徐瑩

摘 要：辦公室是進(jìn)行綜合事務(wù)管理的主要部門，是項目管理的核心所在。在項目內(nèi)部管理中要重視辦公室的工作，清楚認(rèn)識不足之處。所以，如何落實辦公室管理工作，更好地服務(wù)于項目的管理和運作就成為當(dāng)前開展辦公室行政事務(wù)管理要重點關(guān)注的問題?；诖耍疚恼聦τ行嵘鶎禹椖坎烤C合辦公室管理的工作效率進(jìn)行探討，以供相關(guān)從業(yè)人員參考。

關(guān)鍵詞：基層項目部;綜合辦公室;管理工作;效率提升

引言

眾所周知，綜合辦公室的職能是與項目部各個部門與項目部進(jìn)行連接的紐帶，其主要管理和運營的對象是項目部中的職工，是項目部運營的核心和中樞，是項目部可以流暢運營的重要保障。公司目前是按照區(qū)域劃分項目部，項目部不僅要有施工生產(chǎn)的任務(wù)還肩負(fù)著營銷的職能，項目部要想在區(qū)域扎根，持續(xù)滾動發(fā)展，對于項目部而言，沒有良好的管理工作支撐，就不會有項目部的長遠(yuǎn)運營和發(fā)展，通過有效的組織與協(xié)調(diào)管理等工作，促使項目部向預(yù)期方向前進(jìn)，從而達(dá)到長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。

一、提升基層項目部綜合辦公室管理效率的必要性

綜合辦公室自身所具備的特殊職能，決定了綜合辦公室工作有著以下幾方面特點：首先，工作內(nèi)容相對重要。綜合辦公室是項目經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理部門，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)四方的樞紐，不僅承擔(dān)著文稿起草、文件流轉(zhuǎn)、薪資管理、會議籌備、食堂管理、車輛管理、后勤服務(wù)以及綜合協(xié)調(diào)等日常工作內(nèi)容，還需要承擔(dān)一些應(yīng)急性以及臨時性的額外任務(wù)。其次，綜合辦公室的工作難度相對較大，對工作人員有著較高要求，由于綜合辦公室工作人員大量時間用于繁雜瑣事工作，使其自身處理其他業(yè)務(wù)的時間就很少，有時候應(yīng)付了事，導(dǎo)致具體的實際工作脫離了實際，不能夠為項目部的決策提供更加堅實的理論基礎(chǔ)。最后，綜合辦公室工作的影響面相對較廣，大部分工作都有著繁多的頭緒，如果把握不當(dāng)就會影響正常運轉(zhuǎn)，對項目的形象以及社會效益產(chǎn)生不良影響。由于綜合辦公室工作所具備的各類特點，決定了綜合辦公室工作必須要向著精細(xì)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

二、基層項目部綜合辦公室管理工作中存在的問題分析

（一）辦公室工作信息化水平較低

隨著科技的不斷進(jìn)步，其應(yīng)用的領(lǐng)域也越來越廣泛，辦公方式上的信息化依然是未來持續(xù)發(fā)展的趨勢，為了順應(yīng)時代的改變，與時俱進(jìn)，辦公室都已配備了電腦，傳真等科技硬件設(shè)備，但對于就業(yè)在辦公室崗位上的人員，對于信息化的認(rèn)知程度及水平參差不齊，更沒有組織過系統(tǒng)性的相關(guān)技能培訓(xùn)，沒有高級的管理系統(tǒng)協(xié)助，大部分工作人員仍然將這些高科技產(chǎn)品作為一種處理文檔或打印的基本功能上，對資源的利用率過低，直接影響了各項事務(wù)的處理進(jìn)度

（二）缺乏系統(tǒng)的職業(yè)技能培訓(xùn)

由于普遍將辦公室定位于提供事務(wù)性服務(wù)的部門，沒人做的工作都找辦公室，事務(wù)較雜，管理者往往認(rèn)為，只需要具備細(xì)心和耐心的品質(zhì)就能做好辦公室工作而不需要太多的技能，因此也未給辦公室工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的職業(yè)技能培訓(xùn)。但實際情況是，在精細(xì)化管理服務(wù)的背景下，各項工作對管理人員的素質(zhì)和各類技能也提出了更高的要求。熟練掌握各項辦公技能，如公文寫作能力、熟練使用辦公軟件的程度等，均影響著工作效率的提高和工作成效的提升。

三、提升基層項目部綜合辦公室管理工作效率的有效措施

（一）加大信息管理系統(tǒng)建設(shè)的力度

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室的事務(wù)管理與網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系變得越來越密切，而現(xiàn)代化的事務(wù)管理雖然在效率方面有了一定的提升，但是依舊需要引入大量先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，這樣才能做到與時俱進(jìn)。同時，基于辦公室事務(wù)管理的角度出發(fā)，需要對于具體的管理要求有充分的考慮。第一，構(gòu)建相對應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)。第二，將技術(shù)加以落實，并且持續(xù)的做好改進(jìn)處理，這樣才可以讓項目的實際需求與行政事務(wù)管理直接匹配起來。同時，在具體構(gòu)建事務(wù)管理系統(tǒng)的時候一定不要吝嗇資金與技術(shù)方面的投入，實現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和計算機(jī)設(shè)備的相互融合，提供高程度的保障，服務(wù)于事務(wù)管理工作的有序開展。

（二）加強(qiáng)人員隊伍素質(zhì)建設(shè)

提升辦公室工作管理效率的主要措施，在于提升內(nèi)部工作人員的專業(yè)水平以及專業(yè)能力。一個工作團(tuán)隊素質(zhì)的水平，將直接影響到辦公室工作職能所發(fā)揮出來的作用，想要提高新形勢下辦公室管理效能，最重要的是需要組建一個具有新觀念，新思想，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的隊伍，在加強(qiáng)隊伍政治素養(yǎng)的同時，要培養(yǎng)其具有更高的使命感和工作歸屬感，強(qiáng)化工作責(zé)任感;另一方面，通過外部培訓(xùn)，不斷提升其學(xué)習(xí)能力，討論探索能力，管理能力，緊急處理事務(wù)的能力等。將辦公室部門的人員進(jìn)行分類，專門負(fù)責(zé)自己擅長感興趣的這一領(lǐng)域，去參加更加具有針對性的培訓(xùn)，來培養(yǎng)一支可以互補(bǔ)的高素質(zhì)工作人才隊伍。

（三）建立健全相關(guān)規(guī)章制度

任何工作的開展都離不開有效的科學(xué)管理規(guī)章制度，同樣，辦公室本身就具有多重責(zé)任和多項管理任務(wù)，其工作內(nèi)容和方式較繁多復(fù)雜，有了健全的完善的規(guī)章制度的指導(dǎo)和約束，會在很大程度上提升其管理水平和工作效率。實現(xiàn)管理工作效率的提升，辦公室必須依靠各項切實可行的管理制度，進(jìn)行開展實施，既可以提高辦公室管理人員的工作水平及效率，還可以約束其他人員使其進(jìn)行相互配合，促進(jìn)辦公室各項管理工作的順利開展。需要建立健全的相關(guān)規(guī)章制度分別有：辦公室文件管理辦法、公章使用管理制度、接待工作管理辦法、保密工作相關(guān)制度、宣傳活動開展管理辦法等。通過這些具體的完善的管理辦法及制度使辦公室的各項管理工作有具體落實標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，從而為提升管理工作的效率起到積極促進(jìn)作用。

（四）進(jìn)行有效的工作評價

在評價要求方面應(yīng)強(qiáng)調(diào)工作執(zhí)行力，即各項工作能切實落實，主動作為、擔(dān)當(dāng)有為，能推動工作創(chuàng)造性落地落實;應(yīng)強(qiáng)調(diào)工作推進(jìn)高效高質(zhì)，即在各項工作中敢于創(chuàng)新思路方法和工作手段，優(yōu)化工作流程，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率完成任務(wù)、解決問題。

結(jié)束語

綜上所述，提升基層項目部綜合辦公室管理的工作效率對于優(yōu)化單位的管理制度起到了重要作用。因此，必須提升對于管理效率的重視程度，明確綜合辦公室管理的必要性以及重要性，改變傳統(tǒng)的保守管理理念，加大管理的投入力度，組建一支更加專業(yè)的管理團(tuán)隊，為單位未來的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

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