馬清蘭 江 巧 季曉毓

會(huì)計(jì)電算化逐步取代手工記賬，是會(huì)計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，會(huì)計(jì)電算化普及對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了新的要求。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化檔案主要包括存儲(chǔ)在電腦硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和電腦打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)則是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等數(shù)據(jù)。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電腦進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)務(wù)部、國(guó)家檔案局備案。電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為：

（一）存貯范圍更廣。電算化會(huì)計(jì)檔案存貯的范圍比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案更廣，電算化會(huì)計(jì)檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括存貯在計(jì)算機(jī)硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息，如程序開發(fā)設(shè)計(jì)說明書以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等。

（二）存貯形式更多。作為傳統(tǒng)審計(jì)對(duì)象的憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的存在形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不但以打印輸出的紙質(zhì)形式存在，還以電磁信號(hào)的形式存貯于軟盤、硬盤、光盤等載體上。磁性化存貯介質(zhì)方式的介入使檔案的管理更加簡(jiǎn)潔、快速、有效。

（三）存放方式更嚴(yán)格。由于電算化會(huì)計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，電算化會(huì)計(jì)檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤等，而這些磁性介質(zhì)、光盤極易受磁場(chǎng)、有害氣體、灰塵等影響，因此存放點(diǎn)必須具有更加嚴(yán)密的防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等措施。

（四）對(duì)檔案管理的要求更強(qiáng)。電算化會(huì)計(jì)檔案的管理和利用受會(huì)計(jì)軟件的種類和版本的影響，實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本和種類就越多，電算化會(huì)計(jì)檔案只有得到科學(xué)的管理，才能被正常利用。

二、會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的主要問題

（一）完整性、安全性不高。我國(guó)自實(shí)施會(huì)計(jì)電算化以來，采用會(huì)計(jì)電算化的單位較多，但多數(shù)單位真正運(yùn)行時(shí)間較短。有些單位為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境的變化，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行了升級(jí)，而原有的會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)資料未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，這些會(huì)計(jì)檔案資料就得不到及時(shí)地收集和利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時(shí)間的推移，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。

（二）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度尚不完善。很多單位認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒有采取相應(yīng)的保障措施來改善保管會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境等。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面。目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利發(fā)展。

（四）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)盡管功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)，但仍有很多缺陷。首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)輸入易被篡改，軟件被修改或破壞，安全存取功能薄弱等。其次，在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通五湖四海的今天，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不安全的另一主要方面就是計(jì)算機(jī)病毒的危害，其破壞性極大。

（五）電算化會(huì)計(jì)檔案載體存在的問題。電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案載體本身發(fā)生了巨大變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表之外，還包括電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及全套文檔資料。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這種通過計(jì)算機(jī)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性和社會(huì)危害性，并且發(fā)現(xiàn)難度非常大。另外，電算化會(huì)計(jì)檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等條件的影響。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的措施

（一）保持電算化會(huì)計(jì)檔案的完整性。管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出前，應(yīng)妥善保管并保存副本。記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬都應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份至磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

（二）完善管理制度。會(huì)計(jì)電算化檔案的管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，會(huì)計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、借閱、備份會(huì)計(jì)等都有相應(yīng)的管理制度。各種紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案和介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)合理歸檔，做好記錄。歸檔的檔案做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。要建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱制度，借出、查看、歸還要做詳細(xì)記錄。

（三）提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化不僅需要一定的專業(yè)會(huì)計(jì)人員，而且需要一定的計(jì)算機(jī)人員參與維護(hù)日常使用和確保其數(shù)據(jù)的安全。所以必須不斷提高會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)操作能力，同時(shí)需要有一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)高級(jí)人才管理與維護(hù)電算化會(huì)計(jì)軟件的正常使用、網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，不斷開發(fā)更合理、高效的電算化會(huì)計(jì)軟件。只有兩者共同配合，才能有效保證會(huì)計(jì)電算化正常運(yùn)行。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。配備專業(yè)計(jì)算機(jī)管理人員，建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測(cè)以及殺毒工作，定期對(duì)系統(tǒng)安全性進(jìn)行檢測(cè)，排除安全隱患。

（五）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)雙備份。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)實(shí)行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。備份時(shí)要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)封簽，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。檔案應(yīng)保存在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。

總之，電算化會(huì)計(jì)檔案管理既是一項(xiàng)重要的會(huì)計(jì)管理工作，又是一項(xiàng)重要的檔案管理工作，各單位應(yīng)依據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)管理方法，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的會(huì)計(jì)檔案信息優(yōu)勢(shì)，提高電算化會(huì)計(jì)檔案利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，真正使電算化會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。