陳 慧

（中鐵建設集團有限公司，北京 100040）

一、引言

財務共享中心是一個先進的財務集中管理平臺，是各大型企業(yè)對財務管理的最新應用。有效的財務共享中心對企業(yè)具有重要的意義，其明確的職能定位能為企業(yè)的財務工作指明發(fā)展方向，系統(tǒng)的組織架構能滿足財務的管理需要，標準的信息化能為企業(yè)提供完整可靠的財務資料，良好的財務集中化管理能正確地識別風險和控制風險。但實踐中的財務共享中心內控管理不到位，存在職能定位模糊、組織架構混亂、信息化建設滯后、風險控制薄弱和財務人員構建不匹配等問題。因此，企業(yè)需尋求合適的解決方案，努力提高財務管理水平和風險防范能力，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。

二、財務共享中心內控管理中存在的問題

（一）財務共享中心職能定位不明確

企業(yè)可以根據(jù)自身情況選擇切合實際的財務共享中心職能。不同的企業(yè)可以選擇不同的定位，無論是在財務共享中心成立之前還是之后，企業(yè)都需要從整體戰(zhàn)略高度出發(fā)，確立財務共享中心的服務目標。一個企業(yè)的財務共享中心職能沒有好壞之分，更沒有優(yōu)劣之分，符合公司實際情況的就是最好的。但企業(yè)管理者往往忽視了這個問題，為使建立的財務共享中心達到“高大上”的效果，過程中投入大量的人力、物力和財力，結果卻與實際相脫節(jié)，浪費了企業(yè)的資源。

有些企業(yè)盲目追求財務共享中心集中化管理，缺乏充分的事前調研、事中控制和事后反饋，認為財務共享中心是“簡單的業(yè)務組合”。尤其是集團企業(yè)，擁有眾多的分、子公司和多樣層級分明的財務系統(tǒng)，建立財務共享中心不僅會涉及財務職責的重新分配，還會涉及財務人員的崗位變化，如果企業(yè)只是“簡單羅列”，會導致財務共享中心職能未被合理安排，出現(xiàn)財務人員職責不明確與崗位交叉的現(xiàn)象。而財務人員職責不明確又會引發(fā)相應職位空缺，造成內部控制薄弱，容易存在財務管理漏洞。長此以往，職能定位不明確會使財務人員難以適應工作環(huán)境，缺乏工作熱情，無法為企業(yè)增值。

（二）財務共享中心組織架構不完善

建設組織架構是財務共享中心的重要內容，是決定財務共享中心定位成功與否的關鍵環(huán)節(jié)。財務共享中心要實現(xiàn)業(yè)務流程再造和標準化，完善組織架構則是其實現(xiàn)的基礎。在組織架構建設中，企業(yè)局限于固有的財務管理認知，難以完成新的角色轉換。一是建立財務共享中心的意識只停留在財務部門，沒有做到廣而告之和全體動員，員工缺乏企業(yè)的歸屬感和使命感，導致其對財務共享中心建立的參與感不強。二是建立財務共享中心雖然得到公司高層領導的支持，但公司各部門管理層對其重視不夠，由于部門繁多且有獨立的組織機構及辦公系統(tǒng)，難以有效關聯(lián)財務共享中心平臺，無法將公司業(yè)務集中和優(yōu)化處理。三是雖初步建立起個別部門系統(tǒng)的關聯(lián)，但部門之間缺乏溝通，沒有合理培訓和充分探討，做出來的財務共享中心模塊不流暢。四是企業(yè)各部門安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新精神和合作精神。僅滿足現(xiàn)有系統(tǒng)的日常工作需要，卻未與時俱進，不了解財務共享中心是具有強大生命力的新生事物，不利于配合和完善財務共享中心的組織架構，難以實現(xiàn)合作共贏。

（三）財務共享中心信息化建設緩慢

由于集團公司的分、子公司眾多，業(yè)務類型復雜，又分布在不同的地域，各分、子公司也有各自的財務管理方式，導致業(yè)務難以統(tǒng)一，整合速度慢。建設財務共享中心平臺不但需要創(chuàng)建財務與各部門的模塊，還需要彼此適應和配合的時間。而且，財務人員需要學習新的操作系統(tǒng)，規(guī)范業(yè)務流程和統(tǒng)一核算標準等，導致磨合時間久，信息化建設緩慢。

現(xiàn)有的財務共享中心模塊開發(fā)速度慢，一方面是企業(yè)管理層對財務共享中心需要的模塊思考時間長，另一方面是軟件開發(fā)商研究財務模塊如何與企業(yè)實際情況相匹配的時間久。如果忽略各公司業(yè)務多樣性與實際相結合，缺乏必要的周密計劃，各單位急于求成，盲目上線，最后只會增加財務人員的工作負擔，影響工作效率，弱化實施財務共享中心的效果。

高效的財務管控離不開財務信息的共享，如何確保信息傳遞的及時性、準確性是企業(yè)財務共享中心建設的重要目標。目前，大部分財務人員思維固化，企業(yè)員工也停留在傳統(tǒng)的“紙質財務”管理模式，難以接受電子票據(jù)和電子會計資料，害怕黑客對財務信息篡改和竊取，或由于電腦質量和電腦病毒導致電子會計資料損壞、丟失和泄露而缺乏安全感等。以上如未做出改變，均不利于財務共享信息化的電子平臺建設。

（四）財務共享中心風險控制不到位

財務共享中心風險控制是企業(yè)財務管理的重要措施，有效的風險防控有助于企業(yè)創(chuàng)造效益。企業(yè)在防控外部的宏觀環(huán)境風險時，更不能忽略財務共享中心平臺的風險。首先，財務共享中心的員工集中在一個辦公地點工作，致使其遠離業(yè)務活動，時間一長會導致審核崗的財務人員不了解和熟悉業(yè)務，無法獲知業(yè)務的真實性，難以提高自身的業(yè)務水平，更難以實現(xiàn)業(yè)財融合。其次，集團公司啟用財務共享平臺，但仍保留著現(xiàn)場的財務人員，如果沒有明確規(guī)定共享與一線財務人員的具體職能劃分，會導致職責不清和財務工作效率低下。再者，隨著《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《網(wǎng)絡發(fā)票管理辦法》等有關電子會計資料的規(guī)定與普及，如何做好電子會計資料保存和歸檔成為財務共享中心面臨的重要問題。財務共享中心的員工長期處在一個崗位，會使人感到單調乏味、工作無挑戰(zhàn)性和價值感，對自身發(fā)展也有局限性，最終導致原有的人才流失。

（五）財務人員的綜合素質參差不齊

人才是企業(yè)發(fā)展的核心競爭力。有的企業(yè)為提高整體的財務共享中心人才水平，采用全集團招聘的形式，吸納了除財會崗位外的金融、成本和審計等企業(yè)各部門的精英骨干，導致財務人員綜合素質參差不齊。其次，財會專業(yè)的財務人員水平千差萬別，從事財會崗位的財務人員能力也大相徑庭。由于每個人的知識體系、工作實踐的深度和廣度不同、職業(yè)道德水平不同，甚至對業(yè)務和公司文件的理解能力不同等都會影響財務人員的職業(yè)判斷水平。在日常工作中，財務共享的人員要面對大量審核工作，自身業(yè)務能力有限、審批標準難統(tǒng)一、提單人溝通不暢，以及對共享平臺操作不熟悉等都會影響審批時效。

三、強化財務共享中心內控管理的對策

（一）明確財務共享中心職能定位

明確職能定位是財務共享中心工作的首要目標，其關系到企業(yè)的整體財務戰(zhàn)略。一個符合企業(yè)自身的財務共享中心職有助于改善財務資源的整合，提升企業(yè)的財務效率。在建立財務共享中心之前，企業(yè)應充分調研財務共享中心的優(yōu)缺點，借鑒其在我國企業(yè)中的建設情況與經(jīng)營狀況，研究本企業(yè)的財務共享中心設計模型。企業(yè)管理者要深刻地認識到明確職能定位對企業(yè)的意義所在，無論是為企業(yè)的內部服務還是對外服務，根據(jù)成本效益原則，在前人的基礎上吸取教訓、取長補短，選擇不同的定位，采取不同的建設方案。

建設財務共享中心，其職能定位要有機結合本企業(yè)的發(fā)展情況，否則會影響到企業(yè)財務工作的正常運行。在建設過程中企業(yè)不能一味追求快，而要從實際出發(fā)，準確規(guī)劃職能定位，細化分期建設，按部就班推進且隨時關注與監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時修改，總結經(jīng)驗并記錄存檔以備查。集團公司還應全面考慮分、子公司的財務系統(tǒng)，與二級單位有效溝通和精簡機構，制定財務共享中心的崗位職責，聘用優(yōu)秀財務人員并合理分配。此外，企業(yè)要建立完整的財務監(jiān)督系統(tǒng)，保障財務共享中心職能定位的有效執(zhí)行，從而加強財務人員在新崗位的適應性，提高財務工作效率。

（二）完善財務共享中心組織架構

財務共享中心組織架構是企業(yè)有效運行的前提。由于集團公司機構層級復雜、難協(xié)調，如何創(chuàng)建財務共享中心組織架構變得棘手。為此需要注意以下幾點：一是企業(yè)領導要起帶頭作用，財務部門負責組織，全面宣貫建立財務共享中心的重要性。企業(yè)可以制作多類型且通俗易懂的短視頻作為宣傳片，以便員工在業(yè)余時間觀看。一方面讓員工了解會計行業(yè)的變化和企業(yè)財務管理模式的變革；另一方面讓員工認識到財務是如何與員工的關系緊密相連，有利于提升員工對建立財務共享中心組織架構的認可度和參與感。二是不僅需要公司領導層的支持，也要加強公司各部門的重視。企業(yè)需將如何完善財務共享中心組織架構提上議程，不同部門需站在各自的角度上結合日常財務管理提出建議，再根據(jù)各部門現(xiàn)有的組織機構和系統(tǒng)，思考如何與財務共享中心的組織架構相互關聯(lián)，優(yōu)化業(yè)務，提高工作效率。三是公司各部門需要加強溝通，集思廣益，共同出謀劃策。企業(yè)應該開通線上、線下一條龍服務，軟件供應商負責平臺開發(fā)和財務共享中心的技術支持，公司負責整理業(yè)務思路及如何利用財務共享中心的組織架構實現(xiàn)企業(yè)管理財務的目標，兩者相互培訓，充分探討，保證財務共享中心的組織架構關聯(lián)流暢，達到預期使用效果。四是企業(yè)各部門需要居安思危，緊跟時代腳步，時刻關注周圍的新生事物和了解其強大生命力的所在，利用其優(yōu)點助力企業(yè)發(fā)展。此外，各部門不能故步自封，應該結合企業(yè)發(fā)展目標，配合財務共享中心建立和完善組織架構，培養(yǎng)合作能力和創(chuàng)新精神，共同協(xié)力爭取各部門業(yè)務管理的價值最大化、共同探索高效率的財務管理模式，實現(xiàn)雙贏共贏的局面。

（三）推進財務共享中心信息化建設

促進財務共享中心的信息化建設是企業(yè)管理資源整合和信息高效流動的重要條件。集團化企業(yè)要注重各分、子公司的類型，結合當?shù)卣吆吞攸c，靈活把握上線財務共享中心平臺。一方面，集團公司與所屬單位需要互通有無，取其精華去其糟粕，改進財務管理的不足。企業(yè)可以聘請相關專家指導、制定與財務共享中心相適應的培訓方案，逐漸灌輸財務共享信息化的概念，建立數(shù)字思維和數(shù)據(jù)邏輯，縮短與新系統(tǒng)的磨合時間。另一方面，企業(yè)管理層需要深入調研，制定財務共享上線的周密計劃和財務管理流程，爭取各部門和外部資源的支持，合理安排工作，加強員工配合，明確企業(yè)的需求、優(yōu)劣勢并及時告知軟件開發(fā)商，兩者不斷完善并共建與之匹配的財務共享中心平臺，穩(wěn)步推進財務共享信息化建設。

由于財務共享信息化關系到企業(yè)財務的運作效率，對提高財務管理的競爭優(yōu)勢起到關鍵作用，因此，除抓好財務共享中心信息化所需的硬件建設外，也要注意財務人員的思想建設，使企業(yè)職員的傳統(tǒng)財務思想得到根本的改變，向信息時代看齊。2020年財政部和國家檔案局聯(lián)合制定發(fā)布了《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，鑒于此，財務共享中心平臺的正常運行需要優(yōu)化企業(yè)網(wǎng)絡辦公環(huán)境，安裝優(yōu)質的殺毒軟件以防黑客攻擊，同時保證電腦的質量，確保會計信息的安全。此外，財務共享中心應成立運維管理小組，不僅方便用戶解決在財務共享中心平臺遇到的操作問題，還可以對重要數(shù)據(jù)的儲存、傳遞、查詢和使用進行加密以及執(zhí)行定期維護以保障信息系統(tǒng)運營的安全。

（四）加強財務共享中心風險控制

有效的財務共享中心風險控制能使企業(yè)合理獲取和使用財務資源，保障財務共享中心正常運營，提高財務管理效率。企業(yè)在關注外部風險的同時，需要關注財務共享中心的風險。由于財務人員遠離一線，企業(yè)管理者應該實施相應的解決辦法，如按期到一線進行業(yè)務學習，了解業(yè)務特點和真實性；或者定期舉行財務共享人員和一線業(yè)務骨干的交流會，共同探討業(yè)務，保持財務共享人員對業(yè)務水平熟練度與先進性，為實現(xiàn)業(yè)財融合建立基礎。目前大多數(shù)的集團企業(yè)建立財務共享中心后還保留一線財務人員，這就需要企業(yè)完善財務管理體制，制定相關的公司財務制度和規(guī)范，明確各級財務人員的職責，保證各項財務工作正常開展。隨著會計資料的電子化，財務共享中心要做好電子會計資料的保存和歸檔，企業(yè)可以設立檔案室專門負責本部門的電子資料，分配若干財務人員負責會計核算流程、稅務管理流程、財務報表流程、資金管理流程和影像掃描歸檔流程等工作，以便財務電子資料歸檔與會計電子檔案管理的規(guī)范。必要時，財務共享中心應執(zhí)行輪崗制度，以此增加財務人員的工作新鮮度與活力，適當分配具有挑戰(zhàn)性的業(yè)務滿足財務人員的自身發(fā)展。此外，加強企業(yè)文化建設和績效考核制度，使財務人員具有企業(yè)使命感和歸屬感，獎罰分明，降低人才流失的概率。

（五）提高財務人員的綜合素質

人才資源是企業(yè)不斷進步的重要砝碼，財務共享中心對財務人才也提出了相應的要求。企業(yè)可以采用不同業(yè)務骨干完善財務人才機制，但對于財會專業(yè)以外的專業(yè)人才應進行專業(yè)的財務培訓。為更好地充分發(fā)揮其他專業(yè)特長，此類工作人員可以規(guī)定通過初級會計職稱考試為入職門檻。其次，財會專業(yè)的財務人員可以中級會計職稱為上崗證，結合3-5年以上基層工作經(jīng)驗，或注冊會計師優(yōu)先的原則，擇優(yōu)錄取作為參考，提高錄用財務人員的專業(yè)素質。財務共享中心還應制定平臺上線前必要的培訓制度，讓財務人員熟練掌握操作系統(tǒng)，日常加強相關部門的溝通與配合，定期舉行業(yè)務培訓、公司文件制度解讀和會計職業(yè)道德講座等，全方位提升財務人員的綜合素質，合理把握審批時效，保質保量完成每日任務，充分發(fā)揮財務共享中心的優(yōu)勢，為企業(yè)創(chuàng)造財務管理效益。

四、結束語

財務共享中心平臺是社會經(jīng)濟發(fā)展的產(chǎn)物，并隨著時代的發(fā)展而發(fā)展，其內控制度的好壞決定了企業(yè)能否在財務管理領域更上一層樓?；诖?，企業(yè)需要對財務共享中心內控和管理進行探析，從不同角度發(fā)現(xiàn)問題并尋找相應的解決對策，為企業(yè)的健康發(fā)展保駕護航。