邱凱

摘要：2020 年初，新冠疫情肆虐，引發(fā)了一場全國性重大公共衛(wèi)生事件，對人民生產(chǎn)生活產(chǎn)生重要影響，對經(jīng)濟社會發(fā)展產(chǎn)生嚴重沖擊。在醫(yī)療環(huán)境和醫(yī)療行業(yè)面臨重大變革的背景下，醫(yī)院作為疫情防控的主戰(zhàn)場，如何正確認識疫情常態(tài)化防控時期醫(yī)院檔案管理工作的重要性，分析把握疫情防控檔案的新特點，探索適合現(xiàn)階段檔案管理要求的管理策略，化危為機，切實做好醫(yī)院檔案管理工作，是檔案管理人員亟待研究解決的課題。

關(guān)鍵詞：疫情防控;醫(yī)院;檔案管理;精細化管理

1疫情防控工作中的醫(yī)院檔案部門作用

1.1醫(yī)院檔案部門服務(wù)疫情防控的作用。

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院基礎(chǔ)性工作之一，檔案部門作為醫(yī)院檔案建設(shè)和發(fā)展的主體力量，有義務(wù)、有責(zé)任、有能力參與疫情防控工作，并在其中發(fā)揮著重要的專業(yè)作用。根據(jù)中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳在2014 年印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求，檔案部門要監(jiān)督指導(dǎo)本單位檔案收集整理工作，特別是對于重大活動和重點工作，及時建立相應(yīng)的檔案工作制度。因此，對于新冠疫情防控重大社會事件，醫(yī)院檔案部門有義務(wù)和責(zé)任提供專業(yè)服務(wù)。

1.2醫(yī)院檔案部門服務(wù)疫情防控的內(nèi)容。

從醫(yī)院檔案部門參與已有的公共衛(wèi)生事件經(jīng)驗來看，醫(yī)院檔案部門服務(wù)新冠疫情防控的內(nèi)容主要表現(xiàn)在以下四個方面：首先，醫(yī)院檔案部門以實現(xiàn)科學(xué)參與為目的，積極參與新冠疫情防控工作，指導(dǎo)和協(xié)助新冠疫情防控部門開展檔案收集整理工作，主要是由醫(yī)院檔案部門聯(lián)合或者單獨制定參與新冠疫情防控工作的指導(dǎo)意見，并積極部署新冠疫情防控檔案資料的收集整理工作，積極對接相關(guān)主體參與新冠疫情防控工作，并要求新冠疫情防控相關(guān)工作主體，根據(jù)新冠疫情演變態(tài)勢和防控工作做好相關(guān)檔案工作。其次，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案安全為目標(biāo)，不僅要確保醫(yī)院已有各類檔案資源的安全性，同時還要對新冠疫情工作中形成的各類檔案資料進行全面收集，通過線上指導(dǎo)和現(xiàn)場服務(wù)，確保疫情防控工作檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。即通過制定存量檔案資源保護措施，對新增疫情防控檔案資料收集、整理、歸檔范圍、載體、種類等加以規(guī)范，根據(jù)新冠疫情類型和演變狀態(tài)確定檔案工作的具體形式和具體內(nèi)容，實現(xiàn)新冠疫情防控檔案的全過程、全方位、全載體記錄。再次，以滿足新冠疫情防控工作需要為目標(biāo)，提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。醫(yī)院檔案部門在已有檔案資源基礎(chǔ)之上，為新冠疫情防控工作提供檔案參考和信息咨詢。最后，以醫(yī)院檔案資源價值最大化為目標(biāo)，對新冠疫情防控檔案進行系統(tǒng)開發(fā)和利用。醫(yī)院檔案部門根據(jù)新冠疫情防控工作中形成的各類檔案資料，對其進行系統(tǒng)整理、挖掘和研究，基于社會多元需求，開發(fā)新冠疫情防控相關(guān)檔案產(chǎn)品和服務(wù)，提高社會公共衛(wèi)生事件治理應(yīng)對能力。

2疫情常態(tài)化防控時期精細化管理應(yīng)用

2.1增設(shè)專題檔案，梳理劃分檔案類別

針對疫情常態(tài)化防控時期醫(yī)院檔案分類的多樣性和復(fù)雜性增加的特點，為保證疫情檔案收集的完整性和統(tǒng)一性，以及檔案利用的便利性，在原有檔案分類基礎(chǔ)上增加了新冠肺炎疫情防控專題檔案。

新冠肺炎疫情防控檔案根據(jù)檔案內(nèi)容可分為以下幾類：一是綜合管理類檔案，包括：國家各級組織應(yīng)對疫情的重大決策、預(yù)案、方案，各級領(lǐng)導(dǎo)在應(yīng)對疫情中的重要批示、指示、講話等具有行政性或指令性的文件資料;各單位在指揮與協(xié)調(diào)各方面力量開展疫情防控工作中的重大決策和各類具體措施、應(yīng)急預(yù)案、處置方案、計劃安排等業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件資料;關(guān)于疫情統(tǒng)計分析、總結(jié)、大事記等文件材料。二是疫情防控和醫(yī)療救治類檔案，包括：每版新冠肺炎診斷標(biāo)準(zhǔn)、診療方案，疫情防控工作制度、技術(shù)規(guī)范，確診病例病歷，流行病學(xué)調(diào)查等文件資料。三是物資保障類檔案，包括：疫情防護防疫物資儲備、捐贈、調(diào)配、使用記錄等文件資料。四是新聞宣傳類檔案，包括：記錄和反映醫(yī)務(wù)人員、基層黨員等一線人員迎難而上、救死扶傷、廿于奉獻的文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實物;各地支援疫區(qū)醫(yī)療隊、防疫隊有關(guān)文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實物。五是其他檔案，即在疫情防控期間形成的其他具有保存價值的文件資料及實物。

2.2結(jié)合疫情常態(tài)化防控特點，制定病歷歸檔流程

考慮到疫情的突發(fā)性，機構(gòu)內(nèi)部要建立一套完整的檔案館（室）應(yīng)急管理制度。在制度中，除了要明確常規(guī)內(nèi)容，如收集工作的地位和作用、組織機構(gòu)的職責(zé)和權(quán)力、收集范圍和移交辦法外，還應(yīng)明確規(guī)定收集的時效、個人檔案征集辦法、檔案的分散式保管、檔案利用權(quán)限等事項，使大家有章可循、有據(jù)可查、有規(guī)可依，防患于未然。

在制度框架下，進一步梳理規(guī)范病歷檔案管理流程（如圖1所示）。首先，為避免接觸，盡量在電子病歷系統(tǒng)中完成病歷書寫（知情告知類醫(yī)療文書均使用電子簽名），在清潔區(qū)打印電子病歷，完成病歷檔案歸檔。其次，如確有需要形成紙質(zhì)病歷的，暫時由收治的隔離病區(qū)安排專人集中保管，每張紙質(zhì)病歷需經(jīng)紫外線燈照射消毒30分鐘以上，并裝袋保存，待疫情結(jié)束后以病區(qū)為單位，由病案室派專人統(tǒng)一收取歸檔。此外，病歷在運送過程中還要嚴格密封保存，病歷運送人員及病案接收人員須佩戴一次性防護帽、口罩和塑膠手套等防護用品，有效防止發(fā)生院內(nèi)感染。

2.3重視網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，確保歸檔病歷信息安全

疫情期間，檔案管理工作對網(wǎng)絡(luò)的依賴性增加，數(shù)據(jù)量增大且網(wǎng)絡(luò)攻擊增多，重點數(shù)據(jù)保護及網(wǎng)絡(luò)攻擊防范成為保障疫情常態(tài)化防控時期檔案管理中亟待解決的問題。

為保護重點數(shù)據(jù)安全，醫(yī)院信息管理處每天對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行3次增量備份，每周進行一次全量備份，每天安排專人人工巡檢備份狀態(tài)，在年中對HIS、EMR、LIS、體檢等系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)開展恢復(fù)驗證測試工作，保障醫(yī)院重要數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性和完整性。

為加強互聯(lián)網(wǎng)攻擊風(fēng)險防范，借助專業(yè)安全公司對醫(yī)院官網(wǎng)、醫(yī)院科教管理醫(yī)學(xué)教育慕課平臺進行外部網(wǎng)絡(luò)滲透測試，依據(jù)滲透報告及時整改。在內(nèi)部攻擊風(fēng)險防范方面，開展內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全自查，通過整合現(xiàn)有分布建設(shè)的虛擬化服務(wù)器防護系統(tǒng)，采集危險數(shù)據(jù)，抓取分析網(wǎng)絡(luò)實時流量中的病毒、木馬、惡意文件等威脅，搭建起能夠?qū)?nèi)網(wǎng)疑似攻擊態(tài)勢可視化展現(xiàn)并預(yù)警通報的安全態(tài)勢感知平臺，確保無問題主機。自2020年4月平臺上線以來，共抓取威脅類信息566225個，其中攻擊數(shù)據(jù)102135個，惡意代碼數(shù)據(jù)336315個。

結(jié)語

綜上所述，疫情常態(tài)化防控時期的到來給醫(yī)院檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。面對新的形勢要求，醫(yī)院管理層以及檔案管理部門必須抓住機遇，大膽采用各種新思路、新方法，在確保信息安全的前提下，對各類檔案資料進行全過程、全覆蓋管理，為實現(xiàn)檔案精細化管理、再造醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)供給模式、推動衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展積累重要參考資料和寶貴財富，為健康中國建設(shè)作出積極貢獻。

參考文獻

[1]何和智.疫情防控過程中醫(yī)院檔案部門如何加強作為[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（20）：78-80.

[2]劉緒亮.新冠疫情防控期間醫(yī)院有效開展檔案工作策略研究[J].黑龍江檔案，2021（03）：228-229.

[3]張蕾.醫(yī)院檔案部門服務(wù)疫情防控工作的若干思考[J].蘭臺世界，2021（S1）：23-24.

[4]王永鋒，趙慧智，趙海靜，郭曉旭.疫情常態(tài)化防控時期醫(yī)院檔案精細化管理應(yīng)用[J].中國檔案，2021（05）：36-37.

[5]黃富才.醫(yī)院加強新冠肺炎疫情防控檔案收集管理的策略探究[J].檔案管理，2021（03）：94+96.