劉裕釗 國家管網(wǎng)西部管道公司

如今電子檔案成為單位檔案資料的重要載體，具有存儲方便、查閱速度快等優(yōu)點(diǎn)。相比于以前的檔案管理方式，電子化管理模式擁有大量優(yōu)勢，其重點(diǎn)是對電子文件開展有效、深入管理。然而，這種電子文件并不具備直接閱讀性，需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對文件內(nèi)容進(jìn)行讀取，進(jìn)而可以充分提高傳遞與處理的進(jìn)程，方便人員使用、處理與儲存信息。

一、電子檔案的特點(diǎn)

①電子檔案管理的對象。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，電子檔案要管理的是數(shù)字信息和載體，檔案管理人員將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為掃描件、電子文檔、電子表格等電子檔案，并進(jìn)行整理和歸納，從而完成電子檔案管理工作。通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案能夠更加利于檔案管理人員的日常查閱和整理，電子檔案的應(yīng)用不僅縮短了檔案管理工作的時(shí)間，還提高了檔案管理工作的效率。②電子檔案管理的方式。相對于傳統(tǒng)檔案的管理方式來說，電子檔案的管理方式具有簡單、便捷的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和匯總，通過結(jié)合檔案的內(nèi)容對檔案進(jìn)行科目分類，而且紙質(zhì)檔案還需要進(jìn)行年份的分類，常用與非常用之間的分類，分類手法有很多，這些方式都要以手動(dòng)的方式進(jìn)行操作，而電子檔案的管理方式則不需要如此煩瑣的手續(xù)，而只要將紙質(zhì)檔案錄入電腦之后，應(yīng)用電腦的自動(dòng)分類功能，按照不同的屬性對其進(jìn)行分類。因此，電子檔案管理模式更加便于檔案管理人員對檔案進(jìn)行查閱和復(fù)制，避免了紙質(zhì)檔案在查閱過程中的人為損壞或數(shù)據(jù)丟失的問題。

二、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊與融合

（一）管理原則相輔相成

傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理兩者的原理是一樣的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理隨著時(shí)間推移與社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，電子檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)的一個(gè)延伸與進(jìn)展，將信息化技術(shù)體現(xiàn)得淋漓盡致。當(dāng)然電子檔案的效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)要比傳統(tǒng)檔案管理高得多，這兩者之間也有著千絲萬縷的關(guān)系。從另一方面來說，電子檔案利用的是電子技術(shù)的快捷性與多元化進(jìn)行儲存，在保管過程中難免會(huì)遇到一些信息隱患的干擾，信息的真實(shí)性與有效性還是需要傳統(tǒng)檔案的支撐，當(dāng)然從儲存方式上來講，傳統(tǒng)檔案管理的方式過于煩瑣，儲存量也非常有限，這一點(diǎn)，電子檔案管理的優(yōu)勢不言而喻，在事業(yè)單位的綜合管理中有著不可替代的作用。

（二）重視電子文檔的安全管理，健全安全管理機(jī)制

首先，必須進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的工作責(zé)任意識與安全責(zé)任意識，嚴(yán)格按流程完成電子文檔的錄入、存儲、調(diào)用等工作。檔案管理人員需及時(shí)記錄好檔案信息更改與使用情況，方便后續(xù)查詢。其次，采取定期備份辦法，即把電子檔案信息復(fù)制成兩份或多份，將其保存在不同的存儲載體上。電子檔案易遭到黑客、病毒攻擊而造成內(nèi)容丟失，也可能造成檔案無法打開。有時(shí)，檔案管理人員人為失誤也可能導(dǎo)致檔案信息被誤刪?？梢娮龊秒娮訖n案的備份對確保檔案信息的完備性非常重要。另外，保管電子檔案的設(shè)備一定要專機(jī)專用，以進(jìn)一步提升電子檔案的安全性。若保管電子檔案的計(jì)算機(jī)也同時(shí)有其他用途，必然會(huì)涉及其他工作的媒介信息，從而增加感染病毒的概率，對電子檔案安全造成潛在的威脅。最后，隨著時(shí)間的推移計(jì)算機(jī)中會(huì)形成大量沒用的文檔信息，經(jīng)常出現(xiàn)誤刪或誤用文檔的問題。這需要定期維護(hù)檢查軟硬件設(shè)施，及時(shí)升級軟硬件，保證電子檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行。借助技術(shù)手段預(yù)防電子文檔被非法訪問或篡改，常見的技術(shù)手段包括數(shù)字簽名、防火墻設(shè)置、身份驗(yàn)證、病毒防護(hù)、讀寫權(quán)限設(shè)置等。

（三）推動(dòng)電子檔案資源整合，實(shí)現(xiàn)電子檔案精細(xì)化管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代，單位要進(jìn)一步著眼于信息資源建設(shè)工作，充分挖掘電子檔案的價(jià)值，推動(dòng)電子檔案資源整合。一是做好源頭控制，單位要制定相關(guān)的規(guī)章制度，明確聲像、影像、圖像、電子文件類檔案資源的處理標(biāo)準(zhǔn)、格式、流程，避免檔案管理無序化。同時(shí)，要細(xì)化檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門在電子檔案管理中的權(quán)責(zé)，探索業(yè)務(wù)部門專責(zé)先行處理的機(jī)制，避免電子檔案二次加工，實(shí)現(xiàn)“一次歸檔、長期利用”的目標(biāo)。二是要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案管理模式，加快電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。單位要堅(jiān)持“存量數(shù)字化”與“增量數(shù)字化”工作的同步推進(jìn)，對現(xiàn)階段的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的同時(shí)，對新增加的電子檔案進(jìn)行處理。這一過程中，單位既可以招聘更多的檔案管理人員，也可以探索將部分業(yè)務(wù)外包給外部專業(yè)部門，緩解人力資源不足的壓力。三是要重視電子檔案開發(fā)利用，從政策咨詢、專題研究、檔案編研等角度對電子檔案進(jìn)行整合利用。為此，單位可以根據(jù)本單位業(yè)務(wù)類型建設(shè)政策類、業(yè)務(wù)文件類、法規(guī)類以及其他類別的子數(shù)據(jù)庫，便于后期的檢索與利用，打造“檔案智庫”“檔案知識庫”。

三、結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸融入到人們的工作和生活當(dāng)中，而電子檔案作為一種新型的檔案管理模式更好地促進(jìn)了檔案管理工作的開展，能夠有效地節(jié)約人力和物力，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和檔案利用率。但就目前電子檔案的實(shí)施情況來說還存在一定的問題，為了更好地促進(jìn)電子檔案的應(yīng)用，應(yīng)利用風(fēng)險(xiǎn)管理方法，提升電子檔案管理水平，規(guī)范電子檔案管理模式，建立完善的管理機(jī)制，從而使電子檔案在檔案管理工作中得到更加充分的應(yīng)用、發(fā)揮出更大的價(jià)值。