王黎

摘 要：質量管理體系的內部審核是組織進行體系管理自我完善的重要手段之一，內部審核的有效性對怎樣按GB/T19001-2016標準的要求，推進以質量管理為核心的“質量四化”建設，夯實質量管理基礎起著巨大的現實作用。只有較高程度地體現審核的有效性，才能對組織的質量管理發(fā)展做出基礎性、戰(zhàn)略性貢獻，獲得領導的高度重視和信任，持續(xù)推進質量管理體系的良性運行。

關鍵詞：深化內審 質量四化 有效性 良性運行

Discussion on the Deepening Internal Audit and Improving the Effectiveness of on-site Audit

Wang Li

Abstract：The internal audit of the quality management system is one of the important means for the organization to self-improve the system management. The effectiveness of the internal audit is how to promote the "four quality" with quality management as the core in accordance with the requirements of the GB/T19001-2016 standard. Building and consolidating the foundation of quality management plays a huge practical role. Only by reflecting the effectiveness of the audit to a high degree， can we make a fundamental and strategic contribution to the development of the organization's quality management， gain the attention and trust of the leaders， and continue to promote the sound operation of the quality management system.

Key words：deepen internal audit， quality four modernizations， effectiveness， benign operation

1 引言

質量體系的內部審核是組織進行自我完善的重要手段之一，但通過總結近幾年內部審核工作開展的情況，發(fā)現組織的內部審核關注點逐漸轉向應付第三方外部認證審核，內審工作流于表面化、形式化，審核不深入、過程（系統(tǒng)）關聯不充分，主要是為了提供已經做過內部審核的證據而進行審核，導致通過內部審核實現內審目標的能力不足。

本文簡要論述怎樣通過深化內部審核，評價質量管理體系重點過程的優(yōu)勢與薄弱環(huán)節(jié)，提高現場審核有效性，持續(xù)推進公司質量管理體系的良性運行。

2 質量管理體系內審表面化、形式化的特征

（1）每年使用幾乎相同的審核通知、審核計劃、審核報告——最突出的是每年使用同一份審核檢查表，審核時主要關注的是操作執(zhí)行層面的管理，開具的不符合項偏重在操作執(zhí)行層面是否實施和執(zhí)行的相關的管理要求。

（2）審核過程中未將公司人、機、料、法、環(huán)、測的變化，如大量新人的使用、新的基礎設施的使用、新產品的設計和開發(fā)、新材料新工藝的引進、新生產環(huán)境的使用、新檢測設備檢測環(huán)境檢測人員的使用作為質量管理體系審核方案策劃的重點進行輸入，未針對變化點對質量管理體系的適宜性、充分性進行審核。

（3）對于各職能部門之間職責的識別是否漏項，職責的接口是否協(xié)調，是否缺乏或混淆審核證據，對于產品實現的過程、管理過程和支持，過程之間的相互作用是否協(xié)調，是否有效運行缺少審核證據確認不充分，未按過程方法組織與實施高效的內部審核。

綜上所述，內部審核表面化、形式化的原因：有最高管理者對質量管理體系內部審核的支持和重視問題;有內部審核歸口管理部門的策劃與組織問題;也有審核組內部審核員的審核經驗和審核問題。筆者認為最重要的是內部審核歸口職能管理部門如何進行有效的策劃和實施內部審核、深化內部審核的管理，使之持續(xù)推進質量管理體系的良性地運行是開展內部審核的關鍵。

3 深化質量管理體系內部審核

為了避免上述質量管理體系內部審核表面化、形式化的現象，可從以下幾方面進行探討怎樣持續(xù)提升內部審核工作的有效性。

3.1 內部審核策劃

為了使內部審核工作有效和高效地達到預期的目標，審核組長在編制審核計劃時應充分運用過程方法進行策劃工作：

（1）要重點明確受審核方所負責的產品實現過程、管理過程和支持過程的各個相互關聯、功能連貫的子過程，各個過程是如何通過相應職能部門的活動得以實施，從而為審核計劃的編制提供關鍵依據。各個過程的相互作用也是確認的重點，針對部分關鍵/特殊/重要過程關聯幾個主要責任部門，在做審核策劃時必須防止漏項。

（2）安排審核員的審核活動時，應考慮到審核員以往的工作經歷、現任工作中負責的工作內容以及審核經驗;同時考慮由過程的輸入方審核過程的實施方和輸出方，過程的實施方和輸出方審核過程的輸入方，確保過程審核的深入性、有效性、連貫性、完整性。

3.2 編制檢查表

編制內部審核檢查表時，重點依據過程方法的要求：從過程的輸入到過程的輸出，識別完整內容，列出衡量過程的績效指標、過程所需要的資源、過程的負責部門、審核方法等。下面以筆者“外購外協(xié)件產品的監(jiān)視和測量”過程為例：

（1）過程的輸入：主要為圖紙、技術條件，以及根據圖紙和技術條件編制的零部件檢查基準書;負責部門為技術部;審核方法重點關注輸入（技術要求、標準）是否充分、各零部件是否具備檢查基準書、檢查基準書的內容是否符合圖紙和技術條件要求，是否能有效指導進貨檢驗;

（2）過程的輸出：即合格的零部件，審核方法應重點現場查看進貨檢驗人員是否按照檢查基準書的要求實施進貨檢驗，輸出的產品放行條件是否具備。

（3）衡量過程的績效指標：可設定為“零部件入庫檢驗合格率”、“現場裝配過程中零部件不良率”、“市場零部件PPM值”等，審核過程的績效指標是否達到目標要求。

（4）過程的資源：為有資質的進貨檢驗人員及檢測工具、設施等。審核方法為查看進貨檢驗人員是否具備崗位能力（考核持證上崗）;在現場查看其進貨檢驗人員的實際操作能力是否符合要求;審核檢驗手段和檢測工作是否滿足輸入即零部件檢查基準書的要求。

3.3 內部審核實施

內部審核檢查表編制完成并經確認后，即進入審核實施階段。

“審核”的定義為“為獲得客觀證據并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程”。近幾年的內部審核，發(fā)現對收集的證據主要還停留在證實“有”或“無”的狀態(tài)，以此作為是否滿足審核準則的程度。如果提供證據，就算作是符合要求;如果沒有提供證據，就屬于質量管理體系的不符合。并沒有對滿足準則（標準要求）的程度進行系統(tǒng)性的評價，也未對滿足顧客和相關方的需求和期望進行重點關注;開出的不符合項也僅是反映操作執(zhí)行層面的不符合，內部審核過程的業(yè)績很不突出。

那如何通過深化內部審核提高現場審核的有效性？我認為可以從以下幾個方面進行探討：

（1）重視對過程接口及其相互作用的審核

這幾年，大多數公司內部審核基本采用按部門為單元的審核方式，但現在公司的組織機構逐漸趨于扁平化發(fā)展，一個過程涉及多個部門或多個崗位，職能職責相互關聯、作用相互連貫的狀況已是常態(tài)，而某一部門僅負責某一過程中的部分活動（如物流管理過程，三方物流的管理延伸到由供應商進行，公司生產物流部負責廠內物流倉庫及配送的管理，而生產現場的物流又由生產車間進行管理），誰是過程的責任者？誰是過程的顧客？這就需要審核人員站在顧客/相關方的角度多維度識別對該過程所采用的管理方法，收集過程間的接口及其相互作用的證據，如接口的輸入和輸出是否明確，是否交叉混淆，是否一致，是否能有效的實現過程的績效目標。否則，內部審核就不能對整個質量管理體系的符合性做出完整有效的判定。

（2）內部審核應重點針對質量管理體系的變化點以及公司的應變能力進行審核

世界上唯有變化才是永恒的，因內部審核的間隔周期一般是一年，這一年中，公司的質量管理體系運行在人、機、料、法、環(huán)、測等方面存在一些新的變化點：如部分新老員工的交替、新基礎設施的投用、新產品的設計/開發(fā)/投產、新材料新工藝的優(yōu)化、檢測設備檢環(huán)境/檢測人員的變化等，審核組在進行內部審核時，應將變化點作為重要的輸入信息，對質量管理體系的應變能力收集審核證據。

變化體現在公司的內部和外部兩方面：

內部變化主要表現為以下幾個方面：①公司發(fā)展的規(guī)劃、②質量目標的變化、③技術革新方案、④新產品的投入、⑤新工藝的實施等。

外部變化主要有：①國家法律法規(guī)的變化、②質量管理體系標準的變化等。

在審核過程中應著重關注變化點：如審核產品的設計和開發(fā)過程，重點審核本年度期間新產品的設計和開發(fā)管理;如審核人力資源管理過程時，重點審核今年新進員工的上崗培訓管理、現場實踐操作能力評價;如審核供方管理過程時，重點審核新開發(fā)供應商的管理等;如審核產品的監(jiān)視和測量過程，重點審核新增檢驗人員、新增檢測設備和檢測手段。通過對這些變化發(fā)展進行審核收集審核證據，以評價質量管理體系的應變能力，從而保證質量管理體系的完整性和適宜性。

3.4 內部審核不符合項的整改

內部審核不符合項的整改是PDCA循環(huán)中不可或缺的一環(huán)即“A”，近幾年通過對不符合項整改措施的驗證發(fā)現，不符合項的整改常常局限于做到“糾正”，未深入有效地分析出不符合項的根本原因，體系管理也沒有實現“質量四化”：體系化、標準化、流程化、制度化，導致不符合項表面關閉，一段時間后又重復發(fā)生，從而影響質量管理體系運行的有效性。那么如何確保不符合項整改切實有效，重點從以下幾方面深入探討：

（1）糾正：對不符合項事實本身的整改，重點對不符合客觀證據進行分析，并采取必要的糾正，如隔離、追回;同時也應對關聯過程、相關過程進行縱/橫向排查、確認。

（2）根源分析：是否針對系統(tǒng)中什么失效而出現這樣的不符合進行分析？將相互關聯的過程運用系統(tǒng)的方法進行識別、分析、理解，而非只針對不符合項事實本身分析。

（3）糾正措施：是否針對每個確定的根源原因都至少采取一個糾正措施？糾正措施是否涉及到了系統(tǒng)整改？糾正措施能否防止不符合項重復發(fā)生？糾正措施是否是解決問題的永久措施？并且糾正措施中重點考慮到系統(tǒng)性預防措施。

是否滿足“質量四化”是評價糾正措施有效性較好的方式：

①流程化，強調顧客導向/意識，以整體目標為出發(fā)點，精簡過程步驟，優(yōu)化業(yè)務流程，破除部門壁壘，實現信息化管理;

②標準化，固化重復的活動，統(tǒng)一作業(yè)標準，獲得最佳秩序和效益;

③體系化，固化工作業(yè)務運行模式，按最優(yōu)的秩序和聯系組合成整體，有序實施質量策劃、質量控制、質量保證、質量改進，達成預期目標;

④制度化，建立普遍認可的共同意識/固定模式，制定約束規(guī)范，明確角色職責，監(jiān)督運行機制，強化組織控制功能;

（4）驗證：審核員是否對糾正措施的每個階段都進行了現場/實物驗證，是否對每一項糾正和糾正措施都收集了整改證據材料。

只有通過不斷持續(xù)有效的整改，才能推進質量管理體系的持續(xù)良性運行。

4 結語

隨著對質量管理體系管理的不斷深入，各組織越來越關注質量管理體系運行的有效性，內部審核是各組織在質量體系管理方面自我完善的重要機制，只有深化內部審核，提高體系審核的有效性，才能精準識別管理風險，通過持續(xù)改善提升，推進質量管理體系運行的有效性。

現在許多組織的高層管理者也逐步認識到內部審核對提升質量管理體系有效性的重要作用，通過參與內部審核評審會議、派出人員參加認證公司組織的審核人員能力培訓等方式，來夯實質量管理基礎，提高管理的效益以促進公司的良性發(fā)展。

參考文獻：

[1]GB/T19001-2016《質量管理體系 要求》.

[2]GB/T19000-2016《質量管理體系 基礎和術語》.

[3]《中國質量認證》2005.3 鄧鎮(zhèn)非《深化內審：改進管理不可缺少的環(huán)節(jié)》.

[4]《認證技術》2007.6 楊輝 《用過程方法提高現場審核的有效性》.