魯志恒

（山東省交通科學(xué)研究院，山東 濟(jì)南 250031）

引言

采用檔案數(shù)字化與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合管理的方式，既可以有效降低檔案管理成本，又能讓業(yè)務(wù)人員高效地從繁雜的檔案中提取所需數(shù)據(jù)，并加以分析運(yùn)用反哺業(yè)務(wù)發(fā)展。

1 實(shí)施檔案數(shù)字化與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合管理的必要性

1.1 資料保存和節(jié)約管理成本的需要

（1）交通運(yùn)輸企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理方式需耗費(fèi)大量的人力物力成本，檔案的歸檔、查詢耗時(shí)長(zhǎng)，且人工登記易發(fā)生錄入不精準(zhǔn)等情況，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，很難追根溯源找到責(zé)任人，發(fā)生檔案毀損滅失的概率較大。（2）只有通過檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案歸集并掃描成電子檔案留存，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對(duì)檔案的信息化和智能化整理，才能使檔案資料長(zhǎng)期保存且易于查閱，以提升檔案管理部門對(duì)外提供信息服務(wù)的能力[1]。同時(shí)，業(yè)務(wù)人員在檔案管理人員的配合下，將檔案存放并分門別類將相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行條目化錄入，能夠全面提升檔案錄入及后期查找檔案關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的效率，配合單位業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，將大幅節(jié)約時(shí)間、人員等管理成本。

1.2 檔案數(shù)據(jù)反哺業(yè)務(wù)項(xiàng)目拓展的需要

（1）業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)從使用目的來說是兩個(gè)完全不同的系統(tǒng)，前者是為了規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提取項(xiàng)目數(shù)據(jù)，后者是供業(yè)務(wù)人員進(jìn)行事后查找相關(guān)檔案資料所用[2]。單獨(dú)開發(fā)的檔案系統(tǒng)僅能做檔案管理，無法達(dá)到分析運(yùn)用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的要求，不能為交通運(yùn)輸企業(yè)帶來實(shí)際效益。只有把檔案數(shù)字化與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行融合管理，將檔案系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一部分應(yīng)用，并針對(duì)后期需要用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置模塊，進(jìn)行逐一分析錄入，確保在后期數(shù)據(jù)分析時(shí)能夠具備完整的數(shù)據(jù)來源作為支持，才能形成一整套完備、系統(tǒng)的管理模塊，為企業(yè)用好檔案中的數(shù)據(jù)提供高效支持。（2）通過高效利用業(yè)務(wù)開展過程中積累的寶貴檔案數(shù)據(jù)資源，以分析客戶群體、分析自身業(yè)務(wù)水平、優(yōu)化產(chǎn)品設(shè)計(jì)、改進(jìn)風(fēng)控模型等，更好地促進(jìn)拓展業(yè)務(wù)發(fā)展。

2 檔案數(shù)字化管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合管理的開發(fā)設(shè)計(jì)原則

2.1 將檔案數(shù)字化管理作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的輔助功能

交通運(yùn)輸企業(yè)檔案資料產(chǎn)生在業(yè)務(wù)項(xiàng)目的各個(gè)階段，從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、風(fēng)控審批、實(shí)施落地到后期跟蹤檢查。檔案數(shù)字化管理作為穿插在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每個(gè)環(huán)節(jié)的輔助模塊，在項(xiàng)目各個(gè)階段產(chǎn)生檔案資料時(shí)應(yīng)即時(shí)上傳，并逐階段設(shè)置審批流程，以確保檔案的及時(shí)、正確、完整上傳并永久保存[3]。一旦等到項(xiàng)目結(jié)束后，再進(jìn)行檔案整理歸檔，由于業(yè)務(wù)周期較長(zhǎng)，前期資料可能已經(jīng)遺失；同時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)投身下一個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)，很難再花費(fèi)大量精力進(jìn)行檔案整理工作，歸檔工作便會(huì)長(zhǎng)期滯后，不利于及時(shí)高效提供相關(guān)資料信息。

2.2 前期開發(fā)需求應(yīng)充分調(diào)研業(yè)務(wù)部門意見

業(yè)務(wù)人員熟悉開展業(yè)務(wù)過程中的每一個(gè)實(shí)際流程，了解各個(gè)流程實(shí)際操作中可能遇到的問題，知曉如何運(yùn)用哪些系統(tǒng)中的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并以此為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。因此，系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員在系統(tǒng)前期開發(fā)時(shí)應(yīng)充分調(diào)研業(yè)務(wù)部門的意見建議，由其提供輔助支持。同時(shí)，要堅(jiān)持需求導(dǎo)向，倒推業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要開發(fā)的檔案模塊、需要完善的數(shù)據(jù)和需要上傳的資料，將每一環(huán)節(jié)需對(duì)應(yīng)輸入的類型設(shè)置全面，避免業(yè)務(wù)人員輸入無用數(shù)據(jù)，更防止遺漏在后期查找時(shí)需要進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析的關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)[4]。

2.3 系統(tǒng)上線前測(cè)試環(huán)節(jié)確保由多個(gè)部門共同進(jìn)行

上線前的系統(tǒng)測(cè)試是每個(gè)系統(tǒng)開發(fā)必不可少的環(huán)節(jié)，不僅能夠發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的缺陷，還能發(fā)現(xiàn)流程中存在的堵塞點(diǎn)和不合理之處。線上測(cè)試環(huán)節(jié)應(yīng)由相關(guān)部門安排后期實(shí)際使用系統(tǒng)的人員進(jìn)行測(cè)試，并設(shè)置考核測(cè)驗(yàn)，以強(qiáng)化提高人員重視程度，確保系統(tǒng)上線后達(dá)到預(yù)期效果，切實(shí)提升企業(yè)自身檔案服務(wù)效率。

2.4 系統(tǒng)中數(shù)據(jù)和檔案資料應(yīng)及時(shí)更新

隨著行業(yè)市場(chǎng)和業(yè)務(wù)項(xiàng)目開展情況的變化，每一個(gè)項(xiàng)目都在動(dòng)態(tài)地進(jìn)行，需要持續(xù)地跟蹤、維護(hù)。前期開發(fā)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案模塊在當(dāng)時(shí)階段是適應(yīng)實(shí)際的，后期則需要不斷將新內(nèi)容進(jìn)行填充，將新的檔案類型上傳。因此，檔案數(shù)字化管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，要充分預(yù)留項(xiàng)目結(jié)束后持續(xù)跟蹤和維護(hù)所需資料上傳的模塊，以及估計(jì)未來預(yù)計(jì)新加入模塊和對(duì)接新系統(tǒng)的相關(guān)接口。

3 檔案數(shù)字化管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合的優(yōu)勢(shì)

（1）系統(tǒng)由檔案管理人員進(jìn)行管理，由業(yè)務(wù)人員運(yùn)用其中數(shù)據(jù)，對(duì)市場(chǎng)和產(chǎn)品進(jìn)行分析，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存、便于查閱，提高檔案數(shù)據(jù)的管理使用效率，不斷增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。（2）將檔案數(shù)字化管理作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一部分應(yīng)用進(jìn)行嵌入，更有利于企業(yè)在開發(fā)系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行資金統(tǒng)籌調(diào)配，更方便建立一個(gè)設(shè)備先進(jìn)、運(yùn)行速度快、功能完備的檔案管理模塊，并大幅節(jié)約企業(yè)系統(tǒng)開發(fā)成本和后期維護(hù)成本。

4 結(jié)語

注重大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用是交通運(yùn)輸企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展的重要基礎(chǔ)，檔案的數(shù)字化管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合能夠很好地為這一目標(biāo)定位服務(wù)；檔案資料產(chǎn)生于業(yè)務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，跟業(yè)務(wù)開展具有高度的重合性、關(guān)聯(lián)性，將數(shù)字化檔案管理作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的輔助模塊嵌入其中，既能夠更好地服務(wù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的推進(jìn)和質(zhì)量提升，又能節(jié)省檔案管理成本，進(jìn)一步為交通運(yùn)輸企業(yè)創(chuàng)造檔案信息服務(wù)價(jià)值。