張金玉 河南省鹿邑縣審計局

審計檔案管理是審計機關(guān)的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，也是管理工作開展的核心內(nèi)容。審計檔案管理是以對資料進行收集、整理、歸檔、保存等工作為基礎(chǔ)，通過對審計檔案的有效利用，更好推進審計工作質(zhì)量提升。因此，本文就信息化條件下基層審計檔案管理與利用的開展辦法與管理優(yōu)化方案進行探討，以期進一步指導(dǎo)基層審計檔案管理工作落實提升。

一、基層審計檔案管理存在的問題

審計檔案是指審計機關(guān)在項目審計調(diào)查過程中產(chǎn)生的直接性數(shù)據(jù)資料，以紙質(zhì)、光盤、磁質(zhì)等不同介質(zhì)形式儲存，是對審計工作開展情況最真實的記錄與反應(yīng)，也是對審計工作開展質(zhì)量的有效衡量標(biāo)準(zhǔn)，是對審計工作進行評估的依據(jù)。但是，由于基層審計部門對于檔案管理意識淡薄，未能重視信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致基層檔案管理工作信息化建設(shè)進程較為緩慢，管理工作效率低，檔案信息的利用率較低[1]。現(xiàn)就基層審計檔案管理工作中存在的主要問題進行分析，大致總結(jié)為以下三點：

（一）缺乏先進的檔案管理制度

基層審計檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)管理模式，無法適應(yīng)新時代發(fā)展需求，檔案管理效率低，在一定程度上影響事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量?；鶎訉徲嫻芾聿块T未能建立符合信息化檔案管理的相應(yīng)的管理模式，工作過程中缺乏統(tǒng)一、規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)。制度執(zhí)行力度較低，管理松散，執(zhí)行多停留在表面，使得管理工作缺乏可靠性。

（二）檔案利用率較低

基層審計檔案管理工作多是停留在檔案歸檔保存階段，查閱與使用等檔案利用率較低，導(dǎo)致基層審計檔案資源所具備的指導(dǎo)作用無法發(fā)揮?；鶎訉徲嫻芾碇腥孕枰鄠€審批借閱程序，才可對審計檔案進行查閱，程序煩瑣，效率低下，且對于借閱者的要求較低，保密性不強，極易因為人為因素出現(xiàn)損毀、更改，導(dǎo)致檔案的利用效率大幅降低[2]。部分基層審計檔案雖然均有很好保存，但是大量信息資料淹沒于眾多檔案之中，管理者與審計人員并未對珍貴的檔案信息進行開發(fā)利用，導(dǎo)致審計檔案無法為審計工作發(fā)揮指導(dǎo)，也未能在經(jīng)濟社會發(fā)展建設(shè)中貢獻出相應(yīng)力量。

目前，多數(shù)基礎(chǔ)審計檔案管理已經(jīng)開始應(yīng)用計算機進行檔案存儲、閱覽查詢等處理，雖然減少了人工管理效率低下的問題，但是未能建立有效的計算機網(wǎng)絡(luò)評估管理制度，缺乏相關(guān)的計算機管理人員，使得檔案的安全指數(shù)較低。

二、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理方案

（一）強化領(lǐng)導(dǎo)組織，明確職責(zé)

建立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確職責(zé)分工，強化跟蹤問效。對檔案管理情況進行定期追蹤，對于管理工作開展的不足之處進行分析，對比表現(xiàn)不佳者提出批評，管理優(yōu)異者給予表揚。加強考核力度，將管理工作納入到年底綜合目標(biāo)考核之中，將檔案信息化建設(shè)管理的分值比重增大，使管理人員對信息化建設(shè)的重視度大幅提升。將基層審計的檔案管理作為評先評優(yōu)的重要指標(biāo)，從而提升管理的積極性與主動性。

（二）強化規(guī)章制度，規(guī)范管理

根據(jù)《審計法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合基層審計工作實際情況，對現(xiàn)有的檔案制度內(nèi)容進行排查，對其中不足的規(guī)章制度重新制定，修補完善，保證檔案管理內(nèi)容更具規(guī)范性、科學(xué)性，對基礎(chǔ)審計檔案管理工作進行有效細化，明確管理工作流程與進度，更有利于推進檔案信息化建設(shè)。所制定的檔案管理制度要積極落實，保證檔案管理工作的有序推進[3]。

（三）加大資金投入，加快信息化建設(shè)

在年初部門預(yù)算時就需要對檔案管理所需的計算機硬件及軟件的投入金額，硬件設(shè)備包括電腦、打印機、復(fù)印機、攝像機等；軟件則包括金瑞、智邦等檔案管理軟件以及相關(guān)安全管理軟件。加強檔案庫房建設(shè)，通過檔案室改建與擴建，擴大檔案管理辦公空間的同時，合理分區(qū)，將檔案庫房、辦公室以及閱覽室等功能分開，使檔案管理、閱覽利用等工作可有序開展。

（四）加強人員配置，建立優(yōu)秀管理隊伍

審計機關(guān)作為行政執(zhí)法機關(guān)，所有審計內(nèi)容均需建立單獨且完善的審計檔案，這需要審計人員不僅能完成審計工作職責(zé)，也需成為專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理過程中管理隊伍的建設(shè)工作極為重要。加強對現(xiàn)有審計檔案管理人員的在崗培訓(xùn)，通過定期分層次、有步驟的進行檔案管理知識、法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)水平有效提升[4]。邀請上級檔案局專家到基層單位對檔案管理工作進行檢查指導(dǎo)，指出管理工作中的不足之處，并進行現(xiàn)場講解與指導(dǎo)，對檔案管理工作進行優(yōu)化。根據(jù)檔案管理人員的個人表現(xiàn)，表現(xiàn)優(yōu)異者可推薦至上級審計機關(guān)進行培訓(xùn)。鼓勵審計人員參加檔案專業(yè)職稱考核，使審計人員的專業(yè)知識與技能有效提升。積極引入掌握計算機知識的檔案管理人才，更好建立優(yōu)秀的檔案管理隊伍，提升管理效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，在新時期、新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作開展時，需要制定完善健全的管理制度并徹底落實執(zhí)行，加強信息化建設(shè)，不斷更新管理觀念，加強信息化建設(shè)投入，引入新形勢與新方式，積極組建更專業(yè)的檔案管理隊伍，從而使檔案管理工作質(zhì)量有效提升，使檔案的利用率提高，更好指導(dǎo)基層審計工作。