蘇全艷

摘 要：對于高校畢業(yè)生而言，人事檔案是他們在校經(jīng)歷和表現(xiàn)的原始記錄，在一定程度上反映了他們的思想道德素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力和實踐能力。然而最近幾年來，隨著社會的不斷發(fā)展，尤其互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展衍生出一大批新型職業(yè)，造成人才流動頻繁，但是對于高校畢業(yè)生來說，仍然沒有意識到檔案的重要性，畢業(yè)之后往往會將自己的檔案擱置在學(xué)校或者當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)。新時期從檔案意識視角來解析高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象以及解決對策，從而減少高校畢業(yè)生的這一現(xiàn)象。

關(guān)鍵詞：檔案意識;高校畢業(yè)生;“棄檔”現(xiàn)象

根據(jù)數(shù)據(jù)記載，遺忘轉(zhuǎn)檔的總?cè)藬?shù)高達(dá)60萬，而在這60萬人中，高校畢業(yè)生是其中的“主力軍”，高校生棄檔的數(shù)量占50%以上，某部分地區(qū)這一概率甚至超70%。

新時期從檔案意識視角來解析高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象以及解決對策，從而減少高校畢業(yè)生的棄檔現(xiàn)象。

一、高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的主要特征

棄檔，指全國各高校畢業(yè)生不知道檔案在以后工作中所占據(jù)的重要性，所以對于檔案轉(zhuǎn)遞一事就不放在心上，到了后來甚至就會遺忘此事，導(dǎo)致自己的檔案被留在當(dāng)?shù)貙W(xué)?；蛘呤侨瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)。近年來，隨著改革開放的不斷深化，市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才流動變得更加活躍，而高校畢業(yè)生檔案意識仍然薄弱，導(dǎo)致越來越多的高校畢業(yè)生檔案遺棄在學(xué)校及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等地。

1.棄檔數(shù)量驚人

由全國人才流動中心等機(jī)構(gòu)提供的相關(guān)數(shù)據(jù)可知，“棄檔族”在我國相當(dāng)常見，其規(guī)模已經(jīng)超過60萬。以成都市人才中心為例，在其代管的全部檔案之中，超過20%的檔案成了“無主死檔”，有的甚至原封不動地保存了15年以上;在棄檔比例上，武漢市人才市場為30%，吉林省更是達(dá)到了驚人的40%……總之，“棄檔”已發(fā)展成國內(nèi)的一種普遍現(xiàn)象。

2.高校畢業(yè)生成為“棄檔主力軍”

分析現(xiàn)階段的“棄檔族”可知，棄檔主流主要為高校畢業(yè)生，高校畢業(yè)生踏入社會之后，自謀職業(yè)已經(jīng)發(fā)展成他們的主流趨勢，部分暫時未能找到接收單位的學(xué)生通常會將個人檔案寄存在學(xué)校，那些自主創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生更是對個人檔案缺乏足夠關(guān)注。由現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定可知，在學(xué)生檔案保存這塊，學(xué)校最多只能保存1～2年，接下來學(xué)校便會調(diào)取畢業(yè)生原戶口所在地信息，并將其檔案寄送出去，交由畢業(yè)生戶口所在地的公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)繼續(xù)保管。由《央廣新聞》2009年的一份報道可知，在貴州省人才交流中心代為保管的10多萬份人事檔案中，多年處于閑置狀態(tài)的占總數(shù)的2/3，多達(dá)7萬份左右，超9成是高校畢業(yè)生檔案。

3.“棄檔”與“重新建檔”不斷攀升

國內(nèi)相當(dāng)部分城市為了在人才爭奪上搶占先機(jī)，部分企業(yè)出于更好引進(jìn)人才的目的，向高級人才做出了多項優(yōu)惠承諾，如無須提供人事檔案，甚至還為人才引進(jìn)重建人事檔案開綠燈。雖然采取的“不要人事檔案”的這一做法，在一定程度上減輕了優(yōu)質(zhì)人才的麻煩和顧慮，但不難看出過去的人事檔案管理模式存在明顯不足，已經(jīng)給人力資源的順利有效開放設(shè)置了一定阻礙。由該種情況可知，在城市建設(shè)和發(fā)展中，人才的重要性愈發(fā)凸顯，已發(fā)展成一種關(guān)鍵的戰(zhàn)略資源，人才大戰(zhàn)大有愈演愈烈的趨勢;同時也反映出了傳統(tǒng)人事檔案制度實際功能的不斷減弱，甚至使得部分人對此漠不關(guān)心。

二、高校畢業(yè)生“棄檔”的影響

1.不能為用人單位選拔人才提供參考

人事檔案的重要性不言而喻，是用人單位了解人才并做出選拔決定的關(guān)鍵性依據(jù)。用人單位能夠?qū)ΥM(jìn)對象的人事檔案進(jìn)行查看和分析，了解其應(yīng)聘環(huán)節(jié)出具的簡歷等證明材料的真實情況，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)對新員工的全方位和深層次了解。高校畢業(yè)生一旦選擇“棄檔”，便會讓此類了解渠道不復(fù)存在。為做好人事管理工作，一些用人單位不得不為員工打造一個新的檔案，如此一來也便導(dǎo)致了“一人多檔”的異常，也加劇了“棄檔”問題，長期的棄檔導(dǎo)致檔案信息不全面，用人單位就不能對高校畢業(yè)生的檔案信息詳細(xì)了解，不利于企業(yè)選拔人才。

2.對人事代理機(jī)構(gòu)造成資源浪費(fèi)

就全國范圍來看，目前和“主人”失聯(lián)的人事檔案至少60萬份，部分檔案在人事代理機(jī)構(gòu)原封不動地保存了數(shù)十年之久，帶來了相當(dāng)程度的資源浪費(fèi)?！皸墮n族”放任不管，長期不問，但代理機(jī)構(gòu)卻不能同樣棄之不顧，但是保管成本較高，海量的檔案不但要占用相當(dāng)數(shù)量的庫房，還需委派專業(yè)人士予以管理，另外還會使用到諸如保存技術(shù)等其他資源。“棄檔族”一旦有需要選擇“尋檔、補(bǔ)檔”，也勢必會讓代理機(jī)構(gòu)的工作壓力大增。

3.對高校畢業(yè)生自身造成影響

“棄檔”是不可取的，會給畢業(yè)生的就業(yè)、學(xué)習(xí)以及生活帶來諸多不必要的麻煩，尤其是會影響到畢業(yè)生的正常就業(yè)。比如有的高校畢業(yè)生認(rèn)為檔案暫緩就業(yè)存放學(xué)?；蛘邔n案轉(zhuǎn)遞回生源地的公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，就認(rèn)為放入了“保險柜”，就不在關(guān)心檔案，更不會去及時更新補(bǔ)充檔案，比如新取得的學(xué)歷、勞動合同等資料未能做到及時入檔，等到以后工齡計算，安家落戶，學(xué)習(xí)深造等涉及檔案的事務(wù)時，便難以發(fā)揮出檔案的證明作用了。

三、從檔案意識視角分析高校畢業(yè)生棄檔的原因

1.部分用人單位重能力輕檔案是高校畢業(yè)生棄檔的直接原因

隨著社會上第三產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，對于人才需求量也越來越大，在第三產(chǎn)業(yè)中一些職業(yè)的發(fā)展前景也越來越可觀，因此吸引越來越多的高校畢業(yè)生選擇這些非國有制企業(yè)。然而部分私營企業(yè)尤其微小型企業(yè)在人才的任用上注重的是員工的工作能力以及給單位帶來的效益，對高校畢業(yè)生檔案沒有硬性指標(biāo)，有的微小型企業(yè)甚至根本不考慮高校畢業(yè)生的檔案。即使對檔案有規(guī)定的企業(yè)來說，他們也不會對學(xué)生檔案進(jìn)行信息更新，僅僅只是把學(xué)生的檔案托管在公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，有的甚至將其托管于公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之后就不再過問。這些少數(shù)企業(yè)對于檔案要求的減弱正是導(dǎo)致高校學(xué)生對于自己檔案管理不重視的原因之一。

2.檔案管理人員的檔案意識不到位是高校畢業(yè)生棄檔的間接原因

因人事檔案工作難以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，加上又會耗費(fèi)相當(dāng)多的資源，故逐漸淪為配角，所以，很多用人單位出于成本方面的考量拒絕引入更為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，部分管理者甚至連最基礎(chǔ)的配套設(shè)施都不想配置，也不愿向檔案部門投入過多經(jīng)費(fèi)，在此類因素的綜合影響之下，人事檔案意識呈現(xiàn)出普遍偏弱的問題。人事檔案工作屬于一種幕后作業(yè)，加之處于配角地位，導(dǎo)致檔案部門及其負(fù)責(zé)人對自身職責(zé)缺乏正確認(rèn)知，甚至認(rèn)為該項工作無足輕重，是一個隨時可割舍的機(jī)構(gòu)，所以在思想上未能予以足夠重視，行動上自然也會暴露出諸多問題，如檔案信息收集工作進(jìn)展緩慢且不夠全面和深入，檔案轉(zhuǎn)遞也有欠規(guī)范，在很大程度上削弱了人事檔案的有效性，是高校畢業(yè)生棄檔的間接原因。

3.學(xué)校檔案教育的弱化是高校畢業(yè)生棄檔的重要原因

在我國當(dāng)前的教育背景下，無論是學(xué)校還是家長均強(qiáng)調(diào)成績，而對檔案教育缺乏足夠關(guān)注。到了大學(xué)，該時期是學(xué)生時代形成個人檔案的一個關(guān)鍵時期，然而到了畢業(yè)季，大部分學(xué)校強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)也是學(xué)生對于自己人生安全之類的一些問題，對于學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞一事并不會著重提醒，有的學(xué)校不強(qiáng)調(diào)，甚至有的學(xué)校還讓學(xué)生自帶檔案，造成口袋檔案，而檔案教育納入高校教育全過程的更是少之。

4.高校畢業(yè)生自身檔案意識弱化是高校畢業(yè)生棄檔的根本原因

歸根結(jié)底，導(dǎo)致大量高校學(xué)生在畢業(yè)季“棄檔”的根本原因其實是學(xué)生自身對于檔案管理的不重視。一方面由于長期以來淡薄的檔案意識，在校時，建檔填表格不規(guī)范，文字材料書寫不規(guī)范甚至涂改，個別信息不真實，甚至還讓同學(xué)代筆，致使不能為大學(xué)生就業(yè)提供真實可靠的依據(jù)。另一方面由于社會、家庭和學(xué)校的多重壓力，畢業(yè)生為了可以盡快入職心儀企業(yè)，忙于各種招聘考試和招聘會上，從而無暇顧及自己的檔案問題。

四、從提高檔案意識視角來解決高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象

1.用人單位在重能力的同時加強(qiáng)檔案意識

不管用人單位的規(guī)模大小，在對畢業(yè)生進(jìn)行綜合考察時，都應(yīng)該將他們的檔案納入條件之內(nèi)，根據(jù)公司條件盡可能的建立相關(guān)部門對畢業(yè)生的檔案進(jìn)行管理，對信息及時更新。對于部分沒有檔案保管權(quán)限的單位，委托公共人才機(jī)構(gòu)管理檔案的，應(yīng)根據(jù)工作情況隨時更新檔案材料，不要把檔案棄之與公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這樣一來，用人企業(yè)對于學(xué)生檔案的要求加強(qiáng)，對學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，畢業(yè)生的檔案意識也會隨之增強(qiáng)。

2.努力提高檔案管理部門的檔案管理意識和觀念

檔案工作者應(yīng)當(dāng)具備足夠的檔案意識，是整個檔案意識體系的關(guān)鍵組成部分，這會給檔案工作帶來尤為關(guān)鍵的影響，同時也會在某種程度上影響其他社會成員的檔案意識。所以，有必要以檔案人員為對象，重點(diǎn)培育和強(qiáng)化該群體的檔案意識，從而幫助他們更好地應(yīng)對檔案工作中的各種挑戰(zhàn)。首先，應(yīng)當(dāng)對有關(guān)管理人員的檔案意識予以進(jìn)一步強(qiáng)化，因為他們身上有著相當(dāng)大的影響力，可向下屬施加直接影響，加深其關(guān)于檔案工作的認(rèn)知，尤其是明確該項工作的重要性，如若不然，人事檔案工作便會處處受阻，難以為繼。所以，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要認(rèn)真學(xué)習(xí)和踐行中央下達(dá)的有關(guān)規(guī)定，高度關(guān)注人事檔案工作，為該項工作的正常進(jìn)行提供足夠支持，如此能夠有效降低“棄檔”的發(fā)生率。其次，檔案工作人員也要在思想層面上高度關(guān)注和認(rèn)真對待人事檔案管理的相關(guān)工作，確保人事檔案具有足夠的真實性及完整性，嚴(yán)格遵循有關(guān)法律，做好檔案管理的相關(guān)事務(wù)，在規(guī)定時限內(nèi)認(rèn)真、完整地收集和整理好檔案材料，確保檔案能夠在實際中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，同時也有利于進(jìn)一步減少“棄檔”現(xiàn)象。

3.學(xué)校把檔案教育納入高校教育全過程

把檔案教育納入高校教育全過程以此來強(qiáng)化學(xué)生檔案意識，從而解決高校畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象，即入學(xué)時檔案教育、在校期間的檔案教育以及畢業(yè)時檔案教育三個階段。

（1）在新生入學(xué)教育中加入檔案知識的專題教育。大學(xué)生剛踏入大學(xué)校門時，及時收集大學(xué)生中學(xué)階段的檔案材料并及時整理歸檔?？梢栽谶M(jìn)入大學(xué)的新學(xué)期開始就舉辦專門的講座，給學(xué)生們傳輸檔案管理的相關(guān)知識，讓他們對于檔案內(nèi)容有一個基本了解，并且要培養(yǎng)他們對于檔案的重視性。重視中學(xué)階段的原始材料有沒有及時上交，以及后期在校期間的材料要認(rèn)真填寫及完善。

（2）在校期間的檔案教育。高校利用宣傳欄、校園廣播臺、校園網(wǎng)向?qū)W生介紹學(xué)生檔案的重要性，讓學(xué)生充分學(xué)習(xí)到檔案在自己的學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)等方面發(fā)揮的不同作用，提高他們對于檔案的注重程度，同時不斷充實那些可以反映畢業(yè)生專業(yè)素質(zhì)的關(guān)鍵信息，豐富學(xué)生檔案內(nèi)涵，提升檔案利用價值。

（3）學(xué)生畢業(yè)時，及時開展就業(yè)指導(dǎo)課進(jìn)行檔案教育。在畢業(yè)生畢業(yè)時，加大就業(yè)指導(dǎo)，通過舉辦講座、開班會、印發(fā)宣傳冊等，讓畢業(yè)生認(rèn)識到成功獲聘固然關(guān)鍵，如何讓用人單位更為及時和全面地了解自己的個人能力也是極為關(guān)鍵的。在就業(yè)指導(dǎo)工作中，高校需要高度關(guān)注檔案這一塊，圍繞相關(guān)內(nèi)容予以有效指導(dǎo)，加深畢業(yè)生關(guān)于檔案的認(rèn)知和重視程度，知曉檔案轉(zhuǎn)遞和存放的一般操作流程，方便他們的后續(xù)保管和調(diào)用。

4.強(qiáng)化學(xué)生的主體地位，增強(qiáng)檔案的歸屬感

由于檔案不明確的主體地位，使畢業(yè)生對自身檔案的認(rèn)識不足而重視不夠。畢業(yè)生檔案是反映高校生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始載體，是真實、客觀、完整的重要資料，其主體地位為高校畢業(yè)生。因此，對于畢業(yè)生檔案管理，應(yīng)明確規(guī)定，雖然檔案只能根據(jù)學(xué)生個人在學(xué)習(xí)過程中的行為進(jìn)行譜寫，但其主體地位是不可動搖的，通過明確畢業(yè)生對于檔案的主體地位，增強(qiáng)畢業(yè)生對檔案的歸屬感和意義。

（1）提高大學(xué)生自身對檔案的認(rèn)知程度。大學(xué)生應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)知檔案的價值，關(guān)注個人的檔案，明白檔案是對自己在校表現(xiàn)進(jìn)行記錄，是一個向用人單位提供自我信息的過程，讓學(xué)生能夠在學(xué)校期間不斷提高自己，完善自我，在檔案記錄中展現(xiàn)最完美的自我。

（2）在建檔中，大學(xué)生要重視檔案材料的填寫，及時保存和上交檔案材料。檔案是關(guān)于個人一些重要經(jīng)歷的記錄，形成之后便不能更改，所以在檔案建檔期間，學(xué)生務(wù)必要給予足夠重視，做到嚴(yán)肅對待，如填寫相關(guān)信息的過程中，應(yīng)當(dāng)使用黑色墨水筆等不易褪色的筆進(jìn)行規(guī)范填寫，字跡不可潦草，認(rèn)真核對所填信息，不隨意涂改。大學(xué)生要及時保存和上交檔案材料，不要臨近畢業(yè)匆忙完成歸檔，對于提前簽約且需要接受政審的那一類畢業(yè)生來說，及時歸檔非常重要。

（3）畢業(yè)生要了解檔案轉(zhuǎn)遞的程序和保管的途徑，及時查詢檔案的去向。2015年6月25日，在教育部門、人力資源部門、國家郵政局辦公室三方聯(lián)合發(fā)行的《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項的通知》（教學(xué)廳函〔2015〕39號）文件中明確指出：高校畢業(yè)生檔案可通過郵政機(jī)要通信、郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞或派專人轉(zhuǎn)遞這三種渠道相結(jié)合的轉(zhuǎn)遞方式，使高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞相對便捷也安全。學(xué)校根據(jù)畢業(yè)生的就業(yè)情況把檔案相對應(yīng)的轉(zhuǎn)遞到考研學(xué)校，考取的機(jī)關(guān)事業(yè)單位、簽約單位，以及生源地的公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，畢業(yè)生根據(jù)自己的就業(yè)情況及時查詢檔案去向。對于簽約沒有檔案保管權(quán)限的中小微型企業(yè)，畢業(yè)生要及時與簽約單位協(xié)商，把檔案托管到有檔案保管權(quán)限的公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以防放置在單位丟失。

綜上所述，只有用人單位在重能力的同時并加強(qiáng)檔案意識，檔案管理部門努力提高檔案管理意識和觀念，同時學(xué)校把檔案教育納入高校教育全過程以及強(qiáng)化學(xué)生主體地位，增強(qiáng)高校畢業(yè)生的檔案的歸屬感，才能真正有效地減少高校畢業(yè)生的“棄檔”現(xiàn)象。

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（作者單位：山東省臨沂市蘭陵縣人力資源和社會保障局）