杜靈靈 新疆神火資源投資有限公司

財(cái)務(wù)檔案作為企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的原始資料、電子文檔，通常包括各種合同、文件、協(xié)議、申請(qǐng)、說(shuō)明、票據(jù)、賬簿等多種類(lèi)型資料，能夠?yàn)樨?cái)務(wù)管理工作的相關(guān)決策提供重要參考，因此要想做好財(cái)務(wù)管理工作，就必須要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理，而對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性及策略的相關(guān)研究，自然也是十分必要的。

一、財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性分析

（一）提高財(cái)務(wù)管理水平

企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相對(duì)復(fù)雜，財(cái)務(wù)管理工作難度往往也比較高，即便能夠保證財(cái)務(wù)管理人員的專(zhuān)業(yè)性，但在對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)缺乏全面了解的情況下，其決策合理性仍然很難得到保證。而通過(guò)有效的財(cái)務(wù)檔案管理工作，則能夠?qū)⒏黜?xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)合同、文件、票據(jù)、賬簿等檔案資料完整保存下來(lái)，幫助財(cái)務(wù)管理人員了解經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況，并為會(huì)計(jì)核算、成本計(jì)劃編制等各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理工作的有效展開(kāi)提供重要依據(jù)，進(jìn)而使企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平及決策管理的合理性得到顯著提升[1]。

（二）打擊經(jīng)濟(jì)犯罪行為

在財(cái)務(wù)管理工作中，由于很多經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都會(huì)對(duì)企事業(yè)單位利益與相關(guān)工作人員的個(gè)人利益產(chǎn)生直接影響，而相關(guān)監(jiān)管工作又很難落實(shí)到位，因此一旦有少數(shù)不法分子采取了經(jīng)濟(jì)犯罪行為，那么就很容易使企事業(yè)單位資產(chǎn)出現(xiàn)流失。而在有效財(cái)務(wù)檔案管理工作的支持下，企事業(yè)單位則能夠依靠相關(guān)原始資料，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程加以了解，同時(shí)借此揭露相關(guān)責(zé)任事故，提供真實(shí)證據(jù)，使經(jīng)濟(jì)犯罪行為能夠受到嚴(yán)厲打擊。

二、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效方法

（一）明確檔案管理制度

對(duì)于各企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，要想加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先就必須要在充分考慮到自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，制定完善、合理的檔案管理制度，將財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)、歸檔、保管、使用、銷(xiāo)毀等各方面的管理要求明確下來(lái)，保證財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性以及檔案管理的規(guī)范性，并使財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)管理工作中得到有效應(yīng)用[2]。例如在財(cái)務(wù)檔案分類(lèi)方面，通常應(yīng)在檔案管理制度中將財(cái)務(wù)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他等幾大類(lèi)別，并將不同類(lèi)別財(cái)務(wù)檔案的具體內(nèi)容明確下來(lái)，以便于對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。而在檔案銷(xiāo)毀方面，則需要在財(cái)務(wù)檔案管理制度對(duì)各類(lèi)檔案的銷(xiāo)毀條件及鑒定責(zé)任進(jìn)行說(shuō)明，保證財(cái)務(wù)檔案在確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀，同時(shí)還要在銷(xiāo)毀流程要求上進(jìn)行細(xì)化，具體應(yīng)包括銷(xiāo)毀檔案基本信息記錄、檔案銷(xiāo)毀審核、檔案銷(xiāo)毀過(guò)程監(jiān)督責(zé)任、監(jiān)銷(xiāo)報(bào)告內(nèi)容等各項(xiàng)制度要求。

（二）重視財(cái)務(wù)檔案保密

在信息時(shí)代下，由于財(cái)務(wù)檔案中記錄了有關(guān)企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要財(cái)務(wù)信息，具有很強(qiáng)的保密性與較高的商業(yè)價(jià)值，一旦出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案泄露的情況，其后果往往會(huì)十分嚴(yán)重，因此為做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，各企事業(yè)單位同樣還需要提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案保密性的重視，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)借閱、調(diào)用制度來(lái)執(zhí)行保密工作。從具體措施來(lái)看，根據(jù)不同財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容重要性的不同，通常可將其分為秘密、機(jī)密、絕密等幾個(gè)等級(jí)，對(duì)不同保密級(jí)別的財(cái)務(wù)檔案采取不同的保密管理措施，如絕密檔案就需要使用人員作出限定，禁止其他無(wú)使用權(quán)限人員借閱、調(diào)用此類(lèi)財(cái)務(wù)檔案，而對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)表、分析報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案，通常應(yīng)劃分為機(jī)密或秘密級(jí)，同時(shí)確定相應(yīng)的使用標(biāo)準(zhǔn)，在需要調(diào)用、借閱此類(lèi)財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需要先向相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門(mén)遞交申請(qǐng)，陳述需要使用保密財(cái)務(wù)檔案的原因，確定理由充分且通過(guò)審核后，方可允許申請(qǐng)人調(diào)用、借閱檔案資料[3]。另外，在檔案管理信息化趨勢(shì)下，還要注意對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行加密、備份處理，以免因惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊等信息安全事故而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案泄露、丟失。

（三）推動(dòng)信息化建設(shè)

在檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)下，當(dāng)前各企事業(yè)單位同樣還需加快財(cái)務(wù)信息化建設(shè)與檔案管理信息化建設(shè)，根據(jù)實(shí)際工作需求對(duì)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，保證各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的數(shù)據(jù)信息均能夠在信息系統(tǒng)中得到準(zhǔn)確記錄，同時(shí)堅(jiān)持對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部信息系統(tǒng)的統(tǒng)一開(kāi)發(fā)，在各信息系統(tǒng)間建立有效連接，以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)層面的信息有效共享，為各類(lèi)財(cái)務(wù)檔案信息的高效收集提供支持，進(jìn)而推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理工作向著電子化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。例如在檔案收集工作中，就可以將檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)建立連接，由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)取各項(xiàng)會(huì)計(jì)資料、財(cái)務(wù)信息，并將這些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（版式文件），使檔案收集工作效率大大提升。而在檔案使用方面，則可以檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)出模糊查詢(xún)、關(guān)鍵詞檢索、電子文檔下載等功能，使檔案調(diào)取、應(yīng)用能夠變得更加便利。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，財(cái)務(wù)檔案管理工作在打擊經(jīng)濟(jì)犯罪行為、財(cái)務(wù)管理決策等方面都能夠發(fā)揮出十分關(guān)鍵的作用，而要想加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，為企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理提供有力支持，則需要在信息化建設(shè)、財(cái)務(wù)檔案保密、檔案管理制度建設(shè)等方面財(cái)務(wù)合適的工作策略。