鄭偉 福建省福鼎市人力資源和社會保障局

檔案文化建設(shè)作為事業(yè)單位當(dāng)中的一項基礎(chǔ)性工作，在統(tǒng)籌單位運營大局、促進各項工作高效展開、推進單位文化建設(shè)進程等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。尤其在近幾年，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位也相繼建立了檔案信息管理平臺，這一平臺的建立不僅提高了檔案資源的利用率，也使事業(yè)單位的檔案文化建設(shè)工作取得了階段性進展?；谶@一思想，文章將緊緊圍繞事業(yè)單位檔案文化建設(shè)工作存在的問題以及發(fā)展的有效路徑展開全面論述。

對于事業(yè)單位來說，檔案主要包括文書檔案、會計檔案、人事檔案、科技檔案以及業(yè)務(wù)檔案等多種類型。作為一種文化形式，檔案資源在事業(yè)單位的發(fā)展進程當(dāng)中，為單位的文化建設(shè)與精神文明建設(shè)提供了重要參考依據(jù)。因此，近年來，事業(yè)單位進一步提高了對檔案文化建設(shè)的重視力度，在使用資金、硬件設(shè)施、人員配備等方面均加大了投入力度，檔案文化建設(shè)成效也逐步突顯出來。

事業(yè)單位檔案文化建設(shè)的必要性

檔案資源在事業(yè)單位當(dāng)中始終扮演著重要角色，首先，檔案資源為各項工作的高效展開提供真實確鑿的參考依據(jù)。比如事業(yè)單位在興建基礎(chǔ)設(shè)施時，需要查閱歷年來的基建檔案，并結(jié)合檔案資料內(nèi)容制訂一個精準(zhǔn)的投資與建設(shè)計劃。其次，檔案資源為領(lǐng)導(dǎo)的精準(zhǔn)決策提供了堅實保障，尤其在國家宏觀政策發(fā)生變化的情況下，單位領(lǐng)導(dǎo)可以從歷年來的檔案資料當(dāng)中尋求到解決問題的方法和策略。最后，檔案資料的完好性與完整性直接關(guān)系到事業(yè)單位的對外形象，如果抓好檔案文化建設(shè)工作，那么單位的外在形象也將要保持一個非常良好的狀態(tài)。由此可以看出，檔案文化建設(shè)工作對事業(yè)單位的運營發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義[1]。

事業(yè)單位檔案文化建設(shè)工作存在的問題

（一）專業(yè)型人才匱乏

檔案管理工作看似簡單，實際上是一個專業(yè)性較強且繁瑣而復(fù)雜的工作流程，特別在檔案信息平臺建立以后，不僅對檔案管理人員的檔案管理知識提出了嚴(yán)格要求，同時，也需要管理人員具備一定的信息素養(yǎng)，進而確保檔案信息平臺的正常運營。但是，就目前事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理隊伍來說，受到學(xué)歷、資歷、年齡、個人素養(yǎng)等諸多因素的影響，部分管理人員只是名義上具有檔案管理職責(zé)，實際上卻沒有實質(zhì)性的工作內(nèi)容。比如在檔案資料采集、整理、建檔過程中，事業(yè)單位常常采取人員借調(diào)的方法，將行政部門或者其他部門的管理人員臨時頂替為檔案管理崗，來完成一系列檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理混亂，給各項工作的正常展開造成諸多不利影響。

（二）信息平臺利用率低

信息技術(shù)的介入，給檔案文化建設(shè)工作提供了強大的技術(shù)支撐，在這種情況之下，各單位也相繼建立了檔案信息平臺。但是，在平臺建立之初，多數(shù)事業(yè)單位常常借助于社會專業(yè)機構(gòu)的力量，由專業(yè)機構(gòu)委派相關(guān)的技術(shù)人員全權(quán)負(fù)責(zé)平臺建設(shè)工作，后續(xù)的平臺維護工作也一并由專業(yè)機構(gòu)負(fù)責(zé)。在檔案信息平臺建立以后，專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理人員進行崗前培訓(xùn)，但是，培訓(xùn)效果卻差強人意，一旦檔案信息系統(tǒng)進入到正常運營狀態(tài)以后，檔案管理人員對系統(tǒng)功能較為陌生，會導(dǎo)致其工作效率也將受到嚴(yán)重影響，甚至有的管理人員依然沿用過去的人工操作模式，導(dǎo)致檔案信息平臺的利用率大幅下降。

（三）軟件缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位在建立檔案信息平臺時，選用的軟件往往直接來自于軟件供應(yīng)商。目前，在系統(tǒng)軟件市場，各種軟件層出不窮，雖然軟件功能并不存在明顯的差異，但是在使用過程中，一些使用功能將嚴(yán)重受限，這樣既影響了各項工作的順利開展，也給單位帶來了一定的經(jīng)濟損失。究其原因是由于，檔案信息系統(tǒng)軟件并沒有一個固定的行業(yè)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，各單位在選擇軟件時，也只是選擇性價比較高的軟件，而與同行業(yè)、同系統(tǒng)的應(yīng)用軟件在功能上卻存在巨大反差，以至于檔案信息化建設(shè)進程嚴(yán)重滯后[2]。

（四）監(jiān)管環(huán)節(jié)薄弱

制度管理一直是事業(yè)單位主抓的一項重點工作。檔案文化建設(shè)屬于事業(yè)單位的一項基礎(chǔ)性工作，但是，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對此項工作的重要性缺少正確認(rèn)知，以至于在制訂檔案管理制度時，往往過于形式化。比如對于檔案使用的監(jiān)督管理制度來說，檔案資源的使用部門安全意識淡薄，進而常常出現(xiàn)檔案資料丟失或者損毀的現(xiàn)象，究其原因在于事業(yè)單位檔案文化的監(jiān)管機制過于松弛，并未發(fā)揮真正的監(jiān)督管理效力，也無法約束檔案使用者的個人行為。

事業(yè)單位檔案文化建設(shè)的有效路徑

（一）規(guī)范管理，明確職責(zé)

檔案文化建設(shè)涉及到檔案資源采集、整理、分類、歸檔、借閱、保管等多個流程，要想保證每一個流程都能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，首先需要在明確崗位職責(zé)權(quán)限上面下功夫。比如在檔案資源采集環(huán)節(jié)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)事先對各部門下達檔案資料上報通知，使各部門在規(guī)定的期限內(nèi)將部門的工作情況、人員調(diào)動情況、工作業(yè)績等內(nèi)容上報至檔案管理部門，如果在規(guī)定的期限內(nèi)未完成此項任務(wù)，應(yīng)直接問責(zé)相關(guān)部門的主管領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)內(nèi)部獎懲機制對直接責(zé)任人以及該部門相關(guān)人員進行嚴(yán)肅處理。另外，對于紙質(zhì)檔案，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照簽字、蓋章、密封等手續(xù)開展工作；對于電子檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再對其進行歸檔處理。事業(yè)單位通過建立這種規(guī)范化的管理模式，能夠有效地推進檔案文化建設(shè)的進程。

（二）樹立信息意識，實施專業(yè)培訓(xùn)

檔案信息化管理是檔案文化建設(shè)工作的必然發(fā)展趨勢，因此，對于事業(yè)單位的檔案管理部門來說，應(yīng)當(dāng)始終堅持與時俱進的態(tài)度，督促檔案管理人員對檔案信息平臺的各項操作功能與技巧進行學(xué)習(xí)，進而可以獨立完成信息平臺的操作流程。與此同時，事業(yè)單位應(yīng)對結(jié)合檔案管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限，建立一個科學(xué)完善的內(nèi)部培訓(xùn)體系，并利用檔案管理人員的業(yè)余時間，對其進行針對性培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋檔案管理基礎(chǔ)知識、信息系統(tǒng)的功能介紹與操作方法、信息系統(tǒng)的安全維護方法以及單位內(nèi)部的各項管理制度。通過培訓(xùn)，檔案管理人員能夠樹立信息意識與高度的責(zé)任意識，并為單位的檔案信息化建設(shè)工作做出積極貢獻[3]。

（三）統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，完善軟件功能

檔案信息系統(tǒng)軟件是檔案信息化建設(shè)的一個重要應(yīng)用載體，在事業(yè)單位建立檔案信息平臺的目的在于實現(xiàn)同一系統(tǒng)的檔案資源共享，以此來增強同系統(tǒng)、同行業(yè)之間的協(xié)作力度?；谶@一思想，事業(yè)單位在選購系統(tǒng)軟件時，應(yīng)當(dāng)充分考慮行業(yè)特性，選擇與本單位所從事的社會活動相關(guān)聯(lián)的應(yīng)用型軟件，比如教育系統(tǒng)軟件、醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)軟件等。這樣一來，事業(yè)單位在對檔案資源進行管理時，同一系統(tǒng)、同一行業(yè)之間可以相互交流經(jīng)驗，并就系統(tǒng)軟件的各項功能提出一些寶貴的意見與建議。另外，為了加快推進檔案文化建設(shè)進程，檔案管理部門在使用系統(tǒng)軟件時，應(yīng)當(dāng)不斷對系統(tǒng)功能進行改進和優(yōu)化。比如檔案資源的檢索功能在改進以后，檔案需求者直接輸入一到兩個關(guān)鍵詞便可以及時獲取到所需的檔案資料，這不僅節(jié)省了大量的檢索時間，同時，也給各項工作的有序銜接提供了強大的技術(shù)支持。

（四）健全管理機制，加大監(jiān)管力度

檔案文化建設(shè)成效是否顯著取決于內(nèi)部管理機制是否完善，因此，針對檔案管理工作，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的各項管理制度進行精細(xì)化修訂。比如《檔案管理人員崗位職責(zé)》《檔案信息平臺安全管理制度》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》等，尤其對《檔案監(jiān)管制度》來說，應(yīng)當(dāng)進一步明確監(jiān)督管理的具體范疇以及各級管理人員的崗位責(zé)任目標(biāo)。同時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案、電子檔案、實物檔案的使用流程進行全過程監(jiān)督，以確保檔案資源的安全性，避免出現(xiàn)檔案資料丟失或者被盜的情況。比如外來人員在使用移動硬盤或者U盤拷貝檔案資料時，首先需要對外接存儲設(shè)備進行殺毒處理，當(dāng)確認(rèn)存儲設(shè)備沒有感染病毒后，方可接入檔案信息系統(tǒng)。這樣，檔案信息系統(tǒng)就能夠有效避免計算機病毒、木馬程序以及網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。

隨著事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)量的激增，檔案資源所體現(xiàn)的價值越加明顯。在這種情況之下，事業(yè)單位應(yīng)將檔案文化建設(shè)作為一項重點工作來抓，在完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施、健全檔案信息平臺各項使用功能的同時，不斷提升管理人員的專業(yè)技術(shù)水平以及個人綜合素養(yǎng)，進而為事業(yè)單位各項工作的高效展開奠定堅實基礎(chǔ)。