(hào)。參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。照片拍攝時(shí)間用八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，前四位表示年，第5至6位表示月，第7至8位表示日，不夠補(bǔ)零。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用六要素，概括揭示照片影像反映的全部信息。

3.芯頁(yè)的裝訂

為避免芯頁(yè)圖文部分在裝訂時(shí)被遮掩，將左邊距設(shè)置為20mm，同時(shí)在紙張左邊粘貼寬度和長(zhǎng)度與紙舌同規(guī)格的厚度為1mm的長(zhǎng)條，使得芯頁(yè)邊距與中心部分厚度大致相等。將芯頁(yè)（一般以30頁(yè)左右為宜）對(duì)應(yīng)打孔后，依照文書案卷的“三孔一線”裝訂法，用粗棉繩將裝有照片的芯頁(yè)連同扉頁(yè)和備考表（格式與文書同）一起固定在芯頁(yè)夾上。

總之，內(nèi)容決定形式，形式服務(wù)于內(nèi)容，萬變不離其蹤，“蹤”即是規(guī)范。照片檔案的裝具設(shè)計(jì)也是如此，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范要求，靈活而又完整地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)出來，這樣才有利于檔案的管理與利用。