李立

摘要：近年來，我國的社會經(jīng)濟與科學技術(shù)保持著齊頭并進的發(fā)展態(tài)勢，有效提高了國家綜合實力。在我國各企業(yè)中，進行檔案管理工作非常重要，能夠完整保存企業(yè)的重要信息，以便使用者快速查詢。而且，伴隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作迎來機遇和挑戰(zhàn)。相關(guān)管理人員應該重視檔案管理工作，正確使用信息化技術(shù)，建立良好的檔案管理制度，并優(yōu)化進行檔案管理工作時的基礎(chǔ)設(shè)施，有效保證信息的質(zhì)量。不斷從多角度進行分析，根據(jù)存在的問題，采取針對性措施，促進檔案管理工作的順利進行。

關(guān)鍵詞：信息化;基層檔案管理;質(zhì)量提升;發(fā)展

引言

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要目的在于使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，依據(jù)現(xiàn)代化管理思想，健全檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理利用流程，整合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的各項信息資源，為企業(yè)各項工作提供信息支持。因此，檔案信息化建設(shè)不僅是企業(yè)當前的重要任務，而且是企業(yè)未來發(fā)展的必然趨勢。

1檔案信息化建設(shè)相關(guān)概念與內(nèi)涵闡釋

檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式的轉(zhuǎn)變過程，是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法。其基本內(nèi)涵包括檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息接收、傳遞、存儲、提供利用的一體化等方面。檔案信息化建設(shè)的最終目的，是為提高檔案管理效率，最大限度發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案信息社會化服務。

2信息化背景下基層檔案管理的質(zhì)量提升與發(fā)展

2.1完善檔案信息化管理制度體系

就檔案信息化建設(shè)工作而言，制定統(tǒng)一化、標準化的管理制度體系是搞好信息化管理工作的前提和基礎(chǔ)。當企業(yè)缺乏統(tǒng)一的管理制度與建設(shè)標準時就無法實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的整合與共享，檔案信息化建設(shè)工作缺乏制度標準支持則會導致管理工作混亂。因此，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作初期就應建立健全信息化建設(shè)的標準與制度體系，并在檔案信息化建設(shè)過程中應嚴格遵循相關(guān)的制度標準，制定科學合理的建設(shè)方案，確保檔案信息化建設(shè)工作高效開展。

2.2強化標準化建設(shè)

標準化建設(shè)是檔案管理工作高水平開展的重要基礎(chǔ)和保障。結(jié)合工作實際情況，制定符合單位自身工作情況的、操作性較強的檔案管理規(guī)章制度，為所有的檔案管理工作劃定界限，讓檔案管理工作的開展可以有據(jù)可依、有章可循。截止目前，檔案基本管理制度已經(jīng)有很多，這些制度不僅約定了檔案管理工作內(nèi)容的范圍，還約定了檔案管理工作開展的原則和方法，是檔案管理標準化建設(shè)的重要體現(xiàn)。而想要提高檔案日常管理效果，企業(yè)組織內(nèi)部的各部門都要加強配合，在開展自己部門自己業(yè)務的同時，按照檔案管理要求，做好和自己部門相關(guān)的檔案管理。另外充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，切實提高檔案管理工作效率水平。檔案工作的開展不僅具有一定的復雜性，還具有較強的機密性，特別是單位的財務數(shù)據(jù)，為了避免這些檔案資料在管理工作中被損壞、丟失和遺漏，應該采用統(tǒng)一存放、集中管理的模式，組建專業(yè)的團隊，形成更加系統(tǒng)的工作局勢，真正的做到整齊嚴密，讓檔案管理工作可以走上規(guī)范化和制度化的道路。

2.3完善檔案管理中的保密建設(shè)

檔案的保密工作在數(shù)字化管理中也是一項非常重要的任務。針對這一點，事業(yè)單位在檔案管理中需要做出一定的工作安排：第一，對不同的檔案保密級別做不同的分類，同時在數(shù)字化系統(tǒng)中對檔案管理人員的權(quán)限按檔案種類、保密級別進行不同劃分，想要查閱相關(guān)保密級別的檔案就要獲得相應權(quán)限的密鑰。第二，加強檔案管理系統(tǒng)的安全等級，構(gòu)建防火墻。由于檔案保護的敏感性，因此無法保證不會有人想要采用手段而強行獲取某些檔案資料，針對這一點就要提前做好準備，盡可能減少系統(tǒng)被突破的可能性，提高安全性。第三，檔案管理人員也要提高檔案保密意識和安全意識，建設(shè)相應的保密政策，做到僅在需要時調(diào)用相關(guān)檔案。

2.4嚴格控制網(wǎng)絡(luò)安全傳輸?shù)目煽繙嗜?/p>

主要做好檔案信息傳輸?shù)募用芄ぷ鳎劝ㄐ畔⒌耐暾?，確保信息本身不能被篡改，也包括信息的保密性，通過加密手段，保證信息的真實性。檔案部門必須嚴守關(guān)口、把好“三關(guān)”。第一，把好入網(wǎng)控制關(guān)。即控制準用戶的訪問時間和準許他們在哪個網(wǎng)站入網(wǎng)，有了這道關(guān)卡，可以保證利用者的合法訪問，阻止黑客的非法訪問。第二，把好身份鑒別關(guān)。身份鑒別就是要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)整體的電子身份認證系統(tǒng)，對網(wǎng)絡(luò)信息資源進行集中統(tǒng)一管理。用戶身份鑒別的基本方法是用戶的標識和口令，為保證數(shù)據(jù)信息的保密性，尤其為保證對機密數(shù)據(jù)信息的訪問控制，應當識別每個用戶是唯一的。身份鑒別作用可歸納為對檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作合法性的確認。第三，把好管理關(guān)。要通過建立并執(zhí)行一套科學合理嚴密的網(wǎng)絡(luò)管理制度、檔案信息的保管利用制度，提高信息人員的實際操作能力，減少人為失誤所造成的信息泄密失真。

2.5加強館際合作建立檔案信息化共享機制

檔案信息化的最終目的是要實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，為用戶提供方便快捷的檔案信息服務。有些檔案部門所處的地理位置比較偏僻，數(shù)字化與信息化加工進程比較緩慢，因此建立館際間合作，多方協(xié)作共建共享檔案信息資源，有利于檔案事業(yè)的均衡發(fā)展。檔案部門加強自身建設(shè)的同時，還需要各級檔案部門的領(lǐng)導重視、政策扶持、資金保障、技術(shù)投入等。

2.6開拓檔案的運用渠道

要想充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的實際價值，就要全面開拓檔案的使用渠道，充分發(fā)揮檔案管理的價值。檔案管理人員要改變傳統(tǒng)被動的管理方式和理念，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段的作用，對數(shù)據(jù)進行有效傳遞，構(gòu)建新的檔案管理體系，并且在交互文件以及信息端口等方面進行進一步的優(yōu)化，以此增強檔案管理的實用性，同時加強檔案數(shù)據(jù)的實時性和有效性，更好地滿足新時代背景下廣大用戶對檔案管理的實際需求。

2.7充分利用信息化技術(shù)建立企業(yè)檔案管理工作

現(xiàn)在的大多數(shù)企業(yè)的檔案系統(tǒng)，都是獨立于企業(yè)信息化建設(shè)中，很少被充分考慮到信息化建設(shè)中，好一點的情況也就是某一系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)集成，實現(xiàn)電子實時歸檔而已。而在未來的檔案管理中，筆者認為在系統(tǒng)設(shè)計時要充分考慮本企業(yè)檔案特點，保證檔案系統(tǒng)能夠為企業(yè)其他系統(tǒng)提供穩(wěn)定、高效的檔案信息，實行信息的雙向流通，可以使企業(yè)方便地調(diào)取某一信息的歷史信息，用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營決策系統(tǒng)協(xié)同互動，提升企業(yè)管理經(jīng)營科學性與正確性，實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化創(chuàng)新管理。同時，在未來的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，還應將檔案管理中的收集、整理、錄入、組卷乃至入庫、鑒定等一系列工作完全納入系統(tǒng)管理中，指將數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，改進各個環(huán)節(jié)的工作效率，利用高速運轉(zhuǎn)的信息技術(shù)，代替手工勞動，同時利用建立的數(shù)字化規(guī)則，實時監(jiān)督檢查歸檔文件規(guī)范性。

結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)管理工作的重要組成部分，在新的發(fā)展時期，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量與企業(yè)的長遠穩(wěn)定發(fā)展密切相關(guān)。因此，在信息化技術(shù)廣泛應用于各行各業(yè)并實現(xiàn)管理變革的情況下，企業(yè)應順應時代發(fā)展潮流，加強檔案信息化建設(shè)，采取有效措施提升檔案信息化建設(shè)水平。

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