寫(xiě)通知，“嚴(yán)謹(jǐn)”當(dāng)?shù)?/h1>
2021-01-24 06:14:12張志華
十幾歲 2020年2期
文/張志華
怎么把通知寫(xiě)得嚴(yán)謹(jǐn)周密，怎么讓想要表達(dá)的意思準(zhǔn)確無(wú)誤地“通知”到他人，讓我們跟著張志華教授一起學(xué)寫(xiě)通知吧。根據(jù)功能，通知可以分為布置性通知、告知性通知和發(fā)布性通知三種。
布置性通知怎么寫(xiě)
陽(yáng)光中學(xué)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作的緊急通知
標(biāo)題
這則通知標(biāo)題完整，事由明確，突出了“進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作”的主旨，“緊急”二字用得恰到好處，正當(dāng)其時(shí)?！皩W(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定”事關(guān)重大，不能有絲毫耽擱，必須立即采取行動(dòng)。
校屬各部門(mén)：
2019年12月22日10時(shí)32分，陽(yáng)光中學(xué)學(xué)生在該校2號(hào)樓環(huán)境工程實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行污水處理實(shí)驗(yàn)時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生爆炸，造成參與實(shí)驗(yàn)的3名學(xué)生不同程度受傷，目前，受傷學(xué)生正在積極治療，傷情穩(wěn)定，事故原因也正在進(jìn)一步調(diào)查之中。此次事件給學(xué)校安全工作敲響了警鐘。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)迅速作出批示，分管校領(lǐng)導(dǎo)迅速召開(kāi)了會(huì)議，要求嚴(yán)密防范和堅(jiān)決杜絕類(lèi)似事件再次發(fā)生。根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示精神，為確保學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定，特就進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作緊急通知如下：
主旨
通知的主旨明確、肯定，主旨是其最主要的目的和意圖，明確回答要求下級(jí)機(jī)關(guān)“辦理什么”“執(zhí)行什么”的問(wèn)題，這是領(lǐng)導(dǎo)、指揮的核心內(nèi)容。這則通知面對(duì)危難，沉著指揮，首先出現(xiàn)的是目的性主旨，表明領(lǐng)導(dǎo)的目的——“嚴(yán)密防范和堅(jiān)決杜絕類(lèi)似事件再次發(fā)生”。緊接著，又直接表明了意圖性主旨，即工作的意圖——“確保學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定”“進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作”，而且是要立即采取行動(dòng)。
一、高度重視，提高安全防范意識(shí)。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、切實(shí)加強(qiáng)本部門(mén)安全工作。要以此次事件為活生生、血淋淋的教材，緊密結(jié)合部門(mén)實(shí)際，深刻汲取教訓(xùn)，持續(xù)開(kāi)展宣傳教育，不斷提高全員安全防范意識(shí)。
二、立即行動(dòng)，全面自查安全隱患。近期，各部門(mén)要全面自查一次本部門(mén)各類(lèi)安全隱患，防微杜漸。自查重點(diǎn)：一是各類(lèi)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所、實(shí)驗(yàn)器材設(shè)備、化學(xué)品使用、實(shí)驗(yàn)流程等是否安全；二是辦公室的電腦、電器、插座、電線(xiàn)、門(mén)窗、電源開(kāi)關(guān)、電取暖設(shè)備等是否安全；三是校園內(nèi)網(wǎng)信息是否安全。部門(mén)自查情況要形成書(shū)面材料，于2019年12月26日以前通過(guò)學(xué)校OA系統(tǒng)發(fā)送給保衛(wèi)科賀平安老師處匯總，再專(zhuān)題報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。
三、狠抓整改，確保校園安全穩(wěn)定。各部門(mén)對(duì)自查發(fā)現(xiàn)的安全隱患，能夠立即整改的，應(yīng)該立即整改到位；暫時(shí)無(wú)法整改的，要區(qū)別輕重緩急，分別制訂整改方案，提出具體整改建議，報(bào)送學(xué)校專(zhuān)題研究，按計(jì)劃分步驟整改落實(shí)。
正文
這則通知的理?yè)?jù)清楚，要求明確，因?yàn)槭玛P(guān)重大，對(duì)于“接收通知”的人來(lái)說(shuō)，通知里既說(shuō)明了依據(jù)，又告知了情況，還闡明了道理，更提出了警醒，讓人知其然，更知其所以然，自然會(huì)對(duì)通知高度重視，自覺(jué)嚴(yán)格執(zhí)行。
各部門(mén)接此通知后，請(qǐng)迅速傳達(dá)至本部門(mén)全體教職員工，并認(rèn)真組織開(kāi)展相關(guān)工作。
分旨
通知的分旨，是關(guān)于“怎么辦理”“怎么執(zhí)行”的問(wèn)題，這是領(lǐng)導(dǎo)、指揮的具體內(nèi)容，寫(xiě)作時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮周全，條項(xiàng)清楚，邏輯嚴(yán)密。這則通知，沒(méi)有抽象空泛的說(shuō)明，對(duì)于嚴(yán)重安全事故，妥善應(yīng)對(duì)，周到部署，列寫(xiě)了三個(gè)方面的分旨，從思想到行動(dòng)，從工作到落實(shí)，從部署到反饋，邏輯嚴(yán)密，周全嚴(yán)謹(jǐn)，具體可行。
陽(yáng)光中學(xué)
2019年12月23日
寫(xiě)作要點(diǎn)
布置性通知適用于要求貫徹執(zhí)行有關(guān)事項(xiàng)、布置安排有關(guān)工作。
布置性通知標(biāo)題。由通知的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、發(fā)文事由與通知文種組成。
布置性通知正文。包括“為什么布置”（依據(jù)）、“執(zhí)行什么”（主旨）、“怎樣執(zhí)行”（分旨）三個(gè)部分。
“為什么布置”，即布置性通知發(fā)布的依據(jù)，包括發(fā)布的原因、根據(jù)、理由?！安贾檬裁础?，是布置性通知的主旨，包括通知的目的和意圖，要明確要求下級(jí)機(jī)關(guān)“辦理什么”“執(zhí)行什么”?！盀槭裁床贾谩保ㄒ罁?jù)）、“布置什么”（主旨），一般構(gòu)成一個(gè)自然段。寫(xiě)完以后，再以一個(gè)過(guò)渡句承上啟下，如“現(xiàn)就×××工作，通知如下”。
“怎樣執(zhí)行”，是實(shí)現(xiàn)主旨的具體措施、辦法，即分旨，要讓下級(jí)機(jī)關(guān)知道“怎么辦理”“怎么執(zhí)行”。應(yīng)當(dāng)圍繞主旨來(lái)寫(xiě)，考慮周全，條項(xiàng)清楚，邏輯嚴(yán)密。
布置性通知一般沒(méi)有結(jié)尾段，正文寫(xiě)完，自然結(jié)束。
告知性通知怎么寫(xiě)
××省教育廳辦公室關(guān)于召開(kāi)2019年全省教育工作會(huì)議的通知
各市州教育局、普通高等學(xué)校，省教育工會(huì)，廳委機(jī)關(guān)各處室、直屬各單位：
經(jīng)研究，定于2019年×月×日在××市召開(kāi)全省教育工作會(huì)議?，F(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會(huì)議內(nèi)容
傳達(dá)貫徹2019年全國(guó)教育工作會(huì)議等會(huì)議精神，認(rèn)真總結(jié)2018年全省教育工作，研究部署2019年的教育工作。
二、會(huì)議時(shí)間
×月×日（星期×）上午9:00開(kāi)始，會(huì)期1天。
三、會(huì)議地點(diǎn)
××賓館（地址：××，總服務(wù)臺(tái)聯(lián)系電話(huà)：××）。
四、參會(huì)人員
各市州教育局長(zhǎng)、主任督學(xué)；各普通高校和廳委直屬單位主要負(fù)責(zé)人（1人）；全體廳委領(lǐng)導(dǎo)；省教育工會(huì)和廳委機(jī)關(guān)各處室主要負(fù)責(zé)人。
五、會(huì)議報(bào)到
與會(huì)人員請(qǐng)于×月×日下午至××賓館報(bào)到。
請(qǐng)各單位于×月×日前將《參會(huì)人員名單回執(zhí)》傳真至省教育廳辦公室。聯(lián)系人：××，聯(lián)系電話(huà)：××，傳真：××。
附件：參會(huì)人員名單回執(zhí).doc
××省教育廳辦公室
2019年×月×日
寫(xiě)作要點(diǎn)
這是一則告知性通知，告知性通知用于告知設(shè)置機(jī)構(gòu)、任免人員、啟用印章、召開(kāi)會(huì)議等事項(xiàng)，一般比較簡(jiǎn)單。在告知性通知中，會(huì)議通知要復(fù)雜一些，使用頻率也很高。
會(huì)議通知的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、會(huì)議名稱(chēng)與文種組成。重點(diǎn)寫(xiě)好會(huì)議名稱(chēng)，不需加引號(hào)。確定會(huì)議的名稱(chēng)有兩種方法：一是根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容確定，如“全省教育工作會(huì)議”。二是根據(jù)參加會(huì)議人員確定，如“全縣中小學(xué)校長(zhǎng)會(huì)議”。會(huì)議通知的正文各個(gè)要素必須一一寫(xiě)清楚，不能有遺漏，否則就會(huì)有疑點(diǎn)，不便于執(zhí)行。
《陽(yáng)光中學(xué)辦公室關(guān)于印發(fā)李明校長(zhǎng)在2019級(jí)新生開(kāi)學(xué)典禮上的講話(huà)的通知》
發(fā)布性通知寫(xiě)作要點(diǎn)
發(fā)布性通知用于印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文。本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文用“印發(fā)”（如上），所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的公文用“批轉(zhuǎn)”，上級(jí)、同級(jí)或者不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，用“轉(zhuǎn)發(fā)”。
被印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文，是該通知的附件。
發(fā)布性通知的標(biāo)題有些繁瑣，一般有兩個(gè)或兩個(gè)以上文種，“通知”為第一文種，印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種是第二文種，寫(xiě)作時(shí)要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、完整。發(fā)布性通知的正文一般比較簡(jiǎn)略，寫(xiě)清印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的名稱(chēng)，提出貫徹執(zhí)行（實(shí)施）的要求即可。
有的發(fā)布性通知，根據(jù)所發(fā)布公文的重要程度，還要闡明其重要意義、貫徹執(zhí)行（實(shí)施）的必要性等。比如，“現(xiàn)將李明校長(zhǎng)在2019級(jí)新生開(kāi)學(xué)典禮上的講話(huà)印發(fā)給你們，李明校長(zhǎng)的講話(huà)循循善誘，對(duì)于2019級(jí)新生的學(xué)習(xí)、訓(xùn)練以及校園生活，進(jìn)行了科學(xué)的指導(dǎo)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，請(qǐng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)”。
（文中人名、地名、事件均屬于虛構(gòu)）
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文/張志華
怎么把通知寫(xiě)得嚴(yán)謹(jǐn)周密，怎么讓想要表達(dá)的意思準(zhǔn)確無(wú)誤地“通知”到他人，讓我們跟著張志華教授一起學(xué)寫(xiě)通知吧。根據(jù)功能，通知可以分為布置性通知、告知性通知和發(fā)布性通知三種。
布置性通知怎么寫(xiě)
陽(yáng)光中學(xué)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作的緊急通知
標(biāo)題
這則通知標(biāo)題完整，事由明確，突出了“進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作”的主旨，“緊急”二字用得恰到好處，正當(dāng)其時(shí)?！皩W(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定”事關(guān)重大，不能有絲毫耽擱，必須立即采取行動(dòng)。
校屬各部門(mén)：
2019年12月22日10時(shí)32分，陽(yáng)光中學(xué)學(xué)生在該校2號(hào)樓環(huán)境工程實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行污水處理實(shí)驗(yàn)時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生爆炸，造成參與實(shí)驗(yàn)的3名學(xué)生不同程度受傷，目前，受傷學(xué)生正在積極治療，傷情穩(wěn)定，事故原因也正在進(jìn)一步調(diào)查之中。此次事件給學(xué)校安全工作敲響了警鐘。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)迅速作出批示，分管校領(lǐng)導(dǎo)迅速召開(kāi)了會(huì)議，要求嚴(yán)密防范和堅(jiān)決杜絕類(lèi)似事件再次發(fā)生。根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示精神，為確保學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定，特就進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作緊急通知如下：
主旨
通知的主旨明確、肯定，主旨是其最主要的目的和意圖，明確回答要求下級(jí)機(jī)關(guān)“辦理什么”“執(zhí)行什么”的問(wèn)題，這是領(lǐng)導(dǎo)、指揮的核心內(nèi)容。這則通知面對(duì)危難，沉著指揮，首先出現(xiàn)的是目的性主旨，表明領(lǐng)導(dǎo)的目的——“嚴(yán)密防范和堅(jiān)決杜絕類(lèi)似事件再次發(fā)生”。緊接著，又直接表明了意圖性主旨，即工作的意圖——“確保學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定”“進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作”，而且是要立即采取行動(dòng)。
一、高度重視，提高安全防范意識(shí)。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、切實(shí)加強(qiáng)本部門(mén)安全工作。要以此次事件為活生生、血淋淋的教材，緊密結(jié)合部門(mén)實(shí)際，深刻汲取教訓(xùn)，持續(xù)開(kāi)展宣傳教育，不斷提高全員安全防范意識(shí)。
二、立即行動(dòng)，全面自查安全隱患。近期，各部門(mén)要全面自查一次本部門(mén)各類(lèi)安全隱患，防微杜漸。自查重點(diǎn)：一是各類(lèi)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所、實(shí)驗(yàn)器材設(shè)備、化學(xué)品使用、實(shí)驗(yàn)流程等是否安全；二是辦公室的電腦、電器、插座、電線(xiàn)、門(mén)窗、電源開(kāi)關(guān)、電取暖設(shè)備等是否安全；三是校園內(nèi)網(wǎng)信息是否安全。部門(mén)自查情況要形成書(shū)面材料，于2019年12月26日以前通過(guò)學(xué)校OA系統(tǒng)發(fā)送給保衛(wèi)科賀平安老師處匯總，再專(zhuān)題報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。
三、狠抓整改，確保校園安全穩(wěn)定。各部門(mén)對(duì)自查發(fā)現(xiàn)的安全隱患，能夠立即整改的，應(yīng)該立即整改到位；暫時(shí)無(wú)法整改的，要區(qū)別輕重緩急，分別制訂整改方案，提出具體整改建議，報(bào)送學(xué)校專(zhuān)題研究，按計(jì)劃分步驟整改落實(shí)。
正文
這則通知的理?yè)?jù)清楚，要求明確，因?yàn)槭玛P(guān)重大，對(duì)于“接收通知”的人來(lái)說(shuō)，通知里既說(shuō)明了依據(jù)，又告知了情況，還闡明了道理，更提出了警醒，讓人知其然，更知其所以然，自然會(huì)對(duì)通知高度重視，自覺(jué)嚴(yán)格執(zhí)行。
各部門(mén)接此通知后，請(qǐng)迅速傳達(dá)至本部門(mén)全體教職員工，并認(rèn)真組織開(kāi)展相關(guān)工作。
分旨
通知的分旨，是關(guān)于“怎么辦理”“怎么執(zhí)行”的問(wèn)題，這是領(lǐng)導(dǎo)、指揮的具體內(nèi)容，寫(xiě)作時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮周全，條項(xiàng)清楚，邏輯嚴(yán)密。這則通知，沒(méi)有抽象空泛的說(shuō)明，對(duì)于嚴(yán)重安全事故，妥善應(yīng)對(duì)，周到部署，列寫(xiě)了三個(gè)方面的分旨，從思想到行動(dòng)，從工作到落實(shí)，從部署到反饋，邏輯嚴(yán)密，周全嚴(yán)謹(jǐn)，具體可行。
陽(yáng)光中學(xué)
2019年12月23日
寫(xiě)作要點(diǎn)
布置性通知適用于要求貫徹執(zhí)行有關(guān)事項(xiàng)、布置安排有關(guān)工作。
布置性通知標(biāo)題。由通知的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、發(fā)文事由與通知文種組成。
布置性通知正文。包括“為什么布置”（依據(jù)）、“執(zhí)行什么”（主旨）、“怎樣執(zhí)行”（分旨）三個(gè)部分。
“為什么布置”，即布置性通知發(fā)布的依據(jù)，包括發(fā)布的原因、根據(jù)、理由?！安贾檬裁础?，是布置性通知的主旨，包括通知的目的和意圖，要明確要求下級(jí)機(jī)關(guān)“辦理什么”“執(zhí)行什么”?！盀槭裁床贾谩保ㄒ罁?jù)）、“布置什么”（主旨），一般構(gòu)成一個(gè)自然段。寫(xiě)完以后，再以一個(gè)過(guò)渡句承上啟下，如“現(xiàn)就×××工作，通知如下”。
“怎樣執(zhí)行”，是實(shí)現(xiàn)主旨的具體措施、辦法，即分旨，要讓下級(jí)機(jī)關(guān)知道“怎么辦理”“怎么執(zhí)行”。應(yīng)當(dāng)圍繞主旨來(lái)寫(xiě)，考慮周全，條項(xiàng)清楚，邏輯嚴(yán)密。
布置性通知一般沒(méi)有結(jié)尾段，正文寫(xiě)完，自然結(jié)束。
告知性通知怎么寫(xiě)
××省教育廳辦公室關(guān)于召開(kāi)2019年全省教育工作會(huì)議的通知
各市州教育局、普通高等學(xué)校，省教育工會(huì)，廳委機(jī)關(guān)各處室、直屬各單位：
經(jīng)研究，定于2019年×月×日在××市召開(kāi)全省教育工作會(huì)議?，F(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會(huì)議內(nèi)容
傳達(dá)貫徹2019年全國(guó)教育工作會(huì)議等會(huì)議精神，認(rèn)真總結(jié)2018年全省教育工作，研究部署2019年的教育工作。
二、會(huì)議時(shí)間
×月×日（星期×）上午9:00開(kāi)始，會(huì)期1天。
三、會(huì)議地點(diǎn)
××賓館（地址：××，總服務(wù)臺(tái)聯(lián)系電話(huà)：××）。
四、參會(huì)人員
各市州教育局長(zhǎng)、主任督學(xué)；各普通高校和廳委直屬單位主要負(fù)責(zé)人（1人）；全體廳委領(lǐng)導(dǎo)；省教育工會(huì)和廳委機(jī)關(guān)各處室主要負(fù)責(zé)人。
五、會(huì)議報(bào)到
與會(huì)人員請(qǐng)于×月×日下午至××賓館報(bào)到。
請(qǐng)各單位于×月×日前將《參會(huì)人員名單回執(zhí)》傳真至省教育廳辦公室。聯(lián)系人：××，聯(lián)系電話(huà)：××，傳真：××。
附件：參會(huì)人員名單回執(zhí).doc
××省教育廳辦公室
2019年×月×日
寫(xiě)作要點(diǎn)
這是一則告知性通知，告知性通知用于告知設(shè)置機(jī)構(gòu)、任免人員、啟用印章、召開(kāi)會(huì)議等事項(xiàng)，一般比較簡(jiǎn)單。在告知性通知中，會(huì)議通知要復(fù)雜一些，使用頻率也很高。
會(huì)議通知的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、會(huì)議名稱(chēng)與文種組成。重點(diǎn)寫(xiě)好會(huì)議名稱(chēng)，不需加引號(hào)。確定會(huì)議的名稱(chēng)有兩種方法：一是根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容確定，如“全省教育工作會(huì)議”。二是根據(jù)參加會(huì)議人員確定，如“全縣中小學(xué)校長(zhǎng)會(huì)議”。會(huì)議通知的正文各個(gè)要素必須一一寫(xiě)清楚，不能有遺漏，否則就會(huì)有疑點(diǎn)，不便于執(zhí)行。
《陽(yáng)光中學(xué)辦公室關(guān)于印發(fā)李明校長(zhǎng)在2019級(jí)新生開(kāi)學(xué)典禮上的講話(huà)的通知》
發(fā)布性通知寫(xiě)作要點(diǎn)
發(fā)布性通知用于印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文。本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文用“印發(fā)”（如上），所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的公文用“批轉(zhuǎn)”，上級(jí)、同級(jí)或者不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，用“轉(zhuǎn)發(fā)”。
被印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文，是該通知的附件。
發(fā)布性通知的標(biāo)題有些繁瑣，一般有兩個(gè)或兩個(gè)以上文種，“通知”為第一文種，印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種是第二文種，寫(xiě)作時(shí)要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、完整。發(fā)布性通知的正文一般比較簡(jiǎn)略，寫(xiě)清印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的名稱(chēng)，提出貫徹執(zhí)行（實(shí)施）的要求即可。
有的發(fā)布性通知，根據(jù)所發(fā)布公文的重要程度，還要闡明其重要意義、貫徹執(zhí)行（實(shí)施）的必要性等。比如，“現(xiàn)將李明校長(zhǎng)在2019級(jí)新生開(kāi)學(xué)典禮上的講話(huà)印發(fā)給你們，李明校長(zhǎng)的講話(huà)循循善誘，對(duì)于2019級(jí)新生的學(xué)習(xí)、訓(xùn)練以及校園生活，進(jìn)行了科學(xué)的指導(dǎo)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，請(qǐng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)”。
（文中人名、地名、事件均屬于虛構(gòu)）
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