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        企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

        2021-03-08 10:56:02劉博
        科學(xué)與財(cái)富 2021年3期
        關(guān)鍵詞:建設(shè)對策企業(yè)檔案企業(yè)管理

        劉博

        摘 要:信息化時(shí)代市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨向于多元化,同時(shí)也帶動(dòng)著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,使企業(yè)內(nèi)部信息資源更加豐富,在企業(yè)管理中,檔案管理的規(guī)范起著至關(guān)重要的作用,必須要把管理檔案做到規(guī)范有序,有利于企業(yè)的健康發(fā)展,同時(shí)還能夠有效地保證企業(yè)的核心利益,所以一定要認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性。本文主要針對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對策進(jìn)行分析和討論。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;企業(yè)管理;信息化;建設(shè)對策

        一、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

        檔案信息化,從字面上來解釋這個(gè)名詞,它的意思就是把檔案按照信息記錄的方式進(jìn)行整理,便于對檔案的利用??傮w來說,檔案信息化可以分為整體和細(xì)節(jié)兩類。從整體來看,就是一面很復(fù)雜的檔案信息關(guān)系網(wǎng),那么檔案信息化就是要捋清這個(gè)關(guān)系網(wǎng)之間的聯(lián)系,然后進(jìn)行信息化歸納整理,把我國所有的信息都?xì)w納整理好之后,然后在各個(gè)行業(yè)之間進(jìn)行融合,檔案信息化以公開透明的方式呈現(xiàn)在管理人員的眼前,便于檔案的融合和管理人員的利用。從細(xì)節(jié)上看,就是檔案信息內(nèi)部的事情,檔案就像檔案信息的毛細(xì)血管,是整體檔案的分支,各司其職的同時(shí)又相互聯(lián)系。隨著我國科技的發(fā)展,檔案信息整理也有了很大的進(jìn)步,檔案信息更加細(xì)致、全面,便于查找,同時(shí)也可以在檔案中尋找到更加符合實(shí)際的檔案信息,為人們所利用。所以,在檔案信息化建設(shè)中,只有從整體和細(xì)節(jié)兩個(gè)方面共同入手,才可以建設(shè)出更好的檔案信息化,才可以讓檔案信息化在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展,為人們提供便利,為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。

        二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析

        1、管理水平落后

        在企業(yè)發(fā)展過程中,開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法無法滿足時(shí)代發(fā)展要求,也與企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相背離。首先,在檔案管理信息化建設(shè)期間,軟件開發(fā)商沒有深入分析企業(yè)的發(fā)展規(guī)律、個(gè)性需求和管理流程,從而導(dǎo)致軟件開發(fā)缺乏針對性,沒有深入考量和分析企業(yè)信息化建設(shè)需求。企業(yè)在應(yīng)用軟件開展信息化管理時(shí),沒有立足于自身實(shí)際情況進(jìn)行二次開發(fā),從而導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)無法發(fā)揮出優(yōu)勢作用。其次,企業(yè)所聘用的檔案管理人員非專業(yè)人員,不具備專業(yè)的管理能力和水平。當(dāng)管理人員素質(zhì)能力較低時(shí),將會(huì)影響檔案管理工作的信息化建設(shè),還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)流失人力資源。

        2、信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃

        在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中,我們必須具備有效的策略,并建立起完善的現(xiàn)代化企業(yè)管理制度,并對企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略有足夠深刻的意識(shí)。這直接關(guān)系到企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施效果,所以國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用時(shí)間,高效率地去制定一個(gè)總體規(guī)劃,這將有助于企業(yè)的長久發(fā)展,保證企業(yè)的最大效益。

        3、安全性管理缺乏

        在信息時(shí)代發(fā)展下,信息系統(tǒng)的安全對于企業(yè)來說顯得尤為重要,一定要確保企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的安全性,檔案數(shù)據(jù)一旦泄露,這會(huì)給企業(yè)造成不可避免的經(jīng)濟(jì)損失,企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全性主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的電子文件,包括一些電子文檔的安全使用,如果在這些方面信息沒有得到充分保障,或者是由一些人為因素等產(chǎn)生的一系列問題,都會(huì)給企業(yè)造成無法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失,也會(huì)影響到企業(yè)形象,對企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的發(fā)展有一定的阻礙作用,由此可見,檔案管理信息化的安全性對一個(gè)企業(yè)起著至關(guān)重要的作用。

        三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對策

        1、提高工作人員的專業(yè)技能

        信息化社會(huì)在不斷發(fā)展的同時(shí),對檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)也提出了更高的要求,以往的檔案管理只需要每天重復(fù)同樣的工作,做到細(xì)心即可,但引入信息技術(shù)后,需要工作人員懂得計(jì)算機(jī)的操作技能,并及時(shí)對信息進(jìn)行科學(xué)合理的整合和歸納,根據(jù)類別進(jìn)行分類,從而提供給查閱者更好的服務(wù)。對此單位應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn),使他們的計(jì)算機(jī)水平符合相關(guān)要求,因檔案管理這一工作在實(shí)際操作中會(huì)受到很多因素的影響,因此工作人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況改變自己的工作模式,并熟練操作計(jì)算機(jī),提升服務(wù)質(zhì)量,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

        2、推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

        建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則,將著錄作為檔案整理的重要任務(wù),在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)上,完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu),推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對檔案資源信息進(jìn)行分類,形成各類專題數(shù)據(jù)庫,提供多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái),在確保檔案信息安全的前提下,加大檔案開放力度,為檔案利用提供服務(wù),提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。

        3、強(qiáng)化檔案信息化安全管理

        在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完善過程中,注重優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng),引入專業(yè)管理人才和設(shè)備,不斷優(yōu)化完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。采用信息化方式和技術(shù),大力建設(shè)檔案信息化平臺(tái),從根本上提升檔案管理效益。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中,必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發(fā)利用率,必須加大檔案信息安全保護(hù)等級(jí)。通過檔案管理的各項(xiàng)安全要求,基于信息安全要求和分析進(jìn)行分類,確定不同等級(jí)的安全保護(hù)要求和標(biāo)準(zhǔn),科學(xué)評(píng)估信息管理系統(tǒng)的安全性。此外,企業(yè)還需要建立檔案安全管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)常態(tài)化安全管理,對安全管理操作流程和程序進(jìn)行規(guī)范,充分發(fā)揮出安全管理機(jī)制在檔案管理中的作用。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)安全管理設(shè)施,設(shè)置保密功能和安全查閱權(quán)限,聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)硬件系統(tǒng),全面確保檔案管理的完整性和安全性。

        結(jié)束語

        企業(yè)積極的進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)是整個(gè)時(shí)代發(fā)展的必然要求,隨著社會(huì)的發(fā)展、時(shí)間的沉淀,會(huì)出現(xiàn)質(zhì)的改變,改變之后的檔案信息化就是檔案信息越來越透明,檔案信息每條都會(huì)有詳細(xì)的記載,而且隨著時(shí)間的推進(jìn),管理人員的技術(shù)也會(huì)越來越嫻熟,檔案信息化做的越來越好,間接地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]蘆園園.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì),2017,(17).

        [2]陳啟凡.企業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2018(10):132-133.

        [3]孫彩霞.淺談如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化[J].中文信息,2014(10):38-39.

        (龍江縣投資服務(wù)中心? ?黑龍江? 齊齊哈爾? 161100)

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