張海鵬 煙臺(tái)體育公園管理服務(wù)中心

隨著信息化發(fā)展進(jìn)程的加快，事業(yè)單位檔案的日常管理工作越來(lái)越重要，在事業(yè)單位發(fā)展中有著重要的積極作用。事業(yè)單位檔案主要是對(duì)單位內(nèi)部日常工作管理的記錄，記錄著事業(yè)單位對(duì)檔案管理的日常工作信息。但是，具體檔案管理工作仍存在諸多問(wèn)題，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位公務(wù)的正常開(kāi)展，所以必須要采取有效的解決對(duì)策，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的日常管理。文章闡述了事業(yè)單位檔案日常管理的作用，分析了當(dāng)前日常管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出針對(duì)性的解決對(duì)策。

事業(yè)單位檔案進(jìn)行日常管理的重要性

第一，有助于提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率。一些事業(yè)單位在發(fā)展中各個(gè)部門之間的溝通比較少，遇到問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)地協(xié)調(diào)解決，這給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)了不利影響。事業(yè)單位檔案日常管理能夠把各個(gè)部門緊密聯(lián)系起來(lái)，使得各個(gè)部門之間協(xié)調(diào)合作，充分發(fā)揮檔案信息資源的指導(dǎo)作用，能夠有效提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。第二，有助于推動(dòng)事業(yè)單位的精神文化建設(shè)。事業(yè)單位檔案的日常管理工作與事業(yè)單位精神文化的構(gòu)建有著緊密聯(lián)系，日常管理檔案能夠真切地反映事業(yè)單位在文化建設(shè)中的活動(dòng)紀(jì)要以及員工的表現(xiàn)，它是事業(yè)單位珍貴的文獻(xiàn)資料和影像資料，是事業(yè)單位進(jìn)行精神文化建設(shè)的重要源泉，對(duì)于精神文化建設(shè)有著重要的促進(jìn)作用。第三，有助于健全事業(yè)單位的服務(wù)功能。事業(yè)單位是國(guó)家的服務(wù)型機(jī)構(gòu)，其中與民生相關(guān)的事業(yè)單位服務(wù)水平切實(shí)關(guān)系到廣大人民群眾的利益。在對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行的考核中，其服務(wù)內(nèi)容是重要的考核標(biāo)準(zhǔn)之一。

事業(yè)單位檔案的日常管理存在的問(wèn)題

企業(yè)單位在進(jìn)行檔案的日常管理工作時(shí)，檔案管理是非常重要的組成部分，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不僅能夠提高事業(yè)單位的管理水平，而且能夠促進(jìn)事業(yè)單位良好發(fā)展。但是在實(shí)際日常管理中，仍然存在諸多問(wèn)題[1]。

（一）缺乏完善的檔案管理體系

事業(yè)單位要想健康穩(wěn)定地發(fā)展，檔案管理體系是必不可少的。但是在實(shí)際管理工作中，部分事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度不夠完善，在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)缺少規(guī)范性，對(duì)于日程工作沒(méi)有資料可供查詢，對(duì)于檔案資料的收集范圍不夠明確，而且沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行資料的歸檔，導(dǎo)致檔案管理工作陷入混亂。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案日常管理的質(zhì)量和效果。還有一些事業(yè)單位雖然制定了檔案管理制度，卻沒(méi)有很好地落實(shí)下去，使得檔案日常管理工作比較隨意，相關(guān)工作人員的執(zhí)行能力比較差，在實(shí)際工作中積極性比較差，使得檔案管理制度喪失了權(quán)威性，沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的成效。同時(shí)，檔案管理工作是比較枯燥的，為事業(yè)單位帶來(lái)的效益不太明顯，而且整個(gè)管理過(guò)程需要耗費(fèi)大量的人力物力，一些事業(yè)單位不愿進(jìn)行相關(guān)資源的投入，導(dǎo)致諸多問(wèn)題出現(xiàn)，給檔案日常管理工作帶來(lái)了很大阻力，同時(shí)也無(wú)法發(fā)揮檔案日常管理工作的作用。

（二）檔案管理方式比較陳舊，信息化程度不高

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，其逐漸得到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的推廣和應(yīng)用。事業(yè)單位也不例外。事業(yè)單位的檔案日常管理工作引進(jìn)了新技術(shù)和新設(shè)備，但是總體上其檔案管理的信息化程度仍然比較低。這是因?yàn)樵趯?shí)際檔案管理中，工作人員對(duì)信息技術(shù)的利用率不高，只是把信息技術(shù)當(dāng)成一種管理方式，沒(méi)有針對(duì)信息技術(shù)實(shí)行完善的信息共享機(jī)制，也沒(méi)有把這種理念滲透到檔案管理的方方面面[2]。而且事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間缺乏互動(dòng)和交流，使得整體信息化程度不高。此外，事業(yè)單位的檔案日常管理仍然沿用陳舊的管理方式，在實(shí)際管理工作中存在一定不足。比如，在檔案信息錄入時(shí)，一些檔案管理人員只是把紙質(zhì)檔案錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中成為電子檔案，卻沒(méi)有進(jìn)行后期的整理和分類，使得檔案利用程度不高，檔案日常管理的整體水平難以提高。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

檔案管理內(nèi)部相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案日常管理的水平。當(dāng)前檔案管理工作中，一些工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力，職業(yè)素養(yǎng)也不高，難以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。其中一些兼職人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)就參加到工作中，一些人員甚至都不了解檔案管理工作的流程，這種情況對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生了不良影響，嚴(yán)重制約了檔案管理工作水平的提升。此外，很多檔案管理人員缺乏信息化專業(yè)技術(shù)，沒(méi)有把信息化技術(shù)的作用發(fā)揮出來(lái)，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

針對(duì)事業(yè)單位檔案日常管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，事業(yè)單位逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案日常管理工作的重要性，為了保障檔案管理質(zhì)量的提升，事業(yè)單位需要正視當(dāng)前管理工作中的實(shí)際問(wèn)題，及時(shí)采取針對(duì)性的解決對(duì)策，不斷提高檔案的日常管理水平[3]。

（一）加大對(duì)檔案日常管理的重視力度，將其重要作用充分發(fā)揮出來(lái)

在日常管理工作中，事業(yè)單位的檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，加大對(duì)日常管理工作的重視力度，意識(shí)到對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理能夠推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。在日常管理工作中，要積極創(chuàng)新管理方法和管理形式，把相關(guān)制度融入到檔案日常管理工作的全過(guò)程中，進(jìn)一步提升工作效率。

（二）樹立正確的檔案管理理念，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展的目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，創(chuàng)新科學(xué)的管理理念，盡可能提升檔案管理工作質(zhì)量。當(dāng)前現(xiàn)代化管理方式順應(yīng)時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)，事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理方式時(shí)需要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，提高檔案日常管理效率，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

（三）建立健全的檔案管理體系，提高檔案日常管理的水平

在日常檔案管理工作過(guò)程中，需要以健全的管理體系作為依據(jù)。相應(yīng)的管理體系能夠?yàn)闄n案管理工作提供強(qiáng)有力的保障，在科學(xué)的管理體系下，檔案日常管理工作才能高效發(fā)展。在實(shí)際工作中，要把檔案日常管理工作納入整體工作規(guī)劃，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，設(shè)立綜合性的檔案管理機(jī)構(gòu)，專門負(fù)責(zé)檔案日常工作，同時(shí)將檔案日常管理工作的職責(zé)落實(shí)到具體工作人員上。通過(guò)這種方式，讓相關(guān)工作人員明確自身的職責(zé)，在工作中規(guī)范自身的行為，提高檔案日常管理的水平。

（四）強(qiáng)化信息化建設(shè)，最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)得到了各個(gè)領(lǐng)域的推廣和應(yīng)用。事業(yè)單位的檔案日常管理也不例外，同樣要強(qiáng)化信息化建設(shè)。在實(shí)際工作中，可以利用檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促進(jìn)單位內(nèi)部資源與外部資源的交流，同時(shí)提高資源的利用效率。一方面要加強(qiáng)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)的控制工作，積極引進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備，為檔案日常管理工作配備配套的設(shè)備。同時(shí)要優(yōu)化庫(kù)房的硬件條件，確保庫(kù)房安全，從整體上提高管理水平。另一方面要?jiǎng)?chuàng)新管理方式。在日常管理工作中，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念，提高管理質(zhì)量。最后，要做好檔案的安全管理工作。在檔案管理信息化過(guò)程中，要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行備份，設(shè)置檔案使用權(quán)限，提高電子檔案的安全性。在使用檔案時(shí)，需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，積極整理檔案信息，按時(shí)提交檔案，使得事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間能夠共享檔案信息，把檔案管理的作用發(fā)揮到最大。

（五）重視人員培訓(xùn)，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理相關(guān)工作人員的管理水平直接影響檔案日常管理的質(zhì)量和成效，事業(yè)單位必須要重視人才培養(yǎng)。首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理工作配備專業(yè)的管理人才。為了有效激發(fā)檔案管理人員的潛能，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)使用合理的激勵(lì)制度，讓他們規(guī)范自己的行為，自覺(jué)更新自身的知識(shí)體系，更好地適應(yīng)管理工作，滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求。其次，還要提高檔案管理相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)。在新時(shí)代，檔案日常管理要逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，其工作人員需要掌握信息技術(shù)。

綜上所述，檔案日常管理工作是事業(yè)單位管理的重要組成部分，也是事業(yè)單位健康發(fā)展的重要助力。要想快速提升檔案管理水平，需要正視當(dāng)前檔案管理問(wèn)題，并采取合適的解決對(duì)策，通過(guò)建立健全的檔案管理體系，提高管理工作水平；強(qiáng)化信息化建設(shè)，最大程度發(fā)揮檔案管理的作用；加大培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)等對(duì)策，推動(dòng)事業(yè)單位檔案日常管理工作的順利開(kāi)展。