張明遠

摘 要：隨著我國改革創(chuàng)新的逐步推進，檔案管理工作是企業(yè)管理各項基礎工作的重要組成部分并探索，發(fā)展策略，旨在提升企業(yè)檔案管理工作水平，助推企業(yè)持續(xù)發(fā)展。并提高了企在當前相關工作中的相關標準。隨后是對相關檔案和相關材料的改進，從新時代企業(yè)檔案管理的必要性入手，然后分析了新時代企業(yè)檔案管理中存在的問題，最后總結了新時代企業(yè)檔案管理中的新思路。

關鍵詞：數(shù)字化管理;存在的問題;概念

新時代社會經濟的高速發(fā)展，企業(yè)經營規(guī)模不斷擴大，勢必會產生大量的信息資料，檔案數(shù)量日益增多檔案管理工作內容不斷細化，對具體工作開展效率也提出了更高要求，傳統(tǒng)紙質管理模式已經完全無法適應企業(yè)經營管理工作開展的要求。企業(yè)檔案工作是優(yōu)化企業(yè)發(fā)展、助力城投業(yè)務水平提升的基礎，是企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保障，是企業(yè)珍貴的“寶藏”采用合理的方式高效解決這些問題，不斷推動檔案管理工作水平全面提升。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要性

1.1 提高工作效率

在紙質檔案的實際管理中，化工企業(yè)大都采取人工方式完成信息的整理和編排。數(shù)字化時代，信息技術成為檔案管理的主要工作手段。立足信息技術，收集、整理、編排信息不僅可以提升工作效率，也能降低失誤率，進而從整體上提升化工企業(yè)的檔案管理水平，推動化工企業(yè)的良性發(fā)展[1]。

1.2 豐富多彩的檔案信息管理職責

信息管理的互聯(lián)網時代，數(shù)據(jù)信息的巨大改進已經向企業(yè)的檔案管理部門展示了各種資源。在這種情況下，企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息檔案管理組織和部門要承擔工作職責。發(fā)生了某些變化，這改善了他工作職責的原始限制。就企業(yè)信息管理部門而言，其檔案和數(shù)據(jù)資源不僅包括圖書館的資源，而且還與其他部門共享資源，從而擺脫了企業(yè)自身檔案和數(shù)據(jù)資源的局限性，并呈現(xiàn)出豐富的信息資源。供信息內容用戶使用的信息。多彩合理的檔案資源，確保信息內容的合理化。大量的檔案信息資源可以作為企業(yè)信息管理工作中數(shù)據(jù)信息內容的支撐點，保證其管理方法和內容的多樣性，滿足信息內容數(shù)據(jù)信息用戶的具體要求。除了豐富多樣的檔案信息管理內容外，檔案信息管理方法在很多方面都是完善的[2]。

2 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

2.1 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

檔案管理人員是檔案管理的主要執(zhí)行者。據(jù)相關調研了解到，絕大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓，檔案管理缺少專業(yè)科班出身的人員，現(xiàn)有兼職人員對檔案管理流程、分類，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫、查閱等業(yè)務并不擅長。盛投檔案專職管理員較少，檔案管理人員大多為其他部門兼職人員，并不是檔案專業(yè)出身。大多兼職人員保管第一手資料后，分年度移交至專職檔案管理人員，在缺乏專業(yè)知識的情況下，檔案交接工作就易出現(xiàn)疏漏。

2.2 數(shù)字化技術應用的安全措施不到位

數(shù)字化技術的應用通常是與網絡信息技術相關聯(lián)的，信息處理和傳遞，需要經過必要的網絡傳輸過程。由于檔案管理安全性的基本要求，數(shù)字化技術的應用必須要做好完善的安全應對措施，強化對工作人員安全意識培養(yǎng)，嚴格依照規(guī)章制度要求開展相關工作。但是在實際落實過程中， 加密和信息安全防護技術應用不到位，安全管理制度落實不足，造成不同程度的泄密現(xiàn)象。這不僅可能給企業(yè)生產經營安全造成負面影響，甚至還會影響到企業(yè)內部管理的公平性，給企業(yè)經濟效益帶來負面影響[3]。

2.3 缺乏技術管理方法

當前，我國信息技術的飛速發(fā)展也是信息管理社會的發(fā)展。使用了許多商品，包括計算機和掃描儀，這些商品加速了我國相關領域的發(fā)展趨勢。在檔案管理方式方面，企業(yè)無法與現(xiàn)實接軌，無法順應趨勢和發(fā)展趨勢的要求，不能保證管理方法的準確性，不能保證資料的一致性。另外， 許多企業(yè)繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方法，無法加強對優(yōu)秀技術的使用，難以實現(xiàn)預期目標，并危及企業(yè)的發(fā)展。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的新思路

3.1 .改進檔案管理方面的培訓工作

合理的檔案管理可以提高企業(yè)內部監(jiān)督的質量，進一步滿足社會經濟發(fā)展的要求，并為企業(yè)的發(fā)展趨勢提供了動力。由于這項工作具有很強的敬業(yè)精神，因此實施專業(yè)合理的管理方法和對策，制定規(guī)范的企業(yè)檔案管理工作非常重要。注意塑造技術專業(yè)水平和檔案工作人員的素養(yǎng)以完成檔案工作。倉儲經濟效率的提高突出了其經濟價值。因此，為了完成對企業(yè)檔案管理概念的改進，有必要重視對檔案管理人員的學習和培訓，并繼續(xù)強化員工的管理方法概念。

3.2 強化數(shù)字化技術軟硬件設備建設

基礎性的設備是數(shù)字化技術應用的基本條件，是推動檔案管理工作水平提升的基本前提，因此在實際應用過程中，必須要加大這方面的投入和建設力度。對于企業(yè)管理層面而言，首先，應當分析企業(yè)目前檔案管理信息化建設的實際需求，結合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，明確設備投入的基本要求和擴展空間。其次，要根據(jù)方案設計選擇合理的建設模式，確保設備運行體系的質量控制，同時為后續(xù)管理工作開展留出足夠的操作空間。在硬件設施層面，需要做好數(shù)據(jù)庫建設，確保數(shù)據(jù)庫運行速度和空間等都能夠滿足實際運行需要。而在軟件設施層面，則應當在滿足現(xiàn)有運行體系基礎上，為后期應用技術提升和大數(shù)據(jù)應用留出足夠的操作空間。

3.3 引進先進的信息安全管理技術

雖然電子化檔案管理是時代發(fā)展的趨勢，但每一個環(huán)節(jié)都有可能遭到外部的破壞，進而導致信息被刪除和修改?；诖朔N情況，必須積極引進先進的信息安全管理技術，做好檔案的安全管理。比如權限管理技術， 可以阻擋非法人員的入侵;防火墻技術，可以將企業(yè)的內部信息和外部隔絕，確保企業(yè)檔案信息的穩(wěn)定性、安全性;數(shù)據(jù)備份技術，如果企業(yè)管理系統(tǒng)遭受外部的侵擾，利用此技術可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的恢復[4]。

3.4 重在改善檔案管理環(huán)境及方法

一是保證檔案管理環(huán)境規(guī)范化。城企業(yè)除了建立專屬檔案室外，還應合理配套專業(yè)設備，保證檔案存儲相應的溫濕度，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境。結合自身實際需求進行檔案室功能區(qū)劃分，優(yōu)化結構布局，最大程度提升檔案室的實用性、便捷性與安全性。

二是促進檔案管理方法現(xiàn)代化?？茖W利用現(xiàn)代化手段是新時代檔案管理發(fā)展的一大趨勢。城投企業(yè)應積極探索運用電子臺賬、辦公自動化APP、在線系統(tǒng)等信息化手段，不斷提高檔案管理的專業(yè)化、自動化和智能化管理水平，提高檔案管理工作效率，助力企業(yè)打造數(shù)字化檔案室，以期為企業(yè)創(chuàng)造實際效益。

4 結束語

將數(shù)字化技術與傳統(tǒng)檔案管理模式有機結合，能夠有效提升檔案管理工作的水平，提升管理工作開展精度和整體效率。因此企業(yè)經營發(fā)展過程中，必須強化對數(shù)字化技術應用的重視程度，更加深入地應用于企業(yè)檔案管理工作中，在不斷提升技術應用水平的基礎上，為企業(yè)檔案管理工作開展起到積極的推動作用，為企業(yè)經濟效益的提高起到更加積極的促進作用。順應發(fā)展趨勢，探索企業(yè)的檔案管理，創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理工作，加強對優(yōu)秀信息技術的利用，完成檔案管理的高效率和高水平。企業(yè)應根據(jù)實際情況，分析發(fā)展趨勢，完善相關規(guī)章制度，做好部門人員合作，注重檔案保管，引進優(yōu)秀技術。提高檔案信息和信息內容的利用率，促進企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 盧芳. 新形勢下企業(yè)檔案管理工作新思路探究[J]. 辦公室業(yè)務，2019， 15（17）：105+107.

[2] 楊世忠，姜紅霞.新形勢下企業(yè)檔案管理工作的新思路探究[J].中外企業(yè)家，2020，10（11）：118-119.

[3] 白茹.國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J].現(xiàn)代經濟信息，2019，（18）：98.