文｜陳 燕 童秀琴

目前，我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展逐漸進(jìn)入新階段，石油行業(yè)也開始面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。在這種情況下，為盡可能完善內(nèi)部運(yùn)營與管理體系，石油單位需要重視干部人事檔案的科學(xué)管理。通過將數(shù)字化技術(shù)整合至管理流程內(nèi)，可以利用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量管理目標(biāo)，對(duì)于石油單位未來人事管理具有重要意義。本文主要針對(duì)石油單位應(yīng)用數(shù)字化信息系統(tǒng)管理干部人事檔案進(jìn)行深入研究，以供參考。

在新時(shí)代背景下，干部人事檔案對(duì)于內(nèi)部運(yùn)營活動(dòng)的重要性逐漸凸顯。石油單位需要積極應(yīng)對(duì)行業(yè)變化，并致力于開展數(shù)字化革新活動(dòng)，使信息系統(tǒng)能夠取代傳統(tǒng)人事檔案管理體系，達(dá)到提升工作質(zhì)量的目標(biāo)。通過分析當(dāng)前管理現(xiàn)狀并明確數(shù)字化信息系統(tǒng)的概念與應(yīng)用價(jià)值，可以為石油單位建設(shè)相關(guān)體系提供重要參考，具有正面影響意義。

一、石油單位管理干部人事檔案現(xiàn)狀簡(jiǎn)析

（一）應(yīng)用軟件存在兼容性問題

當(dāng)前，石油單位針對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理的過程中，往往會(huì)出現(xiàn)軟件開發(fā)缺陷問題或通用性問題，最終導(dǎo)致實(shí)際管控效果不理想，甚至無法達(dá)到人工干預(yù)級(jí)別。干部人事檔案的管理需求在區(qū)域不同或單位運(yùn)營狀態(tài)不同的情況下，可能會(huì)產(chǎn)生一定程度的差異。雖然大部分石油單位在數(shù)字化革新趨勢(shì)影響下，已經(jīng)開始逐步應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行處理。但由于在開發(fā)過程中沒有充分考慮軟件的通用性與可靠性，導(dǎo)致實(shí)際部署的數(shù)字化管控系統(tǒng)無法正常應(yīng)用，容易引發(fā)檔案保存不當(dāng)甚至丟失等問題。此外，由于通用程度較差，石油單位與其他單位之間仍然需要進(jìn)行兼容性處理，否則可能會(huì)導(dǎo)致傳輸受阻甚至識(shí)別出錯(cuò)等問題，嚴(yán)重影響干部人事檔案管理效率。

（二）管理規(guī)范化程度不足

干部人事檔案相對(duì)于普通檔案存在一定程度的復(fù)雜化特征，由于環(huán)境條件或工作成本限制，一部分石油單位沒有注重檔案的標(biāo)準(zhǔn)化處理與規(guī)章制度建設(shè)。在這種情況下，實(shí)際檔案管理效果可能會(huì)受到不良影響，最終導(dǎo)致丟失或無法追溯等情況出現(xiàn)。此外，一些檔案管理人員存在缺乏職業(yè)精神或業(yè)務(wù)能力不到位問題，這些因素都會(huì)對(duì)干部人事檔案的管理造成負(fù)面影響，不利于未來進(jìn)一步展開相關(guān)工作。

（三）管理模式過于陳舊

目前，一些石油單位仍然處于傳統(tǒng)人事檔案管理模式下。此類模式主要應(yīng)用計(jì)算機(jī)平臺(tái)硬盤或光盤進(jìn)行存儲(chǔ)，沒有考慮到后續(xù)數(shù)字化共享需求，同時(shí)也沒有為查詢工作提供便利條件。這種經(jīng)典體系雖然安全性較高，但整體檔案管理難度較大、成本消耗較多，同時(shí)不利于后續(xù)管理工作展開。因此，傳統(tǒng)干部人事檔案管理實(shí)質(zhì)上已經(jīng)不再適用于當(dāng)前石油單位運(yùn)營環(huán)境，需要及時(shí)采取革新措施進(jìn)行處理。

（四）工作團(tuán)隊(duì)專業(yè)素養(yǎng)不到位

目前，負(fù)責(zé)干部人事檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)往往存在專業(yè)素養(yǎng)不到位的負(fù)面問題。受限于老齡化或人才素質(zhì)影響，石油單位推行數(shù)字化信息檔案管理方式可能會(huì)受到一定程度的阻礙，無法正確部署相關(guān)策略。信息化操作流程對(duì)于人員的專業(yè)素養(yǎng)具有一定程度的要求，若沒有滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，有可能導(dǎo)致操作失誤問題出現(xiàn)，引發(fā)干部人事檔案外泄、丟失，不利于保障石油單位人事管理工作正常展開。

二、數(shù)字化檔案系統(tǒng)概念作用探究

目前，信息技術(shù)在社會(huì)中的應(yīng)用價(jià)值逐漸得到了廣泛重視，其能夠在各行各業(yè)得到科學(xué)部署，全面提高工作效率與質(zhì)量，降低基礎(chǔ)成本消耗，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值增長目標(biāo)，石油單位同樣也不例外。在石油單位日常運(yùn)營過程中，其需要處理大量干部人事檔案信息。若檔案管理出現(xiàn)問題，便會(huì)對(duì)后續(xù)進(jìn)一步工作造成不良影響。在傳統(tǒng)檔案管理?xiàng)l件下，執(zhí)行日常管控工作需要消耗大量人力成本，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致工作時(shí)間增加，不利于石油單位人事部門正常展開管理工作。部分單位從事檔案管理工作的人員較少，容易出現(xiàn)處理失誤的負(fù)面問題，因此干部人事檔案管理的難度相對(duì)較高。通過在石油單位應(yīng)用數(shù)字化信息系統(tǒng)，構(gòu)建干部人事檔案管理體系，能夠使相關(guān)信息得到精確處理，為查詢、整理、歸類活動(dòng)提供重要支持，進(jìn)而形成完整、客觀的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)庫。同時(shí)，數(shù)字化檔案系統(tǒng)基于權(quán)限體系構(gòu)建，可以通過專業(yè)管理方法，實(shí)現(xiàn)安全有序應(yīng)用目標(biāo)。常規(guī)情況下，人事檔案包括報(bào)表、管理信息、重要記錄等內(nèi)容。干部人事檔案相對(duì)于一般檔案對(duì)于原始記錄的重視程度較高，同時(shí)其還需要從后續(xù)追溯角度出發(fā)，確保能夠?yàn)橄嚓P(guān)活動(dòng)提供具有參考意義的信息。通過采用數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，可以為干部人事自動(dòng)化管理體系提供重要支持。在數(shù)字化調(diào)控狀態(tài)下，相關(guān)模塊能夠自動(dòng)生成應(yīng)用資料，并進(jìn)行分類處理，同時(shí)在實(shí)際應(yīng)用階段，數(shù)字化干部人事檔案系統(tǒng)還可以從篩選排序角度出發(fā)，進(jìn)一步強(qiáng)化石油單位對(duì)相關(guān)信息的管控質(zhì)量，從多個(gè)層次上提高整體控制效果。除此之外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有無紙化特性，其能夠使石油單位擺脫傳統(tǒng)內(nèi)容處理方式，為現(xiàn)代化革新與發(fā)展提供基礎(chǔ)條件。因此，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在當(dāng)前石油單位管理干部人事信息過程中屬于較為關(guān)鍵的發(fā)展趨勢(shì)之一，其可以解決傳統(tǒng)體系下存在的諸多問題，有利于強(qiáng)化管理質(zhì)量，為后續(xù)工作效率與檔案安全性提升夯實(shí)環(huán)境條件，具有正面影響意義。

三、石油單位干部人事檔案建設(shè)數(shù)字化信息管理系統(tǒng)方式研究

（一）提高系統(tǒng)兼容性與規(guī)范性

為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理目標(biāo)，石油單位應(yīng)當(dāng)從軟件平臺(tái)角度入手，結(jié)合干部人事檔案管控需求，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)改進(jìn)與優(yōu)化。為避免兼容性出現(xiàn)負(fù)面問題，石油單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)中央組織部提倡相關(guān)信息，結(jié)合信息結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建干部人事檔案管控平臺(tái)。通過此類方式，規(guī)避數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與共享互通層面存在的兼容性問題。此外，軟件處理人事檔案信息的方式也應(yīng)當(dāng)充分考慮兼容性。例如文本、視頻、圖片需要采取通用格式，盡可能避免二次轉(zhuǎn)換問題出現(xiàn)。同時(shí)，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，確保后續(xù)接入共享平臺(tái)能夠達(dá)到高效率、高質(zhì)量管控目標(biāo)，使石油單位能夠充分利用數(shù)字化信息管理系統(tǒng)。

（二）積極采用先進(jìn)技術(shù)解決方案

在構(gòu)建數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的過程中，石油單位需要注重應(yīng)用先進(jìn)解決方案，避免技術(shù)過于陳舊，導(dǎo)致后續(xù)升級(jí)成本增加或管控出現(xiàn)錯(cuò)漏問題。通常情況下，干部人事檔案管理需要應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、多媒體處理、互聯(lián)網(wǎng)兼容等數(shù)字化模塊。在建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)當(dāng)采用分布式架構(gòu)，盡可能強(qiáng)化其應(yīng)用效率，避免在調(diào)取檔案時(shí)出現(xiàn)延遲過高或加載不完全等問題。同時(shí)，還需要注重多媒體信息的存儲(chǔ)與處理方式。建設(shè)階段可以從大流量、高并發(fā)角度入手，確保信息調(diào)用流程能夠順利展開，防止系統(tǒng)由于壓力過大導(dǎo)致負(fù)面問題出現(xiàn)。在掃描相關(guān)檔案的過程中，可以采用高清晰設(shè)備進(jìn)行操作，使干部人事檔案能夠得到正確處理，提高后續(xù)數(shù)字化管理效率與質(zhì)量。

（三）完善相關(guān)建設(shè)規(guī)劃

數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)階段，石油單位需要從干部人事檔案管理需求角度出發(fā)，綜合考慮相關(guān)建設(shè)方案，避免執(zhí)行階段出現(xiàn)不合理問題。例如，根據(jù)石油單位內(nèi)部情況與運(yùn)營狀態(tài)，分析建設(shè)周期與資金投入需求。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)部署進(jìn)行綜合研究，確保數(shù)字化信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能可以得到正確運(yùn)行。在建設(shè)系統(tǒng)時(shí)，石油單位需要及時(shí)錄入干部人事檔案內(nèi)容，并在規(guī)范、制度化框架下，設(shè)置科學(xué)處理?xiàng)l例，保證相關(guān)檔案的安全性。此外，系統(tǒng)建設(shè)需要注重測(cè)試工作。通過對(duì)其進(jìn)行預(yù)測(cè)試，能夠最大限度降低實(shí)際投入運(yùn)行后出現(xiàn)不良問題的概率，有利于強(qiáng)化人事檔案管理效果。

（四）注重部門建設(shè)工作協(xié)調(diào)

干部檔案信息內(nèi)容通常涉及到石油單位內(nèi)部多個(gè)部門，對(duì)于實(shí)際運(yùn)營活動(dòng)具有不可忽視的影響。因此，為盡可能強(qiáng)化系統(tǒng)建設(shè)效果，應(yīng)當(dāng)結(jié)合部門實(shí)際情況，通過研討會(huì)議等方式，探索數(shù)字化信息管理方案應(yīng)當(dāng)具備的基礎(chǔ)功能。同時(shí)，這一途徑還可以為系統(tǒng)提供定制設(shè)計(jì)方向，有利于界定各部門之間對(duì)于檔案的應(yīng)用權(quán)限與管理義務(wù)，從而大幅提高檔案管控效果，對(duì)于后續(xù)進(jìn)一步展開建設(shè)活動(dòng)具有指導(dǎo)性意義。

（五）規(guī)范數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)

為科學(xué)建設(shè)數(shù)字化檔案應(yīng)用系統(tǒng)，石油單位應(yīng)當(dāng)從相關(guān)管理?xiàng)l例角度入手，確保職工能夠明確數(shù)字化管理工作需要遵循的基礎(chǔ)細(xì)節(jié)。通過此類方式，使數(shù)字化檔案系統(tǒng)達(dá)到最佳應(yīng)用效果，盡可能降低出現(xiàn)不良問題的概率。在這一過程中，石油單位需要對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)在邏輯進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，明確主要操作流程，進(jìn)一步提高干部人事檔案管理效率。同時(shí)，石油單位還需要鼓勵(lì)職工人員自發(fā)探索數(shù)字檔案系統(tǒng)應(yīng)用方式，并將漏洞提交至管理層，為檔案管理改革添磚加瓦。

（六）注重系統(tǒng)體系建設(shè)

通常情況下，數(shù)字化信息管理系統(tǒng)運(yùn)行需要涉及諸多環(huán)節(jié)，包括制作、傳送、歸檔、存儲(chǔ)、銷毀等。這些環(huán)節(jié)在傳統(tǒng)條件下可以根據(jù)職工經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行處理，但在數(shù)字化系統(tǒng)中則必須按照規(guī)范條件執(zhí)行，才能夠達(dá)到正常操作目標(biāo)。因此，石油單位需要建立科學(xué)規(guī)章應(yīng)用體系，使職工可以明確干部人事檔案的數(shù)字化管理規(guī)律，并結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)情況，對(duì)存儲(chǔ)與后續(xù)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃，從源頭提高整體工作效果。在當(dāng)前石油單位運(yùn)營條件下，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用需要在長時(shí)間內(nèi)維持與紙質(zhì)檔案的共存狀態(tài)。此類狀態(tài)有可能會(huì)導(dǎo)致諸多問題產(chǎn)生。因此，石油單位需要依靠規(guī)章制度展開過渡，確保干部人事檔案信息化管理體系能夠正常落實(shí)。

（七）科學(xué)整理干部人事檔案

為踐行數(shù)字檔案系統(tǒng)體系，石油單位需要進(jìn)一步整理干部人事檔案，從根源層面強(qiáng)化管理效果。在這一過程中，石油單位需要將干部人事檔案信息整理為數(shù)字化文檔，同時(shí)采用多樣化文件類型，豐富數(shù)字檔案系統(tǒng)存儲(chǔ)內(nèi)容，為后續(xù)進(jìn)一步應(yīng)用夯實(shí)基礎(chǔ)條件。例如，將檔案分為文本、圖片、視頻等多個(gè)基礎(chǔ)類型，并采用不同的數(shù)字化格式保存。這些格式各自存在不同的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在應(yīng)用過程中需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行探索，確保整體收集效果達(dá)到理想標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，石油單位還需要鼓勵(lì)各個(gè)部門結(jié)合實(shí)際工作情況，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行科學(xué)整理，實(shí)現(xiàn)理想管控目標(biāo)。通常情況下，數(shù)字文檔具有易修改、易復(fù)制的基礎(chǔ)特征。因此，石油單位需要注重保護(hù)措施的應(yīng)用，通過設(shè)置讀取修改權(quán)限等措施，避免管理工作出現(xiàn)意外情況，提高檔案處理質(zhì)量。

（八）建設(shè)科學(xué)可靠系統(tǒng)流程

在建設(shè)數(shù)字干部人事檔案管理系統(tǒng)時(shí)，石油單位機(jī)構(gòu)需要結(jié)合實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)，展開統(tǒng)一化處理活動(dòng)，確保數(shù)字檔案能夠得到科學(xué)整理與歸檔。同時(shí)，石油單位還需要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)信息的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃，包括檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔需求、卷宗基礎(chǔ)劃分體系、分類細(xì)節(jié)等。通過此類方式，使干部人事檔案能夠按照規(guī)范完成有序處理，避免數(shù)字檔案系統(tǒng)出現(xiàn)混亂問題。在實(shí)踐工作中，石油單位相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)按照預(yù)定原則與應(yīng)用措施，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行科學(xué)整理，包括分類、程序、編目處理等。待相關(guān)流程結(jié)束后，即可進(jìn)行存儲(chǔ)處理，使其能夠傳輸至數(shù)據(jù)庫內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)備份目標(biāo)。在長期應(yīng)用數(shù)字文檔管理系統(tǒng)時(shí)，石油單位需要做好歸檔途徑的分類，并按照內(nèi)部部門統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行處理，避免出現(xiàn)混淆問題。同時(shí)，為確保干部人事檔案管理安全性符合需求，還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)處理途徑進(jìn)行嚴(yán)格管控，并對(duì)檔案信息的真實(shí)性與可靠性進(jìn)行核查，強(qiáng)化整體管理質(zhì)量。在這一過程中，若條件允許，則需要對(duì)干部人事數(shù)字化檔案的實(shí)際可讀性與保密級(jí)別展開科學(xué)鑒定，防止出現(xiàn)篡改文檔的負(fù)面問題。

（九）注重人員隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

以往，石油單位管理層對(duì)干部人事檔案的管理工作重視程度不夠，因此相關(guān)職工的操作技能往往不受到重視。然而，全新的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對(duì)于人員操作技能要求較高，同時(shí)還需要其具備良好的專業(yè)知識(shí)。因此，為實(shí)現(xiàn)建設(shè)數(shù)字檔案管理體系的目標(biāo)，石油單位需要從根源層面出發(fā)，探索數(shù)字檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)方式，確保相關(guān)工作能夠正常開展，避免由于實(shí)際管理操作出現(xiàn)負(fù)面情況。在這一過程中，石油單位可以通過定期組織培訓(xùn)等措施，使人員相關(guān)技能得到充分訓(xùn)練，提高計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用水平。同時(shí)，還需要從人員考核角度出發(fā)，對(duì)數(shù)字檔案管理技能與知識(shí)水平進(jìn)行全面考核，確保數(shù)字檔案管理體系能夠維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保障干部人事檔案管理效果。

石油單位針對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理的過程中，數(shù)字化屬于重要發(fā)展方向之一。通過明確數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與部署途徑，能夠?yàn)槭蛦挝惶峁┲匾獏⒖夹畔?，使干部人事檔案得到科學(xué)管理，降低不良問題出現(xiàn)概率，實(shí)現(xiàn)理想處理目標(biāo)。