熊豆豆 艾榮勝

摘 要?大數(shù)據(jù)在現(xiàn)代信息環(huán)境中發(fā)揮著舉足輕重的作用，高校檔案信息作為現(xiàn)代信息的重要組成，必然會(huì)受其發(fā)展的影響和推動(dòng)，檔案大數(shù)據(jù)工作將會(huì)是未來(lái)高校檔案事業(yè)的重要內(nèi)容和發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞?高校檔案 大數(shù)據(jù) 動(dòng)力

大數(shù)據(jù)概念的提出和技術(shù)的應(yīng)用，開(kāi)辟了高校信息工作的新模式，為高校檔案工作帶來(lái)新的契機(jī)。檔案大數(shù)據(jù)是新的檔案觀、方法論，它不再拘泥于舊的檔案概念，它是新的檔案來(lái)源、管理和利用。因此，高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變和升級(jí)是未來(lái)高校檔案工作的重點(diǎn)，也是高校檔案發(fā)展的基本保證。在大數(shù)據(jù)作為處理海量數(shù)據(jù)重要技術(shù)的今天，高校的檔案工作勢(shì)必會(huì)受到其發(fā)展的影響和推動(dòng)。

一、高校檔案發(fā)展瓶頸

1.保管空間限制。目前，高校檔案部門(mén)以保管實(shí)體檔案為主，隨著高校檔案意識(shí)的逐步加強(qiáng)，進(jìn)館檔案數(shù)量逐年增加，加上很多高校避免進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作，導(dǎo)致檔案部門(mén)保管的檔案數(shù)量不斷增長(zhǎng)，而高校檔案庫(kù)房空間有限，加蓋新的檔案庫(kù)房成本較高，受傳統(tǒng)檔案載體類(lèi)型的約束，實(shí)體檔案的保管受到空間不足的壓力。一些未建新檔案場(chǎng)所的高校，老舊庫(kù)房存在檔案重疊、積壓的現(xiàn)象，不僅對(duì)檔案載體有破壞，同時(shí)也降低了檔案信息的使用效率，不能有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值。

2.管理手段落后。檔案管理包括檔案收集、整理、鑒定、保管等工作。多數(shù)高校的檔案仍采用傳統(tǒng)的管理模式，首先由檔案工作者對(duì)全校各部門(mén)檔案進(jìn)行接收，各部門(mén)歸檔的紙質(zhì)檔案再由檔案人員進(jìn)行整理、敲章、編目，最后將整理完畢的檔案組織上架;一些臨時(shí)補(bǔ)歸的往年老檔案，則又涉及檔號(hào)的穿插、檔案的排架等一系列問(wèn)題。傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程繁瑣復(fù)雜、耗時(shí)耗力，且檔案按件整理過(guò)程需要大量的人力，對(duì)于人員相對(duì)緊缺的高校檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在“海量”的檔案管理需求。

3.利用形式簡(jiǎn)單。檔案利用是檔案工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要途徑。高校檔案利用大多采用檔案管理者和利用者面對(duì)面進(jìn)行的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)模式，這種形式雖然能確保檔案的安全，但受到時(shí)間和空間的束縛，無(wú)法滿足異地用戶的遠(yuǎn)程需求。高校檔案館的遠(yuǎn)程服務(wù)也僅限于利用電話、傳真等傳統(tǒng)的通信工具進(jìn)行檔案查證，這些檔案利用者的身份、檔案回復(fù)信息的真實(shí)性都無(wú)法甄別，因此，采用這種利用形式的高校數(shù)量有限。高校檔案利用形式的單一，限制了高校檔案資源的開(kāi)發(fā)，阻礙了高校檔案工作的進(jìn)步和發(fā)展。

二、高校檔案大數(shù)據(jù)發(fā)展動(dòng)力

1.高校外部因素。

（1）社會(huì)信息化發(fā)展。社會(huì)信息化的發(fā)展是社會(huì)進(jìn)步的必然。網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的普及，加快了社會(huì)信息化的步伐，加速了社會(huì)數(shù)據(jù)量的增加。高校是知識(shí)的重要傳播基地，其擁有海量的數(shù)據(jù)信息，隨著社會(huì)信息技術(shù)的推動(dòng)，高校信息數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)出數(shù)量級(jí)的遞增模式。檔案館是高校信息的集中地，面對(duì)繁雜無(wú)序的海量數(shù)據(jù)，要從中尋找有價(jià)值的信息，并對(duì)信息進(jìn)行有效的管理和利用，因此，檔案大數(shù)據(jù)的建設(shè)和利用，是現(xiàn)代高校檔案館發(fā)展的重要方向。

（2）檔案用戶信息需求。隨著信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)的普及、檢索技術(shù)的進(jìn)步，檔案用戶希望檔案部門(mén)提供針對(duì)性強(qiáng)的檔案信息，并利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備“跨時(shí)空快速鎖定”所需檔案。檔案用戶不再拘泥于檔案部門(mén)提供什么我看什么的被動(dòng)接收狀態(tài)，而是主動(dòng)查找、主動(dòng)利用、主動(dòng)接受，在查找所需檔案的同時(shí)，檔案用戶希望能通過(guò)檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)窗口看到內(nèi)容全面、類(lèi)型完整、形式多樣、來(lái)源廣泛的檔案信息，它不再是簡(jiǎn)單的檔案內(nèi)容粘貼，而是對(duì)海量檔案信息的有效抓取和深度加工，是對(duì)檔案數(shù)據(jù)更加科學(xué)的管理，使檔案信息發(fā)揮更加巨大的作用。

（3）檔案上級(jí)部門(mén)引導(dǎo)。國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中提出加強(qiáng)建設(shè)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化建設(shè)，同時(shí)加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)。在2010年和2012年分別出臺(tái)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《電子檔案移交與接收辦法》，明確提出建設(shè)和擴(kuò)大數(shù)字信息在檔案部門(mén)中的比重和作用，以及建設(shè)以信息載體為主的檔案館相關(guān)指導(dǎo)意見(jiàn)。在經(jīng)過(guò)五年的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)后，國(guó)家檔案局于2016年在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“要加快檔案信息化進(jìn)程，利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)與服務(wù)水平?！泵鞔_指出利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升檔案工作、發(fā)展檔案事業(yè)。

2.高校內(nèi)部因素。

（1）學(xué)校信息化建設(shè)的需要。學(xué)校信息化建設(shè)是各高校的重要工作之一，多數(shù)高校的信息化都已經(jīng)完成了基礎(chǔ)建設(shè)，高校的各部門(mén)之間也都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行無(wú)障礙的溝通和交流，甚至實(shí)現(xiàn)了全校的無(wú)紙化辦公。隨著全校網(wǎng)絡(luò)化普及和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)的不斷擴(kuò)增，對(duì)這些信息進(jìn)行合理的管理和利用，是高校信息發(fā)展的重點(diǎn)，而大數(shù)據(jù)無(wú)疑是解決數(shù)據(jù)問(wèn)題的最好方法。在學(xué)校信息化建設(shè)的發(fā)展和推動(dòng)下，檔案部門(mén)作為學(xué)校信息的重要管理部門(mén)，利用大數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)館內(nèi)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，協(xié)助和推動(dòng)全校數(shù)據(jù)信息的合理歸檔和利用，是高校檔案部門(mén)的重要工作。

（2）檔案管理現(xiàn)代化需要。OA系統(tǒng)的應(yīng)用讓整個(gè)學(xué)校形成了巨大的信息網(wǎng)，每天各部門(mén)都形成海量的文件和信息，這些信息中除各部門(mén)的“正規(guī)”發(fā)文會(huì)主動(dòng)移交給檔案部門(mén)以外，還存在很多“非正規(guī)”的重要信息，對(duì)這些信息的及時(shí)識(shí)別、抓取并歸檔保存，是高校檔案部門(mén)信息化的重要手段;同時(shí)，高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，也是檔案部門(mén)數(shù)字檔案的重要來(lái)源之一。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息及時(shí)鑒別和獲取，并對(duì)這些數(shù)字檔案在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行排序和管理，是檔案現(xiàn)代化管理的重要工作。

三、高校檔案大數(shù)據(jù)發(fā)展啟示

1.豐富檔案大數(shù)據(jù)信息來(lái)源。高校檔案收集需要從原始的檔案被動(dòng)接收中脫離出來(lái)，包括對(duì)全校線上、線下信息的全面收集，和主動(dòng)“尋找”和“創(chuàng)造”檔案。檔案部門(mén)通過(guò)從網(wǎng)絡(luò)上下載、對(duì)廣播電視進(jìn)行錄制、專(zhuān)項(xiàng)購(gòu)買(mǎi)等多種渠道，采集具有利用和保存價(jià)值的信息，并進(jìn)行編輯、著錄、保存[1]。首先，除對(duì)全校檔案的常規(guī)性接收外，還包括對(duì)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息的收集，利用大數(shù)據(jù)的信息抓取技術(shù)，對(duì)學(xué)校網(wǎng)頁(yè)、微博、公務(wù)郵件等不同來(lái)源的信息進(jìn)行抓取和篩選，擴(kuò)大檔案信息量;其次，由被動(dòng)收集檔案變?yōu)橹鲃?dòng)“創(chuàng)造”檔案，積極開(kāi)展多種檔案征集活動(dòng)，參與檔案形成，對(duì)學(xué)校重要活動(dòng)、重要人物進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)記錄，主動(dòng)形成有價(jià)值的信息，并對(duì)其進(jìn)行收集和整理?？傊ㄟ^(guò)多種手段和方式，擴(kuò)大檔案信息來(lái)源，多途徑收集檔案信息。

2.制定檔案大數(shù)據(jù)保管模式。檔案保管是檔案工作的重要內(nèi)容，它是檔案信息輸入和輸出的重要連接點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案保管模式相對(duì)單一，僅需做好紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的實(shí)體保存和保護(hù)。檔案大數(shù)據(jù)除實(shí)體檔案外，還包括大量的電子檔案，由于電子檔案不具有實(shí)體檔案的“純正性”，它具有易修改、易復(fù)制、易傳播的特點(diǎn)，因此，在檔案大數(shù)據(jù)保管工作中，需要將電子檔案保管作為專(zhuān)門(mén)的一項(xiàng)獨(dú)立工作。首先，做好檔案大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全工作，檔案大數(shù)據(jù)大大節(jié)省了實(shí)體檔案存放空間，那么高校對(duì)于檔案大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)可以開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)的空間放置其數(shù)據(jù)庫(kù)、存儲(chǔ)硬件等存儲(chǔ)設(shè)備，同時(shí)保證對(duì)設(shè)備的物理隔離和安全保護(hù)。其次，做好檔案大數(shù)據(jù)的備份工作，由于電子檔案對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)的依賴(lài)性，其數(shù)據(jù)備份是非常重要的工作環(huán)節(jié)。異地異質(zhì)備份是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全和真實(shí)得到雙重保障的防護(hù)手段，是檔案免遭破壞、丟失的一種保障[2]。多數(shù)高校存在多個(gè)校區(qū)，檔案大數(shù)據(jù)可以多校區(qū)、多介質(zhì)同步保管，甚至可以不同高校跨地區(qū)備份，以保證檔案數(shù)據(jù)真實(shí)和安全。

3.開(kāi)展檔案大數(shù)據(jù)多樣服務(wù)。檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)不再拘泥于傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)檔案利用，而是可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、“檔案云平臺(tái)”等技術(shù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的遠(yuǎn)程化和個(gè)性化，它不僅可以提高檔案檢索效率、優(yōu)化檔案查詢方式，還能解決異時(shí)異地檔案利用的困境。國(guó)家檔案局開(kāi)展了“中國(guó)檔案云”項(xiàng)目，其目的就是將檔案大數(shù)據(jù)以云技術(shù)存儲(chǔ)為依托，為公眾提供開(kāi)放的檔案信息查詢利用服務(wù)專(zhuān)業(yè)化平臺(tái)[3]。高?？梢越梃b“中國(guó)檔案云”項(xiàng)目，以本校檔案資源為基礎(chǔ)，以全省高校檔案資源或相近高校檔案資源為擴(kuò)大范圍，將各高校檔案資源集中統(tǒng)一，并提供一站式服務(wù)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于傳統(tǒng)的高校檔案工作是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)。高校檔案大數(shù)據(jù)工作處于起步階段，在檔案大數(shù)據(jù)的收集、管理、利用等很多方面還不成熟，這些都需要各高校檔案工作者的努力，和高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案大數(shù)據(jù)是未來(lái)高校檔案工作的重點(diǎn)和趨勢(shì)，隨著未來(lái)檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)和法規(guī)的完善，其在高校檔案工作中將發(fā)揮重要的作用。

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