白宇紅

檔案收集工作是檔案整體工作的基礎(chǔ)，也是檔案工作的重中之重，“巧婦難為無(wú)米之炊”，收集工作不扎實(shí)，收集材料不齊全，重要材料遺失，造成檔案利用范圍縮小，利用價(jià)值降低，致使檔案利用者高興而來(lái)掃興而歸，也就失去了保存檔案的意義。下面僅以區(qū)直機(jī)關(guān)檔案收集工作現(xiàn)狀提出一些思考和建議。

一、區(qū)直機(jī)關(guān)檔案室檔案收集情況現(xiàn)狀

區(qū)直機(jī)關(guān)檔案室檔案收集不齊全，將直接影響區(qū)國(guó)家檔案館的館藏資源，影響全區(qū)各界人士對(duì)檔案的利用。區(qū)直機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)鄉(xiāng)及街道基層檔案室檔案收集環(huán)節(jié)比較薄弱，一些單位只收集了辦公室形成的紅頭文件及工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、人員花名冊(cè)等，其他各業(yè)務(wù)科室只收集了工作計(jì)劃、總結(jié)等很少一部分應(yīng)歸檔材料，齊全率不足。涉及到干部職工切身利益的人事部門(mén)形成的文書(shū)檔案，業(yè)務(wù)部門(mén)形成的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的文書(shū)檔案，本單位與相關(guān)單位簽訂的重要合同、協(xié)議，統(tǒng)計(jì)部門(mén)形成的年度報(bào)表，財(cái)務(wù)部門(mén)形成的會(huì)計(jì)檔案，基建部門(mén)形成的科技檔案，還有實(shí)物檔案、聲像檔案、電子檔案等重要檔案，存在未收集或收集不全現(xiàn)象，這些遺漏的檔案將會(huì)在工作活動(dòng)、職稱(chēng)評(píng)聘、干部任免、工資晉升、退休審批及辦公用房維修改建等過(guò)程中起到原始憑證的作用，無(wú)可取代，至關(guān)重要。這些檔案未及時(shí)收集，可能在短時(shí)期內(nèi)影響不大，但由于年代久遠(yuǎn)發(fā)生人員變動(dòng)、機(jī)構(gòu)撤并，大量未歸檔材料必定會(huì)損毀和遺失，損失不可彌補(bǔ)，此類(lèi)實(shí)例數(shù)不勝數(shù)。所以說(shuō)，加強(qiáng)檔案收集工作已迫在眉睫。我認(rèn)為，區(qū)直機(jī)關(guān)檔案收集工作主要存在以下問(wèn)題：

1.主管領(lǐng)導(dǎo)檔案重視程度低。部分單位的主管領(lǐng)導(dǎo)未將檔案工作列入議事日程，對(duì)檔案工作中的人員配備、庫(kù)房建設(shè)、所需經(jīng)費(fèi)未及時(shí)解決，對(duì)檔案執(zhí)法檢查過(guò)程中和日常收集工作中提出的問(wèn)題未及時(shí)整改，認(rèn)為檔案工作不是硬指標(biāo)，能勉強(qiáng)合格就行，存在問(wèn)題在所難免，沒(méi)必要興師動(dòng)眾召開(kāi)會(huì)議立即完善。這種不重視檔案工作的思想嚴(yán)重影響了整個(gè)單位的檔案收集工作。

2.未配備專(zhuān)職檔案人員。檔案人員身兼數(shù)職，不能將精力全部投入到檔案工作中，檔案工作作為軟指標(biāo)或有或無(wú)。正像有些兼職檔案人員所說(shuō)，“剛剛坐下來(lái)想制定檔案保管期限表，就被領(lǐng)導(dǎo)叫走干別的著急的工作了，醞釀好的思路也就被打斷了，我們作為一名普通的工作人員，很無(wú)奈啊！”沒(méi)有專(zhuān)職檔案人員不能很好的保證檔案收集工作的正常運(yùn)行，這也是區(qū)直機(jī)關(guān)普遍存在、很難解決的一個(gè)問(wèn)題。

3.專(zhuān)兼職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低。機(jī)關(guān)綜合檔案室的專(zhuān)職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，人員更換頻繁，責(zé)任心不強(qiáng)，造成不能按時(shí)培訓(xùn)、指導(dǎo)及檢查各部門(mén)兼職檔案人員的檔案工作，不能?chē)?yán)格按照本機(jī)關(guān)的《歸檔范圍和檔案保管期限表》收集齊全各科室、各門(mén)類(lèi)、各載體的全部應(yīng)歸檔材料，不能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)全部檔案集中統(tǒng)一管理。各部門(mén)的兼職檔案人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為將本科室形成的檔案應(yīng)歸本科室所有，只歸本科室人員利用，沒(méi)有移交到綜合檔案室的必要，移交后本科室利用還不方便，會(huì)耽誤正常工作，而沒(méi)有想到不移交會(huì)使別的科室人員及社會(huì)各界人士不能正常利用該檔案，甚至散存于各部門(mén)年久遺失，后果不堪設(shè)想，既愧對(duì)后人，又愧對(duì)歷史！

4.檔案收集工作制度落實(shí)不到位。各機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行文件材料收集歸檔制度等各項(xiàng)檔案工作專(zhuān)項(xiàng)制度，有些機(jī)關(guān)雖然建立了制度，印發(fā)到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)，并懸掛上墻，但流于形式，并未嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，失去了制定收集歸檔制度的意義。

二、對(duì)今后檔案收集工作的建議

區(qū)直機(jī)關(guān)及各鎮(zhèn)鄉(xiāng)、街道或多或少存在上述問(wèn)題，針對(duì)這種情況，我認(rèn)為，基層檔案室應(yīng)著重從以下兩方面入手：

1.提高機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的意識(shí)。區(qū)直機(jī)關(guān)檔案人員要向主管領(lǐng)導(dǎo)多請(qǐng)示、匯報(bào)檔案工作，提高主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，引起他們對(duì)檔案工作的重視。主管領(lǐng)導(dǎo)還要經(jīng)常學(xué)習(xí)相關(guān)檔案法律法規(guī)，提升檔案意識(shí)，徹底轉(zhuǎn)變檔案末位的陳舊觀念，樹(shù)立先行意識(shí)。原國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)在講話(huà)中曾指出，檔案工作者要主動(dòng)發(fā)光，要成為“太陽(yáng)”，不能做“月亮”，要想提高社會(huì)的檔案意識(shí)，首先得提高檔案工作的社會(huì)意識(shí)，檔案工作是可以起頭的，是可以領(lǐng)跑起步的，是可以引領(lǐng)其他工作的，檔案工作要主動(dòng)作為，提前服務(wù)，給社會(huì)做出貢獻(xiàn)，檔案意識(shí)要靠自己主動(dòng)放光，社會(huì)才會(huì)有檔案意識(shí)。在這種意識(shí)的引領(lǐng)下，主管領(lǐng)導(dǎo)將加大對(duì)檔案工作的重視力度，充分認(rèn)識(shí)檔案收集工作的重要性，將此工作列入議事日程，按時(shí)召開(kāi)會(huì)議，舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，認(rèn)真部署相關(guān)工作，協(xié)調(diào)各科室全力配合綜合檔案室做好檔案收集工作。為綜合檔案室配備高素質(zhì)專(zhuān)職檔案人員，并保證專(zhuān)職檔案人員的穩(wěn)定性，切實(shí)保證檔案工作制度的落實(shí)。

2.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。各機(jī)關(guān)綜合檔案室專(zhuān)職檔案人員在不斷提升自己業(yè)務(wù)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還要及時(shí)舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，將自己的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)傳授給各部門(mén)兼職檔案人員。每年開(kāi)展歸檔工作之前，專(zhuān)職檔案人員要根據(jù)本單位具體情況開(kāi)展不同規(guī)模不同形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，教會(huì)各部門(mén)兼職檔案人員及時(shí)完善、補(bǔ)充涉及本部門(mén)的檔案，經(jīng)區(qū)級(jí)檔案行政管理部門(mén)審批合格后，按照《歸檔范圍和保管期限表》收集齊全本部門(mén)收到和形成的全部材料，確保應(yīng)歸檔材料齊全完整。

專(zhuān)職檔案人員更要具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，深知自己肩負(fù)的重任，真正體會(huì)到檔案收集工作的重要性。還要通過(guò)宣傳《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，通過(guò)講解實(shí)際工作中開(kāi)發(fā)檔案資源取得的顯著效益實(shí)例，提升各部門(mén)兼職檔案人員及全體工作人員的檔案意識(shí)，提高大家對(duì)檔案收集工作的重視程度。還要做好檔案利用服務(wù)工作，讓本機(jī)關(guān)全體人員隨時(shí)都能查閱檔案，并且方便快捷，利用效果顯著。讓他們感到收集齊全、實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理不僅不會(huì)耽誤本身的工作，反而提高了工作效率，讓他們真正嘗到甜頭，根本扭轉(zhuǎn)原有的“管理混亂、利用不便”的觀念，進(jìn)一步提升檔案意識(shí)，做好本科室檔案收集工作，為全機(jī)關(guān)檔案整體工作夯實(shí)基礎(chǔ)，為充分發(fā)揮檔案的歷史憑證作用、廣泛服務(wù)于社會(huì)各界夯實(shí)基礎(chǔ)。

作者單位：唐山市豐潤(rùn)區(qū)第二人民醫(yī)院

參考文獻(xiàn)：

[1]照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）

[2]文書(shū)檔案案卷格式（GB/T9705-2008）

[3]歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2015）

[4]檔案著錄規(guī)則DA/T 18-1999

[5]李洪合 趙愛(ài)國(guó)《新編檔案管理概論》

作者單位：德州市臨邑縣檔案館